dec. 97/738/CE

visto il regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio, del 26 maggio 1975, concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro¹, modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 1947/932,

visto il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio, del 1o giugno 1976, recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro³, modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 1949/934,

vista la decisione della Commissione dell'8 febbraio 1994 sull'accesso del pubblico ai propri documenti,

DECIDE di adottare il seguente codice di condotta concernente l'accesso del pubblico ai documenti della Fondazione.

Principio generale Il pubblico avrà il più ampio accesso possibile ai documenti di cui dispone la Fondazione.

Per "documento" si intende ogni scritto, indipendentemente dal suo supporto, contenente dati esistenti, in possesso della Fondazione.

Trattamento delle richieste iniziali La richiesta di accesso ad un documento dovrà essere scritta e formulata in modo sufficientemente preciso e dovrà contenere in particolare gli elementi che permettano di identificare il documento o i documenti in questione. Se necessario, la Fondazione inviterà il richiedente a precisare meglio la sua richiesta.

Qualora l'autore del documento in possesso della Fondazione sia una persona fisica o giuridica, uno Stato membro, un'altra istituzione od organo comunitario o qualsiasi altro organismo nazionale o internazionale, la richiesta dovrà essere indirizzata direttamente all'autore del documento.

La Fondazione, di concerto con i richiedenti, troverà una soluzione equa per dare corso alle richieste ripetitive e/o che riguardano documenti voluminosi.

L'accesso ai documenti sarà esercitato sia mediante consultazione sul posto, sia mediante il rilascio di una copia a spese del richiedente.

Per la fornitura di una copia di un documento su supporto cartaceo di oltre trenta pagine sarà richiesto un diritto di 10 ECU, più 0,036 ECU per foglio. Per supporti diversi, l'importo del diritto verrà stabilito caso per caso, sempre comunque entro limiti ragionevoli.

La Fondazione ha l'autorità di vietare la riproduzione o la circolazione di un determinato documento per scopi commerciali, tramite vendita diretta, senza la sua previa autorizzazione.

Entro un mese la Fondazione comunicherà al richiedente, per iscritto, che la richiesta è stata accolta oppure che intende respingerla. La mancata risposta entro un mese a decorrere dalla presentazione della domanda equivale all'intenzione di rifiutare l'accesso.

Trattamento riservato alle richieste di conferma Qualora la Fondazione respinga una richiesta, essa ne informa senza indugio l'interessato, comunicandogli che egli dispone di un mese per presentare una richiesta di conferma alla Fondazione volta a riesaminare la sua posizione. In assenza di tale richiesta, si considera che l'interessato abbia rinunciato alla richiesta iniziale.

Qualora sia presentata una siffatta richiesta di conferma e la Fondazione decida di negare la trasmissione del documento, tale decisione, che dev'essere adottata entro un mese dalla presentazione della richiesta di conferma, viene tempestivamente trasmessa per iscritto al richiedente. La mancata risposta entro un mese a decorrere dalla presentazione della richiesta di conferma, equivale a rifiuto; quest'ultimo deve essere debitamente motivato ed indicare i mezzi di impugnazione possibili, ossia il ricorso giudiziario e l'intervento del mediatore, alle condizioni previste rispettivamente agli articoli 173 e 138 E del trattato che istituisce la Comunità europea.

Regime delle eccezioni La Fondazione nega l'accesso a qualsiasi documento la cui divulgazione possa pregiudicare:

- la protezione dell'interesse pubblico (sicurezza pubblica, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedimenti giudiziari, controlli e indagini);

- la protezione dei singoli e della vita privata;

- la protezione del segreto commerciale e industriale;

- la protezione degli interessi finanziari della Comunità;

- la protezione della riservatezza chiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito l'informazione o prevista dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito l'informazione.

L'accesso ai documenti può essere altresì negato per tutelare l'interesse della Fondazione alla segretezza delle proprie deliberazioni.

Attuazione La Fondazione adotta le misure necessarie all'attuazione dei suddetti principi entro il 1o aprile 1998.

Riesame La Fondazione si impegna a riesaminare il presente codice di condotta dopo due anni dall'entrata in vigore, in base ai rapporti preparati dai segretari generali del Consiglio e della Commissione sui codici di condotta di queste due istituzioni.