Decisione del consiglio di amministrazione di Europol del 4 giugno 2009 che fissa le norme per la selezione, la proroga del mandato e la revoca del direttore e dei vicedirettori di Europol (2009/1011/GAI)
Testo vigente
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL,
vista la decisione del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce un Ufficio europeo di polizia (Europol)1 (di seguito denominata «decisione Europol») e in particolare gli articoli 37, paragrafo 9, lettera g), 38, paragrafo 1, 38, paragrafo 2, 38, paragrafo 3, 38, paragrafo 7, e 39,
visto lo statuto dei funzionari delle Comunità europee (di seguito denominato «lo statuto del personale») e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (di seguito denominato «il regime») previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/682 del Consiglio,
visto l’articolo 12 del regime relativo alle condizioni di impiego del personale temporaneo e il capitolo 9 del titolo II del regime sulla cessazione dall’impiego del personale temporaneo,
vista la decisione SEC(2009) 27/2 della Commissione, del 12 gennaio 2009, contenente gli orientamenti sulla selezione e sulla nomina dei direttori delle agenzie di regolamentazione, delle agenzie esecutive e delle imprese comuni,
visto il regolamento interno del consiglio di amministrazione,
Spetta al consiglio di amministrazione stabilire le norme da applicare alla selezione, all’estensione del mandato e al licenziamento del direttore e dei vicedirettori di Europol, soggette ad approvazione da parte del Consiglio, che delibera a maggioranza qualificata, prima della loro entrata in vigore.
Il direttore e i vicedirettori devono essere selezionati tramite una procedura obiettiva e trasparente, fatta salva la riservatezza dei verbali e la tutela dei dati personali elaborati ai fini delle procedure di selezione.
È auspicabile adottare procedure analoghe a quelle stabilite nella decisione SEC(2009) 27/2 della Commissione, del 12 gennaio 2009.
Le procedure di selezione hanno lo scopo di individuare i candidati più qualificati alla funzione da ricoprire.
Europol è un datore di lavoro che offre pari opportunità,
HA ADOTTATO LE PRESENTI NORME:
Capo 1. Disposizioni generali
Art. 1
1. Le presenti norme si applicano alla selezione, all’estensione del mandato e al licenziamento del direttore e dei vicedirettori, come indicato nell’articolo 38 della decisione Europol.
2. Ove il direttore si trovi temporaneamente nell’impossibilità di esercitare le funzioni del suo mandato per un periodo superiore a un mese, o il posto del direttore sia vacante, le sue funzioni sono esercitate da un vicedirettore. A tal fine il consiglio di amministrazione indica l’ordine della sostituzione.
3. Qualunque riferimento contenuto nelle presenti norme a una persona di sesso maschile viene ritenuto un riferimento anche al sesso femminile e viceversa, a meno che il contesto indichi una situazione diversa.
Capo 2. Procedure di selezione
Art. 2
La procedura di selezione rispetta i principi sanciti dall’articolo 12, paragrafo 1, del regime.
Art. 3
1. Il posto di direttore o vicedirettore è ritenuto vacante:
a) a decorrere dal nono mese precedente la fine del loro rispettivo mandato;
b) in seguito alla ricezione da parte del Consiglio di una lettera di dimissioni;
c) in base a una decisione del Consiglio di licenziare il direttore o il vicedirettore oppure di cessare il loro servizio, conformemente al capitolo 4 delle presenti norme;
d) a decorrere dal nono mese precedente la data in cui il direttore o vicedirettore compie 65 anni; o
e) in seguito al decesso del direttore o vicedirettore.
2.
Per ciascun posto vacante viene pubblicato dal consiglio di amministrazione un avviso di posto vacante. Per il posto di vicedirettore l’avviso di posto vacante viene redatto dal consiglio di amministrazione, dopo aver consultato il direttore.
L’avviso di posto vacante riporta, in termini chiari e dettagliati i seguenti elementi:
a) una descrizione generale delle mansioni e della missione di Europol, come disposto dalla decisione che istituisce Europol;
b) una descrizione delle funzioni e delle mansioni principali del direttore o del vicedirettore, a seconda dei casi, con adeguati riferimenti alle disposizioni pertinenti della decisione Eurogol;
c) i criteri di idoneità che ogni candidato dovrà soddisfare;
d) il profilo del posto, comprese le caratteristiche considerate pertinenti alla funzione, che vengono successivamente utilizzate come criteri di selezione;
e) una sintesi della procedura di selezione e di nomina;
f) i termini e le condizioni di impiego, compreso il grado al momento dell’assunzione, la natura del contratto offerto e la durata del mandato;
g) le modalità e il termine di presentazione delle domande.
3.
Il processo di selezione comprende una valutazione per determinare le competenze e le capacità specifiche dei candidati.
Il consiglio di amministrazione specifica le caratteristiche e le modalità di valutazione per ogni posto vacante e può decidere di ricorrere a un centro di valutazione esterno.
4.
L’avviso di posto vacante specifica, inoltre, che i candidati devono presentare al presidente del consiglio di amministrazione un atto di candidatura scritto, corredato di un curriculum vitae dettagliato, di una lettera di motivazione e delle garanzie di moralità richieste per le funzioni inerenti al posto vacante, entro sei settimane dalla data di pubblicazione dell’avviso di posto vacante nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
L’avviso di posto vacante contiene inoltre informazioni sulle indagini di sicurezza che devono essere effettuate sul candidato prescelto in conformità delle norme adottate ai sensi dell’articolo 40 della decisione Europol.
Art. 4
1. Il consiglio di amministrazione provvede affinché l’avviso di posto vacante, di cui all’articolo 3, paragrafo 2, sia pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e in altri mezzi di informazione, compresi i quotidiani e le riviste specializzate nazionali, in modo da assicurare la massima pubblicità in tutti gli Stati membri.
2. Europol informa le unità nazionali Europol in merito ai posti vacanti di direttore o vicedirettore. Le unità nazionali informano del posto vacante le rispettive autorità competenti dei loro Stati membri. Le autorità competenti assicurano che i loro dipartimenti e tutto il personale interessato siano informati del posto vacante.
3. Europol invia ai candidati un avviso di ricevimento.
Art. 5
1. Il consiglio di amministrazione istituisce una commissione selezionatrice (di seguito denominata: «la commissione»), incaricata di valutare le domande ricevute e di redigere una relazione motivata da presentare al consiglio di amministrazione, ai sensi dell’articolo 6 delle presenti norme.
2. Per il posto di direttore, la commissione è composta dal membro del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione e da sei membri del consiglio di amministrazione in rappresentanza degli Stati membri, designati mediante sorteggio dal consiglio di amministrazione.
3. Per il posto di vicedirettore, la commissione è composta dal direttore o da un vicedirettore delegato da quest’ultimo, dal membro del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione e da cinque membri del consiglio di amministrazione in rappresentanza degli Stati membri, designati mediante sorteggio dal consiglio di amministrazione.
4. Qualora un membro del consiglio di amministrazione designato ai sensi dei paragrafi 2 e 3 sia impossibilitato a partecipare all’attività della commissione, dovrà essere sostituito dal supplente del consiglio di amministrazione che rappresenta la Commissione o lo Stato membro in questione, a seconda dei casi.
5. Qualora vi sia motivo di ritenere che un membro della commissione abbia una relazione personale con uno dei candidati o qualora possa sorgere qualunque altro potenziale conflitto di interessi, tale membro non dovrà partecipare all’attività della commissione e verrà sostituito dal supplente, in conformità del paragrafo 4.
6. Il segretariato del consiglio di amministrazione funge da segretariato della commissione.
Art. 6
1. In occasione della prima riunione, la commissione sceglie un presidente tra i suoi membri.
2. La commissione può essere coadiuvata da un consulente esterno in materia di risorse umane per lo svolgimento delle sue mansioni, secondo quanto stabilito dal consiglio di amministrazione su propria iniziativa o su richiesta della commissione. Il consulente esterno in materia di risorse umane non ha lo status di membro della commissione.
3. Le mansioni della commissione comprendono:
a) individuazione di tutti i candidati idonei al posto, sulla base dei criteri esposti nell’avviso di posto vacante;
b) valutazione iniziale delle candidature idonee, prendendo in considerazione le qualifiche professionali, le competenze, l’esperienza e le garanzie di moralità al fine di decidere quale candidato dovrà essere valutato ulteriormente dalla commissione;
c) organizzazione di una valutazione dei candidati in conformità dell’articolo 3, paragrafo 3, delle presenti norme;
d) svolgimento di colloqui con i candidati al fine di valutare le loro qualifiche e competenze rispetto ai criteri stabiliti dall’avviso di posto vacante; e
e) stesura di una relazione ragionata sulle candidature ricevute e sulla procedura seguita, comprensiva di:
i) un elenco dei candidati idonei, con l’indicazione di quelli che hanno svolto un colloquio presso la commissione;
ii) un elenco dei candidati, classificati per merito, che soddisfano tutti i criteri di idoneità e vengono ritenuti soddisfare meglio i criteri di selezione riportati nell’avviso di posto vacante.
4. Il lavoro della commissione è interamente documentato, in particolare tramite schede di valutazione definite in conformità dei criteri esposti nell’avviso di posto vacante e con eventuali orientamenti complementari ricevuti dal consiglio di amministrazione. Le schede di valutazione e una sintesi delle conclusioni generali della commissione per ogni candidato verranno aggiunte ai fascicoli delle candidature.
5. I risultati del lavoro svolto per conto della commissione dal rispettivo segretariato, da uno o più membri della commissione o da un consulente esterno in materia di risorse umane vengono presentati alla commissione al completo per la sua analisi e approvazione.
6. La decisione della commissione che redige la relazione viene firmata dal presidente e da un altro membro della commissione.
7. Il presidente della commissione trasmette al consiglio di amministrazione, appena possibile dopo lo svolgimento dei colloqui, la relazione redatta dalla commissione e il fascicolo completo di candidatura dei candidati che hanno sostenuto il colloquio.
Art. 7
I candidati non ritenuti idonei dalla commissione vengono informati per iscritto del risultato della procedura dal segretariato della commissione, dopo ogni fase di selezione.
Art. 8
1. I verbali della commissione vengono conservati a L’Aia, salvo diversa decisione adottata dal consiglio di amministrazione.
2. La spese di viaggio e di soggiorno, compresa la sistemazione in albergo, vengono rimborsate ai membri della commissione e ai candidati invitati alle prove e ai colloqui, conformemente alle norme pertinenti.
Art. 9
1. Il consiglio di amministrazione invita il presidente della commissione a illustrare la procedura svolta e a presentare la relazione della commissione.
2. Il consiglio di amministrazione può decidere di invitare a un colloquio i candidati inclusi nella graduatoria della commissione e qualunque altro candidato idoneo ascoltato dalla commissione.
3. In base alla relazione presentata dalla commissione e, qualora pertinenti, dei risultati dei colloqui svolti in conformità con il paragrafo 2, il consiglio di amministrazione adotta un parere ragionato, in cui:
a) presenta l’elenco dei candidati idonei;
b) stila un elenco ristretto di almeno tre candidati adatti, classificati in ordine di merito; e
c) conferma che i candidati inclusi nell’elenco ristretto soddisfano le condizioni di assunzione disposte dall’articolo 12, paragrafo 2, del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e tutti i criteri di idoneità indicati nell’avviso di posto vacante.
4. Qualora un membro del consiglio d’amministrazione sia presente anche nell’elenco dei candidati, o qualora possa risultare qualunque altro possibile conflitto di interessi, egli non dovrà essere presente al momento di stabilire il parere del consiglio di amministrazione.
5. Il presidente del consiglio di amministrazione trasmette il parere del consiglio di amministrazione e il fascicolo completo di candidatura di ciascuno dei candidati inclusi nell’elenco ristretto al Consiglio, per consentire a quest’ultimo di adottare la propria decisione, come previsto all’articolo 38 della decisione Europol sulla base di tutte le informazioni pertinenti.
6. I candidati non selezionati dal consiglio di amministrazione saranno informati, per iscritto, dal segretariato del consiglio di amministrazione del risultato della procedura.
Art. 10
Una volta eseguita la nomina da parte del Consiglio, ogni candidato che ha presentato la propria candidatura per il posto riceve una notifica formale del risultato della procedura dal segretariato del consiglio di amministrazione. Il termine di tre mesi per presentare un reclamo ai sensi dell’articolo 90 dello statuto del personale decorre a partire dalla data di notifica di tale lettera.
Art. 11
1. Il verbale della commissione e del consiglio di amministrazione è segreto.
2. I membri della commissione, i membri del consiglio di amministrazione e tutto il personale di Europol, il personale di qualunque centro di valutazione esterna o il consulente esterno per le risorse umane impegnati nella procedura di selezione devono mantenere la massima riservatezza riguardo al lavoro svolto.