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Decisione (PESC) 2015/528 del Consiglio del 27 marzo 2015 relativa all'istituzione di un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni dell'Unione europea che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa (Athena) e che abroga la decisione 2011/871/PESC

Testo vigente

Art. 31 Interessi di mora

1. Se uno Stato non ha adempiuto i suoi obblighi finanziari, si applicano per analogia le norme dell'Unione sugli interessi di mora fissate dall'articolo 78 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio4 o qualsiasi altro regolamento che lo sostituisca in relazione al pagamento di contributi al bilancio dell'Unione.

2. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo non superiore a venti giorni, non si applicano interessi. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a venti giorni, gli interessi sono calcolati per l'intero periodo.

Capo 8. Esecuzione delle spese

Art. 32 Principi

1. Gli stanziamenti di Athena sono utilizzati conformemente ai principi di sana gestione finanziaria, vale a dire economia, efficienza ed efficacia.

2. Degli ordinatori sono incaricati di dare esecuzione alle entrate e alle spese di Athena conformemente ai principi di sana gestione finanziaria e di assicurarne la regolarità e la legalità. Per eseguire le spese, gli ordinatori procedono agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all'esecuzione degli stanziamenti. Un ordinatore può delegare le sue funzioni mediante una decisione che determina:

  1. a) i delegati di livello appropriato;

  2. b) la portata dei poteri conferiti;

  3. c) la possibilità per i beneficiari di sottodelegare i loro poteri.

3. L'esecuzione degli stanziamenti è assicurata secondo il principio della separazione dell'ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore e di contabile non sono compatibili tra di loro. Qualsiasi pagamento effettuato tramite i fondi amministrati da Athena richiede la firma congiunta di un ordinatore e di un contabile.

4. Fatta salva la presente decisione, quando l'esecuzione delle spese comuni è affidata a uno Stato membro, un'istituzione dell'Unione o, se del caso, un'organizzazione internazionale, lo Stato, l'istituzione o l'organizzazione applica le norme vigenti relative all'esecuzione delle proprie spese. Quando l'amministratore esegue direttamente delle spese, rispetta le norme applicabili all'esecuzione della sezione «Consiglio» del bilancio generale dell'Unione.

5. L'amministratore può tuttavia fornire alla presidenza spunti per una proposta da presentare al Consiglio o al comitato speciale sulle norme per l'esecuzione delle spese comuni.

6. Il comitato speciale può approvare norme per l'esecuzione delle spese comuni diverse da quelle cui al paragrafo 4.

Art. 33 Costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni oppure non direttamente collegati a un'operazione specifica

L'amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché i costi non direttamente collegabili a un'operazione specifica.

Art. 34 Costi comuni operativi

1. Il comandante dell'operazione esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi dell'operazione affidatagli. Tuttavia, l'amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi insorti durante la fase preparatoria di un'operazione specifica ed eseguite direttamente da Athena, ovvero relativi all'operazione al termine della fase attiva.

2. Su richiesta del comandante di un'operazione l'amministrazione trasferisce dal conto bancario di Athena al conto bancario a nome di Athena di cui il comandante ha comunicato gli estremi gli importi necessari per l'esecuzione delle spese di un'operazione.

3.

In deroga all'articolo 18, paragrafo 5, l'adozione di un importo di riferimento dà diritto all'amministratore e al comandante dell'operazione, per il rispettivo settore di competenza, d'impegnare e di pagare spese per l'operazione in questione nella percentuale dell'importo di riferimento approvata a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, a meno che il Consiglio non stabilisca un livello di impegni più elevato.

Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore o del comandante dell'operazione e tenendo conto della necessità operativa e dell'urgenza, può decidere che le spese supplementari potranno essere impegnate e, se del caso, pagate. Il comitato speciale può decidere di sottoporre la questione agli organi preparatori competenti del Consiglio per il tramite della presidenza, a meno che circostanze operative non impongano diversamente. Tale deroga non si applica a decorrere dalla data di sottoscrizione di un bilancio dell'operazione in questione.

4. Nel periodo precedente alla sottoscrizione di un bilancio di un'operazione, l'amministratore e il comandante dell'operazione o il suo rappresentante rendono conto al comitato speciale ogni mese per il rispettivo settore di competenza, delle spese ammissibili come costi comuni di tale operazione. Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore, del comandante dell'operazione o di uno Stato membro, può formulare idirettive sull'esecuzione delle spese in questo periodo.

5. In deroga all'articolo 18, paragrafo 5, in caso di pericolo imminente per la vita del personale impegnato in un'operazione militare dell'Unione, il comandante dell'operazione può eseguire le spese necessarie alla salvaguardia della vita del personale in questione al di là degli stanziamenti iscritti in bilancio. Ne informa l'amministratore e il comitato speciale quanto prima possibile. In tal caso l'amministratore propone, di concerto con il comandante dell'operazione, gli storni necessari per finanziare tali spese impreviste. Se non è possibile assicurare un finanziamento sufficiente di tali spese mediante storni, l'amministratore propone un bilancio rettificato.

Capo 9. Destinazione finale dei materiali e delle infrastrutture finanziati in comune

Art. 35 Materiali e infrastrutture

1. L'amministratore propone al comitato speciale un tasso di deprezzamento per i materiali e gli altri mezzi relativamente a tutte le operazioni. Se richiesto da circostanze operative e previa approvazione del comitato speciale, il comandante dell'operazione può applicare un tasso di deprezzamento diverso.

2. In vista della liquidazione dell'operazione affidatagli, il comandante dell'operazione propone al comitato speciale una destinazione finale per i materiali e le infrastrutture finanziati in comune per l'operazione stessa.

3. L'amministratore gestisce i materiali e le infrastrutture restanti al termine della fase attiva dell'operazione allo scopo, se necessario, di trovare la sua destinazione finale.

4. La destinazione finale dei materiali e delle infrastrutture finanziati in comune è approvata dal comitato speciale tenendo conto di esigenze operative e criteri finanziari. La destinazione finale può essere:

  1. a) per quanto concerne le infrastrutture, la vendita o la cessione per il tramite di Athena al paese ospite, a uno Stato membro o a un terzo;

  2. b) per quanto concerne i materiali, la vendita per il tramite di Athena a uno Stato membro, al paese ospite o a un terzo ovvero l'immagazzinamento e la manutenzione da parte di Athena, uno Stato membro o tale terzo, per uso in un'operazione successiva.

5. In caso di vendita i materiali e le infrastrutture sono venduti al loro prezzo di mercato o, qualora tale prezzo non possa essere determinato, a un prezzo equo e ragionevole tenendo conto delle specifiche condizioni locali.

6. La vendita o cessione al paese ospite o a un terzo sono effettuate conformemente alle pertinenti norme di sicurezza vigenti.

7. Se si decide che Athena conserva i materiali finanziati in comune per un'operazione, gli Stati membri contributori possono chiedere una compensazione finanziaria agli altri Stati membri partecipanti. Il comitato speciale, nella composizione che riunisce i rappresentanti di tutti gli Stati membri partecipanti, adotta le decisioni appropriate su proposta dell'amministratore.

Capo 10. Contabilità e inventario

Art. 36 Contabilità dei costi comuni operativi

Il comandante dell'operazione tiene la contabilità dei bonifici ricevuti da Athena, delle spese che impegna e dei pagamenti che effettua, e delle entrate che incassa, nonché di un inventario dei beni mobili finanziati dal bilancio di Athena e utilizzati per l'operazione affidatagli.

Art. 37 Contabilità consolidata

1. Il contabile tiene la contabilità dei contributi richiesti e dei bonifici effettuati. Stabilisce inoltre la contabilità dei costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché delle spese operative e delle entrate eseguite sotto la responsabilità diretta dell'amministratore.

2. Il contabile stabilisce la contabilità consolidata delle entrate e delle spese di Athena. A tal fine, il comandante di ciascuna operazione gli trasmette la contabilità delle spese che egli ha impegnato e dei pagamenti che ha effettuato, nonché delle entrate che ha ricevuto.

Capo 11. Revisione e rendimento dei conti

Art. 38 Informazione periodica del comitato speciale

Ogni tre mesi l'amministratore presenta al comitato speciale una relazione sullo stato di esecuzione delle entrate e delle spese dall'inizio dell'esercizio. A tal fine ciascun comandante dell'operazione fornisce all'amministratore uno stato delle spese relative ai costi comuni operativi dell'operazione affidatagli.

Art. 39 Condizioni per l'esercizio dei controlli

1. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di Athena, prima dell'assolvimento dei loro compiti, hanno ottenuto il nulla osta di segretezza per accedere alle informazioni classificate almeno fino al livello «SECRET UE/EU SECRET» detenute dal Consiglio o, a seconda dei casi, un nullaosta equivalente concesso da uno Stato membro o dalla NATO. Tali persone vigilano sul rispetto della riservatezza delle informazioni e sulla protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle loro funzioni di revisione conformemente alle regole applicabili a tali informazioni e dati.

2. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di Athena hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui tali documenti e supporti sono custoditi. Hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese di Athena forniscono all'amministratore e alle persone incaricate della revisione di tali entrate e spese l'assistenza necessaria all'assolvimento dei loro compiti.

Art. 40 Revisione esterna dei conti

1. Quando l'esecuzione delle spese di Athena è affidata a uno Stato membro, un'istituzione dell'Unione o un'organizzazione internazionale, lo Stato, l'istituzione o l'organizzazione in questione applica le norme vigenti relative alla revisione delle proprie spese.

2. Tuttavia, l'amministratore o le persone da questi designate possono in qualsiasi momento procedere alla verifica dei costi comuni di Athena insorti per la preparazione o a seguito di operazioni o dei costi comuni operativi di un'operazione. Inoltre, il comitato speciale, su proposta dell'amministratore o di uno Stato membro, può in qualsiasi momento designare revisori esterni, definendone i compiti e le condizioni di impiego.

3.

Per l'esecuzione delle revisioni esterne è istituito un collegio di revisori dei conti composto da sei membri. Il comitato speciale nomina i membri per un periodo di tre anni, rinnovabile un'unica volta, scelti tra i candidati proposti dagli Stati membri. Il comitato speciale può prorogare il mandato di un membro per un periodo massimo di sei mesi.

I candidati devono appartenere al più importante organismo di revisione contabile nazionale di uno Stato membro o essere raccomandati da tale istituzione e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Essi devono essere disponibili per assolvere compiti per conto di Athena ogni qual volta sia necessario. Nell'esercizio di tali funzioni:

  1. a) i membri del collegio di revisori dei conti continuano a essere retribuiti dall'organismo di appartenenza; Athena si fa carico delle spese di missione conformemente alle regole applicabili ai funzionari dell'Unione di grado equivalente;

  2. b) i membri possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato speciale; il collegio e i revisori dei conti che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;

  3. c) i membri riferiscono unicamente al comitato speciale in merito ai loro compiti;

  4. d) i membri verificano, sia durante l'esercizio in corso sia a posteriori, tramite controlli in loco e fornendo documenti giustificativi, che l'esecuzione delle spese finanziate o prefinanziate da Athena sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di sana gestione finanziaria, vale a dire economia, efficienza ed efficacia, e che i controlli interni siano adeguati.

Ogni anno il collegio dei revisori dei conti elegge tra i suoi membri il suo presidente o ne proroga il mandato. Esso adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali. Il collegio dei revisori dei conti approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse all'amministratore e al comitato speciale.

4. In singoli casi e per motivi specifici il comitato speciale può decidere di servirsi di altri organismi esterni.

5. Il costo delle revisioni effettuate dai revisori che agiscono per conto di Athena è considerato come un costo comune a carico di Athena.

Art. 41 Revisione interna dei conti

1. Il segretario generale del Consiglio nomina, su proposta dell'amministratore e dopo aver informato il comitato speciale, per un periodo di quattro anni, rinnovabile fino a un periodo massimo di otto anni, un revisore interno di Athena, e almeno un revisore interno aggiunto; il revisore interno deve possedere le qualificazioni professionali richieste e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile e non può partecipare alla preparazione dello stato finanziario.

2. Il revisore interno riferisce all'amministratore riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo, formulando raccomandazioni dirette a migliorare il controllo interno delle operazioni; e a promuovere una sana gestione finanziaria. Il revisore interno in particolare è incaricato di verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché le prestazioni dei servizi nella realizzazione delle politiche e degli obiettivi in relazione ai rischi a essi associati.

3. Il revisore interno esercita le sue funzioni sull'insieme dei servizi che partecipano all'incasso delle entrate di Athena o all'esecuzione delle spese finanziate da Athena.

4. Il revisore interno effettua una o più revisioni nel corso dell'esercizio, secondo necessità. Riferisce all'amministratore e informa il comandante dell'operazione delle conclusioni cui è giunto e delle sue raccomandazioni. Il comandante dell'operazione e l'amministratore danno seguito alle raccomandazioni formulate a seguito delle revisioni.

5. Ogni anno l'amministratore rende conto al comitato speciale della revisione interna indicando il numero e il tipo di revisioni interne effettuate, le constatazioni fatte, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.

6. Inoltre, ciascun comandante dell'operazione assicura al revisore interno il pieno accesso all'operazione che comanda. Il revisore interno verifica il corretto funzionamento dei sistemi e delle procedure finanziari e di bilancio e assicura il funzionamento di sistemi di controllo interno solidi ed efficaci.

7. I lavori e i rapporti del revisore interno sono messi a disposizione del collegio di revisori dei conti con tutti i relativi documenti giustificativi.

Art. 42 Rendimento e chiusura annuale dei conti

1. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio oppure, se la data è precedente, entro quattro mesi dalla fine dell'operazione affidatagli, il comandante di ciascuna operazione fornisce al contabile di Athena, le informazioni necessarie per redigere i conti annuali dei costi comuni, i conti annuali delle spese ai sensi dell'articolo 28; e la relazione di attività annuale.

2. Entro il 15 maggio successivo alla chiusura dell'esercizio, l'amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante di ciascuna operazione, redige e presenta al comitato speciale e al collegio dei revisori lo stato finanziario e la relazione di attività annuale.

3. Il comitato speciale riceve entro otto settimane dalla trasmissione dello stato finanziario un parere sulla revisione dal collegio dei revisori e lo stato finanziario certificato di Athena dall'amministratore, assistito dal contabile e da ciascun comandante dell'operazione.

4. Entro il 30 settembre successivo alla chiusura dell'esercizio il comitato speciale riceve dal collegio dei revisori la relazione sulla revisione e la esamina insieme con il parere sulla revisione e lo stato finanziario al fine di dare scarico all'amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione.

5. Coerentemente con il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o con qualsiasi altro regolamento che lo sostituisca, l'insieme dei conti, inventari e relativi documenti sono conservati, ciascuno al rispettivo livello, dal contabile, da ciascun comandante dell'operazione e, in caso, dall'amministratore per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di scarico corrispondente. Al termine di un'operazione, il comandante dell'operazione provvede alla trasmissione dell'insieme dei conti e degli inventari al contabile.

6. Il comitato speciale decide di iscrivere, mediante un bilancio rettificativo, il saldo dell'esecuzione di un esercizio finanziario i cui conti sono stati approvati a bilancio dell'esercizio successivo, tra le entrate o le spese a seconda dei casi. Il comitato speciale può tuttavia decidere di iscrivere il saldo dell'esecuzione del summenzionato esercizio dopo aver ricevuto il parere sulla revisione del collegio dei revisori.

7. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall'esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri.

8. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall'esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni operativi di una determinata operazione è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri che hanno contribuito a tale operazione.

9. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l'importo dai contributi dovuti ad Athena, il saldo dell'esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell'anno di rimborso.

10. Entro il 31 marzo di ogni anno tutti gli Stati membri che partecipano a un'operazione possono fornire all'amministratore, se del caso attraverso il comandante dell'operazione, informazioni circa i costi incrementali da essi sostenuti per l'operazione durante il precedente esercizio finanziario. Tali informazioni sono ripartite in modo da mostrare le principali voci di spesa. L'amministratore raggruppa tali informazioni onde fornire al comitato speciale un quadro dei costi incrementali dell'operazione.

Art. 43 Chiusura dei conti di un'operazione

1. Al termine di un'operazione il comitato speciale può decidere, su proposta dell'amministratore o di uno Stato membro, che l'amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante dell'operazione, presenti lo stato finanziario dell'operazione al comitato speciale almeno fino alla data della sua conclusione e, ove possibile, della sua liquidazione. Il termine dato all'amministratore non può essere inferiore a quattro mesi a decorrere dalla conclusione dell'operazione.

2. Se lo stato finanziario non può, entro il termine dato, includere le entrate e le spese connesse alla liquidazione dell'operazione, tali entrate e spese figurano nello stato finanziario di Athena e sono esaminate dal comitato speciale nel quadro della procedura di cui all'articolo 42.

3. Il comitato speciale, sulla scorta del parere del collegio dei revisori, approva lo stato finanziario dell'operazione che gli viene sottoposto. Esso dà scarico all'amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione per l'operazione considerata.

4. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l'importo dai contributi dovuti ad Athena, il saldo dell'esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell'anno di rimborso.

Capo 12. Disposizioni varie

Art. 44 Regime di responsabilità

1. Le condizioni che determinano la responsabilità disciplinare e penale del comandante dell'operazione, dell'amministratore e di altro personale messo a disposizione, in particolare dalle istituzioni dell'Unione o dagli Stati membri, in caso di errore o negligenza nell'esecuzione del bilancio sono disciplinate dalle disposizioni dello statuto o dal regime rispettivamente applicabili. Inoltre, Athena può, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato o di terzi contributori, invocare la responsabilità civile del personale sopra menzionato.

2. In nessun caso la responsabilità dell'Unione o del segretario generale del Consiglio può essere invocata da uno degli Stati contributori per lo svolgimento delle funzioni da parte dell'amministratore, del contabile o del personale a essi affiancati.

3. La responsabilità contrattuale che potrebbe derivare da contratti conclusi nell'ambito dell'esecuzione del bilancio è assunta dagli Stati o dai terzi contributori per il tramite di Athena. Essa è disciplinata dalla legislazione applicabile ai contratti in questione.

4. In materia di responsabilità non contrattuale, i danni causati dai comandi operativi, dai comandi della forza e della componente figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante dell'operazione, ovvero dal personale assegnato a tali comandi nell'esercizio delle sue funzioni, sono risarciti dagli Stati o dai terzi contributori tramite Athena conformemente ai principi generali comuni alle legislazioni degli Stati membri e alle disposizioni dello statuto delle forze in vigore nel teatro delle operazioni.

5. In nessun caso la responsabilità dell'Unione o degli Stati membri può essere invocata da uno Stato contributore per contratti conclusi nell'ambito dell'esecuzione del bilancio o per danni causati dalle unità e dai servizi figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante di operazione o dal personale a essi assegnato nell'esercizio delle sue funzioni.

Art. 45 Sicurezza

In relazione alle informazioni classificate concernenti i lavori di Athena si applica la decisione 2013/488/UE del Consiglio5 o qualsiasi altra decisione del Consiglio che la sostituisca.

Art. 46 Protezione dei dati personali

Athena tutela le persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali in conformità dei principi e secondo le procedure di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio6. A tal fine il comitato speciale adotta le necessarie norme d'attuazione su proposta dell'amministratore.

Art. 47 Riesame e revisione

La presente decisione o parte di essa, inclusi gli allegati, è sottoposta a riesame, se necessario, su richiesta di uno Stato membro o dopo ciascuna operazione. Essa è sottoposta a revisione almeno ogni tre anni. In sede di riesame o revisione può essere fatto ricorso a tutti gli esperti utili ai lavori, in particolare agli organi di gestione di Athena.

Art. 49 Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore alla data di adozione.

Fatto a Bruxelles, il 27 marzo 2015 Per il Consiglio Il presidente E. Rinkēvičs

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