Regolamento di esecuzione (UE) n. 897/2014 della Commissione del 18 agosto 2014 che stabilisce disposizioni specifiche per l'esecuzione dei programmi di cooperazione transfrontaliera finanziati nel quadro del regolamento (UE) n. 232/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce uno strumento europeo di vicinato
Testo in vigore al
Capo 1. Comitato congiunto di controllo
Art. 21 Comitato congiunto di controllo
Entro tre mesi dalla data di adozione del programma da parte della Commissione, i paesi partecipanti istituiscono un comitato congiunto di controllo.
Art. 22 Composizione del comitato congiunto di controllo
1. Il comitato congiunto di controllo si compone di uno o più rappresentanti designati da ciascun paese partecipante. I rappresentanti sono designati a titolo funzionale e non personale. Altre persone possono essere designate come osservatori dal comitato congiunto di controllo.
2. Laddove possibile e opportuno, i paesi partecipanti garantiscono una partecipazione adeguata di tutte le parti interessate e in particolare di quelle locali, comprese le organizzazioni della società civile e le autorità locali, al fine di garantirne la partecipazione all'attuazione del programma.
3. La Commissione prende parte ai lavori del comitato congiunto di controllo in veste di osservatore. La Commissione è invitata ad ogni riunione del comitato congiunto di controllo contemporaneamente ai rappresentanti dei paesi partecipanti. La Commissione può decidere se partecipare o meno, integralmente o in parte, a ciascuna riunione del comitato congiunto di controllo.
4. Il comitato congiunto di controllo è presieduto da uno dei suoi membri, da un rappresentante dell'autorità di gestione o da qualsiasi altra persona, come previsto dal regolamento interno.
5. Un rappresentante dell'autorità di gestione, del segretariato tecnico congiunto o dell'organismo intermedio di cui all'articolo 20, paragrafo 3, è designato come segretario del comitato congiunto di controllo.
Art. 23 Funzionamento
1. Il comitato congiunto di controllo redige il proprio regolamento interno e lo adotta all'unanimità.
2. Il comitato congiunto di controllo si adopera per deliberare per consenso unanime. Esso può ricorrere ad una procedura di voto per determinate decisioni, in particolare quelle riguardanti la selezione finale dei progetti e gli importi delle sovvenzioni ad essi destinati in conformità del suo regolamento interno.
3. Ciascun paese partecipante ha pari diritti di voto a prescindere dal numero di rappresentanti da esso designati.
4. Il segretario, la Commissione o qualsiasi altro osservatore non hanno diritto di voto.
5. Il presidente del comitato congiunto di controllo svolge il ruolo di moderatore e conduce i dibattiti. Il presidente ha diritto di voto quando è rappresentante di un paese partecipante.
6. Il comitato congiunto di controllo si riunisce almeno una volta l'anno. Esso è convocato dal presidente su richiesta dell'autorità di gestione o su richiesta debitamente motivata di qualsiasi paese partecipante o della Commissione. Può altresì deliberare mediante procedura scritta su richiesta del presidente, dell'autorità di gestione o di qualsiasi paese partecipante in conformità del proprio regolamento interno.
7. Un verbale, cofirmato dal presidente e dal segretario, viene redatto alla fine di ciascuna riunione del comitato congiunto di controllo. Copia di tale verbale è trasmessa ai rappresentanti dei paesi partecipanti, alla Commissione e a qualsiasi altro osservatore.
Art. 24 Funzioni del comitato congiunto di controllo
1. Il comitato congiunto di controllo segue l'attuazione del programma e i progressi compiuti per conseguirne gli obiettivi prioritari avvalendosi degli indicatori verificabili oggettivamente e dei relativi valori obiettivo definiti nel programma. Il comitato congiunto di controllo esamina tutte le questioni riguardanti i risultati del programma.
2. Il comitato congiunto di controllo può rivolgere raccomandazioni all'autorità di gestione in merito all'attuazione e alla valutazione del programma e controlla le azioni avviate a seguito delle stesse.
3. In particolare, il comitato congiunto di controllo:
a) approva il programma di lavoro e il piano finanziario dell'autorità di gestione, compreso l'impiego previsto dell'assistenza tecnica;
b) controlla l'attuazione, da parte dell'autorità di gestione, del programma di lavoro e del piano finanziario;
c) approva i criteri di selezione dei progetti da finanziare attraverso il programma;
d) è responsabile della procedura di valutazione e di selezione applicabile ai progetti da finanziare attraverso il programma;
e) approva eventuali proposte di revisione del programma;
f) esamina tutte le relazioni presentate dall'autorità di gestione e adotta, se del caso, le misure opportune;
g) esamina i casi oggetto di controversia segnalatigli dall'autorità di gestione;
h) esamina e approva la relazione annuale di cui all'articolo 77;
i) esamina e approva il piano annuale di controllo e valutazione di cui all'articolo 78;
j) esamina e approva i piani annuali d'informazione e comunicazione di cui all'articolo 79.
4. Fatto salvo il paragrafo 3, lettera d), il comitato congiunto di controllo può istituire un comitato che agisce sotto la sua responsabilità per la selezione dei progetti.
Capo 2. Autorità di gestione
Art. 25 Designazione
1. L'autorità di gestione selezionata dai paesi partecipanti al programma è sottoposta a una procedura di designazione nello Stato membro in cui ha sede mediante una decisione adottata al livello opportuno.
2.
La procedura di designazione si basa su una relazione e su un parere di un organismo di audit indipendente che valuta la conformità dei sistemi di gestione e di controllo, compreso il ruolo dei relativi organismi intermedi, con i criteri di designazione stabiliti nell'allegato I del presente regolamento. L'organismo di audit valuta, se del caso, se i sistemi di gestione e di controllo per il programma siano simili a quelli istituiti per il precedente periodo di programmazione, nonché eventuali prove dell'efficacia del loro funzionamento.
L'organismo di audit indipendente è l'autorità di audit, o un altro ente di diritto pubblico o privato con la necessaria capacità di audit, funzionalmente indipendente dall'autorità di gestione. Esso svolge le proprie mansioni in conformità delle norme di audit internazionalmente riconosciute.
3. Lo Stato membro trasmette la decisione formale di cui al paragrafo 1 alla Commissione quanto prima dopo l'adozione del programma da parte di quest'ultima.
4. Entro due mesi dal ricevimento della decisione formale di cui al paragrafo 1, la Commissione può richiedere la relazione e il parere dell'organismo di audit indipendente e la descrizione del sistema di gestione e di controllo per quanto riguarda, in particolare, le parti relative alla selezione dei progetti. Se la Commissione non intende richiedere tali documenti, ne informa senza indugio lo Stato membro. Se richiede tali documenti, la Commissione può formulare osservazioni entro due mesi dal ricevimento degli stessi, che sono riesaminati tenendo conto delle osservazioni formulate. Se la Commissione non intende formulare osservazioni iniziali o successive, lo notifica senza indugio allo Stato membro.
5.
Qualora i risultati degli audit e dei controlli mostrino che l'autorità designata non ottempera più ai criteri di cui al paragrafo 2, lo Stato membro stabilisce, a un livello adeguato, le necessarie azioni correttive e fissa, in funzione della gravità del problema, un periodo di prova durante il quale sono attuate dette azioni correttive.
Qualora l'autorità designata non attui le necessarie azioni correttive entro il periodo di prova stabilito dallo Stato membro, lo Stato membro, al livello opportuno, pone termine alla sua designazione.
Lo Stato membro notifica senza indugio alla Commissione quando:
un'autorità designata è sottoposta a un periodo di prova, fornendo informazioni sulle azioni correttive e sul rispettivo periodo di prova o
si è concluso il periodo di prova dopo l'attuazione delle azioni correttive oppure
si pone fine alla designazione di un'autorità.
La notifica, da parte di uno Stato membro, che un organismo designato è stato sottoposto a un periodo di prova non interrompe, fatta salva l'applicazione dell'articolo 61, il trattamento delle domande di pagamento.
Qualora si ponga fine alla designazione di un'autorità di gestione, i paesi partecipanti designano, affinché ne assuma le funzioni, una nuova autorità o un nuovo organismo di cui all'articolo 20, paragrafo 1. A tale organismo o autorità si applica la procedura di designazione di cui al paragrafo 2 e la Commissione ne è informata in conformità del paragrafo 4. Detta modifica richiede una revisione del programma a norma dell'articolo 6.
Art. 26 Funzioni dell'autorità di gestione
1. L'autorità di gestione è responsabile della gestione del programma conformemente al principio di sana gestione finanziaria e garantisce che le decisioni del comitato congiunto di controllo siano conformi alla legislazione e alle disposizioni applicabili.
2. Per quanto concerne la gestione del programma, l'autorità di gestione:
a) assiste il comitato congiunto di controllo e gli fornisce le informazioni necessarie allo svolgimento dei suoi compiti, in particolare i dati relativi all'avanzamento del programma ai fini del conseguimento dei risultati attesi e degli obiettivi fissati;
b) elabora e presenta alla Commissione, previa approvazione del comitato congiunto di controllo, la relazione annuale e la relazione finale;
c) condivide con gli organismi intermedi, il segretariato tecnico congiunto, l'autorità di audit e i beneficiari, le informazioni pertinenti per l'esecuzione dei loro compiti e l'attuazione dei progetti;
d) istituisce e gestisce un sistema informatizzato di registrazione e memorizzazione dei dati relativi a ciascun progetto, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, il controllo e l'audit, compresi se del caso i dati su singoli partecipanti ai progetti. Registra e memorizza, in particolare, le relazioni tecniche e finanziarie per ciascun progetto. Il sistema fornisce tutti i dati necessari per la compilazione delle domande di pagamento e dei conti annuali, compresi i dati degli importi recuperabili, recuperati e ridotti a seguito della soppressione totale o parziale del contributo a favore di un progetto o programma;
e) realizza, se del caso, studi di valutazione dell'impatto ambientale a livello del programma;
f) attua il piano d'informazione e comunicazione in conformità dell'articolo 79;
g) attua i piani di controllo e valutazione in conformità dell'articolo 78.
3. Per quanto concerne la selezione e la gestione dei progetti, l'autorità di gestione:
a) elabora e avvia le procedure di selezione;
b) gestisce le procedure di selezione dei progetti;
c) fornisce al beneficiario capofila un documento contenente le condizioni per il sostegno a ciascun progetto, compresi il piano di finanziamento e i termini per l'esecuzione;
d) firma i contratti con i beneficiari;
e) gestisce i progetti.
4. Per quanto concerne l'assistenza tecnica, l'autorità di gestione:
a) gestisce le procedure di aggiudicazione degli appalti;
b) firma i contratti con gli appaltatori;
c) gestisce i contratti.
5. Per quanto concerne la gestione finanziaria e il controllo del programma, l'autorità di gestione:
a) verifica l'avvenuta fornitura, consegna e/o installazione dei servizi, delle forniture o dei lavori e il pagamento da parte dei beneficiari delle spese da essi dichiarate e che ciò sia conforme al diritto applicabile, alle norme del programma e alle condizioni di finanziamento dei progetti;
b) garantisce che i beneficiari coinvolti nell'attuazione dei progetti mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative a un progetto;
c) istituisce misure antifrode efficaci e proporzionate, tenendo conto dei rischi individuati;
d) istituisce procedure volte ad assicurare che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati in conformità delle disposizioni di cui all'articolo 30;
e) elabora la dichiarazione di gestione e la sintesi annuale di cui all'articolo 68;
f) redige e presenta alla Commissione le domande di pagamento in conformità dell'articolo 60;
g) elabora i conti annuali;
h) tiene conto dei risultati di tutte le attività di audit svolte dall'autorità di audit o sotto la sua responsabilità all'atto di elaborare e presentare le domande di pagamento;
i) tiene una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione e dei pagamenti effettuati ai beneficiari;
j) tiene una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ridotti a seguito della soppressione totale o parziale della sovvenzione.
6.
Le verifiche a norma del paragrafo 5, lettera a), comprendono le seguenti procedure:
a) verifiche amministrative per ciascuna domanda di pagamento presentata dai beneficiari;
b) verifiche in loco dei progetti.
La frequenza e la portata delle verifiche in loco sono proporzionali all'ammontare della sovvenzione a un progetto e al livello di rischio individuato da tali verifiche e dagli audit effettuati dall'autorità di audit per i sistemi di gestione e di controllo nel loro complesso.
7. Le verifiche in loco dei progetti a norma del paragrafo 6, lettera b), possono essere svolte a campione.
8. Qualora l'istituzione che ospita l'autorità di controllo sia anche un beneficiario nell'ambito del programma, le disposizioni relative alle verifiche di cui al paragrafo 5, lettera a), garantiscono un'adeguata separazione delle funzioni.
Art. 27 Segretariato tecnico congiunto e uffici locali
1. I paesi partecipanti possono decidere di istituire un segretariato tecnico congiunto da descrivere nel programma in conformità dell'articolo 4.
2. Il segretariato tecnico congiunto assiste l'autorità di gestione, il comitato congiunto di controllo e, se del caso, l'autorità di audit nello svolgimento delle rispettive funzioni. In particolare, informa i potenziali beneficiari in merito alle opportunità di finanziamento nell'ambito dei programmi e assiste i beneficiari nell'attuazione del progetto. Può essere altresì designato come organismo intermedio di cui all'articolo 20, paragrafo 3.
3. In seguito a una decisione dei paesi partecipanti, possono essere istituiti uffici locali in detti paesi. Il loro ruolo è descritto nel programma e può comprendere attività di comunicazione, informazione, assistenza all'autorità di gestione per la valutazione dei progetti e follow-up dell'attuazione. Non è possibile in alcun caso affidare a un ufficio locale un compito che implichi l'esercizio di pubblici poteri o l'uso di poteri discrezionali di valutazione dei progetti.
4. Il funzionamento del segretariato tecnico congiunto e degli uffici locali è finanziato attraverso gli stanziamenti destinati all'assistenza tecnica.
Capo 3. Autorità di audit
Art. 28 Funzioni dell'autorità di audit
1. L'autorità di audit del programma garantisce lo svolgimento di attività di audit sui sistemi di gestione e di controllo, su un campione adeguato di progetti e sui conti annuali del programma.
1 bis. Ai fini del paragrafo 1 la pandemia di Covid-19 costituisce un caso debitamente giustificato che l'autorità di audit può, sulla base del suo giudizio professionale, invocare per impiegare un metodo di campionamento non statistico per il periodo contabile cha va dal 1o luglio 2019 al 30 giugno 2020.
2. L'autorità di audit è assistita da un gruppo di revisori comprendente un rappresentante di ciascun paese che partecipa al programma.
3. Qualora le attività di audit siano svolte da un organismo diverso dall'autorità di audit, quest'ultima si accerta che tale organismo disponga della necessaria indipendenza funzionale.
4. L'autorità di audit assicura che le attività di audit rispettino le norme in materia di audit internazionalmente riconosciute.
5. Entro nove mesi dalla firma della prima convenzione di finanziamento, in conformità dell'articolo 8, paragrafo 2, l'autorità di audit presenta alla Commissione una strategia di audit per lo svolgimento dell'attività di audit. Detta strategia definisce la metodologia di audit dei conti annuali e dei progetti, il metodo di campionamento per gli audit dei progetti e la programmazione delle attività di audit per l'esercizio contabile corrente e i due successivi. La strategia di audit è aggiornata annualmente dal 2017 fino al termine del 2024. Nel caso in cui un sistema comune di gestione e di controllo sia applicato a più programmi, è possibile elaborare un'unica strategia di audit per i programmi in questione. La strategia di audit aggiornata è trasmessa alla Commissione unitamente alla relazione annuale sul programma.
6.
L'autorità di audit redige, in conformità dell'articolo 68:
a) un parere di audit sui conti annuali per l'esercizio contabile precedente;
b) una relazione annuale di audit.
Qualora un sistema comune di gestione e di controllo sia applicato a più programmi, le informazioni di cui alla lettera b) possono essere oggetto di un'unica relazione.
Art. 29 Cooperazione con l'autorità di audit
La Commissione collabora con l'autorità di audit per coordinarne i piani e i metodi di audit e condivide i risultati degli audit effettuati sui sistemi di gestione e di controllo del programma interessato.
Titolo V. Sistemi di gestione e di controllo
Art. 30 Principi generali dei sistemi di gestione e di controllo
1. I sistemi di gestione e di controllo comprendono:
a) le funzioni di ciascun organismo coinvolto nella gestione e nel controllo, comprese la ripartizione delle funzioni all'interno di ciascun organismo e la loro organizzazione interna nel rispetto del principio della separazione delle funzioni fra tali organismi e all'interno degli stessi;
b) procedure atte a garantire l'esattezza e la regolarità delle spese dichiarate;
c) sistemi di dati elettronici per la contabilità, la memorizzazione, il monitoraggio e la rendicontazione;
d) sistemi di sorveglianza e rendicontazione nei casi in cui l'organismo responsabile affidi l'esecuzione dei compiti a un altro organismo;
e) disposizioni per l'audit del funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo;
f) sistemi e procedure per garantire una pista di controllo adeguata;
g) procedure di prevenzione, rilevamento e correzione delle irregolarità, comprese le frodi, e recupero degli importi indebitamente versati, compresi eventuali interessi;
h) procedure di aggiudicazione degli appalti per l'assistenza tecnica e procedure di selezione dei progetti;
i) ruolo delle autorità nazionali e responsabilità dei paesi partecipanti a norma dell'articolo 31.
2. L'autorità di gestione garantisce che i sistemi di gestione e di controllo del programma siano istituiti conformemente alle disposizioni del presente regolamento e che funzionino in modo efficace.
Art. 31 Autorità nazionali e responsabilità dei paesi partecipanti
1.
L'autorità nazionale designata a norma dell'articolo 20, paragrafo 6, lettera a), tra l'altro:
a) è responsabile dell'istituzione e dell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo a livello nazionale;
b) garantisce il coordinamento generale delle istituzioni coinvolte a livello nazionale nell'attuazione del programma, comprese tra l'altro le istituzioni che agiscono in veste di punti di contatto per i controlli e di membro del gruppo dei revisori;
c) rappresenta il proprio paese in sede di comitato congiunto di controllo.
Per i paesi partner della cooperazione transfrontaliera, l'autorità nazionale è il massimo organo responsabile dell'attuazione delle disposizioni contenute nella convenzione di finanziamento di cui agli articoli 8 e 9.
2. I paesi partecipanti aiutano l'autorità di gestione a rispettare gli obblighi di cui all'articolo 30, paragrafo 2.
3. I paesi partecipanti prevengono, individuano e correggono le irregolarità, ivi comprese le frodi, e recuperano gli importi indebitamente versati, compresi eventuali interessi, a norma dell'articolo 74, sul proprio territorio. Essi ne danno notifica senza indugio all'autorità di gestione e alla Commissione e le informano dell'andamento dei relativi procedimenti amministrativi e giudiziari.
4. Le responsabilità dei paesi partecipanti in ordine agli importi indebitamente versati a un beneficiario sono definite all'articolo 74.
5. L'applicazione di una rettifica finanziaria da parte della Commissione lascia impregiudicato l'obbligo dell'autorità di gestione di procedere ai recuperi a norma degli articoli 74 e 75 e l'obbligo degli Stati membri di recuperare gli aiuti di Stato a norma dell'articolo 107, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea e dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio9.
Art. 32 Strutture di audit e di controllo
1.
Le spese dichiarate dal beneficiario a sostegno di una domanda di pagamento sono esaminate da un revisore dei conti o da un funzionario pubblico competente indipendente dal beneficiario. Il revisore o il funzionario pubblico competente verificano se i costi dichiarati dal beneficiario e le entrate del progetto rispondano al vero, siano registrati con precisione e siano ammissibili a norma del contratto.
Tale esame viene effettuato sulla base di una procedura concordata avviata conformemente:
a) alla norma ISRS (International Standard on Related Services) 4400 — Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information, adottata dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (IFAC);
b) al Codice deontologico dei contabili professionisti elaborato e pubblicato dall'International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) dell'IFAC.
Per i funzionari pubblici, tali procedure e norme sono stabilite a livello nazionale, tenendo conto delle norme internazionali.
Il revisore soddisfa almeno uno dei seguenti requisiti:
a) essere membro di un organismo o istituto nazionale di contabilità o revisione contabile che a sua volta è membro dell'IFAC;
b) essere membro di un organismo o istituto nazionale di contabilità o revisione contabile. Se tale organizzazione non è membro dell'IFAC, il revisore si impegna ad operare in conformità delle norme e della deontologia dell'IFAC;
c) essere registrato come revisore legale nel registro pubblico di un organismo di controllo pubblico in uno Stato membro, in conformità dei principi in materia di controllo pubblico definiti nella direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio10;
d) essere registrato come revisore legale nel registro pubblico di un organismo di controllo pubblico in un paese partner della cooperazione transfrontaliera, a condizione che tale registro sia soggetto ai principi in materia di controllo pubblico stabiliti nella legislazione del paese interessato.
Il funzionario pubblico possiede le competenze tecniche necessarie per effettuare il suo esame.
2.
Inoltre, l'autorità di gestione svolge le proprie verifiche a norma dell'articolo 26, paragrafo 5, lettera a), e dell'articolo 26, paragrafo 6. Ai fini dell'esecuzione delle verifiche in tutta l'area del programma, l'autorità di gestione può essere assistita dai punti di contatto per i controlli.
I paesi partecipanti adottano tutte le misure possibili per sostenere l'autorità di gestione nelle sue mansioni di controllo.
3.
L'autorità di audit garantisce lo svolgimento di attività di audit sui sistemi di gestione e di controllo su un campione adeguato di progetti e sui conti annuali del programma come previsto all'articolo 28. Il gruppo di revisori di cui all'articolo 28, paragrafo 2, è istituito entro tre mesi dalla designazione dell'autorità di gestione. Esso adotta il proprio regolamento interno. È presieduto dall'autorità di audit designata per il programma.
Ciascun paese partecipante può autorizzare l'autorità di audit a svolgere direttamente i propri compiti sul suo territorio.
4. È garantita l'indipendenza dell'organismo o degli organismi di cui ai paragrafi 1, 2 e 3.
Art. 33 Controlli da parte dell'Unione
1. La Commissione, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode, la Corte dei conti europea e qualsiasi revisore esterno autorizzato da tali istituzioni e organismi possono verificare l'impiego dei fondi dell'Unione da parte dell'autorità di gestione, dei beneficiari, dei contraenti e dei subcontraenti, nonché di terzi che abbiano beneficiato di un sostegno finanziario, analizzando i documenti e/o svolgendo controlli in loco. Ciascun contratto stipula espressamente che tali istituzioni e organismi possono esercitare i propri poteri di controllo per quanto riguarda locali, documenti e informazioni, a prescindere dal supporto sul quale questi ultimi sono archiviati.
2. La Commissione si accerta, sulla base delle informazioni disponibili, ivi compresi la decisione sulla designazione, la dichiarazione di gestione annuale, le relazioni annuali di controllo, il parere di audit annuale, la relazione annuale e gli audit effettuati da organismi nazionali e dell'Unione, che i sistemi di gestione e di controllo siano conformi al presente regolamento e che funzionino in modo efficace.
3. La Commissione può chiedere all'autorità di gestione di adottare i provvedimenti necessari per garantire l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo e la regolarità delle spese.
Titolo VI. Assistenza tecnica
Art. 34 Stanziamenti per l'assistenza tecnica
1. All'assistenza tecnica può essere destinato al massimo il 10 % del contributo totale dell'Unione. In casi debitamente giustificati, di concerto con la Commissione, può essere assegnato un importo più elevato.
2. Il livello di assistenza tecnica deve rispecchiare le reali esigenze del programma, tenendo conto in particolare di fattori quali la dotazione complessiva del programma, le dimensioni dell'area geografica interessata da un programma e il numero di paesi partecipanti.
Art. 35 Finalità
1. Gli interventi di assistenza tecnica comprendono attività di preparazione, gestione, monitoraggio, valutazione, informazione, comunicazione, lavoro in rete, risoluzione delle controversie, controllo e audit connesse all'attuazione del programma e attività volte a potenziare la capacità amministrativa di attuazione del programma.
2. L'assistenza tecnica per le attività di cui al paragrafo 1 è utilizzata tanto per le esigenze delle strutture dei programmi quanto per quelle dei beneficiari.
3. Le spese sostenute per attività di promozione e sviluppo delle capacità al di fuori dell'area del programma possono essere coperte entro il limite di cui all'articolo 39, paragrafo 2, e purché siano soddisfatte le condizioni ivi stabilite.
Art. 36 Ammissibilità
1. I requisiti di ammissibilità di cui all'articolo 48 si applicano, mutatis mutandis, ai costi dell'assistenza tecnica. I costi riguardanti i funzionari dei paesi partecipanti assegnati al programma possono essere considerati ammissibili come spese di assistenza tecnica. Sono evitati i sistemi di remunerazione paralleli e le integrazioni. I costi di cui all'articolo 49 non sono considerati ammissibili come spese di assistenza tecnica.
2. I costi delle azioni preparatorie di cui all'articolo 16 sono ammissibili su presentazione del programma alla Commissione a norma dell'articolo 4, ma non prima del 1o gennaio 2014, a condizione che il programma sia approvato dalla Commissione a norma dell'articolo 5.
Art. 37 Norme applicabili in materia di appalti
1. Se l'attuazione del piano annuale per l'utilizzo degli stanziamenti destinati all'assistenza tecnica prevede il ricorso a una gara d'appalto, il contratto d'appalto è aggiudicato conformemente alle regole seguenti:
a) nel caso di un soggetto stabilito in uno Stato membro, questo applica le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative nazionali adottate in relazione alla normativa dell'Unione applicabile agli appalti pubblici oppure le norme in materia di appalti di cui al titolo IV della parte seconda del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e al titolo II della parte seconda del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;
b) in tutti gli altri casi, le norme pertinenti in materia di appalti sono descritte nella convenzione di finanziamento di cui agli articoli 8 e 9 o negli accordi di cui agli articoli 81 e 82.
2. In tutti i casi, si applicano le norme in materia di cittadinanza e di origine di cui agli articoli 8 e 9 del regolamento (UE) n. 236/2014.
3. L'aggiudicazione di appalti da parte degli uffici locali si limita ai costi di funzionamento ordinari e ai costi delle attività di comunicazione e visibilità.
Titolo VII. Progetti
Capo 1. Disposizioni generali
Art. 38 Natura del sostegno
1. Un progetto consiste in una serie di attività definite e gestite in funzione di obiettivi, realizzazioni, risultati ed effetti da conseguire entro un periodo di tempo e una dotazione finanziaria determinati. Gli obiettivi, le realizzazioni, i risultati e gli effetti contribuiscono alle priorità individuate nel programma.
2. I contributi finanziari di un programma ai progetti sono erogati attraverso sovvenzioni e, in via eccezionale, mediante trasferimenti agli strumenti finanziari. I progetti finanziati tramite sovvenzioni sono oggetto dei capi da 2 a 4.
3. Le sovvenzioni sono concesse a progetti selezionati mediante inviti a presentare proposte, in conformità delle norme indicate nel programma, salvo nei casi eccezionali debitamente giustificati di cui all'articolo 41.
4. La quota del contributo dell'Unione destinata a grandi progetti di infrastrutture e i contributi agli strumenti finanziari di cui all'articolo 42 non possono superare il 30 %.
Art. 39 Condizioni di finanziamento
1. I progetti possono ricevere contributi finanziari da un programma se soddisfano tutte le condizioni seguenti:
a) hanno effetti e vantaggi chiari per la cooperazione transfrontaliera come descritto nel documento di programmazione e conferiscono un valore aggiunto alle strategie e ai programmi dell'Unione;
b) sono attuati nell'area del programma;
c) rientrano in una delle seguenti categorie:
i) progetti integrati, nel cui ambito il beneficiario realizza sul proprio territorio una parte delle attività del progetto;
ii) progetti simmetrici, nel cui ambito attività analoghe vengono realizzate parallelamente nei paesi partecipanti;
iii) progetti riguardanti un solo paese, ove i progetti siano realizzati essenzialmente o esclusivamente in uno dei paesi partecipanti, ma a vantaggio di tutti o di una parte di essi, e ove siano individuati gli effetti e i vantaggi transfrontalieri.
2. I progetti che soddisfano i criteri di cui al paragrafo 1 possono essere attuati in parte al di fuori dell'area del programma, a condizione che siano soddisfatte tutte le condizioni seguenti:
a) i progetti sono necessari per conseguire gli obiettivi del programma e recano vantaggi all'area del programma;
b) l'importo totale stanziato nell'ambito del programma per le attività al di fuori dell'area del programma non supera il 20 % del contributo dell'Unione a livello di programma;
c) gli obblighi delle autorità di gestione e di audit in materia di gestione, controllo e audit del progetto sono adempiuti dalle autorità responsabili del programma oppure mediante accordi conclusi con le autorità dei paesi in cui viene svolta l'attività.
3. Il contributo dell'Unione a progetti che comportino una componente «infrastrutture» è rimborsato se, entro i cinque anni successivi alla chiusura del progetto o entro il termine stabilito dalle norme sugli aiuti di Stato, ove applicabile, il progetto è oggetto di una modifica sostanziale che ne alteri la natura, gli obiettivi o le condizioni di attuazione in modo tale da comprometterne gli obiettivi iniziali. Gli importi indebitamente versati in relazione al progetto sono recuperati dall'autorità di gestione in proporzione al periodo per il quale i requisiti non sono stati soddisfatti.
4. L'autorità di gestione cerca di evitare duplicazioni delle attività tra i progetti finanziati dall'Unione. A tal fine, l'autorità di gestione può procedere a tutte le consultazioni che ritenga opportune e i soggetti consultati, compresa la Commissione, forniscono il sostegno necessario.
5. L'autorità di gestione fornisce al beneficiario capofila per ciascun progetto selezionato un documento che definisce le condizioni del sostegno al progetto, compresi i requisiti specifici relativi ai prodotti o ai servizi che il progetto deve fornire, il piano finanziario e il calendario di esecuzione.
Art. 40 Inviti a presentare proposte
Per ciascun invito a presentare proposte, l'autorità di gestione fornisce ai richiedenti un documento che indica le condizioni per la partecipazione all'invito, la selezione e l'attuazione del progetto. Il documento precisa altresì i requisiti specifici concernenti i risultati da conseguire nell'ambito del progetto, il piano finanziario e il termine di esecuzione.
Art. 41 Aggiudicazione diretta
1. I progetti possono essere aggiudicati senza invito a presentare proposte soltanto nei casi seguenti e a condizione che ciò sia debitamente motivato nella decisione di aggiudicazione:
a) l'organismo al quale è aggiudicato un progetto gode di un monopolio de iure o de facto;
b) il progetto concerne azioni aventi caratteristiche specifiche che richiedono un particolare tipo di organismo tenuto conto della sua competenza tecnica, dell'alto grado di specializzazione o dei suoi poteri amministrativi.
c) il progetto è attuato al fine di promuovere le capacità di risposta alla crisi nel contesto della pandemia di Covid-19.
2. Nel programma è inserito un elenco definitivo di grandi progetti di infrastrutture proposti per la selezione senza invito a presentare proposte. Dopo l'adozione del programma, ma non oltre il 31 dicembre 2017, l'autorità di gestione fornisce alla Commissione le proposte complete di progetto, ivi comprese le informazioni di cui all'articolo 43, unitamente alla giustificazione dell'aggiudicazione diretta.
3. Nel programma è inserito un elenco indicativo di progetti diversi dai grandi progetti di infrastrutture proposti per la selezione senza invito a presentare proposte. Il comitato congiunto di controllo può decidere di selezionare progetti supplementari senza invito a presentare proposte in qualsiasi momento dopo l'adozione del programma. In entrambi i casi viene richiesta l'approvazione preventiva della Commissione. A tal fine, l'autorità di gestione fornisce alla Commissione le informazioni di cui all'articolo 43, unitamente alla giustificazione dell'aggiudicazione diretta.
4. I progetti proposti per la selezione senza invito a presentare proposte sono approvati dalla Commissione sulla base di una procedura articolata in due fasi, che consistono nella presentazione di una sintesi del progetto seguita da una proposta completa di progetto. Per ciascuna fase, la Commissione notifica la propria decisione all'autorità di gestione entro due mesi della data di presentazione del documento. Tale termine può essere prorogato se necessario. Se la Commissione respinge una proposta di progetto, ne comunica le motivazioni all'autorità di gestione.
4 bis. In deroga alla procedura di cui al paragrafo 4, i progetti proposti per la selezione senza invito a presentare proposte a norma del paragrafo 1, lettera c), sono valutati dalla Commissione sulla base di una sintesi del progetto. La Commissione notifica la propria valutazione all'autorità di gestione entro due mesi della data di presentazione del documento. Tale termine può essere prorogato se necessario. In caso di valutazione negativa, la Commissione ne comunica le motivazioni all'autorità di gestione.