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Decisione (UE) 2023/1610 della Banca centrale europea del 28 luglio 2023 che istituisce gli archivi storici della Banca centrale europea e modifica la decisione BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

Testo vigente

IL CONSIGLIO DIRETTIVO DELLA BANCA CENTRALE EUROPEA,

visto lo Statuto del Sistema europeo di banche centrali e della Banca centrale europea, in particolare gli articoli 12.3 e 14.3,

Visto il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1° febbraio 1983 che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica1, in particolare l'articolo 9, paragrafo 1,

Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 mira a garantire che i documenti di valore storico o amministrativo siano conservati e resi accessibili al pubblico, se possibile. A tal fine, impone a ciascuna istituzione dell’Unione, compresa la Banca centrale europea (BCE), l’obbligo di istituire i propri archivi storici e di renderli accessibili al pubblico alle condizioni fissate dal regolamento dopo la scadenza del termine di 30 anni a decorrere dalla data di creazione di un documento.

Con l’adozione della presente decisione, la BCE esercita il proprio diritto di detenere e gestire i propri archivi storici senza depositarli presso l’Istituto universitario europeo (IUE) e stabilisce le norme interne necessarie per applicare il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83. L’obiettivo di tali norme interne è quello di rendere operativi la conservazione e l’apertura al pubblico degli archivi storici della BCE, tenendo debitamente conto delle particolarità istituzionali della BCE.

L’articolo 1, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 definisce il termine «archivi delle istituzioni delle Comunità europee». Alla luce di entrambe le strutture altamente integrate nelle quali opera la BCE, ossia il Sistema europeo di banche centrali (SEBC) e l’Eurosistema, nonché del trasferimento di funzioni dagli organi che hanno contribuito al completamento dell’Unione economica e monetaria (UEM), è necessario riconoscere agli archivi della BCE una portata più ampia rispetto a quella definita dall'articolo 1, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83. In primo luogo, in conformità alla giurisprudenza consolidata della Corte di giustizia dell’Unione europea, essi comprendono il complesso dei documenti di ogni genere, indipendentemente dalla loro forma o dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti dalla BCE o dalle banche centrali nazionali (BCN) in relazione allo svolgimento dei compiti del SEBC e dell’Eurosistema, a prescindere dal fatto che essi siano custoditi presso la BCE o presso le BCN2. In secondo luogo, gli archivi storici comprendono il complesso dei documenti indipendentemente dalla loro forma o dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti dal Comitato per lo studio dell’Unione economica e monetaria (di seguito, il «Comitato Delors»), dal Comitato dei governatori delle banche centrali degli Stati membri della Comunità economica europea (di seguito, il «CdG»), dal Fondo europeo di cooperazione monetaria (European Monetary Cooperation Fund, EMCF) e dall’Istituto monetario europeo (IME) e custoditi presso la BCE.

Il secondo periodo dell'articolo 23.3 della decisione BCE/2004/2 della Banca centrale europea3 autorizza gli organi decisionali della BCE a rendere accessibili al pubblico i documenti appartenenti agli archivi della BCE prima della scadenza del termine di 30 anni. Il 7 maggio 2019 il Consiglio direttivo della BCE ha deciso di rendere accessibili al pubblico i documenti prodotti o ricevuti dal Comitato Delors trasferiti alla BCE nel 2005 dalla Banca dei regolamenti internazionali, che ha ospitato la maggior parte delle riunioni di tale comitato. Il 23 gennaio 2020, il Consiglio direttivo della BCE ha deciso di rendere accessibili al pubblico i documenti prodotti o ricevuti dal CdG, dall’EMCF e dall’IME e custoditi dalla BCE. La presente decisione attua tali decisioni del Consiglio direttivo e i documenti interessati saranno resi accessibili al pubblico a seguito della loro declassificazione a «ECB-PUBLIC», indipendentemente dalla scadenza del termine di 30 anni.

L’articolo 2 del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 riconosce che si possono applicare eccezioni alla norma per cui i documenti aventi un valore storico e amministrativo sono resi accessibili al pubblico, se possibile, e fa riferimento in tale contesto al regolamento (CE) n. 1049/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio4. Poiché il regolamento (CE) n. 1049/2010 non si applica alla BCE, le eccezioni alla norma per cui i documenti aventi un valore storico e amministrativo sono resi accessibili al pubblico derivano dalla decisione BCE/2004/3 della Banca centrale europea5. L'articolo 4, paragrafo 6, della decisione BCE/2004/3 stabilisce che le eccezioni possono continuare ad essere applicate dopo il periodo massimo di 30 anni per i documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali. Per i documenti coperti dalle altre eccezioni di cui all'articolo 4 della decisione BCE/2004/3, le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni salvo che sia espressamente disposto altrimenti dal Consiglio direttivo della BCE.

Dato che i documenti appartenenti agli archivi della BCE e relativi allo svolgimento dei compiti del SEBC e dell’Eurosistema sono custoditi anche dalle BCN, che possono voler rendere accessibili al pubblico tali documenti appartenenti ai propri archivi storici oppure alle quali può essere richiesto di trasferire tali documenti a un terzo, come un archivio storico nazionale, è necessario che le norme interne necessarie per l’applicazione del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 siano rivolte anche alle BCN. Poiché le BCN sono parte fondamentale del SEBC e dell’Eurosistema, esse non si qualificano né come Stati membri nell’accezione di cui all'articolo 6 del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 né come terzi nell'accezione di cui alla presente decisione. È opportuno che la BCE e le BCN agiscano in stretta cooperazione per garantire che gli archivi storici della BCE siano trattati in maniera coerente e con opportuna cura all’interno del SEBC e dell’Eurosistema.

I documenti appartenenti agli archivi della BCE possono essere stati trasferiti a un terzo, come un archivio storico nazionale, da parte delle BCN prima dell’entrata in vigore della presente decisione. In tali casi, è opportuno che le BCN garantiscano che tali terzi non possano rendere tali documenti accessibili al pubblico prima della scadenza del periodo di 30 anni. Inoltre, laddove la BCE sia in possesso degli stessi documenti trasferiti a terzi, le BCN devono garantire che tali terzi rendano i medesimi documenti accessibili al pubblico solo una volta trascorsi 30 anni in quanto declassificati a «ECB-PUBLIC» dalla BCE. Gli archivi storici nazionali e le altre autorità pubbliche nazionali hanno l’obbligo, secondo il principio di leale cooperazione, sancito dall’articolo 4, paragrafo 3, del trattato sull’Unione europea, e l’articolo 18 del Protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, di agire in buona fede per evitare che documenti degli archivi della BCE o documenti classificati siano resi accessibili al pubblico prematuramente.

Ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio6, la BCE è tenuta a fornire informazioni agli interessati in relazione al trattamento dei dati personali che li riguardano e a rispettare i loro diritti in quanto interessati. Tuttavia, è opportuno che la BCE contemperi tali diritti e le finalità di archiviazione nel pubblico interesse in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati.

L’articolo 16, paragrafo 5, lettera b), e l’articolo 19, paragrafo 3, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725 prevedono eccezioni rispettivamente al diritto di un interessato ad essere informato e alla cancellazione per il trattamento dei dati a fini di archiviazione nel pubblico interesse, nella misura in cui tali diritti rischino di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità di tale trattamento. Il diritto ad essere informati non dovrebbe applicarsi in linea di principio nel particolare contesto degli archivi storici della BCE, in quanto la BCE sarebbe tenuta a compiere uno sforzo sproporzionato per fornire informazioni sul trattamento una volta che gli archivi storici siano stati resi accessibili al pubblico. Ciononostante, è opportuno che gli interessati siano informati circa la possibilità che i loro dati personali possano essere resi accessibili al pubblico in quanto appartenenti agli archivi storici della BCE nello stesso momento in cui essi sono informati sulle attività di trattamento per le quali i loro dati personali sono stati raccolti originariamente. Anche il diritto alla cancellazione non dovrebbe applicarsi in linea di principio nel particolare contesto degli archivi storici della BCE, tenuto conto delle dimensioni e della natura in parte fisica degli archivi della BCE nonché della natura dell'archiviazione nel pubblico interesse, nella misura in cui la cancellazione dei dati personali contenuti negli archivi della BCE comprometterebbe la validità, l'integrità e l'autenticità degli archivi storici della BCE e pertanto rischi di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità dell’archiviazione nel pubblico interesse.

L’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725 consente alla BCE di prevedere deroghe ai diritti di cui agli articoli 17, 18, 20, 21 e 23 di tale regolamento, nella misura in cui tali diritti rischiano di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento della finalità dell'archiviazione del pubblico interesse e tali deroghe sono necessarie al conseguimento di detta finalità. Con l’adozione della presente decisione, la BCE prevede deroghe ai diritti di cui agli articoli 17, 18, 20, 21, e 23 del regolamento (UE) 2018/1725 fatte salve le garanzie organizzative e tecniche richieste dall'articolo 13 di tale regolamento. Concedere l'accesso ai dati personali nel caso in cui l’interessato non fornisca informazioni specifiche in merito a quale trattamento si riferisce la sua richiesta può comportare uno sforzo proporzionato o essere praticamente impossibile, date le dimensioni degli archivi storici della BCE. La rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento di dati personali comprometterebbero l’integrità e l'autenticità degli archivi storici della BCE e vanificherebbero l’archiviazione nel pubblico interesse. Tuttavia, in casi debitamente motivati di dati personali inesatti, la BCE può decidere di includere nel documento pertinente una dichiarazione integrativa o un'annotazione. La comunicazione di eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni al trattamento dei dati personali può comportare uno sforzo sproporzionato o essere praticamente impossibile. Poiché dati personali rappresentano una parte fondamentale e indispensabile degli archivi storici della BCE, concedere il diritto di opposizione al trattamento dei dati personali contenuti negli archivi della BCE renderebbe impossibile conseguire la finalità dell'archiviazione nel pubblico interesse.

La BCE non renderà accessibili al pubblico i documenti contenenti categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 10 del regolamento (UE) 2018/1725, dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 11 del regolamento (UE) 2018/1725 oppure dati personali di minori di età inferiore a 13 anni. Dato il volume elevato di documenti e la scarsa probabilità che documenti contenenti dati personali sensibili abbiano valore amministrativo o storico, rendere tali documenti accessibili al pubblico comporterebbe un ritardo considerevole e pertanto pregiudicherebbe gravemente il processo di archiviazione. Il considerando 6 del regolamento (UE) 2018/1725 dispone che il regolamento non si dovrebbe applicare al trattamento dei dati personali delle persone decedute. Poiché in molti casi la BCE non può stabilire se l’interessato sia deceduto o meno, è opportuno, come garanzia supplementare, che il periodo per l’apertura al pubblico di un documento degli archivi storici della BCE contenente tali dati personali sensibili in base agli articoli 10 e 11 del regolamento (UE) 2018/1725, oppure dati relativi alla vita privata o all’integrità della persona in base all'articolo 4 della decisione BCE/2004/3, sia fissato a cento anni a partire dalla creazione di tale documento.

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato in conformità all’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725 e ha formulato un parere il 5 ottobre 2022. La BCE ha attuato le raccomandazioni del Garante europeo della protezione dei dati,

Il secondo periodo dell’articolo 23.3 della decisione BCE/2004/2 è oggetto di modifica al fine di chiarire che i documenti appartenenti agli archivi della BCE sono liberamente accessibili dopo la scadenza del periodo di 30 anni in conformità alla presente decisione, a meno che gli organi decisionali non decidano di abbreviare tale termine, come nel caso dei documenti prodotti o ricevuti dal Comitato Delors, dal CdG, dall’EMCF e dall’IME e custoditi presso la BCE, o di prorogarlo, come eventualmente nel caso di singoli atti delle riunioni del Consiglio direttivo, qualora una valutazione condotta caso per caso confutasse la presunzione che, trascorso il periodo di 30 anni, l’indipendenza del processo decisionale del Consiglio direttivo non sia più a rischio,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Art. 1 Oggetto

La presente decisione stabilisce le norme relative alla conservazione e all’apertura al pubblico degli archivi storici della BCE.

Art. 2 Definizioni

Ai fini della presente decisione:

  1. 1) per «predecessori della BCE» si intendono il Comitato per lo studio dell’Unione economica e monetaria, il Comitato dei governatori delle banche centrali degli Stati membri della Comunità economica europea, il Fondo europeo di cooperazione monetaria e l’Istituto monetario europeo;

  2. 2) per «archivi della BCE» si intendono:

    1. a) tutti i documenti, indipendentemente dalla loro forma o dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti dalla BCE o dalle BCN in relazione allo svolgimento dei compiti del SEBC e dell’Eurosistema, a prescindere dal fatto che essi siano custoditi presso la BCE o presso le BCN; e

    2. b) tutti i documenti, indipendentemente dalla loro forma o dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti dai predecessori della BCE e custoditi dalla BCE;

  3. 3) per «archivi storici della BCE» si intendono tutti documenti aventi un valore storico o amministrativo che fanno parte degli archivi della BCE e sono stati selezionati per la conservazione permanente;

  4. 4) per «data di creazione» si intende:

    1. a) nel caso di documenti digitali creati all’interno del sistema di gestione dei documenti della BCE, la data dell’ultima modifica del documento o la data in cui è stata aggiunta l’ultima versione;

    2. b) nel caso di documenti cartacei situati in un fascicolo fisico, la data del documento significativo più recente nel fascicolo;

    3. c) nel caso di documenti cartacei rilegati in un volume, l'anno della voce significativa più recente inserita nel volume oppure del commento o dell’annotazione significativi più recenti, se successivi; e

    4. d) nel caso di un’immagine, come un disegno architettonico, una fotografia o un’immagine animata, la data di creazione o l’anno dell’ultima modifica all’immagine o al disegno, se successiva;

  5. 5) per «banca centrale nazionale» o «BCN» si intende una banca centrale di uno Stato membro;

  6. 6) per «terzo» si intende una persona fisica o giuridica oppure un ente al di fuori del SEBC;

  7. 7) per «valutazione» si intende un processo continuo di selezione degli archivi della BCE volto ad individuare i documenti da conservare ai fini dell’archiviazione storica;

  8. 8) per «conservazione» si intende l’insieme di attività necessarie per garantire la continuità dell'accesso ai documenti selezionati per far parte degli archivi storici della BCE, nonché per ridurre al minimo la perdita di informazioni contenute in tali archivi;

  9. 9) per «documento classificato» si intende un documento degli archivi storici della BCE al quale è stata assegnata una delle seguenti quattro classificazioni di sicurezza in base al regime di riservatezza della BCE7 che non autorizza la sua divulgazione al pubblico, ossia: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» e «ECB-UNRESTRICTED»;

  10. 10) per «documento declassificato» si intende un documento degli archivi storici della BCE al quale sia stata assegnata la classificazione di sicurezza «ECB-PUBLIC» in base al regime di riservatezza della BCE;

  11. 11) per «dati personali» si intendono i dati personali nell'accezione di cui all'articolo 3, punto 1, del regolamento (UE) 2018/1725;

  12. 12) per «dati personali di minori» si intendono i dati personali di minori di 13 anni di età;

  13. 13) per «dati personali sensibili» si intendono le categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 10 del regolamento (UE) 2018/1725, i dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all'articolo 11 del regolamento (UE) 2018/1725 e i dati personali di minori;

  14. 14) per «titolare del trattamento» si intende un titolare del trattamento nell'accezione di cui all'articolo 2, punto 1, della decisione (UE) 2020/655 della Banca centrale europea (BCE/2020/28)8.

Art. 3 Valutazione e conservazione

1. La BCE è tenuta a svolgere una valutazione per individuare quali documenti degli archivi della BCE da essa custoditi debbano essere conservati e quali documenti non abbiano alcun valore amministrativo o storico e debbano essere eliminati.

2. Gli obiettivi di politica della valutazione svolta dalla BCE sono l’individuazione e la conservazione di categorie di documenti che:

  1. a) forniscono elementi di prova dell’origine dell’autorità, della fondazione, dell’organizzazione e del funzionamento della BCE e dei suoi predecessori, del SEBC, dell’Eurosistema, nonché di eventuali comitati, gruppi di lavoro e task force rilevanti;

  2. b) forniscono elementi di prova delle attività della BCE e dei suoi predecessori, del SEBC, dell’Eurosistema, nonché di eventuali comitati, gruppi di lavoro e task force relativi a funzioni fondamentali e programmi e questioni significativi;

  3. c) contribuiscono in maniera significativa alla conoscenza e alla comprensione degli Stati membri la cui valuta è l’euro e/o delle loro istituzioni e dei loro cittadini; dell’impatto delle attività della BCE e dei suoi predecessori e/o del SEBC e dell’Eurosistema sull’ambiente esterno; e/o dell’interazione di persone e organizzazioni con istituzioni e organi dell’Unione;

  4. d) contribuiscono in maniera significativa alla conoscenza e alla comprensione di aspetti della cultura aziendale della BCE e dei suoi predecessori.

3. A prescindere dal risultato della valutazione di cui ai paragrafi 1 e 2, la BCE è tenuta a custodire i documenti degli archivi della BCE in conformità agli obblighi di conservazione stabiliti dal piano di archiviazione e conservazione della BCE9.

Art. 4 Declassificazione

1. La BCE è tenuta a esaminare le categorie di documenti classificati da essa custoditi tempestivamente e non oltre il venticinquesimo anno successivo alla data di creazione di un documento classificato, per decidere se declassificarli o meno a «ECB-PUBLIC». Successivamente, la BCE riesamina i documenti, oppure le categorie di documenti, degli archivi storici della BCE custoditi dalla stessa e non declassificati a «EC B-PUBLIC» a seguito di tale primo esame almeno una volta ogni cinque anni.

2. In conformità all'articolo 2, paragrafo 3, del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83, prima di decidere in merito alla declassificazione e rendere accessibili al pubblico documenti degli archivi storici della BCE che, se divulgati, potrebbero compromettere gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, compresa la proprietà intellettuale, la BCE è tenuta a pubblicare un avviso nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea per informare le persone e le imprese interessate e invitarle a presentare osservazioni entro un periodo non inferiore a otto settimane come precisato nell’avviso, per valutare se i documenti debbano essere divulgati o meno.

Art. 5 Apertura al pubblico di documenti classificati custoditi dalla BCE

1. La BCE rende accessibili al pubblico i documenti declassificati da essa custoditi se tali documenti erano stati prodotti o ricevuti dai predecessori della BCE.

2. La BCE rende accessibili al pubblico ai sensi dei paragrafi 3 e 4 i documenti declassificati da essa custoditi, diversi da quelli di cui al paragrafo 1, 30 anni dopo la loro data di creazione.

3. La BCE rende accessibili online, se possibile, i documenti declassificati di cui al paragrafo 2 attraverso le piattaforme di comunicazione online della BCE.

4. Laddove non sia possibile rendere accessibili online ai sensi del paragrafo 3 i documenti declassificati di cui al paragrafo 2, la BCE rende gli stessi accessibili ai richiedenti presso i locali della BCE oppure, se ritenuto appropriato dalla stessa, mediante la divulgazione di una copia digitale dei documenti richiesti, alle seguenti condizioni:

  1. a) è presentata una domanda di accesso a un documento declassificato in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali dell’Unione, in modo sufficientemente preciso tale da consentire alla BCE di identificare il documento richiesto;

  2. b) i documenti sono forniti nella loro versione più recente nel formato (anche elettronico) e nella lingua o nelle lingue in cui sono stati creati.

Qualora una domanda di accesso non sia sufficientemente precisa ai fini della lettera a), la BCE chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tale compito.

Art. 6 Documenti relativi allo svolgimento dei compiti del SEBC e dell’Eurosistema custoditi dalle BCN

1. Le BCN svolgono una valutazione per individuare quali documenti degli archivi della BCE da esse custoditi debbano essere conservati e quali documenti non abbiano alcun valore amministrativo o storico e debbano essere eliminati. Le BCN perseguono gli obiettivi di politica stabiliti all'articolo 3, paragrafo 2, nella loro valutazione e rispettano gli obblighi di conservazione di cui all’articolo 3, paragrafo 3. Se una BCN e la BCE custodiscono gli stessi documenti degli archivi della BCE, le BCN sono tenute ad allineare la propria valutazione con l’esito della valutazione svolta dalla BCE ai sensi dell’articolo 3.

2. Le BCN esaminano tempestivamente e non oltre il venticinquesimo anno successivo alla data di creazione di un documento classificato, le categorie di documenti classificati da esse custoditi per decidere se declassificarli o meno a un livello equivalente alla classificazione «ECB-PUBLIC». Se una BCN e la BCE custodiscono gli stessi documenti degli archivi della BCE, le BCN sono tenute ad allineare la propria decisione sulla declassificazione con l’esito della decisione relativa alla declassificazione adottata dalla BCE in conformità all'articolo 4, paragrafo 1. Le BCE non rendono accessibili al pubblico né trasferiscono a un terzo documenti declassificati prima della scadenza del periodo di 30 anni a decorrere dalla data di creazione del documento.

Art. 7 Documenti degli archivi della BCE relativi allo svolgimento dei compiti del SEBC e dell’Eurosistema custoditi da terzi

Se una BCN ha trasferito documenti degli archivi della BCE a un terzo, tale BCN garantisce che:

  1. a) nel caso in cui la BCE custodisca gli stessi documenti trasferiti a tale terzo e quest’ultimo svolga una valutazione di detti documenti, la valutazione ad opera di tale terzo sia allineata con l’esito della valutazione svolta dalla BCE in base all’articolo 3;

  2. b) nel caso in cui la BCE custodisca gli stessi documenti trasferiti a tale terzo e quest’ultimo esamini la classificazione di sicurezza di tali documenti, la decisione circa la declassificazione adottata dal terzo sia allineata con l’esito della decisione relativa alla declassificazione adottata dalla BCE in conformità all'articolo 4, paragrafo 1; e

  3. c) il terzo non renda tali documenti declassificati accessibili al pubblico prima della scadenza del periodo di 30 anni a decorrere dalla data di creazione di tali documenti.

Art. 8 Trattamento dei dati personali e obblighi del titolare del trattamento

1. La BCE può derogare ai diritti degli interessati ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725, nella misura in cui ciò sia necessario per adempiere a finalità di archiviazione nel pubblico interesse e per preservare l’integrità degli archivi storici della BCE, tra cui in particolare ai seguenti diritti:

  1. a) il diritto di accesso10, ove la domanda dell’interessato non consenta l’identificazione di specifici documenti degli archivi della BCE senza comportare uno sforzo amministrativo sproporzionato e nel valutare quale azione intraprendere a seguito della richiesta dell’interessato e lo sforzo amministrativo che essa comporta, sono prese in particolare considerazione le informazioni fornite dall’interessato e la natura, l’ambito, il volume e le dimensioni dei documenti degli archivi della BCE potenzialmente interessati;

  2. b) il diritto di rettifica11, ove la rettifica renda impossibile preservare l’integrità e l’autenticità dei documenti degli archivi storici della BCE, fatta salva la possibilità di una dichiarazione integrativa o di un’annotazione al documento interessato, sempre che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;

  3. c) il diritto di limitazione del trattamento12, ove il trattamento sia necessario per preservare l’integrità e l’autenticità dei documenti degli archivi storici della BCE e/o sia nel pubblico interesse;

  4. d) l’obbligo di notificare la rettifica o la cancellazione dei dati personali13, ove ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;

  5. e) il diritto di opporsi al trattamento14, ove i dati personali siano contenuti in documenti degli archivi storici della BCE come parte integrante e indispensabile di tali documenti.

2. La BCE mette in atto garanzie adeguate ad assicurare l’osservanza dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie includono misure tecniche e organizzative, in particolare, per assicurare il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Le garanzie includono quanto segue:

  1. a) istituire procedure per la protezione dei dati personali, come la cancellazione e la distruzione sistematica dei fascicoli contenenti dati personali in linea con il piano di archiviazione e conservazione della BCE;

  2. b) istituire procedure controllate per consentire l'accesso ai documenti laddove l’esistenza di dati personali non possa essere confermata;

  3. c) non divulgare dati personali sensibili; e

  4. d) misure di pseudoanonimizzazione e anonimizzazione.

3. Il titolare del trattamento è tenuto a:

  1. a) informare gli interessati del fatto che i documenti contenenti i loro dati personali possono essere resi accessibili al pubblico in quanto appartenenti agli archivi storici della BCE;

  2. b) consultare il responsabile della protezione dei dati prima di una decisione di deroga ai diritti degli interessati in un caso particolare e documentare tale consultazione;

  3. c) registrare eventuali deroghe applicate ai sensi del paragrafo 1, così come la motivazione che giustifica tale deroga;

  4. d) mettere a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati, su richiesta, eventuali documenti contenenti i sottesi elementi di fatto e di diritto.

Art. 9 Protezione dei dati personali sensibili

La BCE non rende accessibili al pubblico i documenti degli archivi storici della BCE custoditi dalla stessa e contenenti dati personali sensibili oppure dati relativi alla vita privata o all’integrità di un individuo in base all’articolo 4 della decisione BCE/2004/3, compresi le descrizioni archivistiche o i record d’autorità, prima della scadenza del periodo di 100 anni a decorrere dalla data di creazione di tali documenti.

Art. 10 Riproduzione degli archivi storici della BCE

1. Gli archivi storici della BCE, oppure eventuali informazioni descrittive relative a tali archivi, divulgati tramite le piattaforme di comunicazione online della BCE e in conformità alla presente decisione non sono riprodotti o sfruttati a scopi commerciali senza la specifica autorizzazione preventiva della BCE. La BCE può negare l’autorizzazione senza fornire alcuna motivazione.

2. La presente decisione fa salve eventuali norme sul diritto d’autore che possono limitare il diritto di un terzo di riprodurre o sfruttare eventuali documenti divulgati.

Art. 11 Pubblicazione annuale di informazioni sulle attività

La BCE pubblica annualmente un'informazione riguardante le sue attività in materia di archivi storici attraverso le piattaforme di comunicazione online della BCE.

Art. 12 Coordinamento

La BCE istituisce un gruppo di coordinamento degli archivi storici della BCE comprendente rappresentati della BCE e delle BCN e presieduto dalla Divisione Governance dell’informazione della BCE. Il gruppo discute dell’applicazione della presente decisione al fine di garantire che gli archivi storici della BCE siano trattati in maniera coerente e con opportuna diligenza all’interno del SEBC e dell’Eurosistema. A tale scopo, al gruppo di coordinamento spetta anche assistere la Divisione Governance dell’informazione della BCE nell’instaurazione di una serie di misure e procedure operative da applicare.

Art. 13 Modifica alla decisione BCE/2004/2

Il secondo periodo dell’articolo 23.3, della decisione BCE/2004/2 è sostituito dal seguente: «Essi sono liberamente accessibili dopo un periodo di 30 anni a decorrere dalla data di creazione in conformità alla decisione (UE) 2023/1610 della Banca centrale europea (BCE/2023/17)15, a meno che gli organi decisionali non decidano di abbreviare o prorogare detto termine.».

Art. 14 Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Fatto a Francoforte sul Meno, il 28 luglio 2023 La presidente della BCE Christine Lagarde

Fonti e licenze