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Regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio del 19 dicembre 2002 che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari

Testo vigente

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, considerando quanto segue:

vista la proposta della Commissione1,

visto il parere del Parlamento europeo(2),

visto il parere della Corte dei conti3,

Nell'ambito delle azioni previste dall'articolo 3 del trattato, viene istituito un numero sempre maggiore di programmi in diversi settori a favore di varie categorie di beneficiari. La Commissione è normalmente incaricata di adottare le misure di esecuzione relative a tali programmi, denominati qui di seguito "programmi comunitari".

L'attuazione dei programmi comunitari in questione è finanziata, almeno in parte, mediante stanziamenti iscritti al bilancio generale dell'Unione europea.

A norma dell'articolo 274 del trattato, la Commissione è responsabile dell'esecuzione di tale bilancio.

Per poter assumere pienamente le sue responsabilità dinanzi ai cittadini, la Commissione deve concentrarsi in via prioritaria sulle sue missioni istituzionali. È quindi opportuno che essa possa delegare a terzi alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari. L'esternalizzazione di taluni compiti di gestione può inoltre costituire un modo per realizzare con maggiore efficacia gli obiettivi perseguiti da detti programmi comunitari.

L'esternalizzazione dei compiti di gestione deve tuttavia restare entro i limiti del sistema istituzionale creato dal trattato. Ciò significa che non possono essere esternalizzate le missioni che il trattato assegna alle istituzioni e che comportano un margine di discrezionalità per tradurre in atto scelte politiche.

Il ricorso all'esternalizzazione è, del resto, possibile solo dopo un'analisi costi-benefici che tenga conto di diversi fattori, quali l'individuazione dei compiti che giustificano un'esternalizzazione, la valutazione dei benefici e dei costi, inclusi quelli da sostenere per il controllo e il coordinamento e l'impatto sulle risorse umane, l'efficacia e la flessibilità nell'esecuzione dei compiti esternalizzati, la semplificazione delle procedure utilizzate, la prossimità dell'azione esternalizzata ai destinatari beneficiari finali, la visibilità della Comunità in quanto promotrice del programma comunitario di cui trattasi e il mantenimento di un livello adeguato di know-how all'interno della Commissione.

Una forma di esternalizzazione consiste nel fare ricorso ad organismi di diritto comunitario dotati di personalità giuridica, denominati qui di seguito "agenzie esecutive".

Per assicurare l'omogeneità delle agenzie esecutive sul piano istituzionale, è opportuno stabilire il loro statuto e in particolare alcuni aspetti essenziali concernenti la struttura, i compiti, il funzionamento, il regime di bilancio, il personale, i controlli e la responsabilità.

In quanto istituzione responsabile dell'esecuzione dei diversi programmi comunitari, la Commissione è la più idonea a valutare se e in che misura sia opportuno affidare a un'agenzia esecutiva compiti di gestione relativi a uno o più programmi comunitari specifici. Il ricorso a un'agenzia esecutiva non esime tuttavia la Commissione dalle responsabilità che ad essa incombono in virtù del trattato, in particolare ai sensi dell'articolo 274. Essa deve essere pertanto in grado di circoscrivere strettamente l'azione dell'agenzia esecutiva e di mantenere un controllo effettivo sul suo funzionamento e in particolare sui suoi organi direttivi.

Ciò significa che la Commissione deve essere competente a decidere sull'istituzione, e se del caso, sulla soppressione, di un'agenzia esecutiva in conformità del presente regolamento. La decisione di istituire un'agenzia esecutiva è una misura di portata generale ai sensi dell'articolo 2 della decisione 1999/468/CE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l'esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione4, ed essa deve pertanto essere adottata secondo la decisione 1999/468/CE.

Parimenti la Commissione deve poter designare sia i membri del comitato direttivo dell'agenzia esecutiva che il direttore della stessa, così che delegando all'agenzia esecutiva compiti che rientrano tra le proprie competenze la Commissione non ne perda il controllo.

Occorre infine che l'attività svolta dall'agenzia esecutiva rispetti pienamente la programmazione definita dalla Commissione per i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia in questione. Il programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva deve essere pertanto sottoposto all'accordo della Commissione ed essere conforme alle decisioni di bilancio.

Per garantire un'esternalizzazione efficace, in modo da trarre il massimo profitto dalle competenze dell'agenzia esecutiva, occorre che la Commissione possa delegare a tale agenzia in tutto o in parte i compiti di esecuzione relativi ad uno o a più programmi comunitari, eccettuati i compiti che implicano l'esercizio di un margine di discrezionalità per tradurre in atto scelte politiche. I compiti che possono essere delegati comprendono la gestione integrale o parziale delle fasi del ciclo di vita di un progetto specifico, l'adozione degli atti di esecuzione di bilancio necessari, la raccolta e il trattamento di informazioni da trasmettere alla Commissione e l'elaborazione di raccomandazioni per la Commissione.

Dal momento che il bilancio dell'agenzia esecutiva è destinato a finanziare unicamente le spese di funzionamento della stessa, le entrate dell'agenzia devono essere costituite principalmente da una sovvenzione iscritta nel bilancio generale dell'Unione europea, fissata dall'autorità di bilancio, e prelevata dalla dotazione finanziaria dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia.

Al fine di garantire l'applicazione dell'articolo 274 del trattato, gli stanziamenti operativi dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva devono continuare ad essere iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea e la loro esecuzione deve avvenire mediante imputazione diretta a tale bilancio. Le operazioni finanziarie relative a tali stanziamenti devono essere pertanto effettuate in conformità delle disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee5.

All'agenzia esecutiva possono poter essere affidati compiti di esecuzione relativi alla gestione dei programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale dell'Unione europea. Ciò non deve tuttavia generare, neppure indirettamente, oneri amministrativi da coprire con stanziamenti supplementari a carico del bilancio generale di cui trattasi. In tali casi si applicano le disposizioni del presente regolamento, tenendo conto degli elementi specifici risultanti dagli atti di base relativi ai programmi comunitari in questione.

Per garantire trasparenza e affidabilità nella gestione dell'agenzia esecutiva è necessario che il suo funzionamento sia oggetto di controlli interni ed esterni. A tal fine l'agenzia esecutiva deve essere resa responsabile dei propri atti e la Commissione deve esercitare una tutela amministrativa sulla stessa, salva restando la possibilità di un controllo della Corte di giustizia.

È opportuno che il pubblico abbia accesso ai documenti detenuti dall'agenzia esecutiva, a condizioni e con limitazioni analoghe a quelle previste dall'articolo 255 del trattato.

L'agenzia esecutiva deve cooperare in modo intenso e regolare con i servizi della Commissione responsabili dei programmi comunitari alla cui gestione essa partecipa. Per agevolare quanto più possibile tale cooperazione, è opportuno che l'agenzia esecutiva si installi nel luogo in cui sono stabiliti la Commissione e i suoi servizi, conformemente al protocollo sulle sedi delle istituzioni e di determinati organismi e servizi delle Comunità europee nonché di Europol, allegato al trattato sull'Unione europea e ai trattati che istituiscono la Comunità europea, la Comunità europea del carbone e dell'acciaio e la Comunità europea dell'energia atomica.

Per l'adozione del presente regolamento il trattato non prevede poteri d'azione diversi da quelli contemplati dall'articolo 308,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Art. 1

Oggetto

Il presente regolamento ha per oggetto la definizione dello statuto delle agenzie esecutive a cui la Commissione può affidare, sotto il proprio controllo e la propria responsabilità, determinati compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari.

Art. 2

Definizioni Ai sensi del presente regolamento si intende per:

  1. a) "agenzia esecutiva": un'entità giuridica istituita conformemente alle disposizioni del presente regolamento;

  2. b) "programma comunitario": qualunque azione, insieme di azioni o altra iniziativa comportante una spesa che, secondo l'atto di base o l'autorizzazione di bilancio relativi, deve essere attuata dalla Commissione a favore di una o più categorie di beneficiari specifici.

Art. 3

Creazione e soppressione

1.

Previa analisi costi-benefici, la Commissione può decidere di istituire un'agenzia esecutiva a cui affidare determinati compiti relativi alla gestione di uno o più programmi comunitari. Essa fissa la durata di vita dell'agenzia esecutiva.

L'analisi costi-benefici tiene conto di diversi fattori, quali l'individuazione dei compiti che giustificano un'esternalizzazione, la valutazione dei benefici e dei costi, inclusi quelli da sostenere per il controllo, il coordinamento e l'impatto sulle risorse umane, le eventuali economie nell'ambito del bilancio generale dell'Unione europea, l'efficacia e la flessibilità nell'esecuzione dei compiti esternalizzati, la semplificazione delle procedure utilizzate, la prossimità dell'azione esternalizzata ai beneficiari finali, la visibilità della Comunità in quanto promotrice del programma comunitario di cui trattasi e il mantenimento di un livello adeguato di know-how all'interno della Commissione.

2. Alla scadenza prevista all'atto dell'istituzione dell'agenzia esecutiva, la Commissione può prorogarne la durata di vita per un periodo non superiore a quello inizialmente previsto. La proroga può essere rinnovata. La Commissione, qualora non ritenga più necessario fare ricorso ad una agenzia esecutiva da essa creata o constati che la sua esistenza non è più conforme ai principi di buona gestione finanziaria, decide di sopprimerla. In tal caso nomina due liquidatori per procedere alla liquidazione. La Commissione determina le condizioni in cui deve effettuarsi la liquidazione dell'agenzia esecutiva. Il risultato netto di tale liquidazione è trasferito al bilancio generale dell'Unione europea. La proroga e il rinnovo della stessa o la soppressione sono decise sulla scorta dell'analisi costi-benefici di cui al paragrafo 1.

3. La Commissione adotta le decisioni di cui ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo conformemente alla procedura prevista all'articolo 24, paragrafo 2. Tali decisioni sono modificate conformemente alla stessa procedura. La Commissione trasmette al comitato di cui all'articolo 24, paragrafo 1, tutte le informazioni necessarie in questo contesto, segnatamente le analisi costi-benefici di cui al paragrafo 1 del presente articolo e le relazioni di valutazione di cui all'articolo 25.

4. All'atto dell'adozione di un programma comunitario la Commissione informa l'autorità di bilancio dell'eventuale intenzione di ricorrere ad un'agenzia esecutiva per l'attuazione del programma stesso.

5. Ogni agenzia esecutiva istituita ai sensi del paragrafo 1 del presente articolo deve essere conforme alle disposizioni del presente regolamento.

Art. 4

Situazione giuridica

1. L'agenzia esecutiva è un organismo comunitario, investito di una missione di servizio pubblico.

2. L'agenzia esecutiva ha personalità giuridica. Essa gode in tutti gli Stati membri della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali. In particolare, essa può acquistare o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio. Essa è rappresentata a tal fine dal suo direttore.

Art. 5

Luogo di insediamento

1. L'agenzia esecutiva è installata in uno dei luoghi in cui sono stabiliti la Commissione e i suoi servizi conformemente al protocollo sulle sedi delle istituzioni e di determinati organismi e servizi delle Comunità europee nonché di Europol.

2. L'agenzia esecutiva si organizza in funzione delle esigenze di gestione dei programmi comunitari di cui è incaricata e nel rispetto dei criteri di buona gestione finanziaria.

Art. 6

Compiti

1. Per realizzare l'obiettivo di cui all'articolo 3, paragrafo 1, la Commissione può affidare all'agenzia esecutiva qualunque compito relativo all'esecuzione di un programma comunitario, eccettuati quelli che implicano l'esercizio di un margine di discrezionalità per tradurre in atto scelte politiche.

2. L'agenzia esecutiva può essere incaricata in particolare dei seguenti compiti:

  1. a) gestire tutte le fasi del ciclo di vita del progetto, o parte di esse, in collegamento con progetti specifici nell'ambito dell'esecuzione del programma comunitario e procedere ai controlli all'uopo necessari, adottando le decisioni pertinenti su delega della Commissione;

  2. b) adottare gli atti di esecuzione finanziaria concernenti le entrate e le spese ed effettuare, sulla base della delega della Commissione, tutte le operazioni necessarie per l'attuazione del programma comunitario, in particolare quelle connesse all'attribuzione di appalti e sovvenzioni;

  3. c) raccogliere, analizzare e trasmettere alla Commissione tutte le informazioni necessarie per orientare l'esecuzione del programma comunitario.

3. Le condizioni, i criteri, i parametri e le modalità che l'agenzia esecutiva deve rispettare nello svolgimento dei compiti di cui al paragrafo 2, nonché le modalità dei controlli esercitati dai servizi della Commissione responsabili dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva sono definiti dalla Commissione nell'atto di delega.

Art. 7

Struttura

1. L'agenzia esecutiva è gestita da un comitato direttivo e da un direttore.

2. Il personale dell'agenzia esecutiva è alle dipendenze del direttore.

Art. 8

Comitato direttivo

1. Il comitato direttivo è composto da cinque membri designati dalla Commissione.

2. La durata del mandato dei membri del comitato direttivo è, in linea di principio, di due anni e tiene conto della durata prevista per l'esecuzione del programma comunitario la cui gestione è affidata all'agenzia esecutiva. Il mandato è rinnovabile. Alla scadenza del mandato o in caso di dimissioni, i membri restano in funzione fino a quando non si sia provveduto al rinnovo del loro mandato o alla loro sostituzione.

3. Il comitato direttivo designa tra i suoi membri un presidente e un vicepresidente.

4. Il comitato direttivo si riunisce su convocazione del presidente almeno quattro volte all'anno. Esso può essere convocato anche qualora lo richieda almeno la maggioranza semplice dei suoi membri o il direttore.

5. I membri del comitato direttivo impossibilitati a partecipare ad una riunione possono farsi rappresentare da un altro membro munito di un mandato specifico per la riunione di cui trattasi. Un membro può rappresentare solo un altro membro. In caso di impedimento del presidente, il comitato direttivo è presieduto dal vicepresidente.

6. Le decisioni del comitato direttivo sono adottate a maggioranza semplice dei votanti. In caso di parità di voti, prevale la decisione del presidente.

Art. 9

Compiti del comitato direttivo

1. Il comitato direttivo adotta il suo regolamento interno.

2. Sulla base di un progetto presentato dal direttore e previo accordo della Commissione, il comitato direttivo adotta, al più tardi all'inizio di ogni anno, il programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva, comprendente obiettivi dettagliati e indicatori di rendimento. Tale programma deve rispettare la programmazione definita dalla Commissione conformemente alle disposizioni degli atti che istituiscono i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva. Il programma di lavoro annuale può essere modificato nel corso dell'esercizio secondo la stessa procedura, per tenere conto, in particolare, delle decisioni della Commissione relative ai programmi comunitari di cui trattasi. Le azioni contenute nel programma di lavoro annuale sono accompagnate da una stima delle spese necessarie.

3. Il comitato direttivo adotta il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, secondo la procedura prevista all'articolo 13.

4. Il comitato direttivo decide, previo accordo della Commissione, in merito all'accettazione di tutti i legati, donazioni e sovvenzioni provenienti da altre fonti comunitarie.

5. Il comitato direttivo decide in merito all'organizzazione dei servizi dell'agenzia esecutiva.

6. Il comitato direttivo adotta le disposizioni particolari necessarie per rendere effettivo il diritto di accesso ai documenti dell'agenzia esecutiva, conformemente alle disposizioni dell'articolo 23, paragrafo 1.

7.

Il comitato direttivo adotta, entro il 31 marzo di ogni anno, e presenta alla Commissione la relazione annuale di attività accompagnata dalle informazioni finanziarie e di gestione. Tale relazione è elaborata in conformità dell'articolo 60, paragrafo 7, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002. La relazione tratta l'esecuzione degli stanziamenti operativi corrispondenti al programma comunitario la cui gestione è stata affidata all'agenzia esecutiva e l'esecuzione del bilancio di funzionamento della stessa.

La Commissione trasmette entro il 15 giugno di ogni anno all'autorità di bilancio una sintesi della relazione annuale di attività delle agenzie esecutive dell'anno precedente, unitamente alla relazione di cui all'articolo 60, paragrafo 7, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002.

8. Il comitato direttivo adotta e applica misure di lotta contro le frodi e le irregolarità.

9. Il comitato direttivo assolve gli altri compiti che gli sono attribuiti dal presente regolamento.

Art. 10

Direttore

1. Il direttore dell'agenzia esecutiva è nominato dalla Commissione che designa un funzionario ai sensi dello statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, definito dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/686, in prosieguo "statuto", dei regolamenti e delle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee.

2. La durata del mandato del direttore è, in linea di principio, di quattro anni e tiene conto della durata prevista per l'esecuzione del programma comunitario la cui gestione è affidata all'agenzia esecutiva. Il mandato è rinnovabile. Previo parere del comitato direttivo, la Commissione può porre termine alle funzioni del direttore prima della scadenza del suo mandato.

Art. 11

Compiti del direttore

1. Il direttore rappresenta l'agenzia esecutiva ed è incaricato della sua gestione.

2. Il direttore prepara i lavori del comitato direttivo e in particolare il progetto del programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva. Egli partecipa, senza diritto di voto, ai lavori del comitato direttivo.

3. Il direttore assicura l'attuazione del programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva. In particolare egli è responsabile dell'esecuzione dei compiti di cui all'articolo 6 e, nell'ambito di tale funzione, adotta le decisioni pertinenti. Il direttore è l'ordinatore delegato dell'agenzia esecutiva per l'esecuzione degli stanziamenti operativi relativi ai programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva e la cui esecuzione finanziaria forma oggetto di un atto di delega da parte della Commissione.

4. Il direttore prepara lo stato di previsione delle entrate e delle spese ed esegue in quanto ordinatore il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, in conformità del regolamento finanziario di cui all'articolo 15.

5. Il direttore è responsabile della preparazione e della pubblicazione delle relazioni che l'agenzia esecutiva deve presentare alla Commissione. Si tratta nella fattispecie della relazione annuale sulle attività dell'agenzia esecutiva di cui all'articolo 9, paragrafo 7 e di tutte le altre relazioni, di natura generale o specifica, che la Commissione chiede all'agenzia esecutiva.

6. Il direttore esercita, nei confronti del personale dell'agenzia esecutiva, i poteri attribuiti dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee all'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione. Egli si occupa di tutte le questioni concernenti la gestione del personale dell'agenzia esecutiva.

7. Conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, il direttore organizza i sistemi di gestione e di controllo interno adeguati all'esercizio dei compiti affidati all'agenzia esecutiva, in modo da assicurare la legittimità, la regolarità e l'efficacia delle operazioni effettuate.

Fonti e licenze