Regolamento di esecuzione (UE) 2021/1280 della Commissione del 2 agosto 2021 riguardante le misure in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari conformemente al regolamento (UE) 2019/6 del Parlamento europeo e del Consiglio (Testo rilevante ai fini del SEE)
Testo in vigore al
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il regolamento (UE) 2019/6 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 dicembre 2018, relativo ai medicinali veterinari e che abroga la direttiva 2001/82/CE1, in particolare l'articolo 95, paragrafo 8,
L'articolo 93, paragrafo 1, lettera j), del regolamento (UE) 2019/6 impone ai titolari di un'autorizzazione alla fabbricazione di utilizzare come materiali di partenza solo sostanze attive fabbricate secondo la buona pratica di fabbricazione per le sostanze attive e distribuite secondo la buona pratica di distribuzione per le sostanze attive.
L'articolo 95, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/6 impone agli importatori, ai fabbricanti e ai distributori di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza nei medicinali veterinari, che sono stabiliti nell'Unione, di conformarsi alla buona pratica di fabbricazione o alla buona pratica di distribuzione, a seconda del caso.
Le misure in materia di buona pratica di distribuzione dovrebbero garantire l'identità, l'integrità, la tracciabilità e la qualità delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari quando sono spostate dai locali in cui sono fabbricate ai fabbricanti di medicinali veterinari mediante vari modi di trasporto e mediante l'uso di vari metodi di conservazione, nonché garantire che tali sostanze attive restino nella catena di fornitura legale durante la conservazione e il trasporto.
Esistono diverse norme e linee guida internazionali di buona pratica di distribuzione per quanto riguarda le sostanze attive per i medicinali per uso umano2,3. A livello dell'Unione sono state adottate linee guida di buona pratica di distribuzione solo per quanto riguarda le sostanze attive per i medicinali per uso umano4. Le misure corrispondenti nel settore veterinario dovrebbero tenere conto dell'esperienza acquisita con l'applicazione dell'attuale sistema a norma della direttiva 2001/83/CE del Parlamento europeo e del Consiglio5 alla luce delle somiglianze e delle potenziali differenze tra i requisiti in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali per uso umano e per i medicinali veterinari.
Numerose sostanze attive sono utilizzate come materiali di partenza sia per i medicinali per uso umano sia per i medicinali veterinari. Gli importatori, i fabbricanti e i distributori trattano spesso tali sostanze attive. Inoltre le ispezioni relative alla buona pratica di distribuzione devono spesso essere eseguite dagli stessi esperti delle autorità competenti per i due tipi di medicinali. Pertanto, al fine di evitare inutili oneri amministrativi per l'industria e le autorità competenti, è pratico applicare al settore veterinario misure analoghe a quelle adottate nel settore umano, a meno che esigenze specifiche non impongano di procedere diversamente.
Al fine di non incidere negativamente sulla disponibilità di medicinali veterinari nell'Unione, i requisiti in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari non dovrebbero essere più rigorosi dei corrispondenti requisiti per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali per uso umano.
Le misure in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari di cui al presente regolamento dovrebbero garantire coerenza e complementarità con le misure di esecuzione in materia di buona pratica di fabbricazione per i medicinali veterinari e per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza di cui all'articolo 93, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/6 e in materia di buona pratica di distribuzione per i medicinali veterinari di cui all'articolo 99, paragrafo 6, del medesimo regolamento.
Le sezioni pertinenti della buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari dovrebbero essere rispettate anche da soggetti terzi coinvolti nella distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari e dovrebbero essere parte dei loro obblighi contrattuali. Per lottare efficacemente contro le sostanze attive falsificate utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari è necessario un approccio coerente da parte di tutti i partner della catena di fornitura.
Per garantire il conseguimento degli obiettivi in materia di buona pratica di distribuzione è necessario un sistema di qualità, che dovrebbe definire chiaramente le responsabilità, i processi e i principi di gestione dei rischi in relazione alle attività delle persone coinvolte lungo tutta la catena di distribuzione. Tale sistema di qualità, la cui responsabilità dovrebbe spettare alla dirigenza dell'organizzazione, richiede la leadership e la partecipazione attiva di quest'ultima e dovrebbe essere sostenuto con l'impegno del personale.
La corretta distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari dipende in larga misura dalla presenza di personale competente in numero sufficiente a svolgere tutti i compiti di cui sono responsabili gli importatori, i fabbricanti e i distributori di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari. Il personale dovrebbe comprendere chiaramente le proprie responsabilità individuali e tali responsabilità dovrebbero essere registrate.
Le persone che distribuiscono sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari dovrebbero disporre di locali, impianti e attrezzature idonei e adeguati, al fine di garantire la corretta conservazione e distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
Una buona documentazione dovrebbe costituire un elemento essenziale di qualsiasi sistema di qualità. Dovrebbe essere richiesta una documentazione scritta per evitare errori dovuti alla comunicazione orale e consentire il tracciamento delle operazioni pertinenti durante la distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari. Tutte le tipologie di documenti dovrebbero essere definite e rispettate.
Le procedure dovrebbero descrivere tutte le attività di distribuzione che incidono sull'identità, sulla tracciabilità e sulla qualità delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
Dovrebbero essere effettuate e conservate registrazioni di tutte le attività e tutti i fatti significativi per garantire la tracciabilità dell'origine e della destinazione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari nonché l'identificazione di tutti i fornitori o i destinatari di tali sostanze attive.
Il sistema di qualità dovrebbe descrivere in modo dettagliato tutte le operazioni principali in una documentazione adeguata.
I reclami, le restituzioni e i richiami dovrebbero essere registrati e attentamente trattati secondo procedure stabilite. Le registrazioni dovrebbero essere messe a disposizione delle autorità competenti. Dovrebbe essere effettuata una valutazione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari restituite prima di un'eventuale approvazione per la rivendita.
Qualsiasi attività esternalizzata contemplata dalla buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari dovrebbe essere correttamente definita e concordata al fine di evitare malintesi che potrebbero compromettere l'integrità di tali sostanze. Un contratto scritto tra il committente e il contraente dovrebbe stabilire chiaramente gli obblighi di ciascuna parte.
Sono necessarie autoispezioni regolari per monitorare l'attuazione e il rispetto della buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato permanente per i medicinali veterinari di cui all'articolo 145 del regolamento (UE) 2019/6,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Capo I. Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto e ambito di applicazione
1. Il presente regolamento stabilisce le misure in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
2. Il presente regolamento si applica agli importatori e ai distributori di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari e ai fabbricanti che distribuiscono le sostanze attive da essi fabbricate utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
3. Il presente regolamento non si applica agli intermedi di sostanze attive utilizzate nei medicinali veterinari.
Art. 2 Definizioni
Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni seguenti:
a) «buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari»: la parte della garanzia della qualità lungo tutta la catena di fornitura che garantisce che la qualità delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari sia mantenuta durante tutte le fasi della catena di fornitura, dal sito del fabbricante di tali sostanze attive ai fabbricanti di medicinali veterinari;
b) «sistema di qualità»: la somma di tutti gli aspetti di un sistema che attua una politica di qualità e garantisce il conseguimento degli obiettivi di qualità;
c) «gestione dei rischi attinenti alla qualità»: un processo sistematico, applicato sia proattivamente che a posteriori, per la valutazione, il controllo, la comunicazione e la verifica dei rischi attinenti alla qualità di una sostanza attiva utilizzata come materiale di partenza per i medicinali veterinari nell'arco di tutta la vita della sostanza;
d) «approvvigionamento»: l'ottenimento, l'acquisizione o l'acquisto da fabbricanti, importatori o altri distributori di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari;
e) «detenzione»: la conservazione di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari;
f) «fornitura»: tutte le attività di fornitura, vendita o donazione di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari a distributori, farmacisti, fabbricanti di medicinali veterinari o altre persone conformemente al diritto nazionale;
g) «deviazione»: scostamento dalla documentazione approvata o da una norma stabilita;
h) «procedura»: descrizione documentata delle operazioni da effettuare, delle precauzioni da adottare e delle misure da applicare direttamente o indirettamente in relazione alla distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari;
i) «distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari»: tutte le attività che consistono nell'approvvigionamento, nell'importazione, nella detenzione, nella fornitura o nell'esportazione di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari;
j) «documentazione»: le procedure e le istruzioni scritte, i contratti, le registrazioni e i dati su carta o in formato elettronico;
k) «firmato»: riferito alla registrazione del singolo individuo che ha effettuato una determinata azione o verifica. Tale registrazione può consistere in una sigla, una firma autografa completa, un sigillo personale o una firma elettronica avanzata quale definita all'articolo 3, punto 11), del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio6;
l) «data di scadenza»: la data apposta sul contenitore o sulle etichette di una sostanza attiva utilizzata come materiale di partenza per i medicinali veterinari che designa il periodo di tempo durante il quale ci si attende che la sostanza attiva, se conservata a condizioni definite, rimanga entro le specifiche stabilite per il periodo di validità e dopo il quale non dovrebbe essere utilizzata;
m) «lotto»: una quantità definita di materiale di partenza, materiale di imballaggio o prodotto trasformato in un unico processo o in una serie di processi, in modo che se ne possa presumere l'omogeneità;
n) «data di ripetizione della prova»: la data in cui una sostanza attiva utilizzata come materiale di partenza per i medicinali veterinari dovrebbe essere riesaminata per accertarsi che sia ancora idonea all'uso;
o) «trasporto»: lo spostamento di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari tra due punti senza conservazione per periodi di tempo ingiustificati;
p) «numero del lotto»: una combinazione distintiva di numeri o lettere che identifica in modo univoco un lotto;
q) «contaminazione»: introduzione indesiderata di impurezze di natura chimica o microbiologica, o di sostanze estranee, in o su una materia prima, un intermedio o una sostanza attiva durante la produzione, il prelievo di campioni, l'imballaggio o il reimballaggio, la conservazione o il trasporto;
r) «taratura»: l'insieme delle operazioni che stabiliscono, in determinate condizioni, il rapporto tra i valori indicati da uno strumento di misura o da un sistema di misura, o i valori rappresentati da una misura materiale, e i corrispondenti valori noti di una norma di riferimento;
s) «sottoposto a quarantena»: lo status dei materiali isolati fisicamente o tramite altri mezzi efficaci in attesa di una decisione sull'approvazione o sul rigetto;
t) «qualifica»: l'azione che dimostra che una qualsiasi attrezzatura funziona correttamente e porta effettivamente ai risultati previsti;
u) «convalida»: un programma documentato che garantisce un elevato livello di certezza che un determinato processo, metodo o sistema produca in modo coerente un risultato che soddisfa criteri di accettazione prestabiliti;
v) «sostanza attiva falsificata utilizzata come materiale di partenza per i medicinali veterinari»: qualsiasi sostanza attiva utilizzata come materiale di partenza per i medicinali veterinari che comporti una falsa rappresentazione di uno degli elementi seguenti:
i) la sua identità, compresi l'imballaggio e l'etichettatura, il nome o i componenti, in relazione a uno qualsiasi dei suoi costituenti e al relativo dosaggio;
ii) la sua origine, compresi il fabbricante, il paese di fabbricazione, il paese di origine; o
iii) la sua storia, compresi le registrazioni e i documenti relativi ai canali di distribuzione utilizzati.
Capo II. Sistema di qualità
Art. 3 Sviluppo e mantenimento di un sistema di qualità
1. Le persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, sviluppano e mantengono un sistema di qualità.
2. Il sistema di qualità tiene conto delle dimensioni, della struttura e della complessità delle attività di tali persone e dei cambiamenti previsti per tali attività.
3. Le persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, assicurano che tutte le parti del sistema di qualità siano adeguatamente provviste di personale competente nonché di locali, attrezzature e impianti idonei e sufficienti.
Art. 4 Requisiti relativi al sistema di qualità
1. Il sistema di qualità definisce le responsabilità, i processi e i principi di gestione dei rischi attinenti alla qualità.
2. Tale sistema assicura che siano rispettati gli obblighi seguenti:
a) l'approvvigionamento, l'importazione, la detenzione, la fornitura, il trasporto o l'esportazione di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari sono conformi ai requisiti in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari di cui al presente regolamento;
b) le responsabilità di gestione sono chiaramente definite;
c) le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari sono consegnate alle giuste condizioni, ai destinatari corretti ed entro un periodo di tempo adeguato;
d) le registrazioni sono effettuate contemporaneamente alle operazioni;
e) le deviazioni sono documentate ed esaminate;
f) sono intraprese adeguate azioni correttive e preventive in linea con i principi di gestione dei rischi attinenti alla qualità;
g) sono valutati i cambiamenti che possono incidere sulla conservazione e sulla distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
Capo III. Personale
Art. 5 Persone responsabili del sistema di qualità
1. Le persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, designano una persona fisica come persona responsabile del sistema di qualità in ogni sede in cui sono svolte le attività di distribuzione.
2. Le persone responsabili del sistema di qualità hanno un'autorità e una responsabilità definite per garantire l'attuazione e il mantenimento di un sistema di qualità e sono personalmente responsabili dell'adempimento dei propri obblighi.
3. Le persone responsabili del sistema di qualità possono delegare i propri compiti ma non le proprie responsabilità.
Art. 6 Personale coinvolto nella distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari
1. Le responsabilità di tutto il personale coinvolto nella distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari sono specificate per iscritto.
2. Il personale riceve formazione sui requisiti in materia di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari di cui al presente regolamento. Il personale possiede inoltre le competenze e l'esperienza adeguate per garantire che le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari siano manipolate, conservate e distribuite correttamente.
Art. 7 Formazione del personale
1. Il personale riceve formazione iniziale e continua pertinente per il proprio ruolo, sulla base di procedure e conformemente a un programma scritto di formazione.
2. Le persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, conservano una registrazione di tutte le attività di formazione e ne valutano e documentano periodicamente l'efficacia.
Art. 8 Igiene
Le persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, stabiliscono procedure adeguate in materia di igiene del personale, anche per quanto riguarda la salute degli individui e indumenti adeguati, pertinenti alle attività svolte. Il personale si conforma a tali procedure.
Capo IV. Locali e attrezzature
Art. 9 Requisiti relativi ai locali e alle attrezzature
1. I locali e le attrezzature sono adeguatamente posizionati, progettati, costruiti e mantenuti in modo da garantire:
a) operazioni adeguate, quali il ricevimento, la corretta conservazione, il prelievo, l'imballaggio e la spedizione;
b) protezione dalla contaminazione dovuta, tra l'altro, a sostanze stupefacenti, materiali altamente sensibilizzanti, materiali ad alta attività farmacologica o tossicità;
c) l'adeguata distribuzione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari.
2. Lo spazio, l'illuminazione e la ventilazione sono sufficienti a garantire la necessaria separazione, adeguate condizioni di conservazione e pulizia.
3. I dispositivi di monitoraggio necessari a garantire le caratteristiche qualitative delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari sono soggetti a taratura sulla base di norme tracciabili certificate, secondo un calendario approvato.
4. Le attività di ricevimento e spedizione sono svolte, se possibile, in luoghi separati. Se ciò non è possibile, tali attività sono svolte in momenti distinti.
5. Le aree in cui vengono ricevute le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari proteggono le consegne dalle condizioni meteorologiche prevalenti durante lo scarico.
6. L'area di ricevimento è separata dall'area di immagazzinaggio.
7. Attrezzature e prodotti per la pulizia adeguati sono scelti e utilizzati in modo che non costituiscano una fonte di contaminazione.
8. I locali sono protetti dall'ingresso di volatili, roditori, insetti e altri animali. È attuato e mantenuto un programma di lotta contro i roditori e gli animali infestanti. L'efficacia di tale programma è monitorata.
9. Le attrezzature difettose non sono utilizzate e sono rimosse o etichettate come difettose. Le attrezzature sono smaltite in modo da evitare qualsiasi uso improprio.
10. Sono previste aree separate per la conservazione di sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari ricevute, sottoposte a quarantena, respinte, richiamate e restituite, comprese quelle con imballaggi danneggiati.
11. Qualsiasi sistema che sostituisca la separazione fisica, se del caso, quale la separazione elettronica basata su un sistema informatizzato, fornisce una sicurezza equivalente ed è soggetto ad adeguata convalida.
12. Le aree e i prodotti separati sono adeguatamente identificati.
Art. 10 Accesso ai locali
L'accesso è controllato e i locali sono adeguatamente protetti per impedire l'accesso non autorizzato.
Capo V. Documentazione, procedure e conservazione delle registrazioni
Art. 11 Documentazione
1. La documentazione soddisfa i requisiti seguenti:
a) è facilmente disponibile o reperibile;
b) è sufficientemente completa rispetto alla portata delle attività delle persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2;
c) è redatta in una lingua comprensibile al personale;
d) è redatta in modo chiaro e privo di ambiguità.
2. Gli errori individuati nella documentazione sono corretti senza indugio e in modo che siano chiaramente tracciabili l'autore e la tempistica della correzione.
3. Qualsiasi modifica della documentazione è firmata e datata. La modifica consente la lettura delle informazioni originali. Se del caso, il motivo della modifica è registrato.
4. Ogni dipendente ha facile accesso a tutta la documentazione necessaria per lo svolgimento dei propri compiti.
5. Tutta la documentazione relativa alla conformità delle persone di cui all'articolo 1, paragrafo 2, alla buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari di cui al presente regolamento è messa a disposizione su richiesta delle autorità competenti.
6. Sono indicate le relazioni e le misure di controllo per i documenti originali e le copie ufficiali, il trattamento dei dati e le registrazioni per tutti i sistemi cartacei, elettronici e ibridi.
Art. 12 Procedure
1. Le procedure descrivono le attività di distribuzione che incidono sulla qualità delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari. Tali attività includono:
a) il ricevimento e la verifica delle consegne;
b) la conservazione;
c) la pulizia e la manutenzione dei locali, compresa la lotta contro gli animali infestanti;
d) la registrazione delle condizioni di conservazione;
e) la sicurezza delle scorte in loco e delle partite in transito;
f) il ritiro dalle scorte destinate alla vendita;
g) la gestione delle sostanze attive utilizzate come materiali di partenza per i medicinali veterinari restituite;
h) i piani di richiamo.
2. Le procedure sono approvate, firmate e datate dalla persona pertinente responsabile del sistema di qualità.
3. Sono impiegate procedure valide e approvate. I documenti sono chiari e adeguatamente dettagliati. Sono indicati il titolo, la natura e lo scopo dei documenti. I documenti sono regolarmente riesaminati e aggiornati. Alle procedure è applicato un controllo della versione. Esiste un sistema per impedire l'uso involontario della versione precedente dopo la revisione di un documento. Le procedure superate o obsolete sono rimosse dalle stazioni di lavoro e archiviate.