Decisione (UE) 2023/1610 della Banca centrale europea del 28 luglio 2023 che istituisce gli archivi storici della Banca centrale europea e modifica la decisione BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

1. La BCE è tenuta a svolgere una valutazione per individuare quali documenti degli archivi della BCE da essa custoditi debbano essere conservati e quali documenti non abbiano alcun valore amministrativo o storico e debbano essere eliminati.

2. Gli obiettivi di politica della valutazione svolta dalla BCE sono l’individuazione e la conservazione di categorie di documenti che:

1. a) forniscono elementi di prova dell’origine dell’autorità, della fondazione, dell’organizzazione e del funzionamento della BCE e dei suoi predecessori, del SEBC, dell’Eurosistema, nonché di eventuali comitati, gruppi di lavoro e task force rilevanti;

2. b) forniscono elementi di prova delle attività della BCE e dei suoi predecessori, del SEBC, dell’Eurosistema, nonché di eventuali comitati, gruppi di lavoro e task force relativi a funzioni fondamentali e programmi e questioni significativi;

3. c) contribuiscono in maniera significativa alla conoscenza e alla comprensione degli Stati membri la cui valuta è l’euro e/o delle loro istituzioni e dei loro cittadini; dell’impatto delle attività della BCE e dei suoi predecessori e/o del SEBC e dell’Eurosistema sull’ambiente esterno; e/o dell’interazione di persone e organizzazioni con istituzioni e organi dell’Unione;

4. d) contribuiscono in maniera significativa alla conoscenza e alla comprensione di aspetti della cultura aziendale della BCE e dei suoi predecessori.

3. A prescindere dal risultato della valutazione di cui ai paragrafi 1 e 2, la BCE è tenuta a custodire i documenti degli archivi della BCE in conformità agli obblighi di conservazione stabiliti dal piano di archiviazione e conservazione della BCE⁹.

1. La BCE è tenuta a esaminare le categorie di documenti classificati da essa custoditi tempestivamente e non oltre il venticinquesimo anno successivo alla data di creazione di un documento classificato, per decidere se declassificarli o meno a «ECB-PUBLIC». Successivamente, la BCE riesamina i documenti, oppure le categorie di documenti, degli archivi storici della BCE custoditi dalla stessa e non declassificati a «EC B-PUBLIC» a seguito di tale primo esame almeno una volta ogni cinque anni.

2. In conformità all'articolo 2, paragrafo 3, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, prima di decidere in merito alla declassificazione e rendere accessibili al pubblico documenti degli archivi storici della BCE che, se divulgati, potrebbero compromettere gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale, la BCE è tenuta a pubblicare un avviso nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea per informare le persone e le imprese interessate e invitarle a presentare osservazioni entro un periodo non inferiore a otto settimane come precisato nell’avviso, per valutare se i documenti debbano essere divulgati o meno.

1. La BCE rende accessibili al pubblico i documenti declassificati da essa custoditi se tali documenti erano stati prodotti o ricevuti dai predecessori della BCE.

2. La BCE rende accessibili al pubblico ai sensi dei paragrafi 3 e 4 i documenti declassificati da essa custoditi, diversi da quelli di cui al paragrafo 1, 30 anni dopo la loro data di creazione.

3. La BCE rende accessibili online, se possibile, i documenti declassificati di cui al paragrafo 2 attraverso le piattaforme di comunicazione online della BCE.

4. Laddove non sia possibile rendere accessibili online ai sensi del paragrafo 3 i documenti declassificati di cui al paragrafo 2, la BCE rende gli stessi accessibili ai richiedenti presso i locali della BCE oppure, se ritenuto appropriato dalla stessa, mediante la divulgazione di una copia digitale dei documenti richiesti, alle seguenti condizioni:

1. a) è presentata una domanda di accesso a un documento declassificato in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali dell’Unione, in modo sufficientemente preciso tale da consentire alla BCE di identificare il documento richiesto;

2. b) i documenti sono forniti nella loro versione più recente nel formato (anche elettronico) e nella lingua o nelle lingue in cui sono stati creati.

Qualora una domanda di accesso non sia sufficientemente precisa ai fini della lettera a), la BCE chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tale compito.

1. Le BCN svolgono una valutazione per individuare quali documenti degli archivi della BCE da esse custoditi debbano essere conservati e quali documenti non abbiano alcun valore amministrativo o storico e debbano essere eliminati. Le BCN perseguono gli obiettivi di politica stabiliti all'articolo 3, paragrafo 2, nella loro valutazione e rispettano gli obblighi di conservazione di cui all’articolo 3, paragrafo 3. Se una BCN e la BCE custodiscono gli stessi documenti degli archivi della BCE, le BCN sono tenute ad allineare la propria valutazione con l’esito della valutazione svolta dalla BCE ai sensi dell’articolo 3.

2. Le BCN esaminano tempestivamente e non oltre il venticinquesimo anno successivo alla data di creazione di un documento classificato, le categorie di documenti classificati da esse custoditi per decidere se declassificarli o meno a un livello equivalente alla classificazione «ECB-PUBLIC». Se una BCN e la BCE custodiscono gli stessi documenti degli archivi della BCE, le BCN sono tenute ad allineare la propria decisione sulla declassificazione con l’esito della decisione relativa alla declassificazione adottata dalla BCE in conformità all'articolo 4, paragrafo 1. Le BCE non rendono accessibili al pubblico né trasferiscono a un terzo documenti declassificati prima della scadenza del periodo di 30 anni a decorrere dalla data di creazione del documento.

1. La BCE può derogare ai diritti degli interessati ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725, nella misura in cui ciò sia necessario per adempiere a finalità di archiviazione nel pubblico interesse e per preservare l’integrità degli archivi storici della BCE, tra cui in particolare ai seguenti diritti:

1. a) il diritto di accesso¹⁰, ove la domanda dell’interessato non consenta l’identificazione di specifici documenti degli archivi della BCE senza comportare uno sforzo amministrativo sproporzionato e nel valutare quale azione intraprendere a seguito della richiesta dell’interessato e lo sforzo amministrativo che essa comporta, sono prese in particolare considerazione le informazioni fornite dall’interessato e la natura, l’ambito, il volume e le dimensioni dei documenti degli archivi della BCE potenzialmente interessati;

2. b) il diritto di rettifica¹¹, ove la rettifica renda impossibile preservare l’integrità e l’autenticità dei documenti degli archivi storici della BCE, fatta salva la possibilità di una dichiarazione integrativa o di un’annotazione al documento interessato, sempre che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;

3. c) il diritto di limitazione del trattamento¹², ove il trattamento sia necessario per preservare l’integrità e l’autenticità dei documenti degli archivi storici della BCE e/o sia nel pubblico interesse;

4. d) l’obbligo di notificare la rettifica o la cancellazione dei dati personali¹³, ove ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;

5. e) il diritto di opporsi al trattamento¹⁴, ove i dati personali siano contenuti in documenti degli archivi storici della BCE come parte integrante e indispensabile di tali documenti.

2. La BCE mette in atto garanzie adeguate ad assicurare l’osservanza dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie includono misure tecniche e organizzative, in particolare, per assicurare il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Le garanzie includono quanto segue:

1. a) istituire procedure per la protezione dei dati personali, come la cancellazione e la distruzione sistematica dei fascicoli contenenti dati personali in linea con il piano di archiviazione e conservazione della BCE;

2. b) istituire procedure controllate per consentire l'accesso ai documenti laddove l’esistenza di dati personali non possa essere confermata;

3. c) non divulgare dati personali sensibili; e

4. d) misure di pseudoanonimizzazione e anonimizzazione.

3. Il titolare del trattamento è tenuto a:

1. a) informare gli interessati del fatto che i documenti contenenti i loro dati personali possono essere resi accessibili al pubblico in quanto appartenenti agli archivi storici della BCE;

2. b) consultare il responsabile della protezione dei dati prima di una decisione di deroga ai diritti degli interessati in un caso particolare e documentare tale consultazione;

3. c) registrare eventuali deroghe applicate ai sensi del paragrafo 1, così come la motivazione che giustifica tale deroga;

4. d) mettere a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati, su richiesta, eventuali documenti contenenti i sottesi elementi di fatto e di diritto.

1. Gli archivi storici della BCE, oppure eventuali informazioni descrittive relative a tali archivi, divulgati tramite le piattaforme di comunicazione online della BCE e in conformità alla presente decisione non sono riprodotti o sfruttati a scopi commerciali senza la specifica autorizzazione preventiva della BCE. La BCE può negare l’autorizzazione senza fornire alcuna motivazione.

2. La presente decisione fa salve eventuali norme sul diritto d’autore che possono limitare il diritto di un terzo di riprodurre o sfruttare eventuali documenti divulgati.