REGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE del 7 luglio 1995 che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»
Testo in vigore al
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970, relativo al finanziamento della politica agricola comune1, modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1287/952, in particolare l'articolo 4 paragrafo 6 e l'articolo 5 paragrafo 3,
considerando che, in seguito alla riforma della procedura di liquidazione dei conti, posta in essere dal regolamento (CE) n. 1287/95, devono essere adottate modalità d'applicazione per quanto riguarda il riconoscimento degli organismi pagatori e la certificazione e la liquidazione dei conti annuali;
considerando che l'evoluzione del numero e della natura delle misure finanziate dal Feaog, sezione «garanzia», nonché delle tecniche di registrazione e di trasmissione dei dati rende necessaria una revisione del tipo e del contenuto delle informazioni che devono essere fornite alla Commissione, ai fini della liquidazione dei conti;
considerando che è pertanto necessario abrogare il regolamento (CEE) n. 1723/72 della Commissione3, modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 295/884;
considerando che il comitato del Feaog non ha espresso alcun parere nel termine stabilito dal suo presidente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Art. 1
1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun Stato membro ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver consultato la Commissione. La Commissione può far presente, in particolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispetto del termine di cui all'articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per la trasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissione informa il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli Stati membri.
2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la Commissione circa l'autorità o le autorità che rilasciano e revocano il riconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 («autorità competente»).
3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore, l'autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per il riconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicati dall'autorità competente tenendo conto delle linee direttrici della Commissione contenute nell'allegato. Il mancato rispetto di criteri rilevanti per le operazioni dell'organismo pagatore comporta l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento. La decisione di riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento e gli importi da percepire. L'esame comprende, per le operazioni finanziate dalla sezione «garanzia» del Feaog, le modalità secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria, garantita la sicurezza dei sistemi d’informazione, tenuti i registri contabili, suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni.
4. Se l'organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni prescritte, l'autorità competente procede al suo riconoscimento. In caso contrario notifica all'organismo pagatore le istruzioni relative alle modalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni che l'organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un periodo da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, in attesa che vengano attuate le necessarie modifiche delle modalità amministrative e contabili.
5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e provvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti.
6. L'atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se del caso contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entro il quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla Commissione.
7.
La comunicazione di cui all'articolo 4, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l'organismo pagatore viene riconosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun organismo pagatore:
attribuzioni;
la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;
rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure affidate alcune competenze per l'esecuzione delle misure in forza delle quali si effettua l'imputazione delle spese al Fondo;
le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande, di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese;
le disposizioni di revisione contabile interna;
le disposizioni relative alla sicurezza dei sistemi d’informazione.
Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare le istruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agli adeguamenti che l'organismo pagatore deve apportare per evitare la revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli.
Art. 2
1.
L'organismo di coordinamento di cui all'articolo 4, paragrafo 1 lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unico rappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissione per tutte le questioni relative alla sezione «garanzia» del Feaog riguardanti:
la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere alla loro situazione;
la promozione della loro applicazione armonizzata;
la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70.
L'organismo pagatore può svolgere il ruolo di organismo di coordinamento purché tali due competenze siano nettamente distinte. Nell'espletamento dei suoi compiti l'organismo di coordinamento può avvalersi, a norma delle disposizioni nazionali, di altri organi o servizi amministrativi, in particolare a carattere contabile o tecnico.
2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e lo statuto dell'organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è attenuti per l'esecuzione delle operazioni considerate.
3. La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera c), del presente regolamento sono stabiliti secondo la procedura prevista all'articolo 13 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Art. 3
1.
La certificazione cui si fa riferimento nell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio o da un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall'organismo pagatore e dell'organismo di coordinamento e che abbia le competenze tecniche necessarie (organo di certificazione).
La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull'esame di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenti con le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità delle strutture amministrative degli organismi pagatori di verificare tale conformità prima che il pagamento sia eseguito.
L'organismo di certificazione effettua l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengono effettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormente al 31 gennaio dell'esercizio successivo, l'organismo di certificazione redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti, precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fatto che i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti e veritieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato in modo soddisfacente.
Al più tardi a decorrere dall’esercizio finanziario 2008, l’organo di certificazione è tenuto a fornire anche, entro la data prevista dal terzo comma, una dichiarazione sulle misure di sicurezza relative ai sistemi d’informazione poste in essere dall’organismo pagatore. La dichiarazione si basa su una versione applicabile, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, delle norme di sicurezza internazionalmente riconosciute, figuranti al punto 6.vi), dell’allegato del presente regolamento, assunte come riferimento per le misure di sicurezza; essa deve inoltre indicare se, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, erano state poste in essere misure di sicurezza efficaci.
Riguardo agli esercizi finanziari anteriori a quello per il quale è redatta la prima dichiarazione sulla sicurezza dei sistemi d’informazione dell’organismo pagatore, l’organo di certificazione include, nella propria relazione, osservazioni e conclusioni provvisorie, avvalendosi di un meccanismo di punteggio, sulle misure di sicurezza dei sistemi d’informazione poste in essere dall’organismo pagatore. La relazione si basa su una versione applicabile, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, delle norme di sicurezza internazionalmente riconosciute, di cui al punto 6.vi) dell’allegato del presente regolamento, assunte come riferimento per le misure di sicurezza; essa deve inoltre indicare in che misura, per l’esercizio finanziario di cui trattasi, erano state poste in essere misure di sicurezza efficaci.
2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismi che hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché ottenga la garanzia che l'oggetto dei controlli e le norme seguite al riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.
3.
La relazione di cui al paragrafo 1 indica:
se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare riguardo alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono adeguate garanzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni imputate al Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono state fatte per migliorare i sistemi;
se i conti annui di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori;
se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d'intervento di cui all'articolo 5, possono essere considerate come registrazioni sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputate al Fondo;
se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento, nonché gli importi da percepire;
se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per migliorare i sistemi sono state seguite.
La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavoro svolto, sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresentatività e attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le raccomandazioni fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte dall'organismo di certificazione e da altri organismi di revisione contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da cui l'organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmente ricavato elementi di verifica in materia.
Art. 4
1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettono alla Commissione:
a) i conti annui delle spese imputate alla sezione «garanzia» del Fondo, unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento;
b) le certificazioni e le relazioni dell'organismo o degli organismi di certificazione;
c) una registrazione completa di tutte le informazioni contabili necessarie a fini statistici e di controllo, la cui forma e il cui contenuto sono stabiliti sulla base dell'articolo 2, paragrafo 3, del presente regolamento.
2. I documenti e le informazioni contabili di cui al paragrafo 1 sono trasmessi alla Commissione entro il 10 febbraio dell’anno successivo alla fine dell’esercizio finanziario in questione. I documenti di cui al paragrafo 1, lettere a) e b), sono trasmessi in esemplare unico, accompagnato da una copia elettronica.
3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro, altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che quest'ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrente per raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la Commissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delle informazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato.
4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del termine di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempre che siano notificate prima della scadenza del termine stesso.
Art. 5
1. I dati contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), comprendono:
a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e sottovoci del bilancio comunitario;
b) una tabella che illustri le differenze, per ciascuna voce e sottovoce, tra la spesa indicata nella dichiarazione annuale e quella indicata nella dichiarazione mensile per lo stesso periodo nel documento di cui all'articolo 3, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 296/96; tale tabella dev'essere accompagnata dalla spiegazione di ogni differenza per sottovoce;
c) la tabella, relativa alla fine dell'esercizio finanziario, di cui all'articolo 3, paragrafo 6 a, lettera a), del regolamento (CE) n. 296/96;
d) un riassunto delle operazioni di intervento, con l'indicazione dell'entità e dell'ubicazione delle scorte alla fine dell'esercizio finanziario;
e) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei magazzini di intervento sono disponibili presso l'organismo pagatore;
f) la tabella, relativa alla fine dell'esercizio finanziario, di cui all'articolo 3, paragrafo 6 a, lettera b), del regolamento (CE) n. 296/96.
2. Le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascun organismo pagatore o di coordinamento:
operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche riguardanti l'esercizio finanziario considerato;
modifiche sostanziali delle informazioni di cui all'articolo 1, paragrafo 7, intervenute successivamente all'elaborazione della relazione precedente.
Art. 6
I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da recuperare dal Feaog, sezione «garanzia», sono tenuti a disposizione della Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivo a quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo esercizio finanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle Comunità europee sino alla fine dell'anno successivo all'emissione della sentenza.
Art. 7
1.
La decisione di liquidazione dei conti, di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina fatte salve decisioni successive eventualmente adottate a norma del paragrafo 2, lettera c) dello stesso articolo, l'importo delle spese effettuate in ciascuno Stato membro durante l'esercizio finanziario in esame, che devono essere riconosciute imputabili al FEAOG in base ai conti di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento succitato e delle riduzioni o sospensioni degli anticipi per lo stesso esercizio, comprese le riduzioni di cui all'articolo 4, paragrafo 3, secondo comma del regolamento (CE) n. 296/965.
Gli importi che in virtù della decisione della liquidazione dei conti di cui al primo comma devono essere recuperati dallo Stato membro o che gli devono essere pagati, sono determinati deducendo gli anticipi pagati nel corso dell'esercizio finanziario in esame dalle spese riconosciute per lo stesso esercizio a norma del primo comma. Tali importi sono dedotti dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo al mese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia.
2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delle proprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte.
3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell'anno successivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchieste supplementari da effettuare a norma dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.
Art. 8
1.
Qualora ritenga, a seguito di un'indagine, che le spese non sono effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissione comunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze e indica i provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l'osservanza delle norme stesse.
La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguentemente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissione può accordare una proroga del termine per la risposta.
Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare, nonché sulla valutazione della gravità dell'infrazione e del danno finanziario arrecato alla Comunità europea. In esito a tale discussione e dopo un'eventuale data fissata dalla Commissione, di concerto con lo Stato membro, dopo la discussione bilaterale per la comunicazione d'informazioni supplementari o, qualora lo Stato membro non accetti la convocazione nel termine fissato dalla Commissione, dopo la scadenza di tale termine, quest'ultima comunica ufficialmente le sue conclusioni allo Stato membro facendo riferimento alla decisione 94/442/CE della Commissione6. Fatte salve le disposizioni del quarto comma del presente paragrafo, tale comunicazione valuta le spese di cui sarà proposta l'esclusione in virtù dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70.
Lo Stato membro informa la Commissione quanto prima possibile dei provvedimenti adottati per assicurare il rispetto delle norme comunitarie e della data effettiva della loro attuazione. La Commissione adotta, se del caso, una o più decisioni in applicazione dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70 per escludere fino alla data effettiva di attuazione dei provvedimenti le spese per le quali non sono state rispettate le norme comunitarie.
2. Le decisioni di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all'esame delle relazioni predisposte dall'organo di conciliazione a norma della decisione n. 94/442/CE.
3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello della decisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato membro e per motivi riguardanti l'entità della riduzione, la Commissione può, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse.
Art. 9
Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre 1995.
Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia» fino all'esercizio finanziario 1995.
Art. 10
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dall'esercizio che inizia il 16 ottobre 1995.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 7 luglio 1995. Per la Commissione Franz FISCHLER Membro della Commissione