Decisione (PESC) 2021/509 del Consiglio del 22 marzo 2021 che istituisce uno strumento europeo per la pace, e abroga la decisione (PESC) 2015/528
Testo vigente
Art. 35 Appalti
1. Gli appalti da finanziare o prefinanziare nell’ambito dello strumento per ottenere, contro pagamento di un prezzo, la fornitura di un bene mobile o immobile, mediante l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, nonché la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori, avvengono mediante contratti conclusi per conto dello strumento, se attuati dallo strumento direttamente o tramite un’operazione.
2. Le procedure di appalto mirano a garantire, attraverso una concorrenza leale e aperta, che gli appalti soddisfino nel modo più efficiente i requisiti delle operazioni o delle misure di assistenza.
3. Le norme adottate dal comitato a norma dell’articolo 11, paragrafo 6, per l’esecuzione delle spese finanziate tramite lo strumento comprendono disposizioni che stabiliscono procedure di appalto conformemente ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo.
Art. 36 Sovvenzioni
1. Le misure di assistenza possono essere attuate attraverso sovvenzioni concesse con o senza un invito a presentare proposte.
2. Le norme adottate dal comitato ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 6, per l’esecuzione delle spese finanziate a titolo dello strumento includono disposizioni per l’assegnazione e l’attuazione di sovvenzioni, anche nei casi debitamente giustificati in cui le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte. Tali disposizioni garantiscono una rigorosa sorveglianza dell’amministratore durante tutta l’attuazione delle sovvenzioni e prestano particolare attenzione ai controlli da esso effettuati nei casi di gestione diretta.
Art. 37 Intese amministrative per facilitare il futuro approvvigionamento o il reciproco sostegno
1. Lo strumento può concludere intese amministrative con gli Stati membri, le istituzioni, gli organi e le agenzie dell’Unione, come pure con Stati terzi, organizzazioni internazionali e organizzazioni regionali e rispettive agenzie, allo scopo di facilitare il futuro approvvigionamento o gli aspetti finanziari del reciproco sostegno, o entrambi, in funzione del migliore rapporto costo-efficacia.
2. Le intese amministrative di cui al paragrafo 1 sono:
a) sottoposte a previa consultazione del comitato se sono concluse con Stati membri, istituzioni dell’Unione od organi o agenzie di uno Stato membro o dell’Unione; o
b) sottoposte a previa approvazione del comitato se sono concluse con Stati terzi, organizzazioni internazionali od organizzazioni regionali.
3. Le intese amministrative di cui al paragrafo 1 sono firmate dall’amministratore responsabile o, se del caso, dal rispettivo comandante dell’operazione, che agisce per conto dello strumento, e dalle autorità amministrative competenti delle altre parti di cui al paragrafo 1.
4. I contratti quadro possono essere conclusi per facilitare l’approvvigionamento in funzione del migliore rapporto costo-efficacia. Tali contratti quadro sono sottoposti per approvazione al comitato prima di essere firmati dall’amministratore responsabile. Gli Stati membri e i comandanti delle operazioni possono ricorrere ai contratti quadro, se lo desiderano. La conclusione dei contratti quadro da parte dello strumento non obbliga gli Stati membri che non ne sono parte ad acquisire, in base agli stessi, beni e servizi.
Capo 6. Relazioni finanziarie, contabilità e audit
Art. 38 Relazioni finanziarie periodiche al comitato
1. Ogni tre mesi, ciascun amministratore, con l'appoggio del contabile e dei comandanti delle operazioni responsabili, presenta al comitato una relazione sull'esecuzione delle entrate e delle spese che ricadono sotto la sua responsabilità dall'inizio dell'esercizio, una relazione sul flusso di cassa, una relazione sul deposito minimo corrispondente, una relazione sui contributi supplementari dovuti dagli Stati membri sulla base dei dati di cui all'articolo 27, paragrafo 4.
2. Due volte all'anno il SEAE, in collaborazione con entrambi gli amministratori, presenta al comitato una relazione sull'utilizzo del massimale globale di cui all'articolo 2, paragrafo 1, e del corrispondente massimale annuale.
Art. 39 Contabilità
1. Ciascun contabile tiene la contabilità dei contributi richiesti e dei trasferimenti di fondi effettuati che ricadono sotto la sua responsabilità. Stabilisce inoltre la contabilità delle spese e delle entrate eseguite sotto la responsabilità del rispettivo amministratore.
2. Il contabile delle operazioni elabora i conti annuali per le operazioni e le misure di assistenza o parti di esse attuate mediante operazioni con il sostegno dei rispettivi comandanti dell’operazione. Il contabile delle misure di assistenza elabora i conti annuali per le misure di assistenza con il supporto dei soggetti responsabili dell’attuazione.
Art. 40 Norme generali applicabili ai controlli
1. Lo strumento, attraverso i suoi rappresentanti o gli organismi di controllo o di audit che può designare, effettua verifiche sul posto sulle operazioni e sui soggetti responsabili dell’attuazione, allo scopo di assicurare che le norme stabilite dalla presente decisione e dalle decisioni del comitato siano debitamente attuate e che le disposizioni contenute nei contratti conclusi con i soggetti responsabili dell’attuazione siano rispettate.
2. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese dello strumento hanno ottenuto, prima dell’assolvimento dei loro compiti, il nulla osta per accedere alle informazioni classificate almeno fino al livello «SECRET UE/EU SECRET» o, a seconda dei casi, un nulla osta equivalente concesso da uno Stato membro o dalla NATO. Tali persone garantiscono il rispetto della riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni di audit, conformemente alle norme applicabili a tali informazioni e dati.
3. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese dello strumento hanno pieno accesso immediato, senza necessità di preavviso, a tutti i locali, le informazioni e i dati pertinenti. Ciò include l'accesso ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui tali documenti e supporti sono custoditi. Hanno inoltre la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese dello strumento forniscono agli amministratori e alle persone incaricate della revisione di tali entrate e spese l'assistenza necessaria all'assolvimento dei loro compiti.
4. Ove fossero rilevate irregolarità che comportano una perdita finanziaria, lo strumento adotta i provvedimenti necessari con l’operazione, il soggetto responsabile dell’attuazione o il fornitore interessati per provvedere al recupero o alla restituzione degli importi in questione.
Art. 41 Revisione interna dello strumento
1. Su proposta dell’amministratore delle operazioni e dopo averne informato il comitato, il segretario generale del Consiglio nomina un revisore interno e almeno un revisore interno aggiunto per le operazioni. Su proposta dell’amministratore delle misure di assistenza e dopo averne informato il comitato, l’alto rappresentante nomina un revisore interno per le misure di assistenza.
2. I revisori interni sono nominati per un periodo di quattro anni, rinnovabile fino a un periodo massimo di otto anni. I revisori interni devono possedere le qualifiche professionali richieste e devono rispettare i principi di audit interno riconosciuti a livello internazionale. I revisori interni non possono essere ordinatori né contabili e non possono partecipare alla preparazione degli stati finanziari relativi allo strumento.
3. Ciascun revisore interno svolge, se del caso, audit e incarichi di consulenza e fornisce consulenza all'amministratore responsabile riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni dirette a promuovere una sana gestione finanziaria sulla base dei risultati del suo lavoro di audit. I revisori interni, in particolare, sono incaricati di verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché di valutare le prestazioni dei pertinenti servizi nella realizzazione delle politiche e degli obiettivi in relazione ai rischi associati. Valutano inoltre l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di controllo interno applicabili allo strumento.
4. Il revisore interno per le operazioni riferisce all'amministratore responsabile in merito ai risultati dei suoi audit. I comandanti delle operazioni sono informati dal revisore interno responsabile circa le conclusioni cui è giunto e le sue raccomandazioni. L'amministratore delle operazioni provvede affinché, per le questioni sua competenza, siano adottate le azioni necessarie per attuare le raccomandazioni risultanti dagli audit interni, anche impartendo le necessarie istruzioni ai comandanti delle operazioni.
5. Il revisore interno per le misure di assistenza riferisce i risultati dei suoi audit all'amministratore e/o al SEAE in relazione a questioni di rispettiva competenza. L'amministratore delle misure di assistenza informa i responsabili dell'attuazione, se del caso, in merito alle conclusioni e alle raccomandazioni del revisore interno. L'amministratore e il SEAE provvedono affinché, per le questioni di rispettiva competenza, siano adottate le azioni necessarie per attuare le raccomandazioni risultanti dagli audit interni.
6. Ogni anno, il revisore interno trasmette al comitato una relazione sull'attività di audit interno svolta, indicando il numero e il tipo di audit interni effettuati, le constatazioni e le raccomandazioni formulate, nonché lo stato di attuazione delle raccomandazioni formulate negli anni precedenti. Il comitato vigila sul lavoro del revisore interno e sul seguito adeguato dato alle raccomandazioni dell'audit interno da parte dei servizi pertinenti.
7. I resoconti e le relazioni dei revisori interni sono messi a disposizione del collegio dei revisori dei conti istituito a norma dell'articolo 42, unitamente a tutti i relativi documenti giustificativi.
Art. 42 Revisione esterna dello strumento
1. È istituito un collegio dei revisori dei conti. Il collegio dei revisori dei conti verifica le entrate e le spese derivanti dall’attuazione della presente decisione a norma dell’articolo 1, paragrafo 2, nonché i conti annuali delle operazioni e delle misure di assistenza.
2. Il comitato, su proposta del collegio dei revisori, determina il numero di revisori richiesti e stabilisce le procedure di selezione, nomina e sostituzione, ove necessario, dei membri del collegio dei revisori per un periodo massimo di quattro anni, rinnovabile un'unica volta, scelti tra i candidati proposti dagli Stati membri. Il comitato può prorogare il mandato di un membro per un periodo massimo di sei mesi. I candidati devono appartenere al più importante organismo di audit nazionale di uno Stato membro o essere raccomandati da tale organismo e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza.
3. Su richiesta del collegio dei revisori, il comitato può nominare assistenti dei membri del collegio dei revisori. Il comitato, su proposta del collegio dei revisori, stabilisce le procedure di selezione, nomina e sostituzione, ove necessario, degli assistenti. Gli assistenti devono offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Su richiesta del collegio dei revisori, il comitato può approvare il ricorso da parte del collegio dei revisori a un sostegno esterno qualificato per la revisione esterna dello strumento.
4. Il collegio dei revisori verifica, sia durante l'esercizio in corso sia a posteriori, tramite controlli in loco e fornendo documenti giustificativi, che l'esecuzione delle spese finanziate o prefinanziate tramite lo strumento sia conforme alla presente decisione e alle norme adottate conformemente all'articolo 11, paragrafo 6, nonché alla normativa dell'Unione e nazionale pertinente. Nello svolgimento di tali controlli, il collegio dei revisori valuta il rispetto dei principi di sana gestione finanziaria, vale a dire i principi di economia, efficienza ed efficacia, e che i controlli interni siano adeguati, e sorvegliano l'amministrazione e la gestione dello strumento, anche effettuando controlli di gestione.
5. I membri del collegio dei revisori e i loro assistenti continuano a essere retribuiti dall’organismo di audit di appartenenza; lo strumento si fa carico delle loro spese di missione conformemente alle regole che devono essere adottate dal comitato, nonché del costo del sostegno esterno qualificato.
6. Nell’espletamento del loro mandato, i membri del collegio dei revisori e i loro assistenti:
a) possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato; il collegio e i revisori dei conti che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;
b) riferiscono unicamente al comitato in merito ai loro compiti.
7. Ogni anno, il collegio dei revisori dei conti elegge tra i suoi membri il presidente o proroga il mandato dell'attuale presidente. Il collegio dei revisori adotta le norme applicabili agli audit effettuati dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali. Esso approva le relazioni di audit predisposte dai suoi membri prima che siano trasmesse agli amministratori e al comitato.
8. Gli amministratori o le persone designate dagli amministratori possono effettuare in qualunque momento revisioni delle spese finanziate tramite lo strumento. Inoltre il comitato, sulla base di una proposta degli amministratori o di uno Stato membro, può designare in qualunque momento revisori esterni aggiuntivi su base ad hoc, definendone i compiti e le condizioni di servizio.
Art. 43 Presentazione dei conti annuali e risultato dell’esecuzione di bilancio
1. Ciascun contabile dello strumento, con l’assistenza dell’amministratore responsabile, elabora e trasmette al collegio dei revisori dei conti, entro il 15 maggio successivo alla chiusura dell’esercizio, il progetto annuale di contabilità dello strumento per le questioni di sua competenza. Il contabile delle operazioni si basa sui conti trasmessi dai comandanti delle operazioni, compresi i conti relativi alle misure di assistenza o a parti di esse attuate dall’operazione. Il contabile delle misure di assistenza si basa sui conti trasmessi dai soggetti responsabili dell’attuazione. Entro la medesima data, ciascun contabile trasmette al comitato le eccedenze di bilancio dell’esercizio per ciascun titolo del bilancio di cui è responsabile. Ciascun amministratore trasmette al comitato una relazione annuale di attività per le questioni di sua competenza.
2. Entro il 15 luglio il collegio dei revisori dei conti, sulla base del lavoro di audit svolto, compreso il sostegno esterno qualificato di cui all’articolo 42, paragrafo 3, trasmette a ciascun contabile e al comandante di ciascuna operazione le risultanze dell’audit che ha effettuato sui loro conti.
3. Entro il 30 settembre, ciascun contabile, assistito dall’amministratore responsabile, trasmette al comitato, per le questioni di sua competenza, i conti annuali definitivi dello strumento sottoposti ad audit.
4. Entro il 30 settembre successivo alla chiusura dell'esercizio, il collegio dei revisori dei conti trasmette al comitato la sua relazione di audit, corredata di un parere di audit. Il comitato esamina la relazione, il relativo parere e i conti annuali nella prospettiva di dare discarico a ciascun amministratore e al comandante di ciascuna operazione. Previa approvazione del comitato in merito alla divulgazione, la relazione di audit, il parere di audit e i conti annuali sono divulgati in tutto o in parte, conformemente alla decisione del comitato. Ciascun amministratore e ciascun comandante dell'operazione riferiscono annualmente al comitato in merito all'attuazione delle raccomandazioni formulate dal collegio dei revisori su questioni di rispettiva competenza.
5. I documenti giustificativi dei conti annuali dello strumento sono conservati per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di discarico corrispondente. Quando cessa un’operazione, il comandante dell’operazione provvede alla trasmissione dell’insieme dei documenti giustificativi, anche relativi all’attuazione di eventuali misure di assistenza o parti di esse attuate mediante l’operazione, all’amministratore delle operazioni.
6. Il comitato decide di iscrivere nel bilancio dell’esercizio successivo il risultato dell’esecuzione di bilancio di un esercizio i cui conti sono stati approvati, tra le entrate o le spese a seconda dei casi. Tuttavia il comitato può decidere, prima che i conti siano approvati, di iscrivere la stima del risultato dell’esecuzione di bilancio, una volta ricevuto il parere di audit dal collegio dei revisori dei conti. L’amministratore responsabile presenta i bilanci rettificativi necessari, che tengono conto del riporto dei fondi.
7. Qualora il rimborso non possa essere effettuato in toto deducendone l’importo dai contributi dovuti allo strumento, il saldo del risultato dell’esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell’anno di rimborso.
Titolo III. Norme specifiche applicabili alle operazioni
Capo 7. Costi comuni e costi a carico degli Stati
Art. 44 Definizione dei costi comuni e periodi di ammissibilità
1. Sono a carico dello strumento i costi comuni elencati nell’allegato III durante la fase preparatoria di un’operazione che va dall’approvazione del concetto di gestione della crisi fino alla nomina del comandante dell’operazione. In particolari circostanze, previa consultazione del CPS, il comitato può prorogare il periodo durante il quale tali costi sono a carico dello strumento.
2. Durante la fase attiva di un’operazione, che si estende dalla data di nomina del comandante dell’operazione alla data in cui il quartier generale del comando del livello operativo cessa la sua attività, sono a carico dello strumento come costi comuni:
a) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte A;
b) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte B, se decisi dal Consiglio;
c) i costi comuni elencati nell’allegato IV, parte C, quando richiesto dal comandante dell’operazione e se approvato dal comitato.
3. Fanno altresì parte dei costi comuni di un’operazione le spese necessarie per procedere alla liquidazione della stessa, elencate nell’allegato V.
4. Un’operazione dell’Unione è oggetto di liquidazione quando il materiale e le infrastrutture finanziati in comune per tale operazione sono stati assegnati a una destinazione finale ed è stata approvata la contabilità dell’operazione.
5. I costi comuni sono limitati ai costi incrementali, ovvero costi diversi da quelli che in ogni caso sarebbero stati presi a carico da uno o più Stati membri o Stati terzi contributori, da un’istituzione dell’Unione o da un’organizzazione internazionale, indipendentemente dall’organizzazione di un’operazione dell’Unione.
6. Il Consiglio può stabilire, mediante decisioni che avviano o prorogano un’operazione, che taluni costi incrementali, in aggiunta a quelli ammissibili come costi comuni a tale data, siano considerati costi comuni per una determinata operazione.
7. Oltre al potere conferitogli in forza del paragrafo 2, lettera c), il comitato ha la possibilità decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati negli allegati da II a V siano considerati costi comuni per una determinata operazione.
Art. 45 Esercitazioni
1. I costi comuni delle esercitazioni dell’Unione sono finanziati tramite lo strumento, secondo regole e procedure analoghe a quelle relative alle operazioni cui contribuiscono tutti gli Stati membri, fino a concorrenza di un importo che deve essere stabilito dal comitato per ciascun tipo di esercitazione, in particolare per la capacità di dispiegamento rapido dell’UE, tenendo conto del programma concordato delle esercitazioni dell’UE e delle attività connesse nell’ambito della PESC. Tale importo può essere superato in singoli casi, se consentito dal comitato al momento di approvare il bilancio di un’esercitazione.
2. Fatto salvo il paragrafo 3, questi costi comuni delle esercitazioni sono i costi di cui all’allegato IV applicabili al tipo di operazione simulata nell’esercitazione.
3. Per le spese seguenti, i costi comuni delle esercitazioni di cui al paragrafo 2 coprono:
a) lavori secondari e temporanei relativi allo schieramento/all’infrastruttura: spese assolutamente necessarie affinché i quartieri generali temporanei e le forze che partecipano all’esercitazione conseguano il loro obiettivo, ove approvato dal comitato;
b) la fase di pianificazione e di preparazione delle esercitazioni, compresa la formazione essenziale necessaria per l’esercitazione, in particolare la formazione degli operatori dei pacchetti schierabili dell’UE e degli esperti finanziari designati a partecipare all’esercitazione;
c) trasporto per lo schieramento e il riposizionamento verso e dal teatro delle operazioni per le esercitazioni della capacità di dispiegamento rapido dell’UE (gruppi tattici dell’UE, abilitanti strategici e moduli compresi), alle condizioni di cui all’allegato IV, parte A, punto 3, relativamente alle operazioni della capacità di dispiegamento rapido dell’UE fino a un importo in linea con l’opzione più vantaggiosa, conformemente alla decisione del comitato. La decisione del comitato è adottata tenendo conto della discussione sull’orientamento strategico applicabile in seno al CPS, prestando attenzione agli aspetti operativi e finanziari e in tempo utile per essere debitamente presa in considerazione nel processo di costituzione della forza dell’esercitazione.
4. Il comitato può decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati nel presente punto siano considerati costi comuni per una determinata esercitazione, in particolare per la capacità di dispiegamento rapido dell’UE.
Art. 46 Importo di riferimento per un’operazione
Qualsiasi decisione del Consiglio con la quale viene avviata o prorogata un’operazione comporta un importo di riferimento per i costi comuni di tale operazione. L’amministratore delle operazioni valuta, in particolare con il concorso dello Stato maggiore dell’UE e, se è in carica, del comandante dell’operazione, l’importo stimato necessario per coprire i costi comuni dell’operazione per il periodo previsto. L’amministratore delle operazioni trasmette alla presidenza del Consiglio l’importo proposto affinché sia preso in esame dall’organo preparatorio del Consiglio incaricato di esaminare il progetto di decisione. I membri del comitato sono invitati a partecipare alle discussioni di tale organo riguardanti l’importo di riferimento.
Art. 47 Rimborso dei prefinanziamenti
1. Uno Stato membro, uno Stato terzo o, se del caso, un’organizzazione internazionale che il Consiglio abbia autorizzato a prefinanziare una parte dei costi comuni di un’operazione può ottenerne il rimborso dallo strumento, presentando una richiesta corredata dei documenti giustificativi necessari e indirizzata all’amministratore delle operazioni al più tardi due mesi dopo la data di conclusione dell’operazione in questione.
2. Non si può dar seguito ad alcuna richiesta di rimborso se non è approvata dal comandante dell’operazione, se ancora in carica, e dall’amministratore delle operazioni.
3. Se una richiesta di rimborso presentata da uno Stato membro o da uno Stato terzo contributore è approvata, può essere dedotta dalla richiesta di contributo successiva rivolta a questo Stato dall’amministratore delle operazioni.
4. Se non è prevista alcuna richiesta di contributo quando la richiesta è approvata, o se la richiesta di rimborso approvata supera il contributo previsto, l’amministratore delle operazioni procede al pagamento dell’importo da rimborsare entro 30 giorni, tenuto conto del flusso di cassa dello strumento e delle necessità del finanziamento dei costi comuni dell’operazione in questione.
5. Il rimborso è dovuto conformemente alla presente decisione anche qualora un’operazione pianificata venga annullata.
6. Il rimborso è comprensivo degli interessi maturati sull’importo messo a disposizione con il prefinanziamento.
Art. 48 Gestione da parte dello strumento delle spese non incluse nei costi comuni (costi a carico degli Stati)
1. Il comitato, su proposta dell’amministratore delle operazioni, con l’assistenza del comandante dell’operazione, o su proposta di uno Stato membro, può decidere che la gestione amministrativa di talune spese relative a un’operazione («costi a carico degli Stati»), pur rimanendo a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne, sia affidata allo strumento.
2. Nella sua decisione, il comitato può autorizzare il comandante dell’operazione a stipulare, a nome degli Stati membri che forniscono personale o mezzi a un’operazione e, se del caso, a nome di terzi, contratti per l’acquisto dei servizi e delle forniture da finanziare come costi a carico degli Stati.
3. Nella decisione il comitato stabilisce le modalità per la gestione dei costi a carico degli Stati, compresi il loro prefinanziamento e, se del caso, la durata dell’autorizzazione conferita al comandante dell’operazione.
4. Lo strumento tiene la contabilità dei costi a carico degli Stati della cui amministrazione è incaricato e che sono sostenuti da ciascuno Stato membro e, se del caso, da terzi. L’amministratore delle operazioni trasmette ogni mese a ciascuno Stato membro e, se del caso, a tali terzi, lo stato delle spese sostenute da essi o dal loro personale nel corso del mese precedente e chiede i fondi necessari per pagare tali spese. Gli Stati membri e, se del caso, tali terzi versano allo strumento i fondi necessari entro 30 giorni dall’invio della richiesta di fondi.
Art. 49 Gestione da parte dello strumento dei prefinanziamenti e delle spese non incluse nei costi comuni al fine di agevolare lo schieramento iniziale delle forze in un’operazione
1. Ove ciò sia richiesto da particolari circostanze operative, il comitato può decidere, su proposta dell’amministratore delle operazioni, con l’assistenza del comandante dell’operazione, o su proposta di uno Stato membro, che il prefinanziamento e la gestione amministrativa di talune spese relative a un’operazione, pur rimanendo a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne, siano affidati allo strumento, al fine di agevolare lo schieramento iniziale delle forze in un’operazione, prima che siano confermati gli Stati membri che forniranno personale o mezzi all’operazione.
2. La gestione di tali costi è condotta nell’ambito dei mezzi e delle risorse esistenti e l’esborso iniziale è limitato al 20 % dell’importo di riferimento. In questo caso, il comitato illustra nella sua decisione le modalità di prefinanziamento e di rimborso degli importi prefinanziati dagli Stati membri e dai terzi che forniranno personale o mezzi all’operazione.
Art. 50 Costi comuni sostenuti per la preparazione o a seguito di operazioni oppure non direttamente collegati a una specifica operazione
L’amministratore delle operazioni esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni sostenuti per la fase preparatoria e al termine della fase attiva delle operazioni, nonché i costi comuni non direttamente collegabili a un’operazione specifica.
Art. 51 Costi comuni durante la fase attiva di un’operazione
1. Il comandante dell’operazione esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni sostenuti durante la fase attiva dell’operazione di cui è al comando.
2. In deroga all’articolo 17, paragrafo 6, l’adozione da parte del Consiglio di un importo di riferimento dà diritto all’amministratore delle operazioni e al comandante dell’operazione, ciascuno nel proprio ambito di competenza, di impegnare e di pagare spese per l’operazione in questione fino al 30 % dell’importo di riferimento, a meno che il Consiglio stabilisca una percentuale differente.
3. Il comitato, su proposta dell’amministratore delle operazioni o del comandante dell’operazione e tenuto conto delle necessità operative e dell’urgenza, ha la facoltà di decidere che le spese aggiuntive possano essere impegnate e, se del caso, pagate. Tale eccezione cessa di applicarsi una volta adottato il bilancio dell’operazione in questione.
4. Nel periodo precedente all'adozione del bilancio di un'operazione, il comitato, su proposta dell'amministratore delle operazioni, del comandante dell'operazione o di uno Stato membro, può formulare direttive sull'esecuzione delle spese in tale periodo.
5. Nei tre mesi successivi all’avvio dell’operazione, il comandante dell’operazione, se lo ritiene necessario ai fini del corretto svolgimento della stessa, può procedere a storni di stanziamenti da articolo ad articolo e da capitolo a capitolo nel titolo dedicato all’operazione, e ne informa l’amministratore delle operazioni e il comitato.
6. In deroga all’articolo 17, paragrafo 6, in caso di pericolo imminente per la vita del personale impegnato in un’operazione dell’Unione, il comandante dell’operazione può eseguire le spese necessarie alla salvaguardia della vita del personale in questione, al di là degli stanziamenti iscritti in bilancio, e ne informa l’amministratore delle operazioni e il comitato quanto prima possibile. In tal caso l’amministratore delle operazioni propone, di concerto con il comandante dell’operazione, gli storni necessari per finanziare tali spese impreviste. Se non è possibile assicurare un finanziamento sufficiente di tali spese mediante storni, l’amministratore delle operazioni propone un bilancio rettificativo.
Capo 8. Gestione dei fondi e dei mezzi
Art. 52 Destinazione finale del materiale e delle infrastrutture finanziati in comune
1. Il comitato approva un tasso di ammortamento per il materiale e gli altri mezzi relativamente a tutte le operazioni su proposta dell’amministratore delle operazioni. Se richiesto da circostanze operative e previa approvazione del comitato, il comandante dell’operazione può applicare un tasso di ammortamento diverso.
2. In vista della liquidazione di una operazione, il comandante dell’operazione propone al comitato una destinazione finale per il materiale e le infrastrutture finanziati in comune per l’operazione stessa.
3. L’amministratore delle operazioni gestisce il materiale e le infrastrutture restanti al termine della fase attiva dell’operazione allo scopo, se necessario, di trovarne una destinazione finale.
4. La destinazione finale del materiale e delle infrastrutture finanziati in comune è approvata dal comitato tenendo conto di esigenze operative e criteri finanziari. Per destinazione finale può intendersi in particolare quanto segue:
a) le infrastrutture possono essere vendute, trasferite o donate tramite lo strumento al paese ospitante, a uno Stato membro, ad altre operazioni, alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell'Unione o a terzi;
b) il materiale può essere venduto, trasferito o donato tramite lo strumento a uno Stato membro, a un'altra operazione, alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell'Unione, al paese ospitante, a uno Stato non membro dell'UE o a terzi ovvero può essere immagazzinato e mantenuto dallo strumento, da uno Stato membro o dai terzi in questione, per uso in una successiva operazione.
5. In caso di vendita, il materiale e le infrastrutture sono venduti al loro prezzo di mercato o, qualora tale prezzo non possa essere determinato, a un prezzo equo e ragionevole tenendo conto delle specifiche condizioni locali.
6. La vendita o la cessione al paese ospitante o a terzi sono effettuate conformemente alle pertinenti norme di sicurezza vigenti.
7. Se si decide che lo strumento deve conservare il materiale finanziato in comune per un’operazione, gli Stati membri contributori possono chiedere una compensazione finanziaria agli altri Stati membri. Su proposta dell’amministratore delle operazioni, il comitato prende le decisioni appropriate.
Art. 53 Firma congiunta dei pagamenti
I pagamenti effettuati a partire dai fondi amministrati dallo strumento per le operazioni, o per le misure di assistenza o parti di esse attuate mediante operazioni, richiedono la firma congiunta di un ordinatore e del contabile delle operazioni o del contabile di un’operazione.
Art. 54 Contabilità
1. Ciascun comandante di operazione tiene la contabilità dei trasferimenti dei fondi ricevuti dallo strumento, delle spese che impegna, dei pagamenti che effettua e delle entrate che incassa; tiene anche un inventario dei beni mobili finanziati dal bilancio dello strumento e utilizzati per l’operazione di cui è al comando.
2. Ciascun comandante di operazione fornisce regolarmente al contabile delle operazioni la contabilità e l’inventario di cui al paragrafo 1. In particolare, il comandante di ciascuna operazione fornisce al contabile delle operazioni entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell’esercizio oppure, se la data è precedente, entro quattro mesi dalla fine dell’operazione di cui è al comando, le informazioni necessarie per redigere i conti annuali dei costi comuni e dei costi a carico degli Stati e delle misure di assistenza o parti di esse attuate mediante l’operazione, nonché la relazione di attività.
3. Disposizioni dettagliate per la redazione e la fornitura dei conti e degli inventari delle operazioni sono contenute nella decisione del comitato che stabilisce le norme per l’esecuzione delle spese finanziate tramite lo strumento a norma dell’articolo 11, paragrafo 6, e negli orientamenti e norme contabili stabiliti dal contabile per le operazioni.
Art. 55 Revisione
Ciascun comandante di operazione fornisce all’amministratore delle operazioni e ai revisori che agiscono in rappresentanza dello strumento pieno accesso all’operazione di cui è al comando, incluso ai locali, alle informazioni e ai dati.