Decisione (PESC) 2021/509 del Consiglio del 22 marzo 2021 che istituisce uno strumento europeo per la pace, e abroga la decisione (PESC) 2015/528
Testo vigente
Art. 27 Contributi in seguito a un’astensione
1. Lo Stato membro che ha segnalato l’intenzione di astenersi dall’adozione di una misura di assistenza di cui all’articolo 5, paragrafo 3, può individuare misure di assistenza diverse a cui versare un contributo supplementare. Può individuare sia misure esistenti sia possibili misure future per le quali è stato presentato o approvato dal Consiglio un documento concettuale, oppure può chiedere nuove misure diverse a tale scopo.
2. Se lo Stato membro di cui al paragrafo 1 non individua o chiede altre misure di assistenza entro sei mesi, l’alto rappresentante o altri Stati membri individuano le misure alle quali debbano essere versati tali contributi supplementari.
3. L’alto rappresentante, dopo aver valutato le necessità di diverse misure di assistenza di cui ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo, e tenendo debitamente conto delle priorità strategiche dell’Unione nonché degli obiettivi e dei principi di cui all’articolo 56, presenta al Consiglio, per adozione, le proposte necessarie.
4. L’amministratore delle misure di assistenza registra i contributi supplementari dovuti dagli Stati membri che si astengono da una misura di assistenza a norma dell’articolo 5, paragrafo 3.
5. L’attuazione del presente articolo rispetta i principi della programmazione basata sulle necessità e della sana gestione finanziaria dello strumento e ne preserva l’efficacia, conformemente con i trattati.
Art. 28 Prefinanziamento
1. Lo strumento dispone di un sistema di deposito minimo per il prefinanziamento delle operazioni di reazione rapida dell'Unione, delle attività urgenti di cui all'articolo 58 e, previa autorizzazione del comitato, delle misure di assistenza individuali, qualora non siano disponibili fondi sufficienti e la procedura ordinaria per la riscossione dei contributi non consenta di soddisfare in tempo utile le esigenze. I depositi minimi sono gestiti dal rispettivo amministratore.
2. L’importo dei depositi minimi è deciso e, se necessario, riveduto dal comitato sulla base di proposte presentate dall’amministratore.
3. Ai fini del prefinanziamento dei depositi minimi, gli Stati membri:
a) versano i contributi allo strumento in anticipo, con l'importo dei contributi che riflette la rispettiva quota dell’RNL di tale Stato membro nell'importo complessivo degli RNL degli Stati membri al momento del pagamento del contributo versato in anticipo allo strumento. Tale quota è ricalcolata al suo valore finale quando viene avviata l'operazione di reazione rapida a cui contribuiscono e quando le misure di assistenza individuali sono approvate dal Consiglio o quando le attività urgenti di cui all'articolo 58 sono approvate dal CPS; oppure
b) versano i loro contributi entro 15 giorni dall'invio della richiesta a concorrenza dell'importo di riferimento dell'operazione di reazione rapida o del costo autorizzato delle attività urgenti o della misura di assistenza individuale quando il Consiglio decide di avviare un'operazione di reazione rapida a cui contribuiscono, quando il CPS approva le attività urgenti di cui all'articolo 58 o quando il comitato ne autorizza l'utilizzo per le misure di assistenza individuali a norma del paragrafo 1, ed è necessario ricorrere al deposito minimo, salvo decisione contraria del Consiglio. In caso di ritardo si applica l'articolo 31, paragrafo 1.
Art. 29 Riscossione dei contributi
1. I contributi allo strumento sono effettuati in euro.
2. Ciascun amministratore chiede per lettera i contributi per gli stanziamenti di rispettiva competenza alle amministrazioni nazionali competenti di cui gli sono stati comunicati gli estremi.
3. Quando l’attuazione di una misura di assistenza o di parte di essa è realizzata mediante un’operazione, l’amministratore delle operazioni invia la richiesta di contributi all’amministrazione nazionale competente. Se ha inviato la richiesta di contributi per la misura di assistenza anteriormente alla decisione del Consiglio di attuare la misura o parte di essa mediante un’operazione, l’amministratore delle misure di assistenza trasferisce all’amministratore delle operazioni i fondi necessari per l’attuazione.
4. Le richieste di contributi sono inviate quando:
a) il comitato adotta il bilancio per un esercizio. La prima richiesta di contributi copre le esigenze di pagamenti per i primi otto mesi, tenendo conto delle esigenze degli Stati membri. Le richieste di contributi successive coprono il saldo restante dei contributi, tenuto conto del saldo dell'esercizio precedente se il comitato ha deciso di iscriverlo nel bilancio in corso. Le richieste di contributi tengono conto del calendario indicativo della richiesta di contributi di cui all'articolo 25, paragrafo 3, lettera a);
b) è adottato un bilancio rettificativo, come previsto all’articolo 19, e le richieste di contributi previste per l’anno non soddisferanno tempestivamente le esigenze di pagamento;
c) sono necessari contributi ai depositi minimi e la loro reintegrazione, come previsto all’articolo 28, paragrafo 3, e al presente articolo, paragrafi 9 e 10.
5. L’amministratore delle operazioni e l’amministratore delle misure di assistenza chiedono contributi degli Stati membri contributori qualora il Consiglio adotti una decisione con la quale viene avviata un’operazione o una misura di assistenza, nella misura in cui i fondi disponibili rispettivamente per le operazioni o per le misure di assistenza non siano sufficienti a finanziare l’importo dei pagamenti che il Consiglio ha autorizzato a effettuare in base all’importo di riferimento stabilito in tale decisione;
6. Eventuali interessi maturati sui contributi versati dagli Stati membri a norma dell’articolo 28 bis, paragrafo 3, lettera a), sono presi in considerazione per il calcolo dei loro contributi nelle successive richieste ordinarie di contributi.
7. Le richieste di contributi riportano una ripartizione degli aumenti e delle riduzioni dei contributi per titolo nel bilancio.
8. Fatte salve le altre disposizioni della presente decisione, i contributi sono versati entro trenta giorni dall’invio della richiesta di contributi corrispondente, tranne nel caso della prima richiesta di contributi per il bilancio di un nuovo esercizio, nel qual caso la scadenza del pagamento è fissata entro quaranta giorni dall’invio della richiesta corrispondente.
9. Le parti utilizzate dei contributi versati in anticipo ai depositi minimi sono reintegrate incrementando il contributo degli Stati membri interessati nella successiva richiesta ordinaria di contributi, a meno che essi non abbiano reintegrato in precedenza il proprio contributo. Se risulta necessario ricorrere al deposito minimo e, nel frattempo, gli Stati membri interessati non hanno provveduto a reintegrare il proprio contributo, essi versano l’eventuale importo necessario entro dieci giorni, ai sensi dell’articolo 28, paragrafo 3, lettera b).
10. Gli Stati membri che contribuiscono in anticipo a un deposito minimo possono autorizzare l’amministratore responsabile a utilizzare fino al 75 % di tale contributo per coprire il proprio contributo a un’operazione o a una misura di assistenza. In tal caso lo Stato membro interessato reintegra il contributo versato in anticipo entro 90 giorni dall’invio di una richiesta da parte dell’amministratore responsabile.
11. Una volta che il progetto di bilancio è stato presentato al comitato, ciascun amministratore può inviare una richiesta anticipata di contributi agli stanziamenti di sua competenza prima della fine dell’esercizio in corso agli Stati membri le cui procedure di bilancio e finanziarie non consentono il pagamento dei rispettivi contributi entro i termini stabiliti, a titolo di pagamento in acconto in relazione ai contributi per il bilancio dell’esercizio successivo.
12. Le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati membri e Stati terzi contributori, ciascuno per quanto lo concerne.
13. Gli amministratori accusano ricevuta dei contributi da loro richiesti.
14. Se dovuti, e qualora non possano essere effettuati in toto deducendone l’importo dai contributi dovuti allo strumento, i rimborsi sono versati agli Stati membri interessati entro trenta giorni.
15. In aggiunta ai pagamenti effettuati a seguito di una richiesta di contributi inviata in conformità del presente articolo, uno Stato membro può, su base volontaria e di concerto con l'amministratore responsabile, pagare contributi versati in anticipo in un dato esercizio. In tal caso, lo Stato membro che ha fornito il contributo versato in anticipo indica, di concerto con l'amministratore responsabile, gli esercizi durante i quali tale importo è detratto dai suoi contributi futuri, che potrebbero includere l'anno in cui il contributo è stato versato in anticipo.
Art. 30 Gestione dei contributi finanziari volontari da parte dello strumento
1. Conformemente alle disposizioni pertinenti del quadro giuridico che disciplina un’operazione o una misura di assistenza, e a seguito dell’accettazione da parte del comitato politico e di sicurezza (CPS), il comitato può autorizzare che la gestione amministrativa di un contributo finanziario volontario da parte di uno Stato membro o di terzi sia affidata allo strumento. Tale contributo finanziario volontario può essere destinato a uno specifico progetto in supporto dell’operazione o della misura di assistenza.
2. I costi amministrativi relativi alla gestione del contributo volontario sono coperti dal contributo volontario stesso, salvo diversa decisione del comitato.
3. Previa approvazione del comitato, il rispettivo amministratore stabilisce con lo Stato membro o i terzi interessati le intese amministrative necessarie, in cui sono definiti lo scopo del contributo volontario, i costi che quest’ultimo deve coprire e la gestione del contributo volontario.
4. I contributi volontari di questo tipo possono essere utilizzati unicamente per gli scopi per i quali sono stati versati allo strumento, secondo quanto previsto nelle intese amministrative stabilite con lo Stato membro o i terzi in questione.
5. Il rispettivo amministratore garantisce che la gestione dei contributi volontari rispetti le intese amministrative pertinenti. Egli trasmette ad ogni contributore, direttamente o attraverso il comandante dell’operazione, se del caso, le pertinenti informazioni relative alla gestione del contributo volontario come stabilito nelle intese amministrative applicabili.
Art. 31 Interessi di mora
1. Qualora uno Stato membro o un terzo non effettui un pagamento allo strumento entro la data prevista, gli interessi di mora sono calcolati a un tasso pari al tasso di rifinanziamento principale della Banca centrale europea maggiorato di 3,5 punti percentuali.
2. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo non superiore a 30 giorni, non si applicano interessi. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a 30 giorni, gli interessi sono calcolati per l’intero periodo.
Capo 5. Attuazione
Art. 32 Principi
1. Gli stanziamenti dello strumento sono utilizzati conformemente ai principi di sana gestione finanziaria, vale a dire i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Gli ordinatori sono incaricati di eseguire le entrate e le spese dello strumento secondo i principi di sana gestione finanziaria e di garantire il rispetto dei requisiti di legittimità e regolarità. Per eseguire le spese, gli ordinatori:
a) assumono impegni di bilancio e giuridici, anche firmando contratti per conto dello strumento;
b) convalidano le spese, emettono ordini di pagamento; e
c) pongono in essere gli atti preliminari necessari all’esecuzione degli stanziamenti.
3. Un ordinatore può delegare le sue funzioni mediante una decisione che determina:
a) i membri del personale di livello appropriato che ricevono tale delega;
b) la portata dei poteri conferiti; e
c) la possibilità per i delegati di sottodelegare i loro poteri.
4. L’esecuzione degli stanziamenti è assicurata secondo il principio della separazione delle funzioni dell’ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore e di contabile si escludono a vicenda.
Art. 33 Modalità di attuazione
1. Il finanziamento dei costi comuni di un’operazione è eseguito per conto dello strumento dal comandante dell’operazione, se questi è in carica, oppure dall’amministratore delle operazioni, nella loro veste di ordinatori.
2. Una misura di assistenza può essere attuata in gestione diretta o indiretta. Qualora una misura di assistenza sia attuata mediante gestione diretta, si applicano, se del caso, gli articoli 35, 36 e 37. Qualora una misura di assistenza sia attuata mediante gestione indiretta, i responsabili dell'attuazione possono essere designati dal Consiglio da una delle categorie seguenti:
a) ministeri o pubbliche amministrazioni degli Stati membri, o altri rispettivi organismi e agenzie di diritto pubblico, ovvero organismi di diritto privato investiti di funzioni di servizio pubblico, nella misura in cui questi ultimi presentino sufficienti garanzie finanziarie;
b) un’organizzazione internazionale, un’organizzazione regionale o i rispettivi organi e agenzie;
c) uno Stato terzo o i rispettivi organismi o agenzie di diritto pubblico, a condizione che tale Stato terzo non sia in contrasto con gli interessi in materia di sicurezza e difesa dell’Unione e dei suoi Stati membri e che rispetti il diritto internazionale e, se del caso, il principio delle relazioni di buon vicinato con gli Stati membri;
d) agenzie e organi dell’Unione aventi personalità giuridica.
e) organismi o persone incaricati di attuare azioni specifiche della PESC a norma del titolo V TUE e indicati nel pertinente atto di base;
f) organismi di diritto privato di uno Stato membro o di diritto dell'Unione che sono stabiliti in uno Stato membro e idonei a essere incaricati, conformemente alla normativa settoriale, dell'esecuzione dei fondi dell'Unione o delle garanzie di bilancio, nella misura in cui tali organismi sono controllati dagli organismi di cui alla lettera a) e sono dotati di sufficienti garanzie finanziarie sotto forma di responsabilità in solido da parte degli organismi di controllo o di garanzie finanziarie equivalenti che possono essere limitate, per ciascuna azione, all'importo massimo del sostegno dell'Unione.
3. In circostanze eccezionali, entità che non rientrano nelle categorie di cui sopra possono essere designate come responsabili dell’attuazione, previa conferma da parte dell’amministratore a norma del paragrafo 5 e a condizione che la misura di assistenza sia attuata conformemente al paragrafo 2, lettera c).
4. Le misure di assistenza possono anche essere attuate in tutto o in parte dal beneficiario o dagli organismi da esso designati. In tal caso le disposizioni riguardanti i soggetti responsabili dell’attuazione contenute nella presente decisione si applicano a tale beneficiario o a tali organismi in quanto soggetti responsabili dell’attuazione.
5. Fatti salvi l’articolo 56, paragrafo 3, e l’articolo 66, paragrafo 8, l’amministratore formula un parere, in fase di preparazione di una misura di assistenza, sulla capacità dei possibili soggetti responsabili dell’attuazione di attuare la misura di assistenza o parti di essa in conformità del capo 10 e se del caso, sulla capacità del destinatario di una sovvenzione assegnata senza invito a presentare proposte di attuare la sovvenzione. Un responsabile dell’attuazione o destinatario della sovvenzione è designato dal Consiglio previa conferma da parte dell’amministratore che il responsabile dell’attuazione o destinatario della sovvenzione dispone di tale capacità. Se tale capacità non può essere confermata, l’amministratore indica al Consiglio ogni altra possibile modalità di attuazione della misura. All’occorrenza l’amministratore valuta come debbano essere affrontate le limitazioni specifiche in materia di capacità dei possibili soggetti responsabili dell’attuazione, conformemente all’articolo 66, paragrafo 6.
6. Le misure di assistenza possono essere attuate integralmente o in parte mediante un’operazione come deciso dal Consiglio in conformità dell’articolo 60, in particolare per fornire assistenza integrata, tra cui addestramento militare, consulenza, fornitura di sostegno materiale e controllo del suo utilizzo da parte del beneficiario.
7. Uno Stato membro, un’istituzione dell’Unione, un’organizzazione internazionale, un’organizzazione regionale o un altro soggetto incaricato dell’esecuzione delle spese di un’operazione finanziata nell’ambito dello strumento applica le norme vigenti relative all’esecuzione delle proprie spese. Analogamente, un soggetto responsabile dell’attuazione di una misura di assistenza può applicare le norme vigenti relative all’esecuzione delle proprie spese, fatta salva la valutazione di cui all’articolo 66. In caso di divergenze sostanziali tra tali norme, da un lato, e le disposizioni della presente decisione e le norme adottate dal comitato ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 6, dall’altro, prevalgono le ultime due. A tal fine l’amministratore responsabile può adottare le misure correttive necessarie per garantire una sufficiente tutela degli interessi finanziari dello strumento.
Art. 34 Conti bancari
1. I conti bancari dello strumento sono aperti presso un ente creditizio di prim’ordine con sede sociale in uno Stato membro e sono correnti o a breve termine in euro.
2. Tuttavia, qualora le circostanze lo giustifichino e previa approvazione del rispettivo amministratore, i conti possono essere aperti presso enti creditizi con sede sociale al di fuori dell’Unione e in monete diverse dall’euro.
3. Gli scoperti di conto non sono consentiti.
4. I contributi degli Stati membri sono versati su appositi conti bancari. Tali contributi sono utilizzati per effettuare:
a) gli anticipi necessari ai comandanti delle operazioni per l’esecuzione delle spese relative ai costi comuni delle operazioni e al costo delle misure di assistenza o di parti di esse attuate mediante operazioni, e
b) i necessari pagamenti ai soggetti responsabili dell’attuazione e ai fornitori per le misure di assistenza.
5. I contributi a titolo dei costi a carico degli Stati e i contributi volontari sono versati su appositi conti bancari e sono destinati all’esecuzione delle spese la cui amministrazione è stata affidata allo strumento.
Art. 35 Appalti
1. Gli appalti da finanziare o prefinanziare nell’ambito dello strumento per ottenere, contro pagamento di un prezzo, la fornitura di un bene mobile o immobile, mediante l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, nonché la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori, avvengono mediante contratti conclusi per conto dello strumento, se attuati dallo strumento direttamente o tramite un’operazione.
2. Le procedure di appalto mirano a garantire, attraverso una concorrenza leale e aperta, che gli appalti soddisfino nel modo più efficiente i requisiti delle operazioni o delle misure di assistenza.
3. Le norme adottate dal comitato a norma dell’articolo 11, paragrafo 6, per l’esecuzione delle spese finanziate tramite lo strumento comprendono disposizioni che stabiliscono procedure di appalto conformemente ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo.
Art. 36 Sovvenzioni
1. Le misure di assistenza possono essere attuate attraverso sovvenzioni concesse con o senza un invito a presentare proposte.
2. Le norme adottate dal comitato ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 6, per l’esecuzione delle spese finanziate a titolo dello strumento includono disposizioni per l’assegnazione e l’attuazione di sovvenzioni, anche nei casi debitamente giustificati in cui le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte. Tali disposizioni garantiscono una rigorosa sorveglianza dell’amministratore durante tutta l’attuazione delle sovvenzioni e prestano particolare attenzione ai controlli da esso effettuati nei casi di gestione diretta.
Art. 37 Intese amministrative per facilitare il futuro approvvigionamento o il reciproco sostegno
1. Lo strumento può concludere intese amministrative con gli Stati membri, le istituzioni, gli organi e le agenzie dell’Unione, come pure con Stati terzi, organizzazioni internazionali e organizzazioni regionali e rispettive agenzie, allo scopo di facilitare il futuro approvvigionamento o gli aspetti finanziari del reciproco sostegno, o entrambi, in funzione del migliore rapporto costo-efficacia.
2. Le intese amministrative di cui al paragrafo 1 sono:
a) sottoposte a previa consultazione del comitato se sono concluse con Stati membri, istituzioni dell’Unione od organi o agenzie di uno Stato membro o dell’Unione; o
b) sottoposte a previa approvazione del comitato se sono concluse con Stati terzi, organizzazioni internazionali od organizzazioni regionali.
3. Le intese amministrative di cui al paragrafo 1 sono firmate dall’amministratore responsabile o, se del caso, dal rispettivo comandante dell’operazione, che agisce per conto dello strumento, e dalle autorità amministrative competenti delle altre parti di cui al paragrafo 1.
4. I contratti quadro possono essere conclusi per facilitare l’approvvigionamento in funzione del migliore rapporto costo-efficacia. Tali contratti quadro sono sottoposti per approvazione al comitato prima di essere firmati dall’amministratore responsabile. Gli Stati membri e i comandanti delle operazioni possono ricorrere ai contratti quadro, se lo desiderano. La conclusione dei contratti quadro da parte dello strumento non obbliga gli Stati membri che non ne sono parte ad acquisire, in base agli stessi, beni e servizi.
Capo 6. Relazioni finanziarie, contabilità e audit
Art. 38 Relazioni finanziarie periodiche al comitato
1. Ogni tre mesi, ciascun amministratore, con l'appoggio del contabile e dei comandanti delle operazioni responsabili, presenta al comitato una relazione sull'esecuzione delle entrate e delle spese che ricadono sotto la sua responsabilità dall'inizio dell'esercizio, una relazione sul flusso di cassa, una relazione sul deposito minimo corrispondente, una relazione sui contributi supplementari dovuti dagli Stati membri sulla base dei dati di cui all'articolo 27, paragrafo 4.
2. Due volte all'anno il SEAE, in collaborazione con entrambi gli amministratori, presenta al comitato una relazione sull'utilizzo del massimale globale di cui all'articolo 2, paragrafo 1, e del corrispondente massimale annuale.
Art. 39 Contabilità
1. Ciascun contabile tiene la contabilità dei contributi richiesti e dei trasferimenti di fondi effettuati che ricadono sotto la sua responsabilità. Stabilisce inoltre la contabilità delle spese e delle entrate eseguite sotto la responsabilità del rispettivo amministratore.
2. Il contabile delle operazioni elabora i conti annuali per le operazioni e le misure di assistenza o parti di esse attuate mediante operazioni con il sostegno dei rispettivi comandanti dell’operazione. Il contabile delle misure di assistenza elabora i conti annuali per le misure di assistenza con il supporto dei soggetti responsabili dell’attuazione.
Art. 40 Norme generali applicabili ai controlli
1. Lo strumento, attraverso i suoi rappresentanti o gli organismi di controllo o di audit che può designare, effettua verifiche sul posto sulle operazioni e sui soggetti responsabili dell’attuazione, allo scopo di assicurare che le norme stabilite dalla presente decisione e dalle decisioni del comitato siano debitamente attuate e che le disposizioni contenute nei contratti conclusi con i soggetti responsabili dell’attuazione siano rispettate.
2. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese dello strumento hanno ottenuto, prima dell’assolvimento dei loro compiti, il nulla osta per accedere alle informazioni classificate almeno fino al livello «SECRET UE/EU SECRET» o, a seconda dei casi, un nulla osta equivalente concesso da uno Stato membro o dalla NATO. Tali persone garantiscono il rispetto della riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni di audit, conformemente alle norme applicabili a tali informazioni e dati.
3. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese dello strumento hanno pieno accesso immediato, senza necessità di preavviso, a tutti i locali, le informazioni e i dati pertinenti. Ciò include l'accesso ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui tali documenti e supporti sono custoditi. Hanno inoltre la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese dello strumento forniscono agli amministratori e alle persone incaricate della revisione di tali entrate e spese l'assistenza necessaria all'assolvimento dei loro compiti.
4. Ove fossero rilevate irregolarità che comportano una perdita finanziaria, lo strumento adotta i provvedimenti necessari con l’operazione, il soggetto responsabile dell’attuazione o il fornitore interessati per provvedere al recupero o alla restituzione degli importi in questione.
Art. 41 Revisione interna dello strumento
1. Su proposta dell’amministratore delle operazioni e dopo averne informato il comitato, il segretario generale del Consiglio nomina un revisore interno e almeno un revisore interno aggiunto per le operazioni. Su proposta dell’amministratore delle misure di assistenza e dopo averne informato il comitato, l’alto rappresentante nomina un revisore interno per le misure di assistenza.
2. I revisori interni sono nominati per un periodo di quattro anni, rinnovabile fino a un periodo massimo di otto anni. I revisori interni devono possedere le qualifiche professionali richieste e devono rispettare i principi di audit interno riconosciuti a livello internazionale. I revisori interni non possono essere ordinatori né contabili e non possono partecipare alla preparazione degli stati finanziari relativi allo strumento.
3. Ciascun revisore interno svolge, se del caso, audit e incarichi di consulenza e fornisce consulenza all'amministratore responsabile riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni dirette a promuovere una sana gestione finanziaria sulla base dei risultati del suo lavoro di audit. I revisori interni, in particolare, sono incaricati di verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché di valutare le prestazioni dei pertinenti servizi nella realizzazione delle politiche e degli obiettivi in relazione ai rischi associati. Valutano inoltre l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di controllo interno applicabili allo strumento.
4. Il revisore interno per le operazioni riferisce all'amministratore responsabile in merito ai risultati dei suoi audit. I comandanti delle operazioni sono informati dal revisore interno responsabile circa le conclusioni cui è giunto e le sue raccomandazioni. L'amministratore delle operazioni provvede affinché, per le questioni sua competenza, siano adottate le azioni necessarie per attuare le raccomandazioni risultanti dagli audit interni, anche impartendo le necessarie istruzioni ai comandanti delle operazioni.
5. Il revisore interno per le misure di assistenza riferisce i risultati dei suoi audit all'amministratore e/o al SEAE in relazione a questioni di rispettiva competenza. L'amministratore delle misure di assistenza informa i responsabili dell'attuazione, se del caso, in merito alle conclusioni e alle raccomandazioni del revisore interno. L'amministratore e il SEAE provvedono affinché, per le questioni di rispettiva competenza, siano adottate le azioni necessarie per attuare le raccomandazioni risultanti dagli audit interni.
6. Ogni anno, il revisore interno trasmette al comitato una relazione sull'attività di audit interno svolta, indicando il numero e il tipo di audit interni effettuati, le constatazioni e le raccomandazioni formulate, nonché lo stato di attuazione delle raccomandazioni formulate negli anni precedenti. Il comitato vigila sul lavoro del revisore interno e sul seguito adeguato dato alle raccomandazioni dell'audit interno da parte dei servizi pertinenti.
7. I resoconti e le relazioni dei revisori interni sono messi a disposizione del collegio dei revisori dei conti istituito a norma dell'articolo 42, unitamente a tutti i relativi documenti giustificativi.
Art. 42 Revisione esterna dello strumento
1. È istituito un collegio dei revisori dei conti. Il collegio dei revisori dei conti verifica le entrate e le spese derivanti dall’attuazione della presente decisione a norma dell’articolo 1, paragrafo 2, nonché i conti annuali delle operazioni e delle misure di assistenza.
2. Il comitato, su proposta del collegio dei revisori, determina il numero di revisori richiesti e stabilisce le procedure di selezione, nomina e sostituzione, ove necessario, dei membri del collegio dei revisori per un periodo massimo di quattro anni, rinnovabile un'unica volta, scelti tra i candidati proposti dagli Stati membri. Il comitato può prorogare il mandato di un membro per un periodo massimo di sei mesi. I candidati devono appartenere al più importante organismo di audit nazionale di uno Stato membro o essere raccomandati da tale organismo e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza.
3. Su richiesta del collegio dei revisori, il comitato può nominare assistenti dei membri del collegio dei revisori. Il comitato, su proposta del collegio dei revisori, stabilisce le procedure di selezione, nomina e sostituzione, ove necessario, degli assistenti. Gli assistenti devono offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Su richiesta del collegio dei revisori, il comitato può approvare il ricorso da parte del collegio dei revisori a un sostegno esterno qualificato per la revisione esterna dello strumento.
4. Il collegio dei revisori verifica, sia durante l'esercizio in corso sia a posteriori, tramite controlli in loco e fornendo documenti giustificativi, che l'esecuzione delle spese finanziate o prefinanziate tramite lo strumento sia conforme alla presente decisione e alle norme adottate conformemente all'articolo 11, paragrafo 6, nonché alla normativa dell'Unione e nazionale pertinente. Nello svolgimento di tali controlli, il collegio dei revisori valuta il rispetto dei principi di sana gestione finanziaria, vale a dire i principi di economia, efficienza ed efficacia, e che i controlli interni siano adeguati, e sorvegliano l'amministrazione e la gestione dello strumento, anche effettuando controlli di gestione.
5. I membri del collegio dei revisori e i loro assistenti continuano a essere retribuiti dall’organismo di audit di appartenenza; lo strumento si fa carico delle loro spese di missione conformemente alle regole che devono essere adottate dal comitato, nonché del costo del sostegno esterno qualificato.
6. Nell’espletamento del loro mandato, i membri del collegio dei revisori e i loro assistenti:
a) possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato; il collegio e i revisori dei conti che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;
b) riferiscono unicamente al comitato in merito ai loro compiti.
7. Ogni anno, il collegio dei revisori dei conti elegge tra i suoi membri il presidente o proroga il mandato dell'attuale presidente. Il collegio dei revisori adotta le norme applicabili agli audit effettuati dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali. Esso approva le relazioni di audit predisposte dai suoi membri prima che siano trasmesse agli amministratori e al comitato.
8. Gli amministratori o le persone designate dagli amministratori possono effettuare in qualunque momento revisioni delle spese finanziate tramite lo strumento. Inoltre il comitato, sulla base di una proposta degli amministratori o di uno Stato membro, può designare in qualunque momento revisori esterni aggiuntivi su base ad hoc, definendone i compiti e le condizioni di servizio.
Art. 43 Presentazione dei conti annuali e risultato dell’esecuzione di bilancio
1. Ciascun contabile dello strumento, con l’assistenza dell’amministratore responsabile, elabora e trasmette al collegio dei revisori dei conti, entro il 15 maggio successivo alla chiusura dell’esercizio, il progetto annuale di contabilità dello strumento per le questioni di sua competenza. Il contabile delle operazioni si basa sui conti trasmessi dai comandanti delle operazioni, compresi i conti relativi alle misure di assistenza o a parti di esse attuate dall’operazione. Il contabile delle misure di assistenza si basa sui conti trasmessi dai soggetti responsabili dell’attuazione. Entro la medesima data, ciascun contabile trasmette al comitato le eccedenze di bilancio dell’esercizio per ciascun titolo del bilancio di cui è responsabile. Ciascun amministratore trasmette al comitato una relazione annuale di attività per le questioni di sua competenza.
2. Entro il 15 luglio il collegio dei revisori dei conti, sulla base del lavoro di audit svolto, compreso il sostegno esterno qualificato di cui all’articolo 42, paragrafo 3, trasmette a ciascun contabile e al comandante di ciascuna operazione le risultanze dell’audit che ha effettuato sui loro conti.
3. Entro il 30 settembre, ciascun contabile, assistito dall’amministratore responsabile, trasmette al comitato, per le questioni di sua competenza, i conti annuali definitivi dello strumento sottoposti ad audit.
4. Entro il 30 settembre successivo alla chiusura dell'esercizio, il collegio dei revisori dei conti trasmette al comitato la sua relazione di audit, corredata di un parere di audit. Il comitato esamina la relazione, il relativo parere e i conti annuali nella prospettiva di dare discarico a ciascun amministratore e al comandante di ciascuna operazione. Previa approvazione del comitato in merito alla divulgazione, la relazione di audit, il parere di audit e i conti annuali sono divulgati in tutto o in parte, conformemente alla decisione del comitato. Ciascun amministratore e ciascun comandante dell'operazione riferiscono annualmente al comitato in merito all'attuazione delle raccomandazioni formulate dal collegio dei revisori su questioni di rispettiva competenza.
5. I documenti giustificativi dei conti annuali dello strumento sono conservati per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di discarico corrispondente. Quando cessa un’operazione, il comandante dell’operazione provvede alla trasmissione dell’insieme dei documenti giustificativi, anche relativi all’attuazione di eventuali misure di assistenza o parti di esse attuate mediante l’operazione, all’amministratore delle operazioni.
6. Il comitato decide di iscrivere nel bilancio dell’esercizio successivo il risultato dell’esecuzione di bilancio di un esercizio i cui conti sono stati approvati, tra le entrate o le spese a seconda dei casi. Tuttavia il comitato può decidere, prima che i conti siano approvati, di iscrivere la stima del risultato dell’esecuzione di bilancio, una volta ricevuto il parere di audit dal collegio dei revisori dei conti. L’amministratore responsabile presenta i bilanci rettificativi necessari, che tengono conto del riporto dei fondi.
7. Qualora il rimborso non possa essere effettuato in toto deducendone l’importo dai contributi dovuti allo strumento, il saldo del risultato dell’esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell’anno di rimborso.
Titolo III. Norme specifiche applicabili alle operazioni
Capo 7. Costi comuni e costi a carico degli Stati
Art. 44 Definizione dei costi comuni e periodi di ammissibilità
1. Sono a carico dello strumento i costi comuni elencati nell’allegato III durante la fase preparatoria di un’operazione che va dall’approvazione del concetto di gestione della crisi fino alla nomina del comandante dell’operazione. In particolari circostanze, previa consultazione del CPS, il comitato può prorogare il periodo durante il quale tali costi sono a carico dello strumento.
2. Durante la fase attiva di un’operazione, che si estende dalla data di nomina del comandante dell’operazione alla data in cui il quartier generale del comando del livello operativo cessa la sua attività, sono a carico dello strumento come costi comuni:
a) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte A;
b) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte B, se decisi dal Consiglio;
c) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte C, quando richiesto dal comandante dell’operazione e se approvato dal comitato.
3. Fanno altresì parte dei costi comuni di un’operazione le spese necessarie per procedere alla liquidazione della stessa, elencate nell’allegato V.
4. Un’operazione dell’Unione è oggetto di liquidazione quando il materiale e le infrastrutture finanziati in comune per tale operazione sono stati assegnati a una destinazione finale ed è stata approvata la contabilità dell’operazione.
5. I costi comuni sono limitati ai costi incrementali, ovvero costi diversi da quelli che in ogni caso sarebbero stati presi a carico da uno o più Stati membri o Stati terzi contributori, da un’istituzione dell’Unione o da un’organizzazione internazionale, indipendentemente dall’organizzazione di un’operazione dell’Unione.
6. Il Consiglio può stabilire, mediante decisioni che avviano o prorogano un’operazione, che taluni costi incrementali, in aggiunta a quelli ammissibili come costi comuni a tale data, siano considerati costi comuni per una determinata operazione.
7. Oltre al potere conferitogli in forza del paragrafo 2, lettera c), il comitato ha la possibilità decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati negli allegati da II a V siano considerati costi comuni per una determinata operazione.
Art. 45 Esercitazioni
1. I costi comuni delle esercitazioni dell’Unione sono finanziati tramite lo strumento, secondo regole e procedure analoghe a quelle relative alle operazioni cui contribuiscono tutti gli Stati membri, fino a concorrenza di un importo che deve essere stabilito dal comitato per ciascun tipo di esercitazione, in particolare per la capacità di dispiegamento rapido dell’UE, tenendo conto del programma concordato delle esercitazioni dell’UE e delle attività connesse nell’ambito della PESC. Tale importo può essere superato in singoli casi, se consentito dal comitato al momento di approvare il bilancio di un’esercitazione.
2. Fatto salvo il paragrafo 3, questi costi comuni delle esercitazioni sono i costi di cui all’allegato IV applicabili al tipo di operazione simulata nell’esercitazione.
3. Per le spese seguenti, i costi comuni delle esercitazioni di cui al paragrafo 2 coprono:
a) lavori secondari e temporanei relativi allo schieramento/all’infrastruttura: spese assolutamente necessarie affinché i quartieri generali temporanei e le forze che partecipano all’esercitazione conseguano il loro obiettivo, ove approvato dal comitato;
b) la fase di pianificazione e di preparazione delle esercitazioni, compresa la formazione essenziale necessaria per l’esercitazione, in particolare la formazione degli operatori dei pacchetti schierabili dell’UE e degli esperti finanziari designati a partecipare all’esercitazione;
c) trasporto per lo schieramento e il riposizionamento verso e dal teatro delle operazioni per le esercitazioni della capacità di dispiegamento rapido dell’UE (gruppi tattici dell’UE, abilitanti strategici e moduli compresi), alle condizioni di cui all’allegato IV, parte A, punto 3, relativamente alle operazioni della capacità di dispiegamento rapido dell’UE fino a un importo in linea con l’opzione più vantaggiosa, conformemente alla decisione del comitato. La decisione del comitato è adottata tenendo conto della discussione sull’orientamento strategico applicabile in seno al CPS, prestando attenzione agli aspetti operativi e finanziari e in tempo utile per essere debitamente presa in considerazione nel processo di costituzione della forza dell’esercitazione.
4. Il comitato può decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati nel presente punto siano considerati costi comuni per una determinata esercitazione, in particolare per la capacità di dispiegamento rapido dell’UE.
Art. 46 Importo di riferimento per un’operazione
Qualsiasi decisione del Consiglio con la quale viene avviata o prorogata un’operazione comporta un importo di riferimento per i costi comuni di tale operazione. L’amministratore delle operazioni valuta, in particolare con il concorso dello Stato maggiore dell’UE e, se è in carica, del comandante dell’operazione, l’importo stimato necessario per coprire i costi comuni dell’operazione per il periodo previsto. L’amministratore delle operazioni trasmette alla presidenza del Consiglio l’importo proposto affinché sia preso in esame dall’organo preparatorio del Consiglio incaricato di esaminare il progetto di decisione. I membri del comitato sono invitati a partecipare alle discussioni di tale organo riguardanti l’importo di riferimento.
Art. 47 Rimborso dei prefinanziamenti
1. Uno Stato membro, uno Stato terzo o, se del caso, un’organizzazione internazionale che il Consiglio abbia autorizzato a prefinanziare una parte dei costi comuni di un’operazione può ottenerne il rimborso dallo strumento, presentando una richiesta corredata dei documenti giustificativi necessari e indirizzata all’amministratore delle operazioni al più tardi due mesi dopo la data di conclusione dell’operazione in questione.
2. Non si può dar seguito ad alcuna richiesta di rimborso se non è approvata dal comandante dell’operazione, se ancora in carica, e dall’amministratore delle operazioni.
3. Se una richiesta di rimborso presentata da uno Stato membro o da uno Stato terzo contributore è approvata, può essere dedotta dalla richiesta di contributo successiva rivolta a questo Stato dall’amministratore delle operazioni.
4. Se non è prevista alcuna richiesta di contributo quando la richiesta è approvata, o se la richiesta di rimborso approvata supera il contributo previsto, l’amministratore delle operazioni procede al pagamento dell’importo da rimborsare entro 30 giorni, tenuto conto del flusso di cassa dello strumento e delle necessità del finanziamento dei costi comuni dell’operazione in questione.
5. Il rimborso è dovuto conformemente alla presente decisione anche qualora un’operazione pianificata venga annullata.
6. Il rimborso è comprensivo degli interessi maturati sull’importo messo a disposizione con il prefinanziamento.