Decisione di esecuzione (UE) 2024/1697 della Commissione del 12 giugno 2024 relativa all'istituzione della commissione di audit dello strumento per l'Ucraina

1. La commissione di audit consta di tre membri e ha sede a Bruxelles.

2. La Commissione fornisce ai membri della commissione di audit un adeguato supporto logistico, in particolare uffici e supporto informatico.

3. La commissione di audit è assistita da un segretariato, con sede a Kiev, diretto da un capo segretariato. Il segretariato riceve istruzioni e orientamenti dal presidente della commissione di audit, nominato conformemente all'articolo 6 della presente decisione.

4. Ai membri della commissione di audit e al suo personale, compreso il personale del segretariato, si applica l'articolo 2 della decisione 1999/396/CE, CECA, Euratom della Commissione² riguardante le condizioni e le modalità delle indagini interne in materia di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari della Comunità.

1. I membri della commissione di audit sono nominati dalla Commissione a seguito di un invito a manifestare interesse. Il mandato dei membri della commissione di audit inizia alla data fissata a tal fine nella decisione relativa alla loro nomina.

2. I membri della commissione di audit sono cittadini dell'Unione, con una comprovata esperienza nei settori dell'audit, del monitoraggio e del controllo e/o della lotta contro le frodi, la corruzione, i conflitti di interessi e le irregolarità, possibilmente acquisita in una posizione di alto livello presso le istituzioni dell'UE o le autorità pubbliche degli Stati membri.

3. I membri della commissione di audit sono nominati come consiglieri speciali della Commissione, ai sensi dell'articolo 5 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea³, per un periodo di due anni. I loro contratti sono rinnovabili e garantiscono la loro piena indipendenza da qualsiasi influenza esterna nell'esercizio delle loro funzioni. I membri della commissione di audit hanno superato un'indagine di sicurezza o, se non sono già stati abilitati, sono disposti a sottoporsi a un'indagine di sicurezza svolta dallo Stato membro di cui hanno la cittadinanza.

4. La procedura di selezione è condotta dal direttore generale della DG NEAR, assistito da un panel i cui membri sono scelti dal direttore generale tra le direzioni generali più interessate della Commissione. Il panel presenta al direttore generale un elenco di candidati sulla base dei risultati dell'invito a manifestare interesse e dei successivi colloqui. Il direttore generale seleziona i membri della commissione di audit e tre membri supplenti come sostituti nel caso in cui un membro della commissione di audit sia impossibilitato o non sia più disposto a svolgere i propri compiti.

5. Se un membro della commissione di audit non soddisfa più le condizioni richieste per l'esercizio delle sue funzioni, stabilite nella presente decisione e nei suoi contratti, la Commissione può revocarne il mandato.

6. Se un membro della commissione di audit è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni per un periodo di tempo limitato, per motivi medici o di altro tipo, la Commissione, in consultazione con il membro della commissione di audit interessato, può nominare temporaneamente un supplente per il periodo in cui l'interessato non è in grado di svolgere i suoi compiti, fino a quando non sia in grado di riprendere il proprio incarico.

7. Il periodo di tempo limitato di cui al paragrafo 6 non supera i sei mesi.

1. Il direttore generale della DG NEAR designa uno dei membri quale presidente della commissione di audit e un altro come vicepresidente. In caso di impedimento del presidente, le sue funzioni sono esercitate dal vicepresidente.

2. Se il posto di presidente è vacante, le sue funzioni sono esercitate dal vicepresidente fino alla designazione di un nuovo presidente da parte del direttore generale della DG NEAR.

1. Il presidente rappresenta la commissione di audit. Ne presiede le riunioni e ne organizza i lavori.

2. Il presidente può delegare a ciascuno dei membri della commissione di audit e al capo segretariato il potere di firmare documenti per conto della commissione di audit.

3. Il presidente stabilisce il calendario e l'ordine del giorno delle riunioni della commissione di audit.

4. Il presidente è responsabile dell'elaborazione, entro 6 mesi dall'entrata in funzione della commissione di audit, del regolamento interno di detta commissione.

1. Ogni anno si tengono a Bruxelles almeno sei riunioni della commissione di audit, che in casi giustificati possono svolgersi anche in altri luoghi, oppure online. La commissione di audit effettua inoltre, se le circostanze lo consentono, almeno sei visite all'anno a Kiev.

2. Il presidente provvede affinché, per ogni riunione della commissione di audit, sia raggiunto il quorum richiesto di due membri della commissione.

3. Il presidente provvede affinché le riunioni della commissione di audit servano a discutere i risultati del segretariato, a fornire orientamenti per i lavori del segretariato e a presentare relazioni alla Commissione.

4. Il presidente può convocare, se necessario, riunioni supplementari, che possono svolgersi anche in formato ibrido. Le riunioni sono organizzate con sufficiente anticipo per consentire a tutti i membri e invitati di parteciparvi.

1. Il segretariato della commissione di audit è composto da un'équipe di specialisti in gestione e controllo, audit e altri settori di competenza pertinenti, nonché da assistenti di segreteria, assunti nel quadro di un contratto di servizi a seguito di una procedura di gara indetta dalla DG NEAR.

2. I lavori del segretariato sono diretti da un capo segretariato, un funzionario della Commissione nominato dalla DG NEAR.

3. Il segretariato assiste la commissione di audit nello svolgimento dei suoi compiti, in particolare raccogliendo e fornendo, tramite il capo segretariato, tutte le informazioni pertinenti.

1. La Commissione può invitare rappresentanti degli Stati membri e altri donatori a partecipare alle attività della commissione di audit. Altri donatori che contribuiscono allo strumento possono essere invitati dalla Commissione a nominare osservatori presso la commissione di audit.

2. Gli osservatori invitati dalla Commissione possono partecipare alle riunioni della commissione di audit in tale veste e avere accesso alle informazioni. Il presidente della commissione di audit, per motivi debitamente giustificati, come riservatezza o protezione dei dati, e previa consultazione degli altri membri di detta commissione, può negare agli osservatori l'accesso alle informazioni.

3. Il presidente della commissione di audit, previa consultazione degli altri membri di detta commissione, può invitare osservatori ad assistere alle deliberazioni della commissione di audit e chiedere loro di presentare i loro commenti orali e scritti.

4. Gli osservatori non partecipano al processo di adozione di relazioni o raccomandazioni.

1. Qualora un membro della commissione di audit o qualsiasi altra persona che partecipi alle riunioni di detta commissione, anche in qualità di osservatore, si trovi in una situazione di conflitto di interessi o in una situazione che potrebbe essere percepita come tale dal pubblico, ne informa immediatamente gli altri membri della commissione di audit e il segretariato, e si astiene dal partecipare alle deliberazioni corrispondenti e all'adozione delle corrispondenti relazioni e raccomandazioni della commissione di audit.

2. Nella situazione di cui al paragrafo 1, il presidente della commissione di audit, una volta debitamente informato, adotta tutte le misure del caso.

3. Il presidente della commissione di audit informa il direttore generale della DG NEAR di qualsiasi situazione descritta al paragrafo 1 non appena ne sia venuto a conoscenza.