REGOLAMENTO (CE) N. 515/97 DEL CONSIGLIO del 13 marzo 1997 relativo alla mutua assistenza tra le autorità amministrative degli Stati membri e alla collaborazione tra queste e la Commissione per assicurare la corretta applicazione delle normative doganale e agricola

1. Al suo interno, il SID comprende anche una base di dati specifica detta «archivio d’identificazione dei fascicoli a fini doganali» («FIDE»). Fatte salve le disposizioni del presente titolo, tutte le disposizioni del presente regolamento riguardanti il SID si applicano anche al FIDE e ogni riferimento al SID include tale archivio.

2. Gli obiettivi del FIDE consistono nell’aiutare a prevenire le operazioni che sono contrarie alla regolamentazione doganale e alla regolamentazione agricola applicabile alle merci in entrata o in uscita dal territorio doganale della Comunità e nel facilitare e accelerare l’individuazione e il perseguimento di dette operazioni.

3. La finalità del FIDE è consentire alla Commissione, quando istruisce un fascicolo di coordinamento ai sensi dell’articolo 18 o prepara una missione comunitaria in un paese terzo ai sensi dell’articolo 20, e alle autorità di uno Stato membro competenti in materia d’indagini amministrative, designate a norma dell’articolo 29, quando istruiscono un fascicolo o indagano su una o più persone o imprese, d’individuare le autorità competenti degli altri Stati membri o dei servizi della Commissione che stanno indagando o hanno indagato sulle persone o sulle imprese in questione, allo scopo di conseguire, mediante informazioni sull’esistenza di fascicoli istruttori, gli obiettivi di cui al paragrafo 2.

4. Se lo Stato membro o la Commissione che effettua una ricerca nel FIDE necessita di più ampi ragguagli sui fascicoli istruttori registrati riguardanti persone o imprese, chiede l’assistenza dello Stato membro che ha fornito il fascicolo in questione.

5. Le autorità doganali degli Stati membri possono utilizzare il FIDE nell’ambito della cooperazione doganale prevista dagli articoli 29 e 30 del trattato sull’Unione europea. In tal caso, la Commissione garantisce la gestione tecnica dell’archivio.

1. Le autorità competenti possono immettere nel FIDE, per gli scopi indicati all’articolo 41 bis, paragrafo 3, i dati riguardanti i casi che risultano contrari alle regolamentazioni doganale o agricola applicabili alle merci in entrata o in uscita dal territorio doganale della Comunità e presentano una particolare importanza sul piano comunitario. Tali dati sono limitati alle seguenti categorie:

1. a) le persone e le imprese che formano o hanno formato oggetto di un’indagine amministrativa o penale effettuata dal servizio competente di uno Stato membro, e

   che sono sospettate di commettere o aver commesso una violazione della regolamentazione doganale o della regolamentazione agricola, o di partecipare o aver partecipato a commettere un’operazione contraria a tale regolamentazione,

   che hanno formato oggetto di una constatazione relativa ad una di tali operazioni, o

   che hanno formato oggetto di una decisione amministrativa o di una sanzione amministrativa o giudiziaria per una di tali operazioni;

2. b) il settore nel quale è stata effettuata l’indagine;

3. c) la denominazione, l’appartenenza nazionale e le altre specifiche del servizio competente dello Stato membro e il numero del fascicolo.

I dati di cui alle lettere a), b) e c) sono immessi separatamente per ciascuna persona o impresa. È vietato stabilire collegamenti tra tali dati.

2. I dati personali di cui al paragrafo 1, lettera a), sono limitati ai seguenti:

1. a) per le persone: cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti e pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso;

2. b) per le imprese: ragione sociale, denominazione commerciale, sede dell’impresa, numero di partita IVA e numero di identificazione dei diritti di accisa.

3. I dati vengono immessi per una durata limitata, a norma dell’articolo 41 quinquies.

1. L’immissione di dati nel FIDE e la loro consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all’articolo 41 bis.

2. Ogni consultazione del FIDE deve necessariamente comprendere i seguenti dati personali:

1. a) per le persone: nome e/o cognome e/o cognome da nubile e/o cognomi precedenti e/o pseudonimo o appellativo e/o data di nascita;

2. b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale e/o numero di partita IVA e/o numero di identificazione dei diritti di accisa.

1. Il periodo in cui i dati possono essere conservati dipende dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce. Non possono essere superati i periodi massimi e non cumulativi indicati in appresso, calcolati con decorrenza dalla data di immissione dei dati nel fascicolo istruito ai fini dell'indagine:

1. a) i dati dei fascicoli delle indagini in corso non possono essere conservati per più di tre anni se in tale periodo non è stata constatata nessuna operazione contraria alla normativa doganale o agricola. I dati devono essere resi anonimi prima di tale termine se è trascorso un anno dopo l'ultima constatazione;

2. b) i dati dei fascicoli riguardanti indagini amministrative o penali che hanno dato luogo alla constatazione di un'operazione contraria alla normativa doganale o agricola, ma non hanno portato a una decisione amministrativa, a una sentenza di condanna, all'irrogazione di un'ammenda penale o all'applicazione di una sanzione amministrativa non possono essere conservati per più di sei anni;

3. c) i dati dei fascicoli riguardanti indagini amministrative o penali che hanno portato a una decisione amministrativa, a una sentenza di condanna, all'irrogazione di un'ammenda penale o all'applicazione di una sanzione amministrativa non possono essere conservati per più di 10 anni.

2. In tutte le fasi dell’istruzione di un fascicolo riguardante un’indagine ai sensi del paragrafo 1, lettere a), b) e c), non appena, a norma delle leggi, dei regolamenti e delle procedure dello Stato membro che ha fornito i dati, vengono scagionate una persona o un’impresa a cui si applica l’articolo 41 ter, i dati relativi a tale persona o tale impresa sono immediatamente soppressi.

3. La Commissione rende anonimi o cancella i dati non appena risulta superato il termine massimo di conservazione di cui al paragrafo 1.