Decisione della Commissione del 16 dicembre 2008 sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive (2008/969/CE, Euratom)

1. L’OLAF richiede la registrazione di un avviso W1a se nella fase iniziale di un’indagine emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari. L’OLAF informa il funzionario SAR del servizio interessato in merito a tali richieste.

2. L’OLAF e lo IAS richiedono l’attivazione di un avviso W1b se da un’indagine emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni definitive di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari. Essi informano il funzionario SAR del servizio interessato in merito a tali richieste.

3. L’ordinatore delegato competente chiede l’attivazione di un avviso W1c se nel quadro di un’indagine della Corte dei conti o della sua struttura di audit interno o di altre revisioni contabili o inchieste realizzate sotto la sua responsabilità o di cui viene a conoscenza emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni definitive di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari.

4.

5. Gli avvisi W1 rimangono attivi per un massimo di sei mesi. Essi vengono eliminati automaticamente. Se l’avviso SAR deve essere confermato e non può essere sostituito da un altro tipo di avviso entro tale periodo, è necessario presentare una nuova richiesta.

1. L’OLAF e lo IAS richiedono l’attivazione di un avviso W2a se le rispettive indagini individuano errori amministrativi gravi o frodi che coinvolgono terzi, in particolare terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari.

2. L’ordinatore delegato competente chiede l’attivazione di un avviso W2b se un’indagine della Corte dei conti o della sua struttura di audit interno o altre revisioni contabili o indagini realizzate sotto la sua responsabilità o di cui viene a conoscenza si concludono con la constatazione scritta di errori amministrativi gravi o frodi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari posti sotto la sua responsabilità.

3. Gli avvisi W2 rimangono attivi per un massimo di sei mesi. Essi vengono eliminati automaticamente. Se l’avviso SAR deve essere confermato e non può essere sostituito da un altro tipo di avviso entro tale periodo, è necessario presentare una nuova richiesta.

1. Il contabile registra un avviso W3a quando riceve dal segretariato generale la notifica di un ordine di sequestro conservativo presso terzi relativo a un terzo.

2.

3. Gli avvisi W3 rimangono attivi fino a quando non viene pronunciata una sentenza passata in giudicato o fino a quando la controversia non venga risolta in altro modo.

1. Il contabile registra un avviso W4 relativo ad un terzo che è oggetto di un ordine di recupero emesso dalla Commissione, superiore ad un determinato importo e il cui pagamento ha registrato un ritardo significativo.

2. Il contabile stabilisce gli orientamenti interni relativi alle soglie degli importi e all’entità dei ritardi per la registrazione degli avvisi W4.

3. Un avviso W4 rimane attivo fino a quando il debito non viene saldato. Quando il debito viene saldato, il contabile elimina l’avviso.

1. Gli avvisi di esclusione registrati conformemente all’articolo 10, paragrafi 1, 2 e 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 sono considerati, nel quadro del SAR, avvisi W5a.

2. Un avviso W5b viene registrato nel SAR su richiesta del servizio della Commissione responsabile della normativa applicabile per quanto riguarda persone fisiche o giuridiche, gruppi o entità il cui nome figura su un elenco stilato ai sensi di un regolamento del Consiglio che introduce restrizioni finanziarie legate alla PESC, fintantoché la designazione della persona, del gruppo o dell’entità rimane valida. L’avviso è accompagnato dai riferimenti al regolamento che introduce le restrizioni o al corrispondente provvedimento attuativo.

3. La registrazione degli avvisi di esclusione è soggetta alle seguenti regole:

1. a) Se l’ordinatore delegato competente prevede di escludere un terzo ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere a), b), c), d) ed e), del regolamento finanziario, egli dà al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. Il terzo dispone di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Prima di escludere il terzo ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, l’ordinatore delegato competente consulta il servizio giuridico e la direzione generale Bilancio. In attesa di una possibile decisione della Commissione in merito alla durata dell’esclusione, l’ordinatore delegato competente richiede, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione e rinvia immediatamente il caso alla Commissione. Per tutelare gli interessi finanziari della Commissione, l’ordinatore delegato competente può richiedere la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione W5a prima ancora di avere dato al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere. Alternativamente, egli può richiedere la registrazione di un avviso W2.

2. b) Se l’ordinatore delegato competente prevede di avviare la procedura prevista dall’articolo 96 del regolamento finanziario, egli dà al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. Il terzo dispone di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Dopo avere consultato il servizio giuridico e la direzione generale Bilancio e in attesa di un’eventuale decisione della Commissione relativa alla sanzione amministrativa, l’ordinatore delegato competente richiede, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione W5a se anche la condotta del terzo costituisce un errore grave in materia professionale ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario.

3. c) Nelle richieste di registrazione definitiva di un avviso W5a ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere b), c), e) o f), del regolamento finanziario va specificata la durata dell’esclusione decisa dalla Commissione.

1. Il contabile sospende i pagamenti a favore dei beneficiari per i quali sono stati registrati avvisi W2, W3, W4 e W5. Egli invia una notifica all’ordinatore delegato competente, chiedendogli di precisare le ragioni per cui sarebbe opportuno procedere ai pagamenti nonostante l’esistenza di avvisi SAR W2, W3b e W5a.

2.

3. Nei confronti di un terzo rispetto al quale è stato registrato un avviso W5 non è possibile procedere ad alcun impegno di bilancio, ad alcuna registrazione di impegno giuridico specifico nella contabilità di bilancio sulla base di un impegno globale, né alla conclusione di un impegno giuridico sulla base di un impegno accantonato.

1. Se un avviso W2, W3b o W4 viene registrato nel momento in cui l’ordinatore delegato competente o il suo personale consulta il SAR conformemente all’articolo 6, paragrafo 2, lettera a), egli informa, se la fase della procedura lo permette, il comitato di valutazione per l’aggiudicazione dei contratti o della sovvenzione interessato dell’esistenza di tale avviso, nella misura in cui questo costituisca un elemento nuovo di cui tenere conto relativamente ai criteri di selezione per il contratto o la sovvenzione. L’ordinatore delegato competente tiene conto di tali informazioni, in particolare se il terzo oggetto della registrazione figura al primo posto dell’elenco stilato dal comitato di valutazione.

2.

1. Se un avviso W2, W3b o W4 è stato registrato per motivi legati all’esecuzione o all’aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione in corso o alla rispettiva procedura di aggiudicazione, l’ordinatore delegato competente può, tenendo in debito conto i rischi che ciò comporta, la natura e i motivi dell’avviso, le prevedibili conseguenze sull’esecuzione del contratto o della sovvenzione, in particolare per quanto riguarda l’importo, la durata ed eventualmente l’urgenza di queste ultime, adottare una delle seguenti misure:

1. a) decidere di permettere al contraente o al beneficiario di proseguire nell’esecuzione del contratto o della sovvenzione, sottoponendola alle previste misure di vigilanza rafforzate;

2. b) sospendere le scadenze di pagamento conformemente all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, al fine di procedere a verifiche complementari per accertarsi, prima di eseguire ulteriori pagamenti, che le spese siano ammissibili e quindi eseguire i pagamenti effettivamente dovuti;

3. c) sospendere l’esecuzione del contatto o della sovvenzione conformemente all’articolo 103 e all’articolo 119 del regolamento finanziario;

4. d) risolvere il contratto o la sovvenzione, se contengono una disposizione che lo prevede.

2. Se l’avviso W2, W3b o W4 non è stato registrato per motivi legati al contratto o alla sovvenzione in corso o alla rispettiva procedura di aggiudicazione, l’ordinatore delegato competente può, in base al tipo di avviso e alle conseguenze prevedibili che esso può avere sull’esecuzione del contratto o della sovvenzione in corso, tenendo debitamente conto dei rischi che ciò comporta, compreso il rischio di contenzioso giudiziario, adottare una delle seguenti misure:

1. a) applicare una o più delle opzioni di cui al paragrafo 1, lettere a) e b);

2. b) risolvere il contratto o la sovvenzione se contengono una disposizione che lo prevede, se emergono nuovi elementi che giustificano una reale perdita di fiducia da parte della Commissione ed una minaccia alla reputazione delle Comunità.