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Regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione del 30 settembre 2013 che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio

Testo in vigore al

Art. 75 Tipi di pagamenti

1.

Il pagamento si basa sulla prova che l’azione corrispondente è stata realizzata in conformità alle disposizioni dell’atto di base o del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno o più dei seguenti atti:

  1. a) il pagamento della totalità degli importi dovuti;

  2. b) il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti:

    1. 1) un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti previa firma del contratto o della convenzione di sovvenzione ovvero notifica della decisione di sovvenzione;

    2. 2) uno o più pagamenti intermedi in contropartita dell’esecuzione parziale dell’azione;

    3. 3) un pagamento a saldo degli importi dovuti ove l’azione sia stata integralmente eseguita.

Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.

Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.

La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.

2. Nella preparazione dei conti di bilancio i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione di ogni pagamento.

Art. 76 Pagamento limitato ai fondi disponibili

Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Capo 6. Sistemi informatici

Art. 78 Gestione elettronica delle operazioni

Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.

Art. 79 Amministrazione elettronica («e-Government»)

L’organismo dell’Unione istituisce e applica norme uniformi per lo scambio elettronico di informazioni con i terzi che partecipano alle procedure di appalti pubblici e sovvenzioni. In particolare, esso elabora e applica quanto più possibile soluzioni per la presentazione, l’archiviazione e il trattamento dei dati presentati nelle procedure di sovvenzione e di appalto e a tal fine realizza un unico spazio di interscambio dei dati elettronici per i richiedenti, i candidati e gli offerenti.

Art. 80 Buona amministrazione

1. L’ordinatore rende nota senza indugio la necessità di fornire prove e/o documentazione, la forma delle medesime e il loro contenuto essenziale nonché, se del caso, il calendario indicativo relativo al completamento di procedure di aggiudicazione.

2. Qualora, a causa di un evidente errore amministrativo da parte del richiedente o del concorrente, si verifichi una mancata presentazione di prove o dichiarazioni, il comitato di valutazione o, se del caso, l’ordinatore chiede, salvo in casi debitamente motivati, al richiedente o al concorrente di fornire le informazioni mancanti o di chiarire i documenti giustificativi. Tali informazioni o chiarimenti non modificano in modo sostanziale la proposta né mutano i termini dell’offerta.

Art. 81 Indicazione dei mezzi di ricorso

Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.

Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.

Capo 7. Revisore interno

Art. 82 Designazione, poteri e funzioni del revisore interno

1. L’organismo dell’Unione dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile dell’organismo dell’Unione o della Commissione.

3.

Il revisore interno consiglia l’organismo dell’Unione riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

  1. a) verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

  2. b) valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.

4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo dell’Unione. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.

5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività consolidata dell’ordinatore e degli altri elementi d’informazione individuati.

6.

Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.

Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:

se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,

se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.

Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo esaminano le informazioni di cui all’articolo 47, paragrafo 1, lettera a), e verificano se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.

7. L’organismo dell’Unione comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.

8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.

Art. 83 Indipendenza del revisore interno

L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Art. 84 Creazione di una struttura di revisione contabile interna

1.

Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo creano, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i suoi compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo.

Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo dell’Unione.

Il piano è rivisto e approvato dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo.

La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.

2.

Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo dell’Unione non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi dell’Unione che operano nello stesso settore.

In questi casi il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo degli organismi dell’Unione in questione stabiliscono le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.

3.

I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.

Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.

Titolo V. Appalti pubblici

Art. 85 Disposizioni generali

1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo l’articolo 86.

2. L’organismo dell’Unione può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi dell’Unione.

3. L’organismo dell’Unione partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Art. 86 Procedure di aggiudicazione degli appalti

1. L’organismo dell’Unione può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/948 del Consiglio contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.

2. L’organismo dell’Unione può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le sue necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

Titolo VI. Disposizioni specifiche riguardanti gli stanziamenti amministrativi

Art. 87 Stanziamenti amministrativi

1. Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati.

2. Le spese amministrative risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell’esercizio, in conformità delle pratiche locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio nel corso del quale sono effettuate.

3. L’organismo dell’Unione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, entro il 1o luglio di ogni anno, un documento di lavoro sulla sua politica immobiliare che include le seguenti informazioni:

  1. a) per ogni edificio, la spesa e la superficie coperte dagli stanziamenti delle linee di bilancio corrispondenti nel bilancio dell’organismo dell’Unione;

  2. b) la prevedibile evoluzione della programmazione globale della superficie e delle ubicazioni per gli anni successivi, con una descrizione dei progetti immobiliari in fase di progettazione già identificati;

  3. c) le condizioni e i costi definitivi nonché le informazioni utili per quanto riguarda la realizzazione di nuovi progetti immobiliari già presentati al Parlamento europeo e al Consiglio secondo la procedura di cui all’articolo 88, e non inclusi nei documenti di lavoro dell’anno precedente.

Art. 88 Progetti immobiliari

1. Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo informa quanto prima il Parlamento europeo e il Consiglio della superficie immobiliare necessaria e del programma provvisorio prima che abbia luogo qualsiasi esplorazione del mercato locale nel caso di contratti immobiliari o prima della pubblicazione dei bandi di gara nel caso di lavori di costruzione.

2.

Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo presenta il progetto immobiliare, inclusi una stima dettagliata dei costi e il suo finanziamento, nonché un elenco dei progetti di contratto destinati a essere utilizzati, e chiede l’approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio prima della conclusione dei contratti. Su richiesta dell’organismo dell’Unione, i documenti presentati concernenti il progetto immobiliare sono trattati in via riservata.

Salvo in casi di forza maggiore, il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro quattro settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni.

Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di quattro settimane, a meno che il Parlamento europeo o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.

Se durante tale periodo di quattro settimane il Parlamento europeo e/o il Consiglio avanzano obiezioni debitamente giustificate, tale periodo è prorogato una volta di due settimane.

Se il Parlamento europeo e/o il Consiglio adottano una decisione contraria al progetto immobiliare, l’organismo dell’Unione ritira la proposta e può presentarne una nuova.

3. In casi di forza maggiore, le informazioni di cui al paragrafo 4 possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare. Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro due settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di due settimane, a meno che il Parlamento europeo e/o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.

4. Sono considerati progetti immobiliari che possono comportare conseguenze finanziarie significative per il bilancio dell’organismo dell’Unione:

  1. a) qualsiasi acquisto di terreni;

  2. b) l’acquisto, la vendita, la ristrutturazione, la costruzione di edifici o qualsiasi progetto di importo superiore ai 3000000 EUR che abbini questi elementi da realizzarsi durante lo stesso periodo;

  3. c) qualsiasi nuovo contratto immobiliare (inclusi l’usufrutto, i contratti di locazione a lungo termine e il rinnovo di contratti immobiliari esistenti a condizioni meno favorevoli) non coperto dalla lettera b) con un costo annuale di almeno 750000 EUR;

  4. d) la proroga o il rinnovo di contratti immobiliari esistenti (compresi l’usufrutto e i contratti di locazione a lungo termine) a condizioni identiche o meno favorevoli con un costo annuale di almeno 3000000 EUR.

5.

Fatto salvo l’articolo 19, paragrafo 4, un progetto di acquisto immobiliare può essere finanziato mediante un prestito previa approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio.

I prestiti sono contratti e rimborsati conformemente al principio della sana gestione finanziaria e tenendo in debita considerazione l’interesse finanziario dell’Unione europea.

Se l’organismo dell’Unione propone di finanziare l’acquisto mediante un prestito, il piano finanziario che deve essere presentato, unitamente alla richiesta di approvazione preventiva dell’organismo dell’Unione, precisa in particolare il livello massimo del finanziamento, il periodo di finanziamento, il tipo di finanziamento, le condizioni finanziarie e i risparmi ottenuti rispetto ad altri tipi di condizioni contrattuali.

Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano, previa richiesta di approvazione preventiva, entro un periodo di quattro settimane, prorogabile una volta di due settimane, dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. L’acquisto tramite un prestito è da considerarsi respinto se il Parlamento europeo e il Consiglio non lo approvano esplicitamente entro tale termine.

Titolo VII. Esperti

Art. 89 Esperti esterni retribuiti

Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale. La selezione avviene in base a criteri che rispettano i principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.

Titolo VIII. Sovvenzioni e premi attribuiti dall’organismo dell’unione

Titolo IX. Rendiconto e contabilità

Capo 1. Presentazione dei conti

Art. 92 Struttura contabile

I conti dell’organismo dell’Unione comprendono quanto segue:

  1. a) gli stati finanziari dell’organismo dell’Unione;

  2. b) le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.

Art. 93 Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria

1. Ogni organismo dell’Unione prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio.

2. Il direttore trasmette la relazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.

3. La relazione di cui al paragrafo 2 fornisce, almeno, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.

Art. 94 Norme relative alla contabilità

1. Il contabile dell’organismo dell’Unione applica le norme adottate dal contabile della Commissione sul modello delle norme contabili internazionalmente ammesse per il settore pubblico.

2. I conti dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 92 devono rispettare i principi di bilancio stabiliti dagli articoli da 5 a 31. Essi forniscono un’immagine fedele delle operazioni di bilancio in entrate e in spese.

Art. 95 Principi contabili

Gli stati finanziari di cui all’articolo 92 presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Fonti e licenze