Decisione dell’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo del 16 giugno 2025 che stabilisce norme sul rimborso delle spese sostenute dai firmatari quando partecipano alle missioni d'informazione ufficiali della commissione per le petizioni nell'Unione europea C/2025/3603
Testo vigente
L’UFFICIO DI PRESIDENZA DEL PARLAMENTO EUROPEO,
— visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 227,
— visto l’articolo 25, paragrafi 2 e 9, e il titolo IX del regolamento del Parlamento europeo,
— vista la decisione dell’Ufficio di presidenza del 24 giugno 2024 sulla regolamentazione concernente le audizioni pubbliche,
— vista la decisione della Conferenza dei presidenti del 13 marzo 2025 sulle disposizioni di attuazione che disciplinano le missioni al di fuori dei tre luoghi di lavoro del Parlamento europeo),
Ai fini dell’esame delle petizioni, dell’accertamento dei fatti o della ricerca di soluzioni, la commissione per le petizioni del Parlamento può organizzare missioni d’informazione ufficiali nello Stato membro o nella regione cui fanno riferimento petizioni ricevibili che sono già state discusse in tale commissione.
I firmatari sono regolarmente invitati a incontrare i membri della delegazione di una missione d’informazione ufficiale della commissione per le petizioni quando le loro petizioni sono discusse, dato che la loro presenza può rivelare fatti e dettagli fondamentali su questioni specifiche grazie alle informazioni e alle esperienze che possono condividere.
In casi eccezionali debitamente giustificati, dovrebbe essere prevista la possibilità di rimborsare i costi sostenuti dai firmatari per partecipare alle missioni d’informazione ufficiali della commissione per le petizioni quando tali missioni si svolgono al di fuori del loro luogo di residenza,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Art. 1 Ambito di applicazione e limite annuale
Un massimo di 16 firmatari all’anno che partecipano a una missione d’informazione ufficiale della commissione per le petizioni nell’Unione possono ricevere un rimborso spese conformemente alla presente decisione e subordinatamente alla disponibilità di fondi.
Art. 2 Richieste di rimborso spese
1. Nell'ambito di applicazione e nei limiti stabiliti all'articolo 1, i firmatari che partecipano a missioni d'informazione ufficiali della commissione per le petizioni possono ottenere il rimborso delle spese sostenute, in via eccezionale e caso per caso, su richiesta del firmatario e a discrezione del presidente della commissione per le petizioni, a condizione che:
la missione d'informazione ufficiale abbia luogo nell'Unione;
il firmatario risieda nel territorio dell'Unione;
la distanza tra il luogo di residenza permanente del firmatario e il luogo della missione d'informazione ufficiale sia superiore a 200 chilometri.
2. Le richieste approvate dal presidente della commissione per le petizioni sono presentate dalla segreteria di tale commissione, a nome del presidente, all’ordinatore sottodelegato e indicano i nominativi dei firmatari citati nelle relazioni (come pure il numero della petizione pertinente), allo scopo di provare che il richiedente è un firmatario.
3. Quando la petizione è firmata da più di una persona fisica o giuridica, solo le spese sostenute dal rappresentante designato possono essere rimborsate.
4. La segreteria della commissione per le petizioni informa i firmatari della decisione adottata in merito alla loro richiesta di rimborso.
5. Il presidente della commissione per le petizioni è responsabile di garantire l’equilibrio geografico tra i firmatari le cui spese sono rimborsate ogni anno.
Art. 3 Disposizioni finanziarie
I firmatari la cui richiesta di rimborso spese sia stata approvata hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio nonché a un'indennità giornaliera secondo le modalità seguenti:
a) Spese di viaggio:
i) se viaggia in treno o in aereo, il firmatario ha diritto al rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute fino a un massimo pari alla tariffa ferroviaria di prima classe o alla tariffa aerea in classe economica flessibile, a seconda del caso; tale rimborso ha luogo in base all'itinerario più breve tra la stazione ferroviaria o l'aeroporto più vicini alla residenza permanente del firmatario e il luogo della riunione, su presentazione del biglietto ferroviario o aereo originale, in formato cartaceo o elettronico, inclusa se del caso la carta d'imbarco; il firmatario può ottenere il rimborso per un itinerario o una classe aerea diversi se è in grado di dimostrare che essi sono più economici rispetto a quelli descritti al presente punto; il firmatario riceve un'indennità forfettaria a copertura del costo del tragitto di andata e ritorno tra il suo luogo di residenza permanente e la stazione ferroviaria o l'aeroporto più vicini, incluse le eventuali spese di parcheggio sostenute presso la stazione o l'aeroporto; l'importo dell'indennità forfettaria è pari a quello stabilito dalla decisione dell'Ufficio di presidenza sulla regolamentazione concernente le audizioni pubbliche.
ii) il firmatario che effettui il viaggio in automobile ha diritto, su presentazione di una dichiarazione scritta sull'onore, a un rimborso forfettario delle spese corrispondente alla tariffa ferroviaria di seconda classe, calcolata sulla base dell'itinerario più breve tra il suo luogo di residenza permanente e il luogo della missione d'informazione ufficiale; Se non esiste una stazione ferroviaria nelle immediate vicinanze della residenza permanente del firmatario o del luogo della missione d'informazione ufficiale ai fini di tale calcolo, il rimborso è effettuato sulla base di un'indennità chilometrica calcolata secondo la tariffa stabilita al paragrafo 78 delle norme interne del Parlamento che disciplinano le missioni e le trasferte dei funzionari e degli altri agenti del Parlamento europeo1.
iii) il viaggio da e verso un luogo diverso dalla residenza permanente del firmatario può essere autorizzato in circostanze eccezionali e deve essere debitamente giustificato dal firmatario;
b) Indennità giornaliera e indennità di pernottamento forfettarie
i) per ogni giorno di partecipazione attiva a una riunione il firmatario ha diritto a un'indennità giornaliera destinata a coprire le spese di vitto, le spese di trasporto sostenute nel luogo della missione d'informazione ufficiale e altre spese; all'indennità giornaliera è applicata una riduzione del 30 % per ciascun pasto fornito gratuitamente; se la colazione è fornita gratuitamente, tale riduzione dell'indennità giornaliera è del 10 %;
ii) se è tenuto a trascorrere la notte nel luogo della missione d'informazione ufficiale, il firmatario ha diritto a un'indennità di pernottamento forfettaria previa autorizzazione dell'ordinatore; in casi eccezionali, il firmatario può essere autorizzato a trascorrere più di una notte nel luogo della missione d'informazione ufficiale. In tali casi, il firmatario ha diritto all'indennità di pernottamento forfettaria per il pernottamento o i pernottamenti ulteriori previa autorizzazione dell'ordinatore.
iii) l'importo dell'indennità giornaliera e quello dell'indennità di pernottamento forfettaria sono stabiliti dalla decisione dell'Ufficio di presidenza sulla regolamentazione concernente le audizioni pubbliche.
Art. 4 Misure di attuazione
Il Segretario generale può adottare misure di attuazione della presente decisione.
Art. 5 Entrata in vigore e pubblicazione
La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.