Decisione con cui il Mediatore europeo adotta le disposizioni di attuazione C/2023/161

1. Il Mediatore accetta denunce presentate per iscritto. Il Mediatore adotta opportune misure a sostegno delle persone con disabilità affinché possano esercitare il proprio diritto di presentare una denuncia.

2. Il denunciante deve identificare tutte le informazioni contenute nella denuncia che il denunciante stesso considera riservate. L’identificazione di tali informazioni come riservate da parte di un denunciante non impedisce al Mediatore, ai fini dell’esecuzione di un’indagine, di comunicare tali informazioni all’istituzione interessata. Il Mediatore avvisa l’istituzione in merito alle informazioni che il denunciante considera riservate.

3. Ove opportuno, e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire una denuncia a un’altra autorità competente.

1. Il Mediatore gestisce le denunce in tutte le lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni dell’Unione europea² e comunica con il denunciante nella lingua della denuncia, a meno che il denunciante non accetti di ricevere comunicazioni in un’altra lingua ufficiale e di lavoro delle istituzioni dell’Unione europea.

2. Il Mediatore deve stabilire se una denuncia sia ricevibile ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 4, dello statuto. Il segretariato può chiedere al denunciante di fornire ulteriori informazioni o documenti al fine di consentire al Mediatore di addivenire a tale determinazione.

3. Se una denuncia è irricevibile, il Mediatore ne informa il denunciante e chiude il fascicolo relativo alla denuncia.

4. Nel caso in cui decida che vi sono motivi per indagare su una denuncia ricevibile, il Mediatore apre un’indagine. Se il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per condurre un’indagine, ivi compreso quando una denuncia è manifestamente priva di fondamento, ne informa il denunciante e chiude il fascicolo relativo alla denuncia.

5. Ove opportuno, il Mediatore può informare l’istituzione interessata in merito a denunce irricevibili o a denunce per le quali il Mediatore ritiene che non vi siano motivi per avviare un’indagine.

6. In conformità all’articolo 2 dello statuto, qualora il Mediatore ritenga opportuno farlo, può adottare misure atte a garantire che una denuncia sia trattata come una questione prioritaria, tenendo conto del carattere particolare di una denuncia, anche in ambiti quali la segnalazione di illeciti e le molestie sul lavoro.

7. Il Mediatore deve gestire le comunicazioni abusive e le denunce che costituiscono un abuso della procedura in conformità con le linee guida adottate a tal fine. Tali linee guida sono pubblicate sul sito web del Mediatore.

1. Nel caso in cui il Mediatore ritenga che vi siano fondati motivi per aprire un’indagine, questi deve identificare le accuse presentate dal denunciante che rientrano nell’ambito dell’indagine.

2. Il Mediatore può chiedere all’istituzione interessata di fornire una risposta in relazione a tali accuse. Il Mediatore può altresì chiedere all’istituzione interessata di definire, nella risposta, la sua posizione su aspetti specifici delle accuse e su questioni specifiche derivanti da o relative alla denuncia.

3. Su richiesta del Mediatore, le istituzioni forniscono a quest’ultimo informazioni, compresi documenti, ai fini di un’indagine, in conformità all’articolo 5 dello statuto. Gli addetti all’indagine del Mediatore possono esaminare le informazioni e sottoporre a ispezione i documenti, sia presso i locali dell’istituzione interessata sia con mezzi elettronici. Le informazioni classificate dell’UE sono fornite presso i locali dell’istituzione interessata, salvo laddove diversamente concordato con il Mediatore.

4. Le risposte dell’istituzione sulle questioni di cui ai paragrafi 2 e 3 del presente articolo devono essere rese entro il termine indicato dal Mediatore, che di norma non deve superare i tre mesi. Il termine specifico per fornire una risposta deve essere ragionevole, tenendo conto della complessità e dell’urgenza dell’indagine. Qualora il Mediatore ritenga che l’indagine sia di interesse pubblico, il termine per la risposta deve essere tanto breve quanto sia ragionevolmente possibile. Nel caso in cui l’istituzione interessata non sia in grado di fornire una risposta entro il termine stabilito, essa deve presentare una richiesta motivata di proroga.

5. Il Mediatore può chiedere all’istituzione interessata di organizzare un incontro con gli addetti all’indagine del Mediatore al fine di chiarire le questioni che rientrano nel campo di applicazione dell’indagine.

6. Il Mediatore può ascoltare i funzionari o altri agenti di un’istituzione ai sensi dell’articolo 7 dello statuto.

7. Ai fini della realizzazione di un’indagine, il Mediatore può chiedere a uno Stato membro, attraverso la sua rappresentanza permanente, di fornire informazioni o documenti relativi alla presunta cattiva amministrazione da parte di un’istituzione, in conformità con le norme previste dallo statuto.

8. Quando un’istituzione o uno Stato membro forniscono informazioni o documenti al Mediatore ai sensi dei paragrafi 2, 3, 5 o 7 del presente articolo, essi devono identificare chiaramente le informazioni classificate dell’UE o qualsiasi altra informazione che considerino riservata. Il Mediatore non deve divulgare tali informazioni, né al denunciante né al pubblico, senza il previo consenso scritto dell’istituzione o dell’autorità competente dello Stato membro in questione. Il Mediatore tratta le informazioni classificate dell’UE conformemente alle norme previste dallo statuto e dalla decisione del Mediatore sulle norme di sicurezza e sulle procedure di accesso alle informazioni classificate dell’UE.

9. Su richiesta del Mediatore, le istituzioni forniscono le loro risposte nella lingua della denuncia. Se necessario, il Mediatore può chiedere alle istituzioni di fornire copie dei documenti pertinenti nella lingua della denuncia. Nel fare tale richiesta, il Mediatore deve agire in modo proporzionale rispetto alle esigenze del denunciante e ragionevole per quanto riguarda le risorse delle istituzioni.

10. Il Mediatore mantiene il possesso delle informazioni o dei documenti ottenuti da un’istituzione o da uno Stato membro nel corso di un’indagine e identificati come riservati da tale istituzione o Stato membro, comprese le informazioni classificate dell’UE, soltanto finché l’indagine è in corso e non è scaduto il periodo di tempo per trattare qualsiasi richiesta di riesame presentata a norma dell’articolo 9.3 della presente decisione. Tali documenti o informazioni devono essere distrutti una volta che l’indagine sia conclusa e sia scaduto il termine per trattare qualsiasi richiesta di riesame. Il Mediatore può chiedere a un’istituzione o uno Stato membro di conservare tali documenti o informazioni per un periodo di almeno cinque anni a seguito di una notifica resa loro nella quale il Mediatore dichiara di non trattenere più tali documenti o informazioni.

11. Se un’istituzione o uno Stato membro non forniscono al Mediatore l’assistenza di cui ai paragrafi 2, 3, 5 o 7 del presente articolo, il Mediatore deve ricordare all’istituzione o allo Stato membro in questione il motivo per il quale tale assistenza è necessaria. Se, in seguito alla discussione con l’istituzione o lo Stato membro interessato, la questione non può essere risolta in modo soddisfacente per il Mediatore, quest’ultimo può informarne il Parlamento europeo, che deve agire di conseguenza.

12. Ai fini dell’esecuzione di un’indagine, il Mediatore può chiedere al denunciante o a terze parti di fornire al Mediatore informazioni o documenti, oppure di chiarire informazioni o documenti già forniti. Ove opportuno, il Mediatore può chiedere il parere del denunciante sulla posizione dell’istituzione, fatto salvo l’articolo 5, paragrafo 8, dello statuto. Il Mediatore può altresì richiedere un incontro con il denunciante al fine di chiarire questioni che rientrano nell’ambito dell’indagine. Il Mediatore può chiudere un’indagine nel caso in cui il denunciante non abbia fornito qualsiasi informazione richiesta che sia necessaria per completare l’indagine.

13. Il Mediatore può commissionare perizie o studi ritenuti pertinenti per l’esercizio del suo mandato, anche nei casi di cui all’articolo 2, paragrafo 6, dello statuto.

1. Qualora il Mediatore ritenga che sia possibile risolvere una denuncia, questi deve cercare una soluzione con l’istituzione interessata per eliminare il caso di cattiva amministrazione.

2. L’istituzione interessata deve rispondere alla proposta di soluzione del Mediatore entro un termine specifico che, di norma, non supera i tre mesi. Il termine specifico per fornire una risposta deve essere ragionevole, tenendo conto della complessità e dell’urgenza dell’indagine. Qualora il Mediatore ritenga che l’indagine sia di interesse pubblico, il termine per la risposta deve essere tanto breve quanto sia ragionevolmente possibile. Nel caso in cui l’istituzione interessata non sia in grado di fornire una risposta entro il termine stabilito, essa deve presentare una richiesta motivata di proroga.

3. Il Mediatore deve informare il denunciante in merito alla soluzione proposta e alla risposta dell’istituzione a tale proposta, dopo aver ottenuto la risposta dell’istituzione interessata. Il denunciante può presentare osservazioni al Mediatore entro un mese.

1. Il Mediatore può fornire suggerimenti per il miglioramento nel corso di un’indagine.

2. Qualora il Mediatore rilevi che non sussista alcuna cattiva amministrazione, che sia stata trovata una soluzione oppure che non siano giustificate ulteriori indagini, l’indagine è chiusa con una decisione che espone le conclusioni. Nella decisione che chiude l’indagine, il Mediatore può suggerire miglioramenti per quanto riguarda questioni individuate nel corso dell’indagine. Il Mediatore deve trasmettere la decisione al denunciante e all’istituzione interessata.

3. Qualora il Mediatore riscontri una cattiva amministrazione, deve presentare all’istituzione interessata qualsiasi raccomandazione ritenga appropriata ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 1, dello statuto e chiedere all’istituzione interessata di fornire un parere in merito alla/e raccomandazione/i entro tre mesi. Il parere deve indicare se l’istituzione abbia attuato o intenda attuare la/e raccomandazione/i e, in caso affermativo, in che modo. Il Mediatore deve trasmettere il parere al denunciante, il quale può presentare osservazioni in merito entro un mese.

4. Il Mediatore, dopo aver analizzato il parere dell’istituzione interessata e le eventuali osservazioni presentate dal denunciante ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, può chiudere l’indagine evidenziando le conclusioni. Nel caso in cui il Mediatore chiuda l’indagine rilevando una cattiva amministrazione, può ribadire qualsiasi raccomandazione formulata in precedenza.

5. Qualora il Mediatore venga a conoscenza che la materia sulla quale sta indagando sia diventata oggetto di un procedimento giudiziario, deve chiudere l’indagine e informare il denunciante e l’istituzione.

1. Il Mediatore deve presentare regolarmente al Parlamento europeo una relazione sulle sue indagini, anche mediante una relazione annuale comprendente una valutazione della conformità alle raccomandazioni del Mediatore, proposte di soluzioni e suggerimenti per il miglioramento. La relazione deve includere anche, se del caso, l’esito delle indagini del Mediatore relative a molestie sul lavoro, segnalazioni di illeciti e conflitti di interesse all’interno delle istituzioni.

2. Il Mediatore può presentare una relazione speciale al Parlamento europeo dopo aver annunciato all’istituzione interessata la stesura di tale relazione. Le relazioni speciali possono riguardare qualsiasi indagine nell’ambito della quale il Mediatore rilevi casi di cattiva amministrazione e che quest’ultimo ritenga di particolare interesse pubblico.

1. Conformemente alle funzioni del Mediatore definite all’articolo 1, paragrafo 3, e all’articolo 3, paragrafo 3, dello statuto, il Mediatore può condurre indagini di propria iniziativa che ritenga giustificate.

2. Al di fuori dell’ambito delle indagini, il Mediatore può contattare le istituzioni per iscritto a fini di sensibilizzazione, scambio di osservazioni o raccolta di informazioni sulle prassi amministrative. Nei limiti dell’articolo 1, paragrafo 3, dello statuto e ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 3, del medesimo, il Mediatore può decidere di condurre indagini di propria iniziativa in seguito a tali contatti con le istituzioni.

3. Le procedure applicabili alle indagini aperte in seguito a una denuncia si applicano alle indagini di propria iniziativa di cui ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo, nella misura in cui sono pertinenti per tali indagini.

1. Il Mediatore deve tenere il denunciante informato sullo stato di avanzamento dell’indagine.

2. In qualsiasi fase dell’indagine, il denunciante può presentare osservazioni o fornire informazioni supplementari che non erano note quando è stata presentata la denuncia e che rientrano nell’ambito dell’indagine del Mediatore.

3. Il denunciante ha il diritto di chiedere un riesame di una decisione adottata ai sensi degli articoli 3.3. e 3.4. della presente decisione, e di qualsiasi conclusione contenuta in una decisione che chiude un’indagine, ad eccezione di una constatazione di cattiva amministrazione. Le norme specifiche relative alle modalità secondo le quali il Mediatore si occupa delle richieste di riesame saranno esposte in una decisione del Mediatore e pubblicate sul suo sito web.

4. Nel caso in cui presenti una richiesta di riesame ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, il denunciante ha il diritto di chiedere l’accesso al fascicolo del Mediatore relativo alla denuncia. La divulgazione delle informazioni contenute nel fascicolo al denunciante deve essere conforme alle norme previste dallo statuto e, in particolare, all’articolo 5, paragrafo 8, del medesimo.

5. Al fine di tutelare i legittimi interessi del denunciante o di una terza parte, il Mediatore può identificare come riservate le informazioni contenute in una denuncia o in altri documenti e informarne l’istituzione di conseguenza. In circostanze eccezionali, come nel caso di denunce relative a segnalazioni di illeciti, il Mediatore può decidere di non comunicare l’identità del denunciante all’istituzione interessata.

6. Il denunciante può ritirare una denuncia nel corso di qualsiasi fase di un’indagine. Ciò non impedisce al Mediatore di aprire un’indagine di propria iniziativa sulla questione oggetto della denuncia.