Decisione del Comitato economico e sociale europeo del 1o luglio 2003 relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Comitato economico e sociale europeo (2003/603/CE)

1. Un registro pubblico di documenti è istituito in seno al Comitato, in analogia a quanto disposto dall'articolo 11 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Il registro contiene i pareri adottati dal Comitato e i progetti di parere adottati dalle sue sezioni specializzate, come pure le tipologie di documenti precisate nell'allegato alla presente decisione. Può inoltre contenere altre decisioni o documenti elaborati dal Comitato e riferimenti di documenti elaborati o ricevuti dal Comitato a partire dal 3 dicembre 2001, data d'applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.

3. Fatto salvo il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati⁴, e l'articolo 16 del regolamento (CE) n. 1049/2001, la totalità dei documenti è resa disponibile sul sito Internet del Comitato.

1. I documenti di cui all'articolo 2, paragrafo 2, della presente decisione sono inseriti quanto prima nel registro. La direzione Affari generali adotta le misure di esecuzione interne necessarie per garantire la loro registrazione.

2. I documenti elaborati nel quadro della procedura consultiva o delle altre attività del Comitato sono inseriti nel registro non appena presentati o resi pubblici, sotto la responsabilità della direzione o dell'organo incaricato della loro gestione.

3. Tutti i documenti ricevuti dal Comitato e provenienti da terzi, ai termini dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001, possono essere inseriti nel registro, a meno che non si tratti di documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento di cui sopra, nel qual caso devono essere rispettate le limitazioni previste nel suddetto articolo.

1. Per quanto possibile, tutti i documenti redatti dal Comitato nel quadro della procedura consultiva sono resi accessibili ai cittadini in forma elettronica, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. A tale proposito, il Comitato rende accessibili tutti i propri pareri attraverso il registro, il che consente ai cittadini di accedere direttamente alla totalità dei documenti.

3. Il Comitato rende il registro accessibile elettronicamente dal proprio sito Internet e assicura l'assistenza on line ai cittadini quanto alle modalità di presentazione delle domande d'accesso ai documenti.

4. Gli altri documenti, in particolare quelli di natura più politica o strategica, sono resi, per quanto possibile, direttamente accessibili.

1. Per quanto possibile, i documenti elaborati dal Comitato al di fuori della procedura consultiva, come pure altri documenti di interesse generale ricevuti dal Comitato, sono direttamente accessibili ai cittadini attraverso il registro, fatte salve le limitazioni previste agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2.

1. Le domande di accesso a un documento sono trasmesse per iscritto (per posta, fax o posta elettronica) al segretario generale del Comitato o all'indirizzo aperto sul sito Internet del Comitato, in una delle lingue enumerate all'articolo 314 del trattato CE.

2. La domanda deve essere formulata in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentono di individuare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e l'indirizzo del richiedente.

3. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, il Comitato invita il richiedente a chiarirla e lo assiste a tale fine. In questo caso, il termine di risposta decorre solo a partire dal momento in cui il Comitato dispone dei chiarimenti.

4. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

1. Le domande di accesso a documenti in possesso del Comitato vengono evase, il giorno stesso della loro registrazione, dal servizio Corrispondenza/archivi, il quale ne accusa ricezione, prepara la risposta e fornisce i documenti richiesti entro il termine stabilito.

2. Quando la domanda riguarda un documento elaborato dal Comitato cui si applica una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il servizio Corrispondenza/archivi contatta il servizio o l'organo autore del documento, che propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda.

3. Qualora i dubbi sulla divulgazione riguardino documenti provenienti da terzi, il Comitato consulta tali terzi concedendo loro cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se a tali documenti si applica una delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001. In assenza di risposta entro il termine di cinque giorni lavorativi, il Comitato passa alla fase successiva della procedura.

1. Entro quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il servizio Corrispondenza/archivi concede e fornisce l'accesso al documento richiesto.

2. Qualora il Comitato non sia in grado di fornire l'accesso al documento richiesto, comunica per iscritto al richiedente i motivi del respingimento, totale o parziale, della domanda, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma.

3. In tal caso, il richiedente dispone di un termine di quindici giorni lavorativi, a partire dalla ricezione della risposta, per presentare una domanda di conferma.

4. In via eccezionale, in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 del presente articolo può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

5. In assenza di risposta da parte del Comitato entro i termini previsti, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

1. Le domande iniziali sono trattate dal servizio Corrispondenza/archivi.

2. Le risposte positive alle domande iniziali sono trasmesse al richiedente dal direttore del servizio, il quale può delegare tale compito.

3. La decisione di opporre un rifiuto, debitamente motivato, a una domanda iniziale spetta allo stesso direttore, su proposta del servizio Corrispondenza/archivi o dell'organo autore del documento.

4.

1. Le domande di conferma sono inviate al Comitato per iscritto entro quindici giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta con cui si nega totalmente o parzialmente l'accesso al documento richiesto, oppure in assenza di risposta alla domanda iniziale.

2. La formulazione delle domande di conferma deve ottemperare ai medesimi requisiti formali previsti per le domande iniziali.

1. Le domande di conferma sono trattate secondo le medesime modalità previste all'articolo 7 della presente decisione.

2. Il Comitato concede l'accesso al documento o comunica per iscritto i motivi del proprio rifiuto totale o parziale entro quindici giorni lavorativi a decorrere dalla registrazione della domanda di conferma.

3. In via eccezionale, in caso di domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo precedente può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.