Disposizioni integrative della legge 31 dicembre 1996, n. 675, sul trattamento di dati sensibili da parte dei soggetti pubblici
Testo in vigore al
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visti gli articoli 76 e 87 della Costituzione;
Visto l'articolo 14 della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modifiche ed integrazioni;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 676, recante delega al Governo in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali e le raccomandazioni del Consiglio d'Europa ivi citate;
Vista la legge 6 ottobre 1998, n. 344;
Visto il decreto legislativo 6 novembre 1998, n. 389;
Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;
Sentita l'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 21 aprile 1999;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 7 maggio 1999;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri, di concerto con i Ministri per la funzione pubblica, per la solidarieta' sociale, di grazia e giustizia, dell'interno, degli affari esteri, delle finanze, del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, per i beni e le attivita' culturali, della sanita', della pubblica istruzione e dell'universita' e della ricerca scientifica e tecnologica;
Emana
il seguente decreto legislativo:
Capo I
Principi generali in materia di trattamento
di dati particolari da parte di soggetti pubblici
Art. 1 Ambito di applicazione e definizioni
1. Il presente decreto:
a) definisce i principi generali in base ai quali i soggetti pubblici sono autorizzati a trattare dati sensibili o attinenti a particolari provvedimenti giudiziari ai sensi degli articoli 22, comma 3, e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nel rispetto delle altre disposizioni previste dalla medesima legge;
b) individua, inoltre, alcune rilevanti finalita' di interesse pubblico, per il cui perseguimento e' consentito detto trattamento, nonche' le operazioni eseguibili e i tipi di dati che possono essere trattati.
2. Il presente decreto non si applica:
a) ai trattamenti di cui all'articolo 4 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e all'articolo 1, comma 1, lettera i), della legge 31 dicembre 1996, n. 676;
b) agli enti pubblici economici, ai quali restano applicabili le disposizioni previste per i soggetti privati, ai sensi della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
c) ai trattamenti disciplinati dalla Presidenza della Repubblica, dalla Camera dei deputati, dal Senato della Repubblica e dalla Corte costituzionale, in conformita' ai rispettivi ordinamenti.
3. Ai fini del presente decreto:
a) si applicano le definizioni elencate nell'articolo 1 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, di seguito denominata "legge";
b) per "dati" si intendono i dati sensibili o attinenti a provvedimenti giudiziari indicati negli articoli 22, comma 1, e 24 della legge.
4. Salvo quanto previsto dal comma 2, i principi di cui al presente Capo si applicano in ogni caso di trattamento dei dati comunque effettuato da soggetti pubblici.
5. Resta fermo quanto previsto dall'articolo 1, lettera b), n. 1), della legge 31 dicembre 1996, n. 676, e dall'articolo 1, comma 2, della legge 8 aprile 1998, n. 94, per la compiuta disciplina della riservatezza dei dati personali in ambito sanitario.
Capo I. Principi generali in materia di trattamento di dati particolari da parte di soggetti pubblici
Art. 2 Modalita' del trattamento e informativa agli interessati
1. I soggetti pubblici effettuano il trattamento dei dati con modalita' atte ad assicurare il rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita' dell'interessato; adottano, inoltre, le misure occorrenti per facilitare l'esercizio dei diritti dell'interessato ai sensi dell'articolo 13 della legge.
2. Nell'informare gli interessati ai sensi dell'articolo 10 della legge, i soggetti pubblici fanno espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale e' effettuato il trattamento.
Art. 3 Dati trattati
1. I soggetti pubblici sono autorizzati a trattare i soli dati essenziali per svolgere attivita' istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
2. I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
3. Ai sensi dell'articolo 9, comma 1, lettera c) , d) ed e), della legge, i soggetti pubblici verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonche' la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto agli obblighi e ai compiti loro attribuiti, i soggetti pubblici valutano specificamente il rapporto tra i dati e gli adempimenti. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica dell'essenzialita' dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni o gli adempimenti.
4. I dati contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, sono trattati con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altri sistemi che, considerato il numero e la natura dei dati trattati, permettono di identificare gli interessati solo in caso di necessita'.
5. I dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale sono conservati separatamente da ogni altro dato persone trattato per finalita' che non richiedano il loro utilizzo. Al trattamento di tali dati si procede con le modalita' di cui al comma 4 anche quando detti dati non sono contenuti in elenchi, registri o banche dati o non sono tenuti con l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati.
6. I dati non possono essere trattati nell'ambito di test psicoattitudinali volti a definire il profilo o la personalita' dell'interessato.
Art. 4 Operazioni eseguibili
1. Rispetto ai dati la cui disponibilita' e' essenziale ai sensi dell'articolo 3, comma 1, i soggetti pubblici sono autorizzati a svolgere unicamente le operazioni di trattamento strettamente necessarie al perseguimento delle finalita' per le quali il trattamento e' consentito, anche quando i dati sono raccolti nello svolgimento di compiti di vigilanza, di controllo o ispettivi esercitati anche su richiesta di altri soggetti.
2. Le operazioni di raffronto tra dati, nonche' i trattamenti di dati ai sensi dell'articolo 17 della legge, sono effettuati solo con l'indicazione scritta dei motivi.
3. In ogni caso, la diffusione dei dati, nonche' le operazioni e i trattamenti di cui al comma 2, se effettuati utilizzando banche dati di diversi titolari, sono ammessi solo se previsti da espressa disposizione di legge.
4. Resta fermo il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute sancito dall'articolo 23, comma 4, della legge.
Art. 5 Modificazioni alla legge 31 dicembre 1996, n. 675
1. Dopo il comma 1 dell'articolo 22 della legge e' inserito il seguente:
"1-bis. Il comma 1 non si applica ai dati relativi agli aderenti alle confessioni religiose i cui i rapporti con lo Stato siano regolati da accordi o intese ai sensi degli articoli 7 e 8 della Costituzione, nonche' relativi ai soggetti che con riferimento a finalita' di natura esclusivamente religiosa hanno contatti regolari con le medesine confessioni, che siano trattati dai relativi organi o enti civilmente riconosciuti, sempreche' i dati non siano comunicati o diffusi fuori delle medesime confessioni.
Queste ultime determinano idonee garanzie relativamente ai trattamenti effettuati.".
2. Il comma 3 dell'articolo 22 della legge e' sostituito dal seguente:
"3. Il trattamento dei dati indicati al comma 1 da parte di soggetti pubblici, esclusi gli enti pubblici economici, e' consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge, nella quale siano specificati i tipi di dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalita' di interesse pubblico perseguite. In mancanza di espressa disposizione di legge, e fuori dai casi previsti dai decreti legislativi di modificazione ed integrazione della presente legge, emanati in attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, i soggetti pubblici possono richiedere al Garante, nelle more della specificazione legislativa, l'individuazione delle attivita', tra quelle demandate ai medesimi soggetti dalla legge, che perseguono rilevanti finalita' di interesse pubblico e per le quali e' conseguentemente autorizzato, ai sensi del comma 2, il trattamento dei dati indicati al comma 1.".
3. Dopo il comma 3 dell'articolo 22 della legge e' inserito il seguente:
"3-bis. Nei casi in cui e' specificata, a norma del comma 3, la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non sono specificati i tipi di dati e le operazioni eseguibili, i soggetti pubblici, in applicazione di quanto previsto dalla presente legge e dai decreti legislativi di attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, in materia di dati sensibili, identificano e rendono pubblici, secondo i rispettivi ordinamenti, i tipi di dati e di operazioni strettamente pertinenti e necessari in relazione alle finalita' perseguite nei singoli casi, aggiornando tale identificazione periodicamente.".
4. I soggetti pubblici avviano l'adeguamento dei propri ordinamenti a quanto previsto dai commi 3 e 3-bis dell'articolo 22 della legge, introdotto dal comma 3 del presente articolo entro il 31 dicembre 1999. Per le richieste presentate al Garante, a norma del comma 3 dell'articolo 22 della legge, come modificato dal presente decreto, entro il 31 dicembre 1999, il termine per la decisione del Garante medesimo e' di novanta giorni, durante i quali il trattamento dei dati gia' in corso puo' essere proseguito sino alla decisione.
5. I provvedimenti di cui all'articolo 22, comma 3-bis, della legge, introdotto dal comma 3 del presente articolo, costituiscono attuazione dei principi di cui agli articoli da 1 a 4 del presente decreto.
5-bis. In relazione alle finalita' individuate nel capo II, i soggetti pubblici identificano e rendono pubblici, con le modalita' di cui ai commi 4 e 5 e nel rispetto delle disposizioni del capo I del presente decreto, anche i tipi di dati e di operazioni oggetto del trattamento di cui all'articolo 24 della legge.
Capo II. Individuazione di alcune rilevanti finalita' di interesse pubblico
Art. 6 Stato civile, anagrafi e liste elettorali
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico i trattamenti di dati concernenti la tenuta degli atti e dei registri dello stato civile, delle anagrafi della popolazione residente in Italia e dei cittadini italiani residenti all'estero, nonche' delle liste elettorali.
Art. 7 Cittadinanza, immigrazione e condizione dello straniero
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della disciplina in materia di cittadinanza, di immigrazione, di asilo, di condizione dello straniero e di profugo e sullo stato di rifugiato.
2. Le disposizioni del presente Capo non riguardano i trattamenti di dati effettuati in esecuzione della convenzione di cui alla legge 23 marzo 1998, n. 93, o dell'accordo di cui all'articolo 4, comma 1, lettera a), della legge, ovvero previsti dalla lettera e) del medesimo articolo.
3. Per le finalita' di cui al comma 1 e', in particolare, ammesso il trattamento dei dati strettamente necessari:
a) al rilascio di visti, permessi, attestazioni, autorizzazioni e documenti anche sanitari, nonche' alla tenuta di registri;
b) al riconoscimento del diritto di asilo o dello stato di rifugiato, o all'applicazione della protezione temporanea e di altri istituti o misure di carattere umanitario, ovvero all'attuazione degli obblighi di legge in materia di politiche migratorie;
c) agli obblighi dei datori di lavoro e dei lavoratori, ai ricongiungimenti, all'applicazione delle norme vigenti in materia di istruzione e di alloggio, alla partecipazione alla vita pubblica e all'integrazione sociale.
Art. 8 Esercizio dei diritti politici e pubblicita' dell'attivita' di determinati organi
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo e di esercizio di altri diritti politici, nel rispetto della segretezza del voto, nonche' all'esercizio del mandato degli organi rappresentativi.
2. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della disciplina in materia di documentazione dell'attivita' istituzionale di organi pubblici.
3. I trattamenti dei dati per le finalita' di cui ai commi 1 e 2 sono consentiti per eseguire specifici compiti previsti da leggi o da regolamenti fra i quali, in particolare, quelli concernenti:
a) lo svolgimento di consultazioni elettorali e la verifica della relativa regolarita';
b) le richieste di referendum, le relative consultazioni e la verifica della relativa regolarita';
c) l'accertamento delle cause di ineleggibilita', incompatibilita' o di decadenza, o di rimozione o sospensione da cariche pubbliche, ovvero di sospensione o di scioglimento degli organi;
d) l'esame di segnalazioni, petizioni, appelli e di proposte di legge di iniziativa popolare, l'attivita' di commissioni d'inchiesta, il rapporto con gruppi politici;
e) la designazione e la nomina di rappresentanti in commissioni, enti e uffici.
4. Ai fini del presente articolo, e' consentita la diffusione dei dati per le finalita' di cui al comma 1, in particolare con riguardo alle sottoscrizioni di liste, alle presentazioni delle candidature, agli incarichi in organizzazioni o associazioni politiche, alle cariche istituzionali e agli organi eletti.
5. Ai fini del presente articolo, in particolare, sono consentiti:
a) il trattamento di dati contenuti in verbali e resoconti dell'attivita' di assemblee rappresentative, commissioni e di altri organi collegiali o assembleari;
b) il trattamento dei dati strettamente necessario allo svolgimento della funzione di controllo, di indirizzo politico e di sindacato ispettivo e di altre forme di accesso a documenti riconosciute dalla legge e dai regolamenti degli organi interessati per consentire l'espletamento di un mandato elettivo.
6. I dati trattati per le finalita' di cui ai commi 1 e 2 possono essere comunicati e diffusi nelle forme previste dai rispettivi ordinamenti anche per via telematica. Non e' comunque consentita la divulgazione dei dati che non risultino strettamente necessari ad assicurare il rispetto del principio di pubblicita' dell'attivita' istituzionale, fermo restando quanto previsto dall'articolo 23, comma 4, della legge per i dati idonei a rivelare lo stato di salute.
Art. 9 Rapporti di lavoro
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'instaurazione ed alla gestione di rapporti di lavoro di qualunque tipo, dipendente o autonomo, anche non retribuito o onorario o a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato.
2. Tra i trattamenti effettuati per le finalita' di cui al comma 1, si intendono ricompresi, in particolare, quelli svolti al fine di:
a) applicare la normativa in materia di collocamento obbligatorio e assumere personale anche appartenente a categorie protette;
b) garantire le pari opportunita';
c) accertare il possesso di particolari requisiti previsti per l'accesso a specifici impieghi, anche in materia di tutela delle minoranze linguistiche, ovvero la sussistenza dei presupposti per la sospensione o la cessazione dall'impiego o dal servizio, il trasferimento di sede per incompatibilita' e il conferimento di speciali abilitazioni;
d) adempiere obblighi connessi alla definizione dello stato giuridico ed economico, ivi compreso il riconoscimento della causa di servizio o dell'equo indennizzo, nonche' obblighi retributivi, fiscali o contabili, relativamente al personale in servizio o in quiescenza, ivi compresa la corresponsione di premi e benefici assistenziali;
e) adempiere specifici obblighi o compiti previsti dalla normativa in materia di igiene e sicurezza del lavoro o di sicurezza o salute della popolazione, nonche' in materia sindacale;
f) applicare, anche da parte di enti previdenziali ed assistenziali, la normativa in materia di previdenza ed assistenza ivi compresa quella integrativa, anche in applicazione del decreto legislativo del Capo provvisorio dello Stato 29 luglio 1947, n. 804, riguardo alla comunicazione di dati, anche per via telematica, agli istituti di patronato ed assistenza sociale, alle associazioni di categoria e agli ordini professionali che abbiano ottenuto il consenso dell'interessato in relazione a tipi di dati individuati specificamente;
g) svolgere attivita' dirette all'accertamento della responsabilita' civile, disciplinare e contabile ed esaminare i ricorsi amministrativi in conformita' alle norme che regolano le rispettive materie;
h) comparire in giudizio a mezzo di propri rappresentanti o partecipare alle procedure di arbitrato o di conciliazione nei casi previsti dalla legge o dai contratti collettivi di lavoro;
i) salvaguardare la vita o l'incolumita' fisica dell'interessato o di terzi;
j) gestire l'anagrafe dei pubblici dipendenti e applicare la normativa in materia di assunzione di incarichi da parte di dipendenti pubblici, collaboratori e consulenti;
k) applicare la normativa in materia di incompatibilita' e rapporti di lavoro a tempo parziale;
l) svolgere l'attivita' di indagine e ispezione presso soggetti pubblici;
m) valutare la qualita' dei servizi resi e dei risultati conseguiti.
3. I dati raccolti mediante impianti audiovisivi o altre apparecchiature, anche informatiche o telematiche, richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, possono essere utilizzati unicamente per tali finalita', individuate secondo le procedure di cui all'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, e all'articolo 24 della legge 29 marzo 1983, n. 93. Gli interessati sono edotti delle modalita' di tale trattamento, anche attraverso l'informativa di cui all'articolo 10 della legge.
4. La diffusione dei dati di cui alle lettere da k) a m) del comma 2 e' consentita in forma anonima e, comunque, tale da non consentire l'individuazione dell'interessato.
Art. 10 Materia tributaria e doganale
1. Ai sensi dell'articolo 1 si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dei soggetti pubblici dirette all'applicazione, anche tramite i loro concessionari, delle disposizioni in materia di tributi, in relazione ai contribuenti, ai sostituti e ai responsabili di imposta, nonche' in materia di deduzioni e detrazioni e per l'applicazione delle disposizioni la cui esecuzione e' affidata alle dogane.
2. Ai sensi dell'articolo 1 del presente decreto, si considerano, inoltre, di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette, in materia di imposte, alla prevenzione e repressione delle violazioni degli obblighi ed all'adozione dei provvedimenti previsti da leggi, regolamenti o normativa comunitaria, nonche' al controllo ed all'esecuzione forzata dell'esatto adempimento di tali obblighi, all'effettuazione dei rimborsi, alla destinazione di quote d'imposta, e quelle dirette alla gestione ed alienazione di immobili statali, all'inventario e alla qualificazione degli immobili e alla conservazione dei registri immobiliari.
Art. 11 Attivita' di controllo e ispettive
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le finalita' di verifica della legittimita', del buon andamento, dell'imparzialita' dell'attivita' amministrativa, nonche' della rispondenza di detta attivita' a requisiti di razionalita', economicita', efficienza ed efficacia per le quali sono, comunque, attribuite dalla legge a soggetti pubblici funzioni di controllo, di riscontro ed ispettive nei confronti di altri soggetti.
2. Nell'esercizio di tali funzioni, i soggetti di cui al comma 1 possono effettuare trattamenti dei dati legittimamente trattati presso i soggetti controllati.
3. Ai sensi dell'articolo 1 si considerano altresi' di rilevante interesse pubblico le attivita' di accertamento, nei limiti delle proprie finalita' istituzionali, con riferimento a dati relativi ad esposti e petizioni, ovvero ad atti di controllo o di sindacato ispettivo di cui all'articolo 8, comma 5.
Art. 12 Istruzione
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' di istruzione e di formazione, in ambito scolastico, professionale, superiore o universitario, con particolare riferimento a quelle svolte anche in forma integrata.
Art. 13 Benefici economici e abilitazioni
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della disciplina in materia di concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, altri emolumenti e abilitazioni.
2. Si intendono ricompresi fra i trattamenti regolati dal presente articolo anche quelli necessari relativi a:
a) alle comunicazioni, certificazioni ed informazioni previste dalla normativa antimafia;
b) all'elargizioni di contributi previsti dalla normativa in materia di usura e antiracket;
c) alla corresponsione delle pensioni di guerra o al riconoscimento di benefici in favore di perseguitati politici e di internati in campo di sterminio e di loro congiunti;
d) al riconoscimento di benefici connessi all'invalidita' civile;
e) alla concessione di contributi in materia di formazione professionale;
f) alla concessione di contributi, finanziamenti, elargizioni ed altri benefici previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa comunitaria, anche in favore di associazioni, fondazioni ed enti;
g) al riconoscimento di esoneri, agevolazioni o riduzioni tariffarie o economiche, franchigie, o al rilascio di concessioni anche radiotelevisive, licenze, autorizzazioni, iscrizioni ed altri titoli abilitativi previsti dalla legge, da regolamento o dalla normativa comunitaria.
4. Il trattamento puo' comprendere la diffusione nei soli casi in cui cio' sia indispensabile per la trasparenza delle attivita' indicate nel presente articolo, in conformita' alle leggi, e per finalita' di vigilanza e di controllo conseguente alle attivita' medesime.
Art. 14 Onorificenze, ricompense e riconoscimenti
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della disciplina in materia di conferimento di onorificenze e ricompense, di riconoscimento della personalita' giuridica di associazioni, fondazioni ed enti, anche di culto, di accertamento dei requisiti di onorabilita' e di professionalita' per le nomine, per quanto di propria competenza, ad uffici anche di culto e a cariche direttive di persone giuridiche, imprese e di istituzioni scolastiche non statali, nonche' di rilascio e revoca di titoli autorizzatori o abilitativi, di concessione di patrocini, patronati e premi di rappresentanza, di adesione a comitati d'onere e di ammissione a cerimonie ed incontri istituzionali.
Art. 15 Volontariato e obiezione di coscienza
1. Ai sensi dell'articolo 1, si considerano di rilevante interesse pubblico i trattamenti di dati volti all'applicazione della disciplina in materia di rapporti tra i soggetti pubblici e le organizzazioni di volontariato, in particolare per quanto riguarda l'elargizione di contributi finalizzati al loro sostegno, la tenuta dei registri generali delle medesime organizzazioni e la cooperazione internazionale.
2. Si considerano parimenti di rilevante interesse pubblico le attivita' dirette all'applicazione della legge 8 luglio 1998, n. 230, e delle altre disposizioni di legge in materia di obiezione di coscienza.