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Decisione (UE, Euratom) 2019/1961 della Commissione del 17 ottobre 2019 sulle norme di attuazione per il trattamento di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

Testo vigente

Capo 3. Lavorare con informazioni confidentiel ue/eu confidential e secret ue/eu secret esistenti

Art. 14 Controllo dell’originatore

1. L’originatore esercita il «controllo dell’originatore» sulle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET che ha creato. L’autorizzazione preventiva per iscritto dell’originatore è necessaria prima che le informazioni possano essere:

  1. a) declassificate o declassate;

  2. b) utilizzate per fini diversi da quelli stabiliti dall’originatore;

  3. c) divulgate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

  4. d) comunicate a una parte esterna alla Commissione ma interna all’UE;

  5. e) comunicate a un contraente o potenziale contraente con sede in un paese terzo.

2. I detentori di informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono persone debitamente autorizzate che hanno ottenuto l’accesso alle informazioni classificate per poter svolgere le proprie funzioni. Sono responsabili del trattamento, archiviazione e protezione corretti delle informazioni conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444. A differenza degli originatori delle informazioni classificate, i detentori non sono autorizzati a decidere in merito al declassamento, alla declassificazione o alla successiva divulgazione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

3. Se non è possibile individuare l’originatore di un’informazione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, il dipartimento della Commissione che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è consultato prima che le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET siano comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

Art. 15 CIS idonei al trattamento di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

1. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono trattate e trasmesse con mezzi elettronici, se disponibili. Sono utilizzati solo i CIS e le apparecchiature approvati dall’autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione per il trattamento delle informazioni classificate al livello pertinente o a un livello di classifica più elevato.

2. Se un dipartimento della Commissione dispone di attrezzature adeguate per trattare e inviare informazioni classificate a tali livelli, il dipartimento assiste le altre entità della Commissione nella gestione e nell’invio delle informazioni in modo appropriato, nella misura in cui sia in grado di farlo.

Art. 16 Misure specifiche applicabili alle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET su supporti di memorizzazione rimovibili

1. L’uso dei supporti di memorizzazione rimovibili è rigorosamente controllato e registrato. Sono utilizzati solo supporti rimovibili forniti dalla Commissione e criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Per il trasferimento di informazioni classificate non possono essere utilizzati i supporti personali rimovibili e quelli forniti gratuitamente in occasione di conferenze, seminari ecc. Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati supporti di memorizzazione rimovibili con sicurezza Tempest, conformemente agli orientamenti dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2. Quando un documento classificato è trattato o archiviato elettronicamente su supporti di memorizzazione rimovibili, quali chiavette USB, CD o schede di memoria, il contrassegno di classifica è chiaramente visibile nelle informazioni visualizzate, nonché sul nome del file e sul supporto di memorizzazione rimovibile.

3. Il personale tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su supporti di memorizzazione rimovibili può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

4. Solo i CIS opportunamente autorizzati sono utilizzati per la trasmissione di informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET verso o da supporti di memorizzazione rimovibili.

5. Quando si scaricano tali informazioni classificate da supporti di memorizzazione rimovibili, prima del trasferimento dei dati è necessario prestare particolare attenzione al fatto che i supporti non contengano virus o malware.

6. Se del caso, i supporti di memorizzazione rimovibili sono trattati nel rispetto delle procedure di sicurezza relative al sistema di cifratura utilizzato.

7. I documenti su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono più necessari o che sono stati trasferiti su un CIS appropriato, sono rimossi o cancellati in modo sicuro utilizzando prodotti o metodi approvati. A meno che non siano conservati in una cassaforte idonea, i supporti di memorizzazione rimovibili sono distrutti quando non sono più necessari. Qualsiasi distruzione o cancellazione è effettuata con un metodo conforme alle norme di sicurezza della Commissione. È tenuto un inventario dei supporti di memorizzazione rimovibili e la loro distruzione è registrata.

Art. 17 Trattamento e archiviazione di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

1. Conformemente all’articolo 19, paragrafo 3, lettera a), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono trattate in una zona protetta8.

2. A norma dell’articolo 19, paragrafo 3, lettera b), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, tali informazioni possono essere trattate in una zona amministrativa9 purché le ICUE siano protette dall’accesso di persone non autorizzate.

3. Tali informazioni possono essere trattate al di fuori di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore si sia impegnato a rispettare le misure compensative di cui all’articolo 19, paragrafo 3, lettera c), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, che prevedono almeno le seguenti azioni:

i documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and SECRET UE/EU SECRET non sono letti in luoghi pubblici;

le ICUE sono tenute sempre sotto il controllo personale del detentore;

nel caso di documenti cartacei, il detentore ha notificato all’ufficio di registrazione pertinente che i documenti classificati sono trattati al di fuori di una zona protetta e di una zona amministrativa;

i documenti sono riposti in casseforti idonee quando non sono letti o discussi;

le porte della stanza sono chiuse quando il documento è letto o discusso;

i dettagli del documento non sono discussi per telefono su una linea non protetta o in un messaggio di posta elettronico;

il documento non può essere fotocopiato o digitalizzato dal detentore. Solo l’ufficio di registrazione può fornire ulteriori copie;

il documento è trattato e tenuto temporaneamente all’esterno di una zona amministrativa o protetta solo per il tempo strettamente necessario, dopo di che è restituito all’ufficio di registrazione;

la restituzione del documento è firmata;

il latore non butta via né distrugge il documento classificato.

4. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono conservate in una zona protetta in un contenitore di sicurezza o in una camera blindata.

5. Ulteriori istruzioni possono essere chieste al responsabile locale della sicurezza (LSO) del dipartimento competente della Commissione.

6. Qualsiasi incidente, presunto o effettivo, in materia di sicurezza che riguardi il documento è segnalato quanto prima all’LSO.

Art. 18 Riproduzione e traduzione di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

1. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere riprodotte o tradotte su istruzione del detentore, purché l’originatore non abbia imposto limitazioni. Tuttavia, il numero di copie non è superiore a quanto strettamente necessario.

2. Se viene riprodotta solo una parte di un documento classificato, si applicano le stesse condizioni previste per la copia dell’intero documento. Gli estratti sono anch’essi classificati allo stesso livello, a meno che l’originatore non li abbia espressamente classificati a un livello più basso o contrassegnati come non classificati.

3. Le misure di sicurezza applicabili alle informazioni originali si applicano alle copie e alle traduzioni.

Art. 19 Principi generali per il trasporto di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET

1. Ove possibile, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET che devono essere trasportate all’esterno delle zone protette o delle aree amministrative sono inviate per via elettronica mediante mezzi adeguatamente accreditati e/o protetti da prodotti crittografici approvati.

2. A seconda dei mezzi disponibili o in funzione delle circostanze particolari, le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate fisicamente a mano sotto forma di documenti su supporto cartaceo o su supporti di memorizzazione rimovibili. L’utilizzo dei supporti di memorizzazione rimovibili per la trasmissione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET è da preferirsi all’invio di documenti cartacei.

3. Possono essere utilizzati solo supporti di memorizzazione rimovibili criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono protette da un prodotto crittografico approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione sono trattate allo stesso modo delle copie cartacee.

4. Una spedizione può contenere più di una ICUE, purché sia rispettato il principio della necessità di conoscere.

5. Gli imballaggi utilizzati assicurano che il contenuto non sia visibile. Le informazioni SECRET UE/EU SECRET sono trasportate in un imballaggio doppio opaco, ad esempio una busta, una cartella opaca o una valigetta portadocumenti. L’esterno dell’imballaggio non reca indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del contenuto; Lo strato interno dell’imballaggio presenta il contrassegno CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET. Entrambi gli strati indicano il nome del destinatario designato, il suo titolo e indirizzo, nonché un indirizzo di ritorno nel caso in cui la consegna non possa essere effettuata.

6. Il personale o i corrieri che trasportano a mano informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dispongono di un nulla osta di sicurezza e sono muniti di un certificato di corriere.

7. La busta/l’imballaggio non sono aperti en route. L’autorizzazione di sicurezza rilasciata al corriere non autorizza quest’ultimo ad accedere al contenuto delle informazioni classificate.

8. Eventuali incidenti di sicurezza che riguardano informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, trasportate dal personale o da corrieri, sono segnalati per ulteriori indagini alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, tramite lo LSO del dipartimento competente della Commissione.

Art. 20 Trasporto a mano di supporti di memorizzazione rimovibili

1. I supporti di memorizzazione rimovibili utilizzati per il trasporto di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono accompagnati da una nota di spedizione, indicante nel dettaglio i supporti di memorizzazione rimovibili contenenti le informazioni classificate e tutti i fascicoli contenuti sui supporti, per consentire al destinatario di effettuare le necessarie verifiche.

2. Solo i documenti da fornire sono memorizzati sui supporti. Ad esempio, tutte le informazioni classificate salvate su una singola chiavetta USB dovrebbero essere destinate allo stesso destinatario. Il mittente tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su tali dispositivi, può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

3. Per trasportare informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono utilizzati unicamente supporti di memorizzazione rimovibili muniti di un contrassegno di classifica appropriato.

4. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET salvate su supporti di memorizzazione rimovibili sono registrate a fini di sicurezza.

Art. 21 Trasporto di documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET all’interno degli edifici della Commissione

1. Il personale in possesso del nulla osta di sicurezza può trasportare documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET all’interno di un edificio della Commissione, ma i documenti rimangono sempre in possesso del latore e non sono letti in pubblico.

2. I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono inviati tramite il servizio postale interno.

Art. 22 Trasporto di documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET all’interno dell’Unione

1. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate dal personale o da corrieri della Commissione in tutta l’Unione a condizione che soddisfino le seguenti istruzioni:

  1. a) per trasmettere le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET occorre utilizzare buste o imballaggi opachi. L’esterno non deve recare indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del contenuto;

  2. b) le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET rimangono sempre in possesso del latore;

  3. c) la busta o l’imballaggio non sono aperti durante il trasporto e le informazioni non sono lette in luoghi pubblici.

2. Il personale del dell’ufficio di registrazione che intende inviare informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ad altre località dell’Unione ne può organizzare il trasporto mediante una delle seguenti modalità:

tramite i servizi postali nazionali che tengono traccia della spedizione o determinati servizi di corriere commerciale che garantiscono la consegna personale a mano, a condizione che soddisfino i requisiti di cui all’articolo 24 della presente decisione;

tramite corriere militare, governativo o valigia diplomatica.

3. Il personale che intende inviare informazioni SECRET UE/EU SECRET ad altri Stati membri dell’UE può disporre che i rispettivi uffici di registrazione utilizzino a tal fine un corriere militare o governativo o una valigia diplomatica, ma non servizi postali o corrieri commerciali.

4. Il personale della Commissione o i corrieri ufficiali della Commissione che trasportano informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET sono muniti di un certificato emesso dall’ufficio di registrazione del rispettivo dipartimento attestante che il latore è autorizzato a trasportare la spedizione.

Art. 23 Trasporto di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET da e verso il territorio di un paese terzo

1. Le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET possono essere trasportate a mano dal personale tra il territorio dell’Unione e il territorio di un paese terzo.

2. Il personale dell’ufficio di registrazione può organizzare il trasporto tramite corriere militare o valigia diplomatica.

3. Quando trasportano a mano documenti cartacei o supporti di memorizzazione rimovibili classificati come CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET, i membri del personale rispettano tutte le seguenti misure supplementari:

quando viaggiano utilizzando mezzi di trasporto pubblici, le informazioni classificate sono contenute in una valigia o una borsa sotto la custodia personale del latore. Ne è vietata la consegna in un deposito di bagagli o come bagaglio da stiva;

sullo strato interno dell’imballaggio è apposto un sigillo ufficiale indicante che si tratta di una spedizione ufficiale che non deve essere sottoposta a controllo di sicurezza;

il latore è munito di un certificato di corriere attestante che è autorizzato a trasportare la spedizione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET ed emesso dall’ufficio di registrazione del dipartimento competente.

Art. 24 Trasporto mediante corrieri commerciali

1. Ai fini della presente decisione, per «corrieri commerciali» si intendono i servizi postali nazionali e le società di spedizione che offrono un servizio in cui le informazioni sono fornite dietro pagamento di una commissione e sono consegnate personalmente a mano o monitorate.

2. I corrieri commerciali possono trasmettere informazioni «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» all’interno di uno Stato membro o da uno Stato membro a un altro Stato membro. I corrieri commerciali possono trasmettere informazioni SECRET UE/EU SECRET solo all’interno di uno Stato membro, ma non verso l’estero.

3. I servizi di corriere commerciale sono informati del fatto che possono consegnare spedizioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET solo al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione, al suo sostituto debitamente autorizzato o al destinatario designato.

4. I corrieri commerciali possono avvalersi dei servizi di un subappaltatore. Tuttavia, la responsabilità di conformarsi alla presente decisione spetta alla società di corriere.

5. I servizi prestati da corrieri commerciali che trasmettono per via elettronica i documenti inviati per posta raccomandata non sono utilizzati per le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

Art. 25 Preparazione delle ICUE per il trasporto tramite corrieri commerciali

1. Nella fase di preparazione delle spedizioni classificate, il mittente tiene conto del fatto che i servizi di corriere commerciale consegnano le spedizioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET solo al destinatario designato, a un suo sostituto debitamente autorizzato, al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione o al suo sostituto debitamente autorizzato o un addetto al ricevimento.

2. Quando tali informazioni sono trasmesse da un corriere commerciale autorizzato, la spedizione è preparata e imballata nella maniera seguente:

  1. a) la spedizione è inviata in busta doppia (la busta interna è tale da rendere evidente qualsiasi tentativo di apertura) o in altro materiale di imballaggio sicuro e appropriato;

  2. b) il livello di classifica è essere chiaramente visibile sulla busta interna o sullo strato interno di imballaggio;

  3. c) la classifica non è indicata sulla busta esterna o sullo strato esterno di imballaggio;

  4. d) le buste e gli strati di imballaggio sia interni che esterni sono chiaramente indirizzati a una persona, di cui si specifica il nome presso il destinatario designato, e indicano un indirizzo di ritorno;

  5. e) un modulo di ricevuta di registrazione è posto nella busta interna o nello strato interno di imballaggio affinché sia compilato e rispedito dal destinatario. La ricevuta di registrazione, che di per sé non è classificata, indica il numero di riferimento, la data e il numero di copie del documento, ma non l’oggetto;

  6. f) le ricevute di consegna sono poste nella busta esterna o nell’imballaggio esterno. La ricevuta di consegna, che di per sé non è classificata, indica il numero di riferimento, la data e il numero di copie del documento, ma non l’oggetto;

  7. g) il corriere deve ottenere, e fornire al mittente, la prova della consegna della spedizione mediante ricevuta firmata e orodatata, o ottenere i numeri di ricevuta o spedizione.

3. Il mittente si mette in contatto con il destinatario indicato prima dell’invio della spedizione per concordare una data e un orario adeguati per la consegna.

4. Il mittente è l’unico responsabile delle spedizioni inviate mediante corriere commerciale. Qualora la spedizione vada perduta o non consegnata entro i termini stabiliti, il mittente lo riferisce all’autorità di sicurezza della Commissione, che monitorerà l’incidente di sicurezza.

Art. 26 Altre condizioni specifiche di trattamento

1. Sono rispettate tutte le condizioni di trasporto stabilite in un accordo sulla sicurezza delle informazioni o in accordi amministrativi. In caso di dubbio, il personale consulta il rispettivo ufficio di registrazione o la direzione «Sicurezza» della direzione generale Risorse umane e sicurezza.

2. Il requisito del doppio imballaggio può venir meno per le informazioni classificate che sono protette da prodotti crittografici approvati. Tuttavia, per indicare l’indirizzo e anche in considerazione del fatto che è munito di un esplicito contrassegno di sicurezza, il supporto di memorizzazione rimovibile è trasportato almeno in una normale busta, ma può richiedere misure di protezione fisica supplementari, ad esempio buste imbottite a bolle d’aria.

Capo 4. Riunioni classificate

Art. 27 Preparazione di una riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET

1. Le riunioni nelle quali sono discusse informazioni di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET si svolgono unicamente in sale riunioni accreditate per il livello appropriato o un livello superiore. Se queste sale non sono disponibili, il personale chiede il parere dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2. In linea generale, gli ordini del giorno non dovrebbero essere classificati. Un ordine del giorno di una riunione che menziona documenti classificati non è automaticamente classificato. I punti all’ordine del giorno sono formulati in modo da evitare di compromettere la protezione dell’Unione o gli interessi di uno o più Stati membri.

3. Gli organizzatori delle riunioni ricordano ai partecipanti che è vietato inviare le osservazioni su un punto CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dell’ordine del giorno tramite messaggi di posta elettronica o altri mezzi che non siano stati adeguatamente accreditati, conformemente all’articolo 11 della presente decisione.

4. Gli organizzatori delle riunioni si adoperano per raggruppare in ordine consecutivo i punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET nell’ordine del giorno al fine di agevolare il buon funzionamento della riunione. Ai dibattiti sui punti classificati possono essere presenti solo le persone con necessità di conoscere che dispongono di un nulla osta di sicurezza di livello adeguato.

5. Nella convocazione si avvertono i partecipanti che durante la riunione saranno discussi temi classificati e che saranno applicate le misure di sicurezza corrispondenti.

6. Occorre ricordare ai partecipanti che tutti i dispositivi elettronici portatili devono essere lasciati fuori della sala riunione durante il dibattito sui punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET.

7. Prima della riunione gli organizzatori preparano un elenco completo dei partecipanti.

Art. 28 Accesso dei partecipanti a una riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET

1. Gli organizzatori della riunione informano l’autorità di sicurezza della Commissione in merito a qualsiasi visitatore esterno che partecipa a una riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET nei locali della Commissione.

2. Per poter partecipare a un dibattito sui punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET dell’ordine del giorno, i partecipanti dovranno dimostrare di disporre di un valido nulla osta di sicurezza del personale di livello appropriato.

Art. 29 Attrezzature elettroniche di una sala riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET

1. Solo sistemi informatici accreditati in conformità all’articolo 11 della presente decisione possono essere utilizzati quando sono trasmesse informazioni classificate, ad esempio durante una presentazione nella quale si mostrano informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET o quando sono organizzate videoconferenze.

2. Il presidente assicura che i dispositivi elettronici portatili non autorizzati restino al di fuori della sala riunione.

Art. 30 Procedure da seguire durante una riunione CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET

1. All’inizio di un dibattito classificato, il presidente comunica che la riunione passerà alla «modalità classificata». Le porte sono chiuse.

2. Se del caso, all’inizio del dibattito è firmato e consegnato ai partecipanti e agli interpreti solo il numero necessario di documenti.

3. I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET non sono lasciati incustoditi durante gli intervalli della riunione.

4. Alla fine della riunione occorre ricordare ai partecipanti e agli interpreti di non lasciare incustodito nella sala alcun documento classificato o nota classificata. I documenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET non richiesti dai partecipanti alla fine della riunione e, in ogni caso, tutti i documenti degli interpreti, sono firmati e rinviati al funzionario responsabile del controllo dell’ufficio di registrazione per essere distrutti in appositi distruggi documenti.

5. L’elenco dei partecipanti e una sintesi di eventuali informazioni classificate condivise con gli Stati membri e comunicate oralmente a paesi terzi o organizzazioni internazionali sono annotati durante la riunione per essere registrati nei risultati dei lavori.

Art. 31 Interpreti e traduttori

Hanno accesso alle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o SECRET UE/EU SECRET solo gli interpreti e i traduttori autorizzati che dispongono di un nulla osta di sicurezza e che sono soggetti allo statuto o al regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea o che hanno un legame contrattuale con la Commissione.

Capo 5. Condivisione e scambio di informazioni confidentiel ue/eu confidential e secret ue/eu secret

Art. 32 Consenso dell’originatore

Se la Commissione non è l’originatore delle informazioni classificate che si desiderano comunicare o condividere, o delle fonti che tali informazioni possono contenere, il dipartimento della Commissione che detiene tali informazioni classificate chiede anzitutto il consenso scritto dell’originatore. Se non è possibile individuare l’originatore, il dipartimento della Commissione che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore.

Art. 33 Condivisione di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET con altre entità dell’Unione

1. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET sono condivise con un’altra istituzione, agenzia, organo o ufficio dell’Unione se il destinatario ha necessità di conoscere e l’entità ha un corrispondente accordo giuridico con la Commissione.

2. Nella Commissione, l’ufficio di registrazione delle ICUE gestito dal segretariato generale è di norma il principale punto d’ingresso e uscita per gli scambi delle informazioni classificate con altre istituzioni, agenzie, organi e uffici dell’Unione. L’autorità di sicurezza della Commissione è sempre consultata quando esistono motivi di sicurezza, organizzativi o operativi che rendono più opportuno che i registri locali delle ICUE operino come punto di entrata e di uscita per le questioni di competenza del dipartimento interessato.

Art. 34 Scambio di informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET con gli Stati membri

1. Le informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET possono essere condivise con gli Stati membri se il destinatario ha necessità di conoscere e dispone di un nulla osta di sicurezza.

2. Alle informazioni classificate degli Stati membri che recano un contrassegno nazionale di classifica equivalente10 e sono state fornite alla Commissione è garantito lo stesso livello di protezione delle informazioni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL e SECRET UE/EU SECRET.

Fonti e licenze