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Decisione (UE) 2021/1093 del Consiglio del 28 giugno 2021 che stabilisce le norme di attuazione riguardanti il responsabile della protezione dei dati del Consiglio, l’applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio e le limitazioni dei diritti degli interessati nel contesto dell’esecuzione dei compiti del responsabile della protezione dei dati del Consiglio, e che abroga la decisione 2004/644/CE del Consiglio

Testo vigente

Art. 15 Norme generali per l’esercizio dei diritti da parte degli interessati

1. I diritti degli interessati di cui agli articoli da 14 a 24 del regolamento (UE) 2018/1725 possono essere esercitati solo dall’interessato o dal suo rappresentante debitamente autorizzato.

2. L’interessato trasmette le richieste per iscritto al titolare del trattamento operativo, con copia all’RPD. Se necessario, l’RPD assiste l’interessato nell’individuare il pertinente titolare del trattamento operativo. La richiesta può essere presentata in formato elettronico e contiene:

  1. a) cognome, nome e dati di contatto dell’interessato e data della richiesta;

  2. b) un’indicazione del diritto da esercitare e, se del caso, i documenti giustificativi relativi alla richiesta;

  3. c) la categoria o le categorie dei dati personali in questione.

3. Il titolare del trattamento operativo trasmette all’interessato un avviso di ricevimento entro cinque giorni lavorativi dalla registrazione della richiesta. Chiede i chiarimenti necessari se la richiesta è poco chiara o incompleta. I termini applicabili a norma dell’articolo 14, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2018/1725 non iniziano a decorrere fino a che non siano stati forniti i chiarimenti necessari.

4. Il titolare del trattamento operativo verifica l’identità dell’interessato conformemente all’articolo 14, paragrafo 6, del regolamento (UE) 2018/1725. Mentre l’identità viene verificata, i termini applicabili a norma dell’articolo 14, paragrafi 3 e 4, di tale regolamento non inizia a decorrere.

5. Il titolare del trattamento operativo dà seguito all’interessato o motiva per iscritto le ragioni del rifiuto totale o parziale entro i termini di cui all’articolo 14, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2018/1725.

6. In caso di richiesta altamente complessa, irregolarità o palese abuso da parte dell’interessato nell’esercizio dei suoi diritti, qualora il trattamento di una richiesta possa presentare un rischio per i diritti e le libertà di altri interessati o qualora l’interessato sostenga che il trattamento è illecito, il titolare del trattamento operativo consulta l’RPD.

Art. 16 Reclami ai sensi dell’articolo 90

In caso di reclamo ai sensi dell’articolo 90 dello statuto («reclamo ai sensi dell’articolo 90») per una questione relativa al trattamento dei dati personali, l’autorità che ha il potere di nomina consulta l’RPD. Fatta salva l’ammissibilità del reclamo ai sensi dell’articolo 90, il membro del personale dell’SGC indica nel reclamo stesso se in parallelo è stato presentato un reclamo al GEPD. L’RPD deve formulare un parere per iscritto entro quindici giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta da parte dell’autorità che ha il potere di nomina. Se al termine di questo periodo l’RPD non ha trasmesso il parere, questo non è più richiesto. L’autorità che ha il potere di nomina non è vincolata dal parere dell’RPD.

Sezione 5. Limitazioni dei diritti degli interessati nel contesto dell’esecuzione dei compiti dell’rdp

Art. 17 Eccezioni e limitazioni

1. Qualora eserciti le sue funzioni in relazione ai diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725, il Consiglio o l’SGC valuta se si applichi una delle eccezioni stabilite in tale regolamento.

2. Fatti salvi gli articoli da 18 a 22 della presente decisione, il Consiglio o l’SGC può limitare, conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, lettere c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725, l’applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento, nonché il principio di trasparenza di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a), di tale regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19 e 20 di tale regolamento, qualora l’esercizio di tali diritti e obblighi rischi di pregiudicare l’esecuzione dei compiti del responsabile della protezione dei dati, per esempio rivelandone gli strumenti e i metodi di indagine o revisione, o di ledere i diritti e le libertà di altri interessati.

3.

Fatti salvi gli articoli da 18 a 22 della presente decisione, il Consiglio o l’SGC può limitare i diritti e gli obblighi di cui al paragrafo 2 in relazione ai dati personali che il responsabile della protezione dei dati ha ottenuto dalle direzioni generali o dai servizi dell’SGC o da altre istituzioni od organi dell’Unione. Il Consiglio o l’SGC può procedere in tal senso quando l’esercizio di detti diritti e obblighi potrebbe essere limitato da tali direzioni generali o da tali servizi dell’SGC o altre istituzioni o altri organi sulla base di altri atti di cui all’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 o conformemente al capo IX di detto regolamento oppure conformemente al regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio10 o al regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio11.

Prima di applicare le limitazioni nei casi di cui al primo comma, il Consiglio o l’SGC consulta l’istituzione o l’organo pertinente dell’Unione, a meno che non risulti evidente che l’applicazione di una limitazione è prevista da uno degli atti di cui al suddetto comma.

4. Qualsiasi limitazione dei diritti e degli obblighi di cui al paragrafo 2è necessaria e proporzionata, tenuto conto dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

Art. 18 Comunicazione di informazioni agli interessati

1. L’SGC pubblica sul sito web del Consiglio informative sulla protezione dei dati per informare gli interessati riguardo ai compiti del responsabile della protezione dei dati che comportano il trattamento dei loro dati personali.

2. L’SGC informa individualmente, nella forma appropriata, qualsiasi persona fisica esso consideri una persona interessata dai compiti del responsabile della protezione dei dati.

3. Qualora limiti in tutto o in parte la comunicazione agli interessati delle informazioni di cui al paragrafo 2 del presente articolo, l’SGC registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all’articolo 21.

Art. 19 Diritto di accesso degli interessati, diritto alla cancellazione e diritto di limitazione del trattamento

1. Se limita, in tutto o in parte, il diritto di accesso ai dati personali degli interessati, il diritto alla cancellazione o il diritto di limitazione del trattamento di cui, rispettivamente, agli articoli 17, 19 e 20 del regolamento (UE) 2018/1725, il Consiglio o l’SGC informa l’interessato, nella risposta a una richiesta di accesso, cancellazione o limitazione del trattamento, della limitazione applicata e dei suoi principali motivi, nonché della possibilità di proporre reclamo al GEPD o ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

2. La comunicazione delle informazioni sui motivi della limitazione di cui al paragrafo 1 può essere rinviata, omessa o negata fintantoché sussiste il rischio di compromettere la finalità della limitazione stessa. Il Consiglio fornisce tali informazioni all’interessato non appena non sussista più il rischio di compromettere tale finalità.

3. L’SGC registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all’articolo 21.

Art. 20 Comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato

Qualora il Consiglio o l’SGC limiti la comunicazione all’interessato di una violazione dei dati personali ai sensi dell’articolo 35 del regolamento (UE) 2018/1725, l’SGC registra i motivi della limitazione e conserva la registrazione in un registro conformemente all’articolo 21 della presente decisione.

Art. 21 Registrazione delle limitazioni e conservazione in un registro

1.

L’SGC registra i motivi di qualsiasi limitazione applicata a norma della presente decisione, compresa una valutazione caso per caso della relativa necessità e proporzionalità, tenuto conto degli elementi pertinenti di cui all’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725.

A tal fine la registrazione indica in che modo l’esercizio di uno dei diritti di cui agli articoli da 14 a 17, 19, 20 e 35 di tale regolamento, o del principio di trasparenza di cui al suo articolo 4, paragrafo 1, lettera a), rischia di pregiudicare le attività dell’RDP a norma della presente decisione o le limitazioni applicate ai sensi dell’articolo 17, paragrafi 2 o 3, della presente decisione, o di ledere i diritti e le libertà di altri interessati.

2. La registrazione e, ove applicabile, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Su richiesta, questi sono messi a disposizione del garante europeo della protezione dei dati.

Art. 22 Durata delle limitazioni

1. Le limitazioni di cui agli articoli 18, 19 e 20 continuano ad applicarsi finché sussistono i motivi che le giustificano.

2. Qualora i motivi della limitazione di cui agli articoli 18 e 20 non siano più applicabili, l’SGC revoca la limitazione e spiega i motivi della limitazione all’interessato. Nel contempo l’SGC informa l’interessato della possibilità di proporre in qualsiasi momento reclamo al garante europeo della protezione dei dati o ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

3. L’SGC riesamina l’applicazione delle limitazioni di cui agli articoli 18 e 20 ogni sei mesi dopo la loro adozione e comunque all’atto dell’espletamento della pertinente funzione del responsabile della protezione dei dati. Una volta espletata tale funzione, l’SGC valuta su base annuale la necessità di mantenere eventuali limitazioni o rinvii.

Art. 23 Riesame da parte del responsabile della protezione dei dati

1. Qualora altre direzioni generali o altri servizi dell’SGC concludano che i diritti dell’interessato debbano essere limitati a norma della presente decisione, ne informano il responsabile della protezione dei dati. Inoltre forniscono al responsabile della protezione dei dati l’accesso al registro e a tutti i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base. Il coinvolgimento dell’RPD nell’applicazione delle limitazioni è documentato in dettaglio.

2. Il responsabile della protezione dei dati può invitare il titolare del trattamento delegato interessato a riesaminare l’applicazione delle limitazioni. Il titolare del trattamento delegato interessato informa per iscritto il responsabile della protezione dei dati in merito all’esito del riesame richiesto.

Sezione 6. Disposizioni finali

Art. 25 Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Lussemburgo, il 28 giugno 2021 Per il Consiglio Il presidente M. do C. Antunes

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