Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione del 23 dicembre 2002 recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee SOMMARIO >SPAZIO PER TABELLA>
Testo in vigore al
Art. 62 Trasferimenti ed operazioni di conversione (Articolo 61 del regolamento finanziario)
Salvo il disposto dell'articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra conti aperti in nome dell'istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle monete.
Art. 63 Modalità di pagamento (Articolo 61 del regolamento finanziario)
I pagamenti sono effettuati mediante bonifico o assegno.
Art. 64 Schedari terzi (Articolo 61 del regolamento finanziario)
1.
I pagamenti mediante bonifico possono essere effettuati dal contabile solo se le coordinate bancarie del beneficiario del pagamento sono state preventivamente inserite in uno schedario comune tenuto da ogni istituzione.
L'iscrizione nello schedario o la modificazione delle coordinate bancarie del beneficiario è effettuata sulla base di un documento, su supporto cartaceo o elettronico, rilasciato dalla banca del beneficiario.
2.
In relazione a un pagamento mediante bonifico, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.
Gli ordinatori verificano se le coordinate bancarie comunicate dal beneficiario sono valide al momento della costituzione di ciascun ordine di pagamento.
Nell'ambito degli aiuti di preadesione, singoli impegni possono essere conclusi con le autorità pubbliche nei paesi candidati all'adesione all'Unione europea, senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l'ordinatore si adopera affinché l'iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.
Art. 65 Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile (Articolo 61 del regolamento finanziario)
I documenti giustificativi relativi alla contabilità ed alla preparazione dei conti di cui all'articolo 121 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l'esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.
Tuttavia, i documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell'anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.
Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.
Sezione 4. L'amministratore degli anticipi
Art. 66 Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi (Articolo 63 del regolamento finanziario)
1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.
2. L'amministratore degli anticipi è autorizzato ad effettuare, su istruzione dell'ordinatore competente, la liquidazione provvisoria ed il pagamento delle spese.
3.
L'istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell'amministratore degli anticipi e dell'ordinatore.
Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente.
Art. 67 Condizioni per la creazione ed i pagamenti (Articolo 63 del regolamento finanziario)
1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:
a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo iniziale che può essere accordato;
b) l'eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell'istituzione;
c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall'amministratore degli anticipi in relazione a terzi;
d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all'ordinatore a fini di regolarizzazione;
e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;
f) la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell'ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile ed il saldo bancario;
g) la durata di validità dell'autorizzazione data dal contabile all'amministratore degli anticipi;
h) l'identità dell'amministratore degli anticipi designato.
2.
Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l'ordinatore competente veglia a quanto segue:
a) a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;
b) a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.
Ad eccezione delle casse di anticipi specifiche aperte nel settore dell'aiuto umanitario e della gestione di una situazione di crisi ai sensi dell'articolo 168, paragrafo 2, l'importo massimo di cui al paragrafo 1, lettera c) non può superare 30000 EUR per spesa.
3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall'amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:
a) impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall'ordinatore competente;
b) saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.
4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati con bonifico, assegno o altro mezzo di pagamento.
5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall'ordinatore competente.
Art. 68 Scelta degli amministratori degli anticipi (Articolo 63 del regolamento finanziario)
Gli amministratori degli anticipi sono scelti fra i funzionari di categoria A, B o C. In caso di necessità, gli amministratori degli anticipi sono scelti fra gli agenti soggetti al regime applicabile agli altri agenti, di livello corrispondente a tali categorie. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudine e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.
Art. 69 Copertura delle casse di anticipi (Articolo 63 del regolamento finanziario)
1.
Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell'apertura dei conti in banca e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.
Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:
a) vendite di materiali;
b) pubblicazioni;
c) rimborsi vari;
d) proventi da interessi.
La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all'articolo 67 ed alle disposizioni del regolamento finanziario. Tali importi sono dedotti dall'ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.
2. In particolare per evitare perdite di cambio, l'amministratore può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.
Art. 70 Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili (Articolo 63 del regolamento finanziario)
1. L'amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in qualsiasi momento all'ordinatore competente; l'amministratore trasmette all'ordinatore nel mese successivo un estratto mensile delle operazioni corredato dei documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa.
2. Il contabile procede alla verifica, di regola sul posto e senza preavviso, dell'esistenza dei fondi affidati agli amministratori degli anticipi e a quella della tenuta della contabilità nonché alla verifica della regolarizzazione delle operazioni della cassa entro i termini stabiliti, ovvero affida tale verifica ad un funzionario o altro agente dei suoi uffici o degli uffici ordinatori con speciale mandato a tal fine. Il contabile comunica all'ordinatore competente i risultati delle sue verifiche.
Art. 71 Procedure di aggiudicazione degli appalti (Articolo 63 del regolamento finanziario)
I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all'articolo 129, paragrafo 4, possono consistere nel semplice rimborso di fatture, senza l'accettazione preliminare di un'offerta.
Capo 4. Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1. Disposizioni generali
Art. 72 Istanze competenti in materia di frode (Articoli 60, paragrafo 6, e 65, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
Le autorità ed istanze di cui all'articolo 60, paragrafo 6, ed all'articolo 65, paragrafo 2 del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto applicabile ai funzionari e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità (in prosieguo: «lo statuto») nonché dalle decisioni delle istituzioni comunitarie relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità.
Sezione 2. Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati
Art. 73 Conferma delle istruzioni (Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Quando un ordinatore ritiene che un'istruzione di propria competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria in particolare perché l'esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l'autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l'istruzione è confermata per iscritto e la conferma interviene entro termini utili ed è sufficientemente precisa facendo esplicitamente riferimento agli aspetti giudicati discutibili dall'ordinatore delegato o sottodelegato, quest'ultimo è esente da responsabilità; egli esegue l'istruzione, salvo quando questa sia contraria alla legge penale o alle pertinenti norme di sicurezza.
2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un'istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono ad una situazione inficiata d'irregolarità.
3. Le istruzioni confermate in conformità con l'articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono registrate dall'ordinatore delegato competente, e segnalate nella sua relazione annuale d'attività.
Art. 74 Irregolarità finanziarie (Articoli 60, paragrafo 6, e 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Fatte salve le competenze dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie è competente per qualsiasi violazione del regolamento finanziario o delle disposizioni relative alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni, la quale derivi da un atto o da una omissione di un funzionario od agente.
Art. 75 Istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie (Articoli 60, paragrafo 6, e 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
1.
L'istanza di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario emette un parere su richiesta dell'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) o, a seconda dei casi, dall'autorità delegata a concludere i contratti d'impegno (ADCC) nei casi di irregolarità finanziarie di cui all'articolo 74.
Quando è adita dall'AIPN o, secondo il caso, dall'ADCC, l'istanza emette un parere mirato a valutare l'esistenza di irregolarità di cui all'articolo 74, il grado di gravità e le loro eventuali conseguenze. Se la sua analisi la induce a considerare di competenza dell'OLAF il caso di cui è stata investita, l'istanza ritrasmette senza indugio il fascicolo all'AIPN o all'ADCC e ne informa immediatamente l'OLAF.
Quando l'istanza di cui al primo comma è informata direttamente da un agente ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 6, del regolamento finanziario, essa trasmette il fascicolo all'AIPN o, secondo il caso, all'ADCC, e informa l'agente dell'avvenuta trasmissione.
2. Ogni istituzione precisa, in funzione della proprie modalità di organizzazione interna, le modalità di funzionamento dell'istanza specializzata di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario, nonché la sua composizione, che include una personalità esterna avente le qualifiche e la competenza necessarie.
Capo 5. Operazioni di entrata
Sezione 1. Risorse proprie
Art. 76 Disposizioni sulle risorse proprie (Articolo 69 del regolamento finanziario)
L'ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee.
L'accertamento ed la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d'attuazione della decisione di cui al primo comma.
Sezione 2. Previsione di crediti
Art. 77 Previsione di crediti (Articolo 70 del regolamento finanziario)
1.
La previsione di crediti menziona la natura e l'imputazione in bilancio dell'entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell'importo.
Quando stabilisce la previsione di crediti, l'ordinatore competente verifica quanto segue:
a) l'esattezza dell'imputazione in bilancio;
b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti ed al principio della sana gestione finanziaria.
2. Salvo il disposto dell'articolo 162, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la previsione di crediti non ha per effetto di creare stanziamenti d'impegno. Nei casi di cui all'articolo 18 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere creati soltanto dopo l'effettivo recupero da parte delle Comunità delle somme dovute.
Sezione 3. Accertamento dei crediti
Art. 78 Procedimento (Articolo 71 del regolamento finanziario)
1. L'accertamento di un credito da parte dell'ordinatore è il riconoscimento del diritto vantato dalle Comunità nei confronti di un debitore e la formazione del titolo ad esigere dal debitore il pagamento del debito.
2. Con l'ordine di riscossione l'ordinatore competente dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.
3.
Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:
a) le Comunità hanno accertato il credito;
b) il pagamento del debito nei confronti delle Comunità è esigibile ad una data determinata (in prosieguo: "data di scadenza");
c) in mancanza di pagamento entro la data di scadenza, il debito produce interessi al tasso di cui all'articolo 86, salva la pertinente normativa speciale;
d) ove possibile, l'istituzione procede al recupero mediante compensazione dopo averne informato il debitore;
e) in assenza di pagamento alla data di scadenza, l'istituzione procede al recupero mediante esecuzione di ogni garanzia preliminare;
f) qualora, esperite tutte le fasi summenzionate, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l'istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell'articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.
La nota di addebito è inviata dall'ordinatore al debitore, con copia al contabile.
Art. 79 Accertamento crediti (Articolo 71 del regolamento finanziario)
Per accertare un credito, l'ordinatore competente verifica quanto segue:
a) il carattere certo del credito, che non deve essere soggetto a condizioni;
b) il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in danaro e con esattezza;
c) il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto ad un termine;
d) l'esattezza della designazione del debitore;
e) l'esattezza dell'imputazione in bilancio degli importi da recuperare;
f) la regolarità dei documenti giustificativi;
g) la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all'articolo 87, paragrafo 1, lettera a).
Art. 80 Documenti giustificativi a sostegno dell'accertamento dei crediti (Articolo 71 del regolamento finanziario)
1. Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti delle Comunità.
2. Prima di accertare un credito, l'ordinatore competente procede personalmente all'esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l'esame sia stato eseguito.
3. I documenti giustificativi sono conservati dall'ordinatore a norma degli articoli 48 e 49.
Sezione 4. Emissione degli ordini di riscossione
Art. 81 Formazione dell'ordine di riscossione (Articolo 72 del regolamento finanziario)
1. L'ordine di riscossione stabilisce quanto segue:
a) l'esercizio d'imputazione;
b) i riferimenti all'atto o all'impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;
c) l'articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all'impegno di bilancio corrispondente;
d) l'importo dovuto, espresso in euro;
e) il nome e l'indirizzo del debitore;
f) la data di scadenza;
g) il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l'esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.
2. L'ordine di riscossione è datato e firmato dall'ordinatore competente, quindi trasmesso al contabile.
Sezione 5. Recupero
Art. 82 Formalità per l'incasso (Articolo 73 del regolamento finanziario)
1. Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l'ordinatore competente.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell'amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.