Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme
Testo in vigore al
La Camera dei deputati ed il Senato della Repubblica hanno approvato;
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
PROMULGA
la seguente legge:
Art. 1 Produzione e formazione, rilascio, conservazione di atti e documenti
1. La produzione agli organi della pubblica amministrazione di atti e documenti e la loro formazione, rilascio e conservazione da parte di tali organi sono disciplinati dalla presente legge.
Art. 2 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. La data ed il luogo di nascita, la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti politici, lo stato di celibe, coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio, il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente, la posizione agli effetti degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali alla istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni.
2. COMMA ABROGATO DALLA L. 15 MAGGIO 1997, N. 127
Art. 3
ARTICOLO ABROGATO DAL D.P.R. 20 OTTOBRE 1998, N. 403
Art. 4 Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta
1. L'atto di notorieta' concernente fatti, stati o qualita' personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato e' sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede alla autenticazione della sottoscrizione con la osservanza delle modalita' di cui all'articolo 20.
2. Quando la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta' e' resa ad imprese di gestione di servizi pubblici, la sottoscrizione e' autenticata, con l'osservanza delle modalita' di cui all'articolo 20, dal funzionario incaricato dal rappresentante legale dell'impresa stessa.
Art. 5 Documentazione mediante semplice esibizione
1. Salvo quanto disposto negli articoli 2 e 3, la data ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o vedovo ed ogni altro stato o qualita' personale possono essere comprovati mediante esibizione, all'ufficio competente, di documenti, anche di identita' personale, rilasciati ai sensi delle norme vigenti dalla pubblica amministrazione e contenenti l'attestazione dei dati richiesti.
Art. 6 Trascrizione dei dati dai documenti esibiti
1. Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi previsti sono esibiti al funzionario competente a ricevere la documentazione, il quale trascrive i loro estremi e i dati da essi risultanti su apposito modulo da allegare agli atti dell'istruttoria. Il modulo e' sottoscritto dall'interessato e dal funzionario.1
2. Nel caso in cui non sia prescritta la presentazione dell'interessato all'ufficio competente, il modulo puo' essere compilato con le predette formalita' da un funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio dell'amministrazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, ed e' trasmesso all'ufficio competente a cura dell'interessato.
Art. 7 Copie autentiche
1. Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'articolo 14 possono essere validamente prodotte in luogo degli originali quando siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore.
Art. 8 Dichiarazioni e documenti relativi agli incapaci
1. Se l'interessato e' soggetto alla patria potesta', a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dalla presente legge sono sottoscritti o esibiti rispettivamente dal genitore esercente la patria potesta', dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.
Art. 9 Documenti spontaneamente esibiti
1. Fermo restando quanto disposto nei precedenti articoli, sono validi a tutti gli effetti gli atti e documenti esibiti spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari dalla amministrazione.
Art. 10 Accertamenti d'ufficio
1. La buona condotta, l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate d'ufficio, presso gli uffici pubblici competenti, dalla amministrazione che deve emettere il provvedimento.
2. Le singole amministrazioni non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualita' personali che risultino attestati in documenti gia' in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
Art. 11 Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualita' personali concernenti la stessa persona debbono essere contenute in un unico documento.
Art. 12 Redazione di atti pubblici
1. Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a stampa, o con scrittura a mano o a macchina. I detti sistemi possono essere utilizzati anche promiscuamente per la redazione di ogni singolo atto.
2. Per la redazione delle certificazioni rilasciate dai competenti pubblici uffici puo' utilizzarsi, compatibilmente con il rispetto delle disposizioni che vietano o subordinano a speciali formalita' la menzione di particolari iscrizioni o annotazioni, la riproduzione con uno dei procedimenti di cui al primo comma del successivo articolo 14, degli atti esistenti in ufficio, con la contestuale attestazione del pubblico ufficiale che il certificato o l'estratto e' rilasciato in conformita' agli atti medesimi.
3. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite le caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione.
Art. 13 Stesura degli atti pubblici
1. Il testo degli atti pubblici non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate.
2. Per le variazioni da apportare al testo in dipendenza di errori od omissioni, si provvede con chiamate in calce e si cancella la precedente stesura in modo che resti leggi bile.
Art. 14 Autenticazione di copie
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che con i sistemi previsti nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Tali procedimenti sono specificati con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro. Le disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano anche per la formazione di copie autentiche.
2. L'autenticazione delle copie puo' essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale e' stato emesso o presso il quale e' depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonche' da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
3. Essa consiste nell'attestazione di conformita' con l'originale scritta alla fine della copia, dopo le eventuali chiamate in calce, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresi' indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la qualifica rivestita nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di piu' fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
4. Il pubblico ufficiale e' autorizzato ad annullare con il timbro dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie rilasciate.
Art. 15 Legalizzazione di firme
1. La legalizzazione di firme e' l'attestazione ufficiale della legale qualita' di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonche' della autenticita' della firma stessa.
2. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 16 Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Art. 17 Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere
all'estero davanti ad autorita' estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorita' delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorita' estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva il secondo comma dell'articolo 18.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Art. 18 Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 16 e 17, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali sopra atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati.
2. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Art. 19 Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200.
Art. 20 Autenticazione delle sottoscrizioni
1. La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione puo' essere autenticata, ove l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente a ricevere la documentazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
2. L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione e consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la sottoscrizione stessa e' stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identita' della persona che sottoscrive.
3. Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare le modalita' di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonche' apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
4. Per l'autenticazione delle firme apposte sui margini dei fogli intermedi e' sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga la propria firma.