Decisione (UE) 2021/2121 della Commissione del 6 luglio 2020 riguardante la gestione degli atti e gli archivi

1. Lo stoccaggio e la conservazione avvengono alle condizioni seguenti:

1. a) gli atti sono conservati nella forma in cui sono stati creati, inviati o ricevuti o in una forma che preservi l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità del loro contenuto e dei metadati che li accompagnano;

2. b) il contenuto degli atti e i metadati rilevanti devono essere leggibili per tutto il periodo della loro conservazione da ogni persona autorizzata ad accedervi;

3. c) qualora gli atti siano inviati o ricevuti per via elettronica, le informazioni necessarie per determinare l’origine o la destinazione dell’atto e la data e l’ora dell’acquisizione o registrazione fanno parte dei metadati minimi da conservare;

4. d) se si tratta di procedimenti elettronici gestiti con sistemi informatici, le informazioni relative alle fasi formali del procedimento sono conservate in modo che siano individuabili sia le fasi stesse sia gli autori e gli altri partecipanti.

2. Il segretario generale assicura l’attuazione di una strategia di conservazione digitale per garantire l’accesso a lungo termine agli atti elettronici sulla base degli elenchi di conservazione di cui all’articolo 15, paragrafo 1. La strategia è elaborata in collaborazione con il servizio degli archivi storici della Commissione e garantisce l’esistenza di processi, strumenti e risorse per garantire l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli atti e la loro accessibilità.

1. Il periodo di conservazione per le varie categorie di fascicoli e, in certi casi, di atti, è stabilito per l’insieme della Commissione tramite strumenti regolamentari, come l’elenco comune di conservazione, o uno o più elenchi specifici di conservazione stilati in base al contesto organizzativo, alla legislazione esistente e agli obblighi giuridici della Commissione.

2.

3. Le informazioni classificate UE rientranti nella categoria CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o nel livello superiore non sono trasmesse al servizio degli archivi storici della Commissione.

1. Nella misura in cui siano necessarie per adempiere a finalità di archiviazione nel pubblico interesse e per preservare l’integrità degli archivi storici della Commissione, ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725 sono applicabili le seguenti deroghe ai diritti degli interessati, in particolare:

1. a) al diritto di accesso¹⁹, nella misura in cui la richiesta dell’interessato non consenta l’identificazione di atti specifici senza comportare uno sforzo amministrativo sproporzionato. Nel valutare quale azione intraprendere a seguito della richiesta dell’interessato e lo sforzo amministrativo che essa comporta, sono prese in particolare considerazione le informazioni fornite dall’interessato e la natura, l’ambito e il volume degli atti potenzialmente interessati;

2. b) al diritto di rettifica²⁰, nella misura in cui una rettifica renda impossibile mantenere l’integrità e l’autenticità degli atti selezionati ai fini della conservazione permanente negli archivi storici della Commissione, ferma restando la possibilità di aggiungere una dichiarazione o annotazione integrativa all’atto interessato sempre che ciò non risulti impossibile o non comporti uno sforzo sproporzionato;

3. c) all’obbligo di notificare la rettifica o la cancellazione dei dati personali²¹, nella misura in cui risulti impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato;

4. d) al diritto di opporsi al trattamento²², nella misura in cui i dati personali siano contenuti in atti selezionati ai fini della conservazione permanente negli archivi storici della Commissione come parte integrante e indispensabile di tali atti.

2. La Commissione mette in atto garanzie adeguate per assicurare l’osservanza dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie comprendono misure tecniche e organizzative, in particolare al fine di garantire il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Le garanzie prevedono quanto segue:

1. a) i fascicoli da trasmettere agli archivi storici della Commissione sono selezionati dopo una valutazione caso per caso in base agli elenchi di conservazione della Commissione. Tutti gli altri fascicoli, compresi i fascicoli strutturati contenenti dati personali, come i fascicoli personali e sanitari, sono eliminati al termine del periodo di conservazione amministrativa;

2. b) gli elenchi di conservazione prevedono l’eliminazione amministrativa di alcuni tipi di atti prima del termine del periodo di conservazione amministrativa. Di conseguenza, questi tipi di atti non sono trattati a fini di archiviazione nel pubblico interesse;

3. c) prima di procedere al trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, la direzione generale o il servizio assimilato segnala la potenziale presenza, nei fascicoli da trasmettere agli archivi storici della Commissione, di atti rientranti nel campo d’applicazione dell’articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83;

4. d) prima che un fascicolo della Commissione sia reso accessibile al pubblico, il servizio degli archivi storici della Commissione lo esamina per verificare l’eventuale presenza di atti rientranti nelle eccezioni di cui all’articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, anche sulla base della segnalazione di cui alla lettera c), ai fini di tutela dei dati personali.

3. La Commissione stila un resoconto dei motivi delle deroghe applicate ai sensi della presente decisione. Tale resoconto e, se del caso, i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto, sono conservati in un registro. Su richiesta, sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4. Il responsabile della protezione dei dati della Commissione è informato al più presto dell’applicazione delle deroghe ai diritti degli interessati ai sensi della presente decisione. Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati è accordato l’accesso ai resoconti rilevanti e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.

1. Il servizio degli archivi storici della Commissione fornisce all’IUE, se possibile, l’accesso alle copie digitalizzate degli atti conservati su supporto analogico.

2. L’IUE è il principale punto di accesso agli archivi storici della Commissione disponibili al pubblico.

3. Il servizio degli archivi storici della Commissione invia all’IUE le descrizioni degli archivi depositati. Conformemente alle norme internazionali e per facilitare lo scambio dei metadati, la Commissione promuove l’interoperabilità fra i suoi sistemi d’archivio e quelli dell’IUE.

4. L’IUE agisce in qualità di responsabile del trattamento²³ ai sensi dell’articolo 3 del regolamento (UE) 2018/1725, seguendo le istruzioni della Commissione, che agisce in qualità di titolare del trattamento²⁴ dei dati personali contenuti nei suoi archivi storici depositati presso l’IUE. Il servizio degli archivi storici della Commissione fornisce, a nome della Commissione, le istruzioni necessarie per il trattamento, da parte dell’IUE, dei dati personali contenuti negli archivi della Commissione depositati, e ne controlla l’esecuzione.

5. Le informazioni classificate non sono depositate presso l’IUE.

1. Ogni direttore generale o capo servizio istituisce la struttura organizzativa, amministrativa e materiale necessaria e predispone il personale necessario all’attuazione, da parte dei suoi uffici, della presente decisione e delle relative modalità di applicazione.

2. Il segretariato generale vigila sull’applicazione della presente decisione e delle relative modalità di applicazione.

3. La direzione generale dell’Informatica fornisce le infrastrutture tecnologiche necessarie all’attuazione della presente decisione.

1. Ogni direttore generale o capo servizio designa un responsabile della gestione dei documenti, incaricato di mantenere un sistema moderno ed efficiente di gestione degli atti nel proprio servizio e di provvedere al coordinamento all’interno del proprio servizio, con il segretariato generale e con gli altri servizi della Commissione.

2. La rete dei responsabili della gestione dei documenti, presieduta dal segretariato generale, ha il compito di:

1. a) provvedere alla corretta e omogenea applicazione della presente decisione nelle direzioni generali e nei servizi assimilati;

2. b) trattare le problematiche che eventualmente emergano nell’ambito della sua applicazione;

3. c) riferire in merito alle necessità delle direzioni generali e dei servizi assimilati in materia di formazione e di azioni di supporto.