Regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione del 29 ottobre 2012 recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione
Testo in vigore al
Art. 101 Menzione «conforme ai fatti» per i prefinanziamenti (Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile o un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica con la menzione «conforme ai fatti» che sono soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento.
Art. 102 «Visto per pagamento» per gli appalti relativo a pagamenti intermedi e a saldo (Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a) la fattura emessa dal contraente è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b) la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla fattura stessa o su un documento interno che accompagna la fattura ricevuta e firmata dall’ordinatore responsabile o da un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c) la fattura è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), si certifica che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati o che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti. Per le forniture e i lavori, il funzionario o altro agente tecnicamente competente stabilisce un certificato di collaudo provvisorio, quindi un certificato di collaudo definitivo al termine del periodo contrattuale di garanzia. I due certificati hanno valore equivalente alla menzione «conforme ai fatti».
Per i pagamenti ricorrenti, compreso il pagamento di abbonamenti o di corsi di formazione, la menzione «conforme ai fatti» certifica che il diritto vantato dal creditore è conforme ai documenti pertinenti che giustificano il pagamento.
Art. 103 «Visto per pagamento» per le sovvenzioni relativo a pagamenti intermedi e a saldo (Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a) la domanda di pagamento del beneficiario è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b) la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla domanda stessa o su un documento interno che accompagna il rendiconto di spesa ricevuto e firmata da un funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c) la domanda di pagamento è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), il funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla decisione o convenzione di sovvenzione nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.
Art. 104 «Visto per pagamento» per le spese di personale (Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti relativi alle spese di personale, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica l’esistenza dei seguenti documenti giustificativi:
a) per lo stipendio mensile:
i) l’elenco completo del personale, che precisa tutti gli elementi della retribuzione;
ii) un modulo (scheda personale), aggiornato in base alle decisioni prese in ciascun caso particolare, che registra, ogni volta che occorre, qualsiasi modificazione di qualunque elemento della retribuzione;
iii) se si tratta di assunzioni o di nomine in ruolo, una copia certificata conforme della decisione d’assunzione o di nomina che accompagna la liquidazione del primo stipendio;
b) per le altre retribuzioni, come nel caso del personale retribuito a ore o a giornata: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono indicate le giornate e le ore di lavoro effettuate;
c) per il lavoro straordinario: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono certificate le ore di lavoro straordinario effettuate;
d) per le spese di missione:
i) l’ordine di missione firmato dall’autorità competente;
ii) la nota delle spese di missione, firmata dal funzionario che l’ha effettuata e dal suo superiore gerarchico autorizzato per delega, se le spese di missione non corrispondono all’ordine di missione;
e) per alcune altre spese amministrative inerenti al personale, compresi gli abbonamenti o i corsi di formazione che, secondo il contratto, vanno pagati in anticipo: i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione sulla quale si basa la spesa e che presentano tutti gli elementi di calcolo.
La nota delle spese di missione di cui al primo comma, lettera d), punto ii), indica la località in cui si è svolta la missione, la data e l’ora di partenza e di arrivo in loco, le spese di viaggio e di soggiorno e le altre spese debitamente consentite, attestate da documenti giustificativi.
Art. 105 Forma concreta del «visto per pagamento» (Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore competente a norma dell’articolo 100. In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida, in sicurezza elettronica, dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Art. 106 Forma concreta della menzione «conforme ai fatti» (Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» è costituita dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 101. In un sistema computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» può essere costituita dalla convalida, in sicurezza elettronica, di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Sezione 3. Ordinazione dei pagamenti
Art. 107 Verifiche dell’ordinatore sui pagamenti (Articolo 89 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’emissione dell’ordine di pagamento, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a) la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento, che implica una corrispondente e previa decisione di liquidazione espressa col «visto per pagamento», l’esattezza della designazione del beneficiario e l’esigibilità del suo credito;
b) la concordanza tra l’ordine di pagamento e l’impegno di bilancio sul quale va imputato;
c) l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
d) la disponibilità degli stanziamenti.
Art. 108 Diciture obbligatorie e trasmissione al contabile degli ordini di pagamento (Articolo 89 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di pagamento indica quanto segue:
a) l’esercizio d’imputazione;
b) l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione pertinente;
c) i riferimenti all’impegno giuridico che apre il diritto al pagamento;
d) i riferimenti all’impegno di bilancio sul quale va imputato;
e) l’importo da pagare, espresso in euro;
f) il nome, l’indirizzo e le coordinate bancarie del beneficiario;
g) l’oggetto della spesa;
h) il modo di pagamento;
i) l’iscrizione dei beni negli inventari a norma dell’articolo 248.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
Sezione 4. Pagamento delle spese
Art. 109 Tipi di pagamento (Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
2. Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
3. La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
Art. 110 Documenti giustificativi (Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento, anche nei casi in cui è ripartito in più versamenti, è pagato in base al contratto, alla decisione, alla convenzione o all’atto di base, oppure in base ai documenti giustificativi che consentono di verificare il rispetto delle disposizioni del contratto, della decisione o della convenzione. Se in tali atti è indicata la data per il versamento del prefinanziamento, il pagamento dell’importo dovuto non è subordinato alla presentazione di un’apposita domanda.
2. I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo sono basati sui documenti giustificativi che consentono di verificare che l’azione finanziata è stata eseguita nel rispetto dell’atto di base o della decisione ovvero nel rispetto delle disposizioni del contratto o della convenzione.
3. L’ordinatore responsabile definisce, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, la natura dei documenti giustificativi di cui al presente articolo, secondo l’atto di base, le decisioni, i contratti e le convenzioni. Le relazioni d’esecuzione, tecniche e finanziarie, intermedie e finali, costituiscono documenti giustificativi ai fini del paragrafo 2.
4. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 48.
Sezione 5. Termini per le operazioni di spesa
Art. 111 Termini di pagamento e interessi di mora (Articolo 92 del regolamento finanziario)
1.
Il termine per effettuare il pagamento si intende comprensivo delle operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento.
Esso decorre dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
La domanda di pagamento è registrata tempestivamente dell’ufficio autorizzato dall’ordinatore responsabile e si considera ricevuta alla data di registrazione.
Si considera data di pagamento la data valuta di addebito del conto dell’istituzione.
2.
La domanda di pagamento riporta i seguenti elementi essenziali:
a) gli estremi del creditore;
b) l’importo;
c) la valuta;
d) la data.
La mancanza di anche uno degli elementi essenziali comporta il rigetto della domanda.
Il creditore è informato per iscritto del rigetto con comunicazione motivata, tempestivamente e comunque entro 30 giorni di calendario dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
3. In caso di sospensione a norma dell’articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco.
4.
Alla scadenza dei termini stabiliti all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario il creditore ha diritto agli interessi, alle seguenti condizioni:
a) i tassi d’interesse sono quelli indicati all’articolo 83, paragrafo 2, del presente regolamento;
b) gli interessi vengono pagati per il periodo decorrente dal giorno di calendario successivo alla scadenza del termine di pagamento stabilito all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario fino alla data in cui il pagamento è effettuato.
Tuttavia, gli interessi calcolati a norma del primo comma del presente paragrafo, qualora siano pari o inferiori a 200 EUR, sono versati al creditore soltanto previa domanda presentata entro due mesi dalla data di ricezione del pagamento tardivo.
5. Ogni istituzione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione riguardante il rispetto dei termini o la sospensione dei termini stabiliti all’articolo 92 del regolamento finanziario. La relazione della Commissione viene allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività previste all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Capo 7. Sistemi informatici
Art. 112 Descrizione dei sistemi informatici (Articolo 93 del regolamento finanziario)
Quando per il trattamento delle operazioni di esecuzione del bilancio sono utilizzati sistemi e sottosistemi informatici, è necessaria una descrizione completa e aggiornata di ciascuno di essi.
Ogni descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta ogni singola operazione. Descrive inoltre dettagliatamente il modo in cui il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ogni operazione.
Art. 113 Salvaguardie regolari (Articolo 93 del regolamento finanziario)
I dati dei sistemi e sottosistemi informatici sono salvaguardati periodicamente e conservati in luogo sicuro.
Capo 8. Il revisore interno
Art. 114 Designazione del revisore interno (Articolo 98 del regolamento finanziario)
1. Ciascuna istituzione designa il proprio revisore interno secondo modalità adeguate alle sue specificità e alle sue esigenze. L’istituzione informa il Parlamento europeo e il Consiglio della designazione del revisore interno.
2. Ciascuna istituzione definisce secondo la propria specificità e le proprie esigenze la sfera delle funzioni del revisore interno, e stabilisce in dettaglio gli obiettivi e le procedure dell’esercizio della funzione di revisione contabile interna, nel rispetto delle norme internazionali in vigore in materia di revisione contabile interna.
3. L’istituzione può designare come revisore interno, in base alle sue competenze particolari, un funzionario o altro agente soggetto allo statuto che sia cittadino di uno Stato membro.
4. Quando diverse istituzioni designano un medesimo revisore interno, esse adottano le disposizioni necessarie affinché la sua responsabilità possa essere chiamata in causa secondo il disposto dell’articolo 119.
5. Quando il revisore interno cessa dalle sue funzioni, l’istituzione ne informa il Parlamento europeo e il Consiglio.
Art. 115 Risorse a disposizione del revisore interno (Articolo 99 del regolamento finanziario)
L’istituzione mette a disposizione del revisore interno le risorse necessarie al corretto espletamento della sua funzione di controllo e una carta delle funzioni che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.
Art. 116 Programma di lavoro (Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno adotta il proprio programma di lavoro e lo sottopone all’istituzione.
2. L’istituzione può chiedere al revisore interno di effettuare controlli non figuranti nel programma di lavoro di cui al paragrafo 1.
Art. 117 Relazioni del revisore interno (Articolo 99 del regolamento finanziario)
1.
Il revisore interno presenta all’istituzione la relazione annuale di revisione contabile interna di cui all’articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario, che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le principali raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
La relazione annuale del revisore interno segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall’istanza specializzata, istituita a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario.
2. Ciascuna istituzione esamina se le raccomandazioni formulate nelle relazioni del suo revisione interno possano essere oggetto di uno scambio con le altre istituzioni circa le migliori pratiche.
3. Il revisore contabile interno, nell’elaborare la sua relazione, volge particolare attenzione all’osservanza integrale del principio della sana gestione finanziaria e accerta che siano stati presi i provvedimenti adeguati per migliorarne e potenziarne costantemente l’applicazione.
Art. 118 Indipendenza (Articolo 100 del regolamento finanziario)
Il revisore interno gode di totale indipendenza nello svolgimento delle revisioni contabili. Non può ricevere istruzioni né vedersi opporre alcun limite relativamente all’esercizio delle funzioni che, in virtù della sua designazione, gli sono assegnate a norma del regolamento finanziario.
Art. 119 Responsabilità del revisore interno (Articolo 100 del regolamento finanziario)
La responsabilità del revisore interno in quanto funzionario o altro agente soggetto allo statuto può essere chiamata in causa soltanto dall’istituzione stessa, alle condizioni precisate al presente articolo.
L’istituzione adotta una decisione motivata recante apertura di un’indagine. La decisione è comunicata all’interessato. L’istituzione può incaricare dell’indagine, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari di grado uguale o superiore a quello dell’interessato. Nel corso dell’indagine, l’interessato deve essere inteso.
La relazione d’indagine è comunicata all’interessato che è successivamente inteso dall’istituzione sulla relazione medesima.
In base alla relazione e all’audizione, l’istituzione adotta una decisione motivata di conclusione della procedura oppure una decisione motivata, a norma degli articoli 22 e 86 e dell’allegato IX dello statuto. Le decisioni che prevedono l’applicazione di misure disciplinari o l’imposizione di sanzioni pecuniarie sono notificate all’interessato e trasmesse, per informazione, alle altre istituzioni e alla Corte dei conti.
Contro dette decisioni l’interessato può presentare ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea, secondo le disposizioni dello statuto.
Art. 120 Azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea (Articolo 100 del regolamento finanziario)
Fatti salvi i mezzi di ricorso previsti dallo statuto, il revisore interno può avviare direttamente un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro qualsiasi atto relativo all’esercizio della sua funzione di revisore interno. Tale azione dev’essere proposta entro tre mesi dal giorno di calendario della notificazione dell’atto in causa.
Il ricorso è istruito e giudicato secondo le disposizioni dell’articolo 91, paragrafo 5, dello statuto dei funzionari dell’Unione europea.
Titolo V. Appalti pubblici e concessioni
Capo 1. Disposizioni generali
Sezione 1. Ambito d’applicazione e principi di aggiudicazione
Art. 121 Ambito di applicazione e definizioni (Articolo 101, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.
2. Gli appalti di forniture riguardano l'acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di prodotti. Un appalto di forniture può includere, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e di installazione.
3.
Gli appalti di lavori riguardano l'esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l'esecuzione di lavori o di un'opera relativi a una delle attività di cui all'allegato II della direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio11 oppure la realizzazione, con qualsiasi mezzo, di un'opera corrispondente alle esigenze specificate dall'amministrazione aggiudicatrice che esercita un'influenza determinante sul tipo o sulla progettazione dell'opera.
Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica.
4. Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari.
5.
Nel caso di appalti misti che constano di forniture e servizi, l'oggetto principale è determinato raffrontando i valori rispettivi delle forniture e dei servizi.
Un contratto riguardante una tipologia di appalto (lavori, forniture o servizi) e concessioni (lavori o servizi) è aggiudicato secondo le disposizioni applicabili all'appalto pubblico.
6. Ogni riferimento alle nomenclature nel contesto degli appalti pubblici è effettuato sulla base del «Vocabolario comune per gli appalti pubblici (Common Procurement Vocabulary — CPV)» di cui al regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio12.
7. Ai fini della presentazione di un'offerta o di una domanda di partecipazione, l'amministrazione aggiudicatrice non può esigere che un raggruppamento di operatori economici abbia una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l'appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell'appalto.
8. Tutte le comunicazioni con gli operatori economici, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dall'amministrazione aggiudicatrice.
9. Tali sistemi elettronici soddisfano i seguenti requisiti:
a) l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b) soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c) le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d) ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e) dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f) dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g) se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h) dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
10.
Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 9, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.