Decisione dell'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza del 23 maggio 2024 relativa alle norme sull'accesso ai documenti C/2024/4431

1. Le domande di accesso ai documenti indirizzate al SEAE sono presentate per iscritto, attraverso il sito web del SEAE, per posta elettronica indirizzata alla squadra «Trasparenza» del SEAE o per posta ordinaria indirizzata al corrispondente per l'accesso ai documenti, servizio europeo per l'azione esterna, Rond Point Schuman 9A, Bruxelles 1040, Belgio.

2. La domanda è presentata in modo sufficientemente preciso da consentire al SEAE di individuare i documenti richiesti e trattare la domanda entro i termini previsti dal regolamento.

3. In caso di domande non sufficientemente precise o di portata troppo ampia, il SEAE contatta tempestivamente il richiedente al fine di chiarire la richiesta o limitarne la portata conformemente all'articolo 6, paragrafo 2, e all'articolo 6, paragrafo 3, del regolamento. In assenza di risposta da parte del richiedente entro dieci giorni lavorativi, il SEAE contatta nuovamente il richiedente concedendogli cinque giorni lavorativi supplementari per chiarire la richiesta o limitarne la portata in modo da consentire al SEAE di trattarla in modo efficiente. Se il richiedente non fornisce un chiarimento o una limitazione della portata, la domanda si considera respinta.

4. Non appena la domanda è registrata, il corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE invia al richiedente un avviso di ricevimento.

5. I dati personali dei richiedenti sono trattati conformemente alle norme applicabili in materia di protezione dei dati personali⁴.

1. Tutte le domande sono trattate alle condizioni ed entro i termini stabiliti dal regolamento.

2.

1. Le risposte alle domande iniziali sono gestite dalla squadra «Trasparenza» e firmate dal corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE.

2. Le risposte alle domande di conferma sono firmate dal segretario generale del SEAE dopo aver preso in considerazione il parere del corrispondente per l'accesso ai documenti. Il segretario generale può delegare tale potere all'interno del SEAE.

1. Quando il SEAE riceve una domanda di accesso a un documento da esso detenuto, ma che proviene da un terzo, quest'ultimo è consultato, a meno che non sia chiaro che il documento deve o non deve essere divulgato, alla luce delle eccezioni previste dal regolamento.

2. L'accesso al documento è concesso senza consultazione del terzo se il documento è già stato reso pubblico dal suo autore, è già stato divulgato dal SEAE o se è chiaro che la divulgazione, o la divulgazione parziale, del suo contenuto non pregiudicherebbero manifestamente alcuno degli interessi di cui all'articolo 4 del regolamento.

3. Il terzo deve sempre essere consultato se il documento rientra nel campo di applicazione dell'articolo 9 del regolamento o se il documento proviene da uno Stato membro e lo Stato membro ha chiesto al SEAE di non comunicare a terzi il documento senza il suo previo accordo a norma dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento. Tale richiesta di uno Stato membro è presentata per iscritto.

4. Il terzo è consultato per iscritto e dispone di un termine ragionevole per rispondere, tenendo conto dei termini di cui all'articolo 3 della presente decisione. Il terzo esprime il proprio parere per iscritto.

5. In assenza di risposta da parte del terzo entro il termine stabilito, o se il terzo non è identificabile o rintracciabile, il SEAE decide in merito alla domanda alla luce delle eccezioni previste dal regolamento, tenendo conto degli interessi legittimi del terzo sulla base delle informazioni a sua disposizione.

6. Qualora intenda dare accesso a un documento contro il parere esplicito del terzo, il SEAE lo informa della propria intenzione di divulgare il documento entro il termine applicabile ai sensi del regolamento.

1. Le richieste di consultazione del SEAE da parte di uno Stato membro o di un'altra istituzione o un altro organo o organismo dell'Unione che ha ricevuto una domanda relativa a un documento in suo possesso, ma che proviene dal SEAE, sono presentate alla squadra «Trasparenza» o al corrispondente per l'accesso ai documenti del SEAE per posta ordinaria indirizzata al servizio europeo per l'azione esterna, Rond Point Schuman 9A, Bruxelles 1040, Belgio, o per posta elettronica all'indirizzo [email protected].

2. Il SEAE esprime il suo parere tempestivamente, tenendo conto dell'eventuale termine applicabile per fornire una risposta, e al più tardi entro cinque giorni lavorativi.

1. Se una domanda di accesso a un documento riguarda un documento rientrante nell'ambito di applicazione dell'articolo 9 del regolamento o un altro documento classificato in base alle norme di sicurezza del SEAE, tale domanda è trattata da membri del personale autorizzati a prendere conoscenza del documento.

2. Qualsiasi decisione di rifiuto dell'accesso a tutto o parte di un documento classificato sarà motivata sulla base delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento. Se il documento richiesto non può essere rifiutato sulla base di tali eccezioni, il funzionario incaricato della domanda provvede affinché il documento sia declassificato prima di essere inviato al richiedente.

1. I documenti ai quali deve essere concesso l'accesso sono inviati per posta ordinaria o per posta elettronica. Se i documenti richiesti sono voluminosi o difficili da maneggiare, il richiedente può essere invitato a consultarli nel luogo in cui sono detenuti. Tale consultazione è gratuita.

2. Se un documento è già stato divulgato dal SEAE, la risposta può consistere nell'informare il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto, ad esempio fornendo i riferimenti di pubblicazione o indicando l'indirizzo web, ove disponibile.

3. Se il volume delle copie dei documenti da inviare per posta ordinaria supera le 20 pagine, al richiedente può essere addebitato un diritto di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.

1. I documenti cui è concesso l'accesso a seguito di una domanda ai sensi del regolamento sono pubblicati nel registro pubblico del SEAE. L'accesso al registro avrà luogo in forma elettronica.

2. I documenti che si qualificano come «sensibili» ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 3, del regolamento sono iscritti nel registro solo con il consenso dell'originatore.