REGOLAMENTO (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA COMMISSIONE del 9 dicembre 1993 che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977
Testo in vigore al
Art. 38
Tutte le decisioni relative alle deleghe e alle sottodeleghe concesse dal controllore finanziario o dai controllori finanziari subalterni sono soggette alle disposizioni degli articoli 6, 7 e 8.
Art. 39
Nell'esercizio delle sue funzioni di controllo, il controllore finanziario gode di completa indipendenza ed è responsabile soltanto davanti all'istituzione. Non può ricevere alcuna istruzione né vedersi opporre alcun limite riguardo all'esercizio delle funzioni attribuitegli con la sua nomina in virtù delle disposizioni del regolamento finanziario.
Le disposizioni del primo comma si applicano anche ai controllori finanziari subalterni, entro i limiti della delega ricevuta dal loro superiore gerarchico, il controllore finanziario.
Art. 40
Il controllore finanziario può trasmettere relazioni all'istituzione, in qualsiasi momento e su qualsiasi argomento avente implicazioni finanziarie, specie in materia di applicazione delle disposizioni dell'articolo 2 del regolamento finanziario.
L'istituzione trasmette tali relazioni, su richiesta, al Parlamento europeo e alla Corte dei conti, se non le giudica riservate.
Art. 41
Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno accesso a tutti i documenti giustificativi e a qualsiasi altro documento relativo alle spese e alle entrate da controllare. Essi possono eseguire controlli in loco.
Art. 42
La responsabilità disciplinare ed eventualmente patrimoniale, a norma dell'articolo 74 del regolamento finanziario, del controllore finanziario e dei controllori finanziari subalterni può essere fatta valere soltanto dall'istituzione stessa, alle condizioni indicate nei commi da 2 a 5.
L'istituzione prende una decisione motivata di apertura d'inchiesta. La decisione viene notificata all'interessato e, nel caso di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. L'istituzione può incaricare dell'inchiesta, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari, di grado pari o superiore a quello dell'agente interessato, che non esercitano le funzioni di controllore finanziario, di ordinatore o di contabile. Durante l'inchiesta l'interessato e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, il controllore finanziario devono essere ascoltati.
Il rapporto dell'inchiesta viene comunicato all'interessato e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. In seguito l'interessato è ascoltato dall'istituzione in merito al rapporto.
Sulla base del rapporto e dell'audizione dell'interessato, l'istituzione prende nei suoi confronti una decisione motivata di scarico oppure una decisione motivata in conformità degli articoli 22 e da 86 a 89 dello statuto. Le decisioni che infliggono sanzioni disciplinari e/o pecuniarie vengono notificate all'interessato e comunicate, per conoscenza, alle altre istituzioni, alla Corte dei conti e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario.
Contro tali decisioni l'interessato può proporre ricorso dinanzi alla Corte di giustizia, secondo il disposto dello statuto.
Art. 43
Senza pregiudizio dei mezzi di ricorso stabiliti dallo statuto, il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno diritto di ricorso dinanzi alla Corte di giustizia per qualsiasi atto relativo all'esercizio della loro funzione di controllo. Il ricorso deve essere proposto entro tre mesi dal giorno della notificazione dell'atto di cui trattasi.
Le disposizioni del primo comma si applicano al ricorso proposto dall'istituzione contro il suo controllore finanziario o i suoi controllori finanziari subalterni.
Il ricorso viene istruito e deciso secondo il disposto dell'articolo 91, paragrafo 5 dello statuto.
TITOLO VI RISCOSSIONE DEI CREDITI (articoli 28 e 29 del regolamento finanziario)
Art. 44
In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 1 del regolamento finanziario, per ogni misura che possa far sorgere o modificare un credito delle Comunità, l'ordinatore competente redige una previsione di credito. La previsione è redatta anche quando l'atto o la decisione costitutivi di un credito futuro non permettono ancora di determinare l'importo o la scadenza di tale credito: essa indica allora, per quanto possibile, l'importo stimato e la prevedibile scadenza.
La previsione è trasmessa al controllore finanziario per il visto, e al contabile ai fini della registrazione per memoria.
Art. 45
1.
In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni credito accertato forma oggetto senza indugio, di un ordine di riscossione da parte dell'ordinatore competente.
L'ordine è sottoposto per il visto al controllore finanziario ed è trasmesso al contabile ai fini della registrazione. Esso contiene in particolare la data di scadenza.
2. Il contabile procede alla riscossione invitando il debitore a pagare la somma dovuta alla data stabilita.
3. La riscossione effettiva dà luogo alla compilazione, da parte del contabile, di un titolo di entrata che viene registrato nella contabilità. L'ordinatore e il controllore finanziario vengono informati della riscossione a cura del contabile.
4. Quando un credito non sia riscosso allo scadere del termine di pagamento, il contabile cura l'avvio del procedimento di riscossione, se necessario per vie legali.
5. Un credito la cui riscossione è prevista in rate distribuite sull'arco di un solo esercizio ovvero su quello di più esercizi, è registrato integralmente nella contabilità, non appena è accertato, mediante un ordine di riscossione.
Art. 46
Gli accertamenti provvisori, a norma dell'articolo 28 del regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle entrate correnti.
Le singole riscossioni, contemplate dai suddetti accertamenti provvisori non devono quindi essere sottoposte ciascuna al visto del controllore finanziario.
Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a sottoporre al visto del controllore finanziario le modificazioni degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Art. 47
Conformemente alle disposizioni dell'articolo 45, paragrafo 3, qualsiasi incasso deve essere notificato quanto prima all'ordinatore e al controllore finanziario. Qualora l'incasso non risulti da un ordine di riscossione compilato conformemente all'articolo 45, l'importo corrispondente è immediatamente registrato a credito su un conto provvisorio della contabilità generale e l'ordinatore competente è invitato ad avviare il procedimento di accertamento di credito e ad emettere l'ordine di riscossione mancante, ai fini dell'imputazione in bilancio. Quando su questo conto provvisorio risulti accreditata una somma indebitamente riscossa, questa viene rimborsata al più presto.
Art. 48
Le previsioni e gli ordini di riscossione vengono contabilizzati separatamente, seguendo una numerazione cronologica, che consenta, per tutti i crediti dell'istituzione, di accertare in particolare quanto segue:
— le misure adottate atte a far sorgere un credito;
— gli importi dei crediti da riscuotere;
— la data di scadenza di tali crediti;
— i crediti riscossi;
— i crediti ancora da riscuotere, corredati di un'indicazione degli atti finalizzati alla loro riscossione.
Art. 49
La contabilità è organizzata in modo da garantire che il controllore finanziario possa verificare, in qualsiasi momento, l'esattezza della registrazione delle previsioni di credito e degli ordini di riscossione nonché assolvere l'obbligo previsto dall'articolo 29, paragrafo 3 del regolamento finanziario.
Art. 50
In virtù dell'articolo 29, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni proposta dell'ordinatore di rinunciare a riscuotere un credito accertato deve indicare in particolare il debitore, la natura, la valutazione, l'imputazione in bilancio dell'entrata, gli atti finalizzati alla riscossione, nonché la motivazione della rinuncia proposta.
Se l'autorità superiore dell'istituzione ha deciso di non tenere conto del rifiuto di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all'ordinatore, il quale rinvia la proposta di rinuncia, accompagnata da tale decisione, al controllore finanziario. La proposta di rinuncia, accompagnata dalla decisione di non tenere conto del rifiuto di visto, viene registrata secondo il disposto dell'articolo 28, paragrafo 2, primo comma del regolamento finanziario.
TITOLO VII IMPEGNO DELLE SPESE (articolo 36 del regolamento finanziario)
Art. 51
Prima di prendere un provvedimento implicante una spesa, l'ordinatore competente presenta al controllore finanziario una proposta di impegno. In via preliminare, l'ordinatore accerta che tale provvedimento sia conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, a quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, contemplati all'articolo 2 del regolamento finanziario. In linea di massima, la proposta è redatta in base ad un formulario, preparato di comune accordo dall'ordinatore, dal contabile e dal controllore finanziario. La proposta d'impegno deve contenere le indicazioni di cui all'articolo 37 del regolamento finanziario.
Art. 52
I progetti di decisione di carattere generale con cui l'istituzione si impegna ad una spesa nei confronti di terzi sono considerati provvedimenti implicanti una spesa senza che sia necessaria una nuova decisione.
Art. 53
Nel caso in cui un impegno di spesa debba essere preceduto da una decisione di principio dell'istituzione, il progetto di tale decisione viene trasmesso al controllore finanziario per il visto preliminare, accompagnato da una proposta di impegno corrispondente.
Quando l'istituzione ha approvato il progetto di decisione, la relativa proposta di impegno corrispondente viene trasmessa al controllore finanziario per il visto preliminare.
Qualora l'istituzione non approvi il progetto di decisione o riduca l'ammontare delle spese proposto, la proposta d'impegno viene annullata o sostituita da una proposta d'impegno adeguata che viene sottoposta al visto preliminare del controllore finanziario.
Art. 54
Gli impegni provvisori, ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 1 del regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle spese correnti. I singoli impegni coperti da tali impegni provvisori non devono essere presentati di volta in volta al visto del controllore finanziario.
Nel caso di impegni provvisori, l'ordinatore è tenuto ad accertare sotto la sua responsabilità che gli impegni individuali non superino l'impegno provvisorio di copertura.
Gli impegni provvisori possono dare origine a riporti di diritto degli stanziamenti alle condizioni di cui all'articolo 7 del regolamento finanziario soltanto se, al termine dell'esercizio, corrispondono ad obblighi finanziari effettivamente contratti prima dei termini stabiliti dal regolamento finanziario. Sono considerate spese correnti le spese amministrative di carattere ripetitivo nel corso dello stesso esercizio di bilancio, come ad esempio:
— spese per il personale (stipendi e indennità varie, spese per l'assunzione);
— spese per missioni;
— spese di rappresentanza;
— spese per riunioni;
— interpreti indipendenti;
— scambi di funzionari;
— canoni di locazione;
— assicurazioni varie;
— pulizie e manutenzione;
— noleggi;
— telecomunicazioni;
— acqua, gas, elettricità;
— pubblicazioni periodiche (bollettini mensili, ecc.);
— abbonamenti.
Art. 55
Se per taluni provvedimenti implicanti una spesa, questa non può essere ancora quantificata con esattezza al momento in cui la relativa proposta d'impegno viene presentata al controllore finanziario e comunicata al contabile, l'ordinatore procede ad una valutazione della spesa presunta, precisando nella proposta di impegno gli elementi alla base di tale valutazione.
Art. 56
Tutte le proposte d'impegno sono presentate al controllore finanziario con un anticipo sufficiente perché egli possa prendere posizione e formulare eventualmente le osservazioni che ritiene necessarie, in modo che se ne possa tener conto.
Art. 57
Salvo l'esecuzione delle disposizioni dell'articolo 23 del regolamento finanziario, le proposte d'impegno di spesa sono corredate di tutti i documenti giustificativi ed eventualmente di tutti gli altri documenti e dati necessari per consentire al controllore finanziario di procedere agli accertamenti di cui all'articolo 38, paragrafo 1 del regolamento finanziario.
TITOLO VIII REGISTRAZIONE DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA MUNITE DEL VISTO DEL CONTROLLORE FINANZIARIO (articolo 37 del regolamento finanziario)
Art. 58
Alla registrazione delle proposte d'impegno provvede la contabilità dell'istituzione. Essa deve consentire di accertare in qualsiasi momento, per l'esercizio in oggetto e per voce di bilancio, quanto segue:
1. gli stanziamenti disponibili;
2. gli importi degli impegni contratti;
3. i relativi pagamenti eseguiti;
4. il saldo degli impegni ancora da pagare. La registrazione deve parimenti consentire di accertare in qualsiasi momento quanto segue:
1. l'importo dell'impegno iniziale, eventualmente maggiorato degli impegni complementari;
2. i relativi pagamenti eseguiti a titolo di esercizi precedenti;
3. l'importo dell'impegno ancora da pagare all'inizio dell'esercizio;
4. i pagamenti dell'esercizio;
5.
il saldo ancora da pagare.
Deve parimenti essere registrato l'importo degli impegni accantonati globali in forza dell'articolo 99 del regolamento finanziario.