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Decisione (UE) 2024/1043 della Commissione del 9 aprile 2024 che stabilisce le norme interne relative alla limitazione di determinati diritti degli interessati nel contesto del trattamento dei dati personali da parte del consulente di fiducia principale e dei consulenti di fiducia nello svolgimento dei compiti connessi alla prevenzione e alla lotta contro le molestie psicologiche e sessuali

Testo vigente

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE1, in particolare l’articolo 25, paragrafo 1,

Lo statuto dei funzionari dell’Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea, definiti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio2 (in seguito denominato «statuto»), prevedono che i membri del personale si astengano da qualsiasi atto o comportamento che possa menomare la dignità della loro funzione, compresa qualsiasi forma di molestia psicologica o sessuale.

Conformemente a quanto previsto nella decisione C(2023) 86303, la Commissione ha messo in atto una politica volta a prevenire e trattare efficacemente i casi reali o potenziali di molestie psicologiche o sessuali nel suo ambiente di lavoro.

La decisione C(2023) 8630 istituisce la funzione di consulente di fiducia principale e stabilisce una procedura informale per permettere a chi è vittima di molestie o testimone di molestie di contattare il consulente di fiducia principale. Il consulente di fiducia principale è il referente principale per le vittime di molestie, alle quali fornisce consulenza rapida e riservata, informazioni sui servizi disponibili e sostegno. Può assegnare un caso a uno dei consulenti di fiducia nel quadro della procedura informale o, in situazioni eccezionali, decidere di svolgere i compiti propri dei consulenti di fiducia. I consulenti di fiducia ricevono, ascoltano, sostengono e informano le vittime e le guidano nei loro sforzi per trovare una soluzione soddisfacente a situazioni che secondo le vittime comportano molestie. La procedura informale mira a offrire assistenza adeguata per far fronte alle questioni sollevate dalla vittima, senza valutare il comportamento sotto il profilo giuridico. In caso di accuse ricorrenti di molestie commesse nella stessa direzione generale o nello stesso servizio, il consulente di fiducia principale può informare il direttore generale o il capo servizio interessato e, se la vittima è d’accordo, l’Ufficio di indagine e disciplina della Commissione. Il consulente di fiducia principale può inoltre contattare i soggetti o i servizi pertinenti e fornire informazioni o consulenza sulle misure appropriate, fatte salve le loro rispettive competenze.

Nell’ambito della procedura informale condotta dal consulente di fiducia principale e dai consulenti di fiducia, la Commissione raccoglie e tratta informazioni. Tali informazioni possono includere dati personali della vittima, del presunto molestatore, dei potenziali testimoni e di qualsiasi altra persona interessata.

Al di là della procedura informale, il consulente di fiducia principale dovrebbe anche, se del caso, poter agevolare l’attuazione di misure cautelari provvisorie e misure di accompagnamento e contattare i servizi pertinenti. In tale contesto, il consulente di fiducia principale ha anche accesso ai dati personali della vittima, dei presunti molestatori, dei potenziali testimoni e di qualsiasi altra persona interessata.

Inoltre, al consulente di fiducia principale può essere chiesto di fornire consulenza alle vittime di molestie che hanno partecipato alla procedura formale. Nell’ambito di questa procedura, conformemente all’articolo 39, paragrafo 2, della decisione C(2023) 8630, la vittima può chiedere un parere indipendente su aspetti dell’esame preliminare al consulente di fiducia principale, il quale, a tal fine, può avere accesso ai dati personali della vittima, del presunto molestatore, dei testimoni e di qualsiasi altra persona interessata.

Per svolgere i loro compiti, il consulente di fiducia principale e i consulenti di fiducia possono raccogliere e trattare varie categorie di dati personali, tra cui i dati di identificazione, i dati di contatto e i dati comportamentali, nonché i dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, e all’articolo 11 del regolamento (UE) 2018/1725. La Commissione agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati.

Nello svolgimento dei suoi compiti a norma dello statuto la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall’articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e dall’articolo 16, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725. Nel contempo, tutto il personale della Commissione è tenuto a rispettare le norme in materia di riservatezza.

In determinate circostanze è necessario conciliare determinati diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con l’esigenza di garantire che la Commissione risponda efficacemente alle accuse di molestie e di altri comportamenti inappropriati, nonché con il pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine, l’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 prevede che, a condizioni rigorose, la Commissione possa limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36 del regolamento (UE) 2018/1725, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 20 di detto regolamento. Fatta eccezione per i casi in cui le limitazioni siano previste da un atto giuridico adottato sulla base dei trattati, è necessaria l’adozione di norme interne che autorizzino la Commissione a limitare tali diritti.

Al fine di garantire la riservatezza e l’efficacia delle procedure in materia di lotta alle molestie, comprese le indagini amministrative e i procedimenti predisciplinari, disciplinari e di sospensione, la Commissione ha adottato le decisioni (UE) 2019/1654 e (UE) 2022/1215, che limitano, rispettivamente, l’esercizio dei diritti degli interessati a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettere b), c), g) e h), del regolamento (UE) 2018/1725.

La Commissione potrebbe essere tenuta a conciliare i diritti degli interessati con la necessità di salvaguardare sia gli obiettivi della procedura informale condotta dal consulente di fiducia principale e dai consulenti di fiducia sia lo svolgimento di altri compiti del consulente di fiducia principale previsti dalla decisione C(2023) 8630.

In particolare, la Commissione potrebbe essere tenuta a bilanciare i diritti di interessato del presunto molestatore, come il diritto di accedere ai propri dati personali raccolti dal consulente di fiducia principale e dai consulenti di fiducia, con i diritti e le libertà fondamentali di tutte le altre persone interessate, quali la vittima e i potenziali testimoni. La Commissione può decidere di agire in tal senso soprattutto per proteggere tali persone da eventuali ritorsioni da parte di coloro contro cui sono state mosse accuse che non hanno tuttavia portato a misure da parte dell’amministrazione. La Commissione può decidere di agire in tal senso a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

Potrebbe essere necessario proteggere le informazioni riservate riguardanti un membro del personale che ha contattato il consulente di fiducia principale o i consulenti di fiducia nel quadro di una procedura per molestie. In tali casi, la Commissione potrebbe avere la necessità di limitare l’accesso all’identità, alle dichiarazioni e ad altri dati personali della presunta vittima, dei testimoni e di altre persone interessate, al fine di tutelare i diritti e le libertà di tutte le persone interessate.

Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone fisiche in merito alle sue attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti, mediante un’informativa sulla protezione dei dati pubblicata sul proprio sito web. Se del caso, la Commissione dovrebbe informare individualmente, con mezzi adeguati, gli interessati coinvolti nella procedura informale di segnalazione.

L’articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2018/1725 prevede eccezioni al diritto di informazione degli interessati. Qualora si applichino tali eccezioni, la Commissione non è tenuta ad applicare alcuna limitazione al diritto di informazione ai sensi della presente decisione. In caso di accuse di molestie psicologiche e sessuali che danno luogo a una procedura informale, i dati personali dovrebbero rimanere riservati. Fornire tali informazioni al presunto molestatore pregiudicherebbe gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento. Pertanto, le richiamate eccezioni dovrebbero essere applicate al diritto di informazione dei presunti molestatori per quanto riguarda i dati personali raccolti dal consulente di fiducia principale e dai consulenti di fiducia.

La Commissione dovrebbe applicare le limitazioni solo se queste rispettano l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali, sono strettamente necessarie e costituiscono una misura proporzionata in una società democratica. La Commissione dovrebbe fornire una giustificazione per tali limitazioni. Conformemente ai principi di trasparenza, equità e responsabilità, la Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e tenere un registro della loro applicazione.

L’articolo 25, paragrafo 6, del regolamento (UE) 2018/1725 impone al titolare del trattamento di informare gli interessati in merito ai principali motivi sui quali si basa l’applicazione della limitazione e al loro diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.

A norma dell’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, i titolari del trattamento possono rinviare, omettere o negare la comunicazione all’interessato delle informazioni sui principali motivi dell’applicazione di una limitazione qualora ciò annulli in qualsiasi modo l’effetto della limitazione. La Commissione dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annulli l’effetto.

La Commissione dovrebbe revocare la limitazione non appena vengano meno i motivi che la giustificano e valutare periodicamente tali condizioni.

Il coordinatore per la protezione dei dati della direzione generale responsabile delle risorse umane dovrebbe essere consultato preventivamente in merito a qualsiasi limitazione applicabile e verificarne la conformità alla presente decisione.

È opportuno che il responsabile della protezione dei dati della Commissione effettui un riesame indipendente dell’applicazione delle limitazioni nell’intento di garantire la conformità alla presente decisione.

Conformemente all’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato e ha formulato il suo parere il 13 ottobre 2023,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Art. 1 Ambito di applicazione e oggetto

1. La presente decisione si applica al trattamento dei dati personali da parte della Commissione in qualità di titolare del trattamento ai fini dello svolgimento dei compiti del consulente di fiducia principale e dei consulenti di fiducia per prevenire e combattere le molestie psicologiche o sessuali, come stabilito nella decisione C(2023) 8630.

2. Le categorie di dati personali oggetto della presente decisione comprendono i dati di identificazione, i dati di contatto e i dati relativi al comportamento del presunto molestatore nei confronti della vittima o di altre persone interessate, nonché i dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, e all’articolo 11 del regolamento (UE) 2018/1725.

3. La presente decisione stabilisce le norme che la Commissione è tenuta a seguire per informare gli interessati in merito al trattamento dei loro dati personali ai sensi degli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725.

4. Essa stabilisce inoltre le condizioni alle quali la Commissione può limitare l’applicazione degli articoli 4, da 14 a 17, 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del medesimo regolamento.

Art. 2 Limitazioni applicabili

1.

Fatti salvi gli articoli da 3 a 7 della presente decisione, qualora l’esercizio dei diritti e degli obblighi di cui alle seguenti disposizioni pregiudichi la tutela dell’interessato o dei diritti e delle libertà altrui conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione può limitare l’applicazione:

  1. a) degli articoli da 14 a 17, 19, 20 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725;

  2. b) del principio di trasparenza di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) 2018/1725 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi previsti agli articoli da 14 a 17, 19 e 20 di tale regolamento.

La Commissione esercita la facoltà di cui al primo comma solo per salvaguardare:

  1. a) gli obiettivi della procedura informale di cui al titolo II, capo II, della decisione C(2023) 8630; o

  2. b) lo svolgimento dei compiti del consulente di fiducia principale e dei consulenti di fiducia della Commissione ai fini della prevenzione e della lotta contro le molestie psicologiche e sessuali.

La Commissione esercita la facoltà di cui al primo comma solo in relazione alle seguenti categorie di dati personali trattati dalla Commissione:

  1. a) i dati riferiti dalle vittime al consulente di fiducia principale e ai consulenti di fiducia della Commissione; o

  2. b) i dati raccolti dal consulente di fiducia principale nell’ambito del suo compito di informare il direttore generale o il capo servizio interessato e, se la vittima è d’accordo, l’Ufficio di indagine e disciplina della Commissione, in merito ad accuse ricorrenti di molestie commesse nella stessa direzione generale o nello stesso servizio.

2. La Commissione può procedere in tal senso qualora l’esercizio dei suddetti diritti e obblighi pregiudichi la tutela degli interessati o dei diritti e delle libertà altrui conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

3. Il paragrafo 1 non incide sull’applicazione di altre decisioni della Commissione che stabiliscono norme interne relative alla comunicazione di informazioni agli interessati e alle limitazioni a norma dell’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725.

4. Prima di applicare le limitazioni la Commissione effettua una valutazione caso per caso della loro necessità e proporzionalità. Le limitazioni sono circoscritte a quanto strettamente necessario per conseguire i loro obiettivi.

Art. 3 Comunicazione di informazioni agli interessati

1. La Commissione pubblica sul suo sito web un’informativa sulla protezione dei dati per informare tutti gli interessati riguardo alle sue attività che comportano il trattamento dei loro dati personali ai fini di cui all’articolo 2, paragrafo 1, secondo comma.

2. L’informativa sulla protezione dei dati comprende una sezione che fornisce agli interessati informazioni generali sulla potenziale limitazione dei loro diritti ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 1. Essa riguarda i diritti che possono essere limitati, i motivi per i quali le limitazioni possono essere applicate e la potenziale durata delle limitazioni.

3. La Commissione informa, individualmente e con mezzi adeguati, le vittime e i testimoni che segnalano casi di molestie psicologiche e sessuali in merito al trattamento dei loro dati personali.

4. Al completamento della procedura informale con il consulente di fiducia principale, la Commissione informa individualmente, per iscritto e senza indebito ritardo, il presunto molestatore i cui diritti dell’interessato sono stati limitati a norma della presente decisione in merito alle pertinenti limitazioni dei suoi diritti. La Commissione informa l’interessato dei principali motivi su cui si basa l’applicazione della limitazione, del suo diritto di consultare il responsabile della protezione dei dati per contestare la limitazione e del suo diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati. Dopo il completamento della procedura informale, ove strettamente necessario per proteggere la vittima o altre persone interessate, la Commissione può continuare a limitare determinati diritti degli interessati connessi ai dati personali trattati ai fini della procedura informale, precisando, se possibile, il momento in cui i diritti saranno pienamente ripristinati.

Art. 4 Diritto di accesso degli interessati, diritto alla cancellazione e diritto di limitazione del trattamento

1. Allorché limita, in tutto o in parte, il diritto di accesso ai dati personali da parte degli interessati, il diritto alla cancellazione o il diritto di limitazione del trattamento di cui agli articoli 17, 19 e 20 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione, nella risposta alla richiesta di accesso, cancellazione o limitazione del trattamento, informa per iscritto e senza indebito ritardo l’interessato in merito a quanto segue:

  1. a) la limitazione applicata e i principali motivi su cui si basa l’applicazione della limitazione;

  2. b) la possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

2. La comunicazione delle informazioni sui principali motivi della limitazione di cui al paragrafo 1, lettera a), può essere rinviata, omessa o negata fintanto che essa annulli l’effetto della limitazione stessa. La Commissione valuta caso per caso se la limitazione in questione sia giustificata.

Art. 5 Comunicazione e notifica delle violazioni dei dati personali

1. Qualora abbia l’obbligo di comunicare all’interessato una violazione dei dati personali a norma dell’articolo 35, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione può, in circostanze eccezionali, limitare tale comunicazione in tutto o in parte. La Commissione documenta in una nota i motivi della limitazione, il suo fondamento giuridico conformemente all’articolo 2 e una valutazione della sua necessità e proporzionalità. La nota è comunicata al Garante europeo della protezione dei dati al momento della notifica della violazione dei dati personali.

2. Qualora i motivi della limitazione non siano più applicabili, la Commissione comunica la violazione dei dati personali all’interessato e lo informa in merito ai principali motivi della limitazione e al suo diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.

3. Qualora notifichi la violazione dei dati personali al Garante europeo della protezione dei dati a norma dell’articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione allega alla notifica la registrazione effettuata a norma dell’articolo 6 della presente decisione.

Art. 6 Registrazione delle limitazioni

1. Le valutazioni dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di limitazioni e i dettagli del periodo di applicazione di tali limitazioni sono riportati nel registro delle attività di trattamento tenuto dalla Commissione a norma dell’articolo 31 del regolamento (UE) 2018/1725. La registrazione indica in che modo l’esercizio del diritto da parte dell’interessato comprometterebbe il motivo applicabile di cui all’articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

2. La Commissione registra i motivi di qualsiasi valutazione individuale riguardante ogni limitazione applicata a norma della presente decisione, compresa una valutazione dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati derivanti dall’imposizione di una limitazione e della necessità e proporzionalità della limitazione, tenendo conto degli elementi pertinenti di cui all’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725.

3. La registrazione e, se del caso, i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base sono conservati in un registro. Essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati, su richiesta.

4. La Commissione redige relazioni periodiche sull’applicazione dell’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725.

Art. 7 Durata delle limitazioni

1. Le limitazioni di cui agli articoli 3, 4 e 5 continuano ad applicarsi finché i motivi che le giustificano restano applicabili.

2. Qualora i motivi che giustificano la limitazione di cui agli articoli 3, 4 o 5 non siano più applicabili, la Commissione revoca la limitazione. Contestualmente la Commissione comunica all’interessato i principali motivi dell’applicazione della limitazione e lo informa della possibilità di proporre in qualsiasi momento reclamo al Garante europeo della protezione dei dati o di proporre ricorso giurisdizionale dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea.

3. La Commissione riesamina l’applicazione delle limitazioni di cui agli articoli 3, 4 e 5 ogni sei mesi. Il riesame comprende una valutazione della necessità e proporzionalità della limitazione tenuto conto degli elementi pertinenti di cui all’articolo 25, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725.

Art. 8 Garanzie e periodi di conservazione

1. La Commissione mette in atto garanzie per prevenire gli abusi e l’accesso o il trasferimento illeciti dei dati personali che sono o possono essere soggetti a limitazioni. Tali garanzie comprendono misure tecniche e organizzative quali:

  1. a) una chiara definizione dei ruoli, delle responsabilità, dei diritti di accesso e delle fasi procedurali;

  2. b) un ambiente elettronico sicuro che impedisca l’accesso o il trasferimento illecito o accidentale di dati elettronici a persone non autorizzate;

  3. c) la conservazione e il trattamento sicuri dei documenti cartacei limitatamente a quanto strettamente necessario per conseguire la finalità del trattamento;

  4. d) il dovuto monitoraggio delle limitazioni e un riesame periodico della loro applicazione, da effettuarsi almeno ogni sei mesi.

2. Le limitazioni di cui all’articolo 2 sono revocate non appena vengono meno i motivi che le giustificano.

3. I dati personali sono conservati conformemente alle pertinenti norme di conservazione della Commissione, da definire nei registri tenuti a norma dell’articolo 31 del regolamento (UE) 2018/1725. Al termine del periodo di conservazione, i dati personali sono cancellati, resi anonimi o trasferiti agli archivi a norma dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725.

Art. 9 Esame ex ante da parte del coordinatore della protezione dei dati e riesame ex post da parte del responsabile della protezione dei dati della Commissione

1. Il coordinatore per la protezione dei dati della direzione generale responsabile delle risorse umane è consultato preventivamente in merito a qualsiasi limitazione applicabile e ne verifica la conformità alla presente decisione.

2. Il responsabile della protezione dei dati della Commissione è informato senza indebito ritardo ogniqualvolta i diritti degli interessati siano limitati in conformità della presente decisione. Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati è garantito l’accesso alla registrazione e a tutti i documenti contenenti gli elementi di fatto e di diritto che ne costituiscono la base.

3. Il responsabile della protezione dei dati può chiedere il riesame dell’applicazione della limitazione. Il responsabile della protezione dei dati è informato per iscritto dell’esito del riesame richiesto.

4. La Commissione documenta il coinvolgimento del responsabile della protezione dei dati e del coordinatore per la protezione dei dati, anche in relazione ai documenti condivisi con loro, in ciascun caso di limitazione dei diritti e degli obblighi di cui all’articolo 2, paragrafo 1, primo comma.

Art. 10 Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Bruxelles, il 9 aprile 2024 Per la Commissione La presidente Ursula von der Leyen

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