Regolamento (CE) n. 1653/2004 della Commissione del 21 settembre 2004 recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari
Testo vigente
Art. 42
Il contabile, di concerto con l'ordinatore competente, può concedere termini supplementari per il pagamento, solo dietro richiesta scritta debitamente motivata del debitore e a condizione che il debitore s'impegni al pagamento di interessi per tutta la durata del periodo del termine concesso a decorrere dalla data di scadenza indicata nella nota di addebito, e costituisca, allo scopo di tutelare i diritti dell'agenzia, una garanzia finanziaria a copertura del debito sia del capitale che degli interessi.
Art. 42 bis
Il contabile compila l'elenco degli importi da recuperare, raggruppando i crediti dell'agenzia in funzione della data di emissione dell'ordine di recupero. Egli indica anche le decisioni di rinuncia totale o parziale al recupero di crediti accertati. L'elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'agenzia. L'agenzia compila l'elenco dei suoi crediti indicando il nome dei debitori e l'importo dei debiti, nel caso che al debitore sia stato ingiunto di pagare per decisione di un tribunale, con sentenza passata in giudicato, e che nessun pagamento di rilievo sia stato effettuato nell'anno successivo alla decisione del tribunale. L'elenco viene pubblicato, tenendo conto della normativa in materia di protezione dei dati.
Art. 42 ter
Ai crediti dell'agenzia nei confronti di terzi ed ai crediti di terzi nei confronti dell'agenzia si applica un termine di prescrizione di cinque anni. Il periodo di limitazione sarà stabilito nei contratti stipulati dall'agenzia.
Capo 5. Operazioni di spesa
Art. 43
Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
Art. 44
Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
Gli impegni giuridici individuali relativi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell'anno N. Il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio viene disimpegnato dall'ordinatore competente.
Art. 45
Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica l'esattezza dell'imputazione di bilancio, la disponibilità degli stanziamenti e della conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili, incluso il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Art. 46
La liquidazione di una spesa è l'atto con il quale l'ordinatore competente verifica l'esistenza dei diritti del creditore, le condizioni di esigibilità del credito e determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito. Qualsiasi liquidazione di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore.
La decisione di liquidazione avviene con la firma di un «visto per pagamento» da parte dell'ordinatore competente. In un sistema non automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da un timbro con la firma dell'ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da una convalida coperta da parola d'accesso personale dell'ordinatore competente.
Art. 47
L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore competente e, se necessario, è accompagnato da un attestato che certifica l'iscrizione dei beni negli inventari di cui all'articolo 64.
Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati o beni forniti, e fatta salva l'analisi dei rischi, l'ordinatore può ordinare l'applicazione del cosiddetto sistema di incasso automatico.
Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.
Art. 48
Le operazioni di liquidazione, di ordinazione, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e secondo le disposizioni del regolamento finanziario generale e delle sue modalità di esecuzione.
Capo 6. Il revisore interno
Art. 49
La funzione di revisore interno è esercitata nelle agenzie esecutive dal revisore interno della Commissione.
Il revisore interno della Commissione esercita nei confronti delle agenzie esecutive, le stesse competenze attribuitegli nei confronti dei servizi della Commissione ai sensi degli articoli 85 e 86 del regolamento finanziario generale. Egli trasmette al comitato di direzione ed al direttore i suoi accertamenti e raccomandazioni. Nella relazione annuale da presentare alla Commissione a norma dell'articolo 86, paragrafo 3 del regolamento finanziario generale, il revisore interno indica il numero e il tipo di revisioni contabili effettuate riguardo alle agenzie, le raccomandazioni formulate e le azioni intraprese in risposta a tali raccomandazioni. Queste informazioni sono trasmesse anche all'agenzia interessata.
La responsabilità del revisore interno, nell'esercizio delle sue funzioni, è stabilita a norma dell'articolo 87 del regolamento finanziario generale.
Ogni anno il direttore redige una relazione, indicando in compendio il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate dal revisore contabile interno, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni. Egli trasmette la relazione alla Commissione dopo averne preventivamente informato il comitato di direzione. La Commissione include questa relazione nella sua relazione ai sensi dell'articolo 86, paragrafo 4 del regolamento finanziario generale.
Titolo V. Aggiudicazione degli appalti pubblici
Art. 50
1. Per quanto riguarda le procedure di aggiudicazione di appalti pubblici, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, nel rispetto dei paragrafi da 3 a 5 del presente articolo.
2. Le agenzie possono chiedere di essere associate, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, nell'aggiudicazione di appalti della Commissione o degli appalti interistituzionali.
3. Quando la Commissione, gli uffici interistituzionali o il Centro di traduzione sono in grado di fornire merci, prestare servizi o effettuare lavori, le agenzie esecutive si rivolgono in via prioritaria a tali organismi. Lo stesso vale quando questi organismi sono in grado di provvedere in tal senso tramite contratti con operatori economici e di prestare servizi supplementari di portata maggiore rispetto a quelli di un semplice intermediario o consulente. L'agenzia conclude accordi con tali organismi.
4. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 101 del regolamento finanziario generale, il bando di gara stabilisce che fino al momento della firma del contratto, l'agenzia può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell'appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo.
5.
Ai fini dell'applicazione dell'articolo 103 del regolamento finanziario generale, i bandi di gara lanciati dall'agenzia prevedono che essa possa sospendere la procedura e prendere le misure del caso, tra cui l'annullamento della procedura alle condizioni stabilite in detto articolo.
Ai fini dell'applicazione dell'articolo 103 del regolamento finanziario generale, i contratti conclusi dall'agenzia con gli operatori economici stabiliscono che essa possa adottare le misure specificate in detto articolo alle condizioni ivi previste
Titolo v bis. Progetti con incidenze significative sul bilancio
Art. 50 bis
Il comitato di direzione comunica quanto prima all'autorità di bilancio la sua intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative sul finanziamento del suo bilancio amministrativo, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali l'affitto o l'acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.
Qualora uno dei rami dell’autorità di bilancio comunichi intenda formulare un parere, notifica all'agenzia in questione, entro due settimane dal ricevimento dell'informazione relativa al progetto, che intende formulare detto parere. In assenza di risposta, l'agenzia può procedere con l'operazione prevista.
Questo parere è trasmesso all'agenzia interessata ed alla Commissione entro due settimane della notifica di cui al secondo paragrafo.
Titolo v ter. Esperti
Art. 50 ter
L'articolo 265 bis del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 si applica, mutatis mutandis, per la selezione di esperti. Tali esperti sono remunerati in base a un importo fisso, perché coadiuvino l'agenzia, in particolare valutando proposte e domande di sovvenzione od offerte per gare d'appalto, e perché prestino assistenza tecnica nel seguito da dare ai progetti e nella loro valutazione finale. L'agenzia può avvalersi anche degli elenchi di esperti compilati dalla Commissione.
Titolo VI. Rendiconto e contabilità
Capo 1. Rendiconto
Art. 51
I conti dell'agenzia comprendono i rendiconti finanziari e le relazioni sull'esecuzione del bilancio. Essi sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio. Tale relazione fornisce informazioni, fra l'altro, sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.
Art. 52
I conti devono essere regolari, sinceri e completi e devono fornire un'immagine fedele di quanto segue:
a) per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell'attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;
b) per le relazioni sull'esecuzione del bilancio, degli elementi dell'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.
Art. 53
Gli stati finanziari sono formati sulla base dei seguenti principi contabili generalmente ammessi, precisati nel regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, vale a dire la continuità delle attività, la prudenza, la costanza dei metodi contabili, la comparabilità delle informazioni, l'importanza relativa, la non compensazione, la preminenza della realtà sull'apparenza, la contabilità per competenza.
Art. 54
Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d'incasso.
Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all'articolo 59.
Art. 55
Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a) il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio trascorso; sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività dell'agenzia;
b) la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c) la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell'esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale.
L'allegato degli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate, fornendo le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, allorché tali informazioni siano pertinenti per le attività dell'agenzia.
Art. 56
Le relazioni sull'esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a) il conto di risultato dell'esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio;
b) l'allegato al conto di risultato dell'esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni.
Art. 57
I conti dell'agenzia sono consolidati con quelli della Commissione, secondo la procedura di cui all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 58/2003 e conformemente alle seguenti disposizioni:
a) il comitato di direzione comunica al contabile della Commissione e alla Corte dei conti, entro il 1o marzo che segue l'esercizio chiuso, i conti provvisori corredati dalla relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell'esercizio e trasmette la relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria al Parlamento europeo e al Consiglio alla medesima data;
b) il comitato di direzione approva, sulla base del progetto stabilito dal direttore, i conti definitivi dell'agenzia e li trasmette entro il 1o luglio che segue l'esercizio chiuso, al contabile della Commissione e alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio;
c) i conti definitivi dell'agenzia, consolidati con quelli della Commissione, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europeaentro il 15 novembre che segue l'esercizio chiuso;
d) il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della relazione di cui all’articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 58/2003 entro e non oltre il 30 settembre.
Capo 2. Contabilità
Art. 58
1.
La contabilità dell'agenzia è il sistema di organizzazione dell'informazione di bilancio e finanziaria che permette di raccogliere, classificare e registrare dati in cifre.
La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro.
I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell'esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.
2. Il paragrafo 1 non osta alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell'ordinatore.