Regolamento (UE) n. 1024/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio del 25 ottobre 2012 relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno e che abroga la decisione 2008/49/CE della Commissione («regolamento IMI») (Testo rilevante ai fini del SEE)

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 114,

vista la proposta della Commissione europea,

previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,

visto il parere del Comitato economico e sociale europeo¹,

deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria²,

L’applicazione di taluni atti dell’Unione che disciplinano la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno richiede agli Stati membri di cooperare in modo più efficace e di scambiarsi informazioni gli uni con gli altri e con la Commissione. Poiché spesso in tali atti non sono specificati i mezzi pratici per attuare lo scambio di informazioni, devono essere adottate adeguate disposizioni pratiche in materia.

Il sistema di informazione del mercato interno («IMI») è un’applicazione software accessibile tramite internet, sviluppata dalla Commissione in collaborazione con gli Stati membri, al fine di assistere gli Stati membri nell’attuazione concreta dei requisiti relativi allo scambio di informazioni stabiliti in atti dell’Unione fornendo un meccanismo di comunicazione centralizzato che faciliti lo scambio di informazioni transfrontaliero e la mutua assistenza. In particolare, l’IMI aiuta le autorità competenti a individuare le loro omologhe in un altro Stato membro, a gestire lo scambio di informazioni, fra cui dati personali, sulla base di procedure semplici e unificate, nonché a superare le barriere linguistiche sulla base di procedure predefinite e pre-tradotte. Ove possibile, la Commissione dovrebbe fornire agli utenti dell'IMI ogni ulteriore funzionalità di traduzione esistente che soddisfi le loro esigenze, sia compatibile con i requisiti di sicurezza e di riservatezza per lo scambio di informazioni nell'IMI e possa essere offerta a un costo ragionevole.

Al fine di superare le barriere linguistiche, in linea di principio l'IMI dovrebbe essere disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'Unione.

Scopo dell’IMI dovrebbe essere quello di migliorare il funzionamento del mercato interno fornendo un efficace strumento di facile utilizzo per l’attuazione della cooperazione amministrativa tra Stati membri e tra gli Stati membri e la Commissione, facilitando quindi l’applicazione degli atti dell’Unione elencati nell'allegato del presente regolamento.

La comunicazione della Commissione del 21 febbraio 2011 dal titolo «Migliorare la governance del mercato interno attraverso una più stretta cooperazione amministrativa Una strategia per estendere e sviluppare il sistema di informazione del mercato interno (“IMI”)» definisce piani per la possibile estensione dell’IMI ad altri atti dell’Unione. La comunicazione della Commissione del 13 aprile 2011 dal titolo «L’Atto per il mercato unico Dodici leve per stimolare la crescita e rafforzare la fiducia — “Insieme per una nuova crescita”» sottolinea l’importanza dell’IMI per il rafforzamento della cooperazione tra le parti interessate, anche a livello locale, contribuendo a migliorare la governance del mercato unico. È pertanto necessario stabilire un solido quadro giuridico per l’IMI e una serie di norme comuni per garantire il suo efficace funzionamento.

Qualora l'applicazione di una disposizione di un atto dell’Unione richieda agli Stati membri di scambiare dati personali e preveda la finalità di tale trattamento, la disposizione in questione dovrebbe essere considerata una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati personali, ferme restando le condizioni di cui agli articoli 8 e 52 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. L’IMI dovrebbe essere considerato principalmente uno strumento utilizzato per lo scambio di informazioni, compresi i dati personali, che altrimenti si svolgerebbe attraverso altri mezzi, tra cui la posta ordinaria, il fax o la posta elettronica, sulla base di un obbligo giuridico imposto alle autorità e agli organismi degli Stati membri da atti dell’Unione. I dati personali scambiati tramite l'IMI dovrebbero essere raccolti, trattati e utilizzati unicamente per finalità in linea con quelle per le quali sono stati originariamente raccolti, e dovrebbero essere soggetti a tutte le pertinenti garanzie.

In base al principio della «privacy by design» (tutela della vita privata fin dalla progettazione), l’IMI è stato sviluppato fin dall’inizio considerando e rispettando le disposizioni della normativa in materia di protezione dei dati, in particolare tenendo conto delle restrizioni imposte riguardo all’accesso ai dati personali scambiati nell'IMI. L’IMI offre pertanto un livello di protezione e di sicurezza molto più elevato rispetto ad altri mezzi per lo scambio di informazioni come la posta ordinaria, il telefono, il fax o la posta elettronica.

È necessario che la cooperazione amministrativa per via elettronica tra gli Stati membri e tra questi ultimi e la Commissione sia conforme alle disposizioni in materia di protezione dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995 relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati³ e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati⁴. Le definizioni utilizzate nella direttiva 95/46/CE e nel regolamento (CE) n. 45/2001 dovrebbero applicarsi anche ai fini del presente regolamento.

La Commissione fornisce e gestisce il software e l'infrastruttura informatica per l'IMI, garantisce la sua sicurezza, gestisce la rete dei coordinatori nazionali IMI e partecipa alla formazione e all'assistenza tecnica agli utenti dell'IMI. A tal fine la Commissione dovrebbe avere accesso solo ai dati personali strettamente necessari per svolgere le sue funzioni nell'ambito delle responsabilità stabilite dal presente regolamento, quali la registrazione dei coordinatori nazionali IMI. La Commissione dovrebbe altresì avere accesso ai dati personali quando recupera, su richiesta di un altro partecipante all'IMI, tali dati personali che sono stati bloccati nell'IMI e ai quali l'interessato ha richiesto accesso. La Commissione non dovrebbe avere accesso ai dati personali scambiati nell'ambito della cooperazione amministrativa in seno all'IMI, salvo che un atto dell'Unione preveda un ruolo della Commissione in detta cooperazione.

Per garantire la trasparenza, in particolare per gli interessati, le disposizioni degli atti dell'Unione per i quali deve essere utilizzato l'IMI dovrebbero essere riportate nell'allegato del presente regolamento.

In futuro l'IMI potrebbe essere esteso a nuovi settori, laddove possa contribuire a garantire l'efficace attuazione di un atto dell'Unione in un modo efficace rispetto ai costi e di facile realizzazione, tenendo conto della fattibilità tecnica e dell'incidenza complessiva sull'IMI. La Commissione dovrebbe effettuare le necessarie prove al fine di verificare il grado di preparazione tecnica dell'IMI per qualunque estensione prevista. Le decisioni di estendere l'IMI ad altri atti dell'Unione dovrebbero essere adottate secondo la procedura legislativa ordinaria.

I progetti pilota sono uno strumento utile per valutare se sia giustificata l'estensione dell'IMI e per adattare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali alle necessità degli utenti dell'IMI prima che sia adottata una decisione relativa all'espansione dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero essere pienamente coinvolti nella decisione su quali atti dell'Unione debbano essere oggetto di un progetto pilota e sulle modalità di tale progetto pilota al fine di garantire che quest'ultimo rifletta le esigenze degli utenti dell'IMI e sia pienamente conforme alle disposizioni sul trattamento dei dati personali. Tali modalità dovrebbero essere definite separatamente per ciascun progetto pilota.

È opportuno che nessuna disposizione del presente regolamento precluda agli Stati membri e alla Commissione la possibilità di decidere di utilizzare l’IMI per gli scambi di informazioni che non comportano il trattamento di dati personali.

Il presente regolamento dovrebbe fissare le norme per l’utilizzo dell’IMI ai fini della cooperazione amministrativa, che possono comprendere, tra l'altro, lo scambio biunivoco di informazioni, le procedure di notifica, i meccanismi di allerta, le disposizioni in materia di mutua assistenza e la risoluzione dei problemi.

Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il diritto degli Stati membri di decidere quali autorità nazionali assolvono gli obblighi derivanti dal regolamento stesso. È opportuno che gli Stati membri siano in grado di adattare funzioni e responsabilità in relazione all’IMI alle loro strutture amministrative interne, nonché di soddisfare i requisiti di una procedura specifica dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero poter nominare coordinatori IMI supplementari per svolgere i compiti dei coordinatori nazionali IMI, da soli o insieme ad altri, per un particolare settore del mercato interno, una divisione dell’amministrazione, una regione geografica o in base a un altro criterio. Gli Stati membri dovrebbero informare la Commissione in merito ai coordinatori IMI da essi nominati ma non dovrebbero essere tenuti a indicare i coordinatori IMI supplementari, se ciò non è richiesto per il suo corretto funzionamento.

Per realizzare una cooperazione amministrativa efficace attraverso l'IMI, è opportuno che gli Stati membri e la Commissione garantiscano che i rispettivi partecipanti all'IMI dispongano delle risorse necessarie per assolvere i propri obblighi ai sensi del presente regolamento.

Sebbene l’IMI sia in sostanza uno strumento di comunicazione per la cooperazione amministrativa tra autorità competenti, non aperto al pubblico in generale, può essere necessario istituire mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni quali cittadini, imprese e organizzazioni di interagire con le autorità competenti per fornire informazioni o reperire dati o per esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati. Occorre che tali mezzi tecnici includano garanzie adeguate per la protezione dei dati. Per garantire un elevato livello di sicurezza, è opportuno che l'interfaccia destinata al pubblico sia sviluppata in modo tale da essere tecnicamente totalmente distinta dall'IMI, alla quale dovrebbero avere accesso solo gli utenti dell'IMI.

L'utilizzo dell'IMI per il supporto tecnico della rete SOLVIT dovrebbe lasciare impregiudicato il carattere informale della procedura SOLVIT, che si basa sull'impegno volontario degli Stati membri, conformemente alla raccomandazione della Commissione del 7 dicembre 2001 relativa ai principi per l'utilizzo di «SOLVIT» — la rete per la risoluzione dei problemi nel mercato interno⁵ («raccomandazione SOLVIT»). Affinché la rete SOLVIT continui a funzionare in base alle modalità di lavoro esistenti, uno o più compiti dei coordinatori nazionali IMI possono essere assegnati ai centri SOLVIT nell'ambito dell'esercizio delle rispettive attività, affinché possano funzionare indipendentemente dal coordinatore nazionale IMI. Il trattamento dei dati personali e delle informazioni riservate quale parte delle procedure SOLVIT dovrebbe beneficiare di tutte le garanzie stabilite nel presente regolamento, fatto salvo il carattere non vincolante della raccomandazione SOLVIT.

Benché l'IMI comprenda un'interfaccia basata su internet per i suoi utenti, in determinati casi e a richiesta dello Stato membro interessato può essere opportuno esaminare soluzioni tecniche per il trasferimento diretto di dati dai sistemi nazionali all'IMI, nel caso in cui tali sistemi nazionali siano già stati sviluppati, segnatamente per le procedure di notifica. L'applicazione di siffatte soluzioni tecniche dovrebbe dipendere dall'esito di una valutazione relativa alla fattibilità, ai costi e ai previsti benefici delle medesime. Tali soluzioni non dovrebbero pregiudicare le strutture esistenti e l'ordine nazionale delle competenze.

Qualora gli Stati membri abbiano ottemperato all'obbligo di notifica ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 7, della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno⁶, mediante la procedura di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 giugno 1998 che prevede una procedura d'informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche e delle regole relative ai servizi della società dell'informazione⁷, non dovrebbero anche essere tenuti ad effettuare la stessa notifica tramite l'IMI.

Lo scambio di informazioni attraverso l’IMI deriva dall’obbligo giuridico di fornire mutua assistenza imposto alle autorità degli Stati membri. Per garantire il corretto funzionamento del mercato interno, è necessario che le informazioni ricevute da un’autorità competente attraverso l’IMI da un altro Stato membro non siano private del loro valore probatorio nei procedimenti amministrativi per il solo motivo che provengono da un altro Stato membro o sono state ricevute per via elettronica, e occorre che siano trattate dall’autorità competente allo stesso modo di documenti simili provenienti dal proprio Stato membro.

Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati, è necessario stabilire periodi massimi di conservazione per i dati personali nell’ambito dell’IMI. Tali periodi dovrebbero tuttavia essere ben equilibrati, tenendo nel debito conto la necessità che il sistema IMI funzioni correttamente, nonché il diritto degli interessati di esercitare pienamente i loro diritti, per esempio ottenendo la prova dello svolgimento di uno scambio di informazioni per contestare una decisione. In particolare, i periodi di conservazione si dovrebbero limitare a quanto necessario per realizzare gli obiettivi del presente regolamento.

Dovrebbe essere possibile trattare il nome e i dati di contatto degli utenti dell’IMI per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento, fra cui il controllo dell’uso del sistema da parte dei coordinatori IMI e della Commissione, iniziative di comunicazione, formazione e sensibilizzazione e la raccolta di informazioni sulla cooperazione amministrativa o la mutua assistenza nel mercato interno.

È opportuno che il garante europeo della protezione dei dati controlli e provveda a garantire l'applicazione del presente regolamento, comprese le disposizioni pertinenti sulla sicurezza dei dati, mantenendo fra l'altro contatti con le autorità nazionali per la protezione dei dati.

Al fine di assicurare l'efficacia del monitoraggio e delle relazioni da presentare sul funzionamento dell'IMI e l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero mettere a disposizione della Commissione le pertinenti informazioni.

È opportuno che gli interessati siano informati in merito al trattamento dei loro dati personali nell’ambito dell’IMI, al diritto di accedere ai dati che li riguardano e al diritto alla rettifica dei dati errati e alla cancellazione dei dati trattati illegalmente, ai sensi del presente regolamento e della legislazione nazionale di attuazione della direttiva 95/46/CE.

Per permettere alle autorità competenti degli Stati membri di attuare le disposizioni giuridiche per la cooperazione amministrativa e scambiare efficacemente informazioni attraverso l'IMI, può essere necessario stabilire le modalità pratiche di tale scambio. Tali modalità dovrebbero essere adottate dalla Commissione sotto forma di un atto di esecuzione separato per ciascun atto dell'Unione elencato nell'allegato o per ciascun tipo di procedura di cooperazione amministrativa e dovrebbero contemplare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali essenziali, necessarie per attuare le pertinenti procedure di cooperazione amministrativa tramite l'IMI. La Commissione dovrebbe garantire la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI.

Al fine di garantire una trasparenza sufficiente per gli interessati, è opportuno che le procedure predefinite, i repertori di domande e risposte, i moduli e le altre disposizioni riguardanti le procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI siano resi pubblici.

Qualora gli Stati membri applichino, in base all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE, limitazioni o deroghe ai diritti degli interessati, occorre che le informazioni relative a tali limitazioni o deroghe siano rese pubbliche per garantire la piena trasparenza per gli interessati. Le deroghe e le limitazioni devono essere necessarie e proporzionate per lo scopo previsto e subordinate a garanzie appropriate.

Se sono stipulati accordi internazionali tra l'Unione e paesi terzi che contemplano anche l'applicazione di disposizioni di atti dell'Unione elencati nell'allegato del presente regolamento, dovrebbe essere possibile includere gli omologhi dei partecipanti all'IMI in tali paesi terzi nelle procedure di cooperazione amministrativa sostenute dall'IMI, purché sia stato accertato che il paese terzo interessato offre un livello adeguato di protezione dei dati personali conformemente alla direttiva 95/46/CE.

È opportuno abrogare la decisione 2008/49/CE della Commissione, del 12 dicembre 2007, relativa alla protezione dei dati personali nell’ambito del sistema di informazione del mercato interno (IMI)⁸. La decisione 2009/739/CE della Commissione, del 2 ottobre 2009, che stabilisce le modalità pratiche per lo scambio di informazioni per via elettronica tra gli Stati membri ai sensi del capo VI della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai servizi nel mercato interno⁹, dovrebbe continuare a essere applicata alle questioni legate allo scambio di informazioni ai sensi della direttiva 2006/123/CE.

Al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, che stabilisce le regole e i principi generali relativi alle modalità di controllo da parte degli Stati membri dell'esercizio delle competenze di esecuzione attribuite alla Commissione¹⁰.

I risultati degli Stati membri per quanto concerne l'efficace applicazione del presente regolamento dovrebbero essere monitorati nella relazione annuale sul funzionamento dell'IMI sulla base di dati statistici dell'IMI e di altri dati pertinenti. I risultati degli Stati membri dovrebbero essere valutati tra l'altro sulla base dei tempi medi di risposta al fine di assicurare risposte rapide e di buona qualità.

Poiché l'obiettivo del presente regolamento, segnatamente stabilire i requisiti per l'uso dell'IMI per la cooperazione amministrativa, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri e può dunque, a motivo della sua portata e dei suoi effetti, essere conseguito meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 22 novembre 2011¹¹,