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Regolamento (UE) n. 1417/2013 del Consiglio del 17 dicembre 2013 che stabilisce la forma dei lasciapassare rilasciati dall'Unione europea

Testo vigente

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea, al trattato sul funzionamento dell'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 6, primo comma,

L'articolo 6, primo comma, del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea (il «protocollo») prevede che il Consiglio stabilisca la forma dei lasciapassare che devono essere riconosciuti dalle autorità degli Stati membri come titoli di viaggio validi.

Si ricorda che l'articolo 6, primo comma, del protocollo si applica ai membri delle istituzioni dell'Unione e agli agenti dell'Unione, soggetti allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea1.

L'articolo 23 dello statuto dei funzionari, nonché gli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, stabiliscono le condizioni per il rilascio dei lasciapassare ai funzionari e agli agenti dell'Unione.

Nell'interesse dell'Unione e ai fini del rispetto del dovere di sollecitudine, il beneficio del lasciapassare potrebbe essere esteso, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali.

In ogni caso, un lasciapassare non concede al suo titolare privilegi e immunità.

Il lasciapassare deve essere riconosciuto dalle autorità degli Stati membri come titolo di viaggio valido. La Commissione dovrebbe avvalersi della possibilità prevista dall'articolo 6, secondo comma, del protocollo di concludere con paesi terzi gli accordi necessari ai fini del riconoscimento dei lasciapassare come titoli di viaggio validi per l'ingresso e il soggiorno nel territorio dei paesi terzi.

Le evoluzioni a livello di Unione, in particolare l'istituzione del Servizio Europeo per l'Azione Esterna, hanno reso ancor più necessario un approccio coerente a livello internazionale e di Unione.

La forma dei lasciapassare dovrebbe essere migliorata al fine di conformarsi a norme di sicurezza più rigorose e contribuire ad assicurare un adeguato livello di protezione contro la contraffazione e la falsificazione. È opportuno integrare nei lasciapassare norme di sicurezza comuni e identificatori biometrici interoperativi allo scopo di creare un collegamento affidabile tra il legittimo titolare e il documento, contribuendo così in maniera significativa alla prevenzione contro l'uso fraudolento del documento stesso.

In particolare, la forma dei lasciapassare dovrebbe essere conforme alle norme di sicurezza e alle specifiche tecniche applicabili ai documenti di viaggio nazionali rilasciati dagli Stati membri a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio2. Si assicura in tal modo la conformità alle specifiche dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale («ICAO»), in particolare a quelle che figurano nel documento ICAO 9303 sui documenti di viaggio leggibili a macchina, in quanto tali specifiche contribuiranno alla protezione dei lasciapassare contro l'uso fraudolento e al loro riconoscimento su scala internazionale come documenti di viaggio validi. Analogamente, l'Unione dovrebbe partecipare al repertorio di chiavi pubbliche dell'ICAO seguendo le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO applicabili per rendere possibile una convalida agevolata dei lasciapassare su scala mondiale.

Al fine di assicurare che condizioni uniformi per future norme di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri si applichino anche, se del caso, ai lasciapassare dell'Unione, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Dovrebbero inoltre essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione intese a stabilire norme per le istituzioni, le agenzie o altri organismi dell'Unione, nonché per il Servizio europeo per l'azione esterna, in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio3.

È opportuno ricorrere alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione assicurando, se del caso, la conformità con future norme minime di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, che possono rimanere segrete al fine di prevenire il rischio di contraffazione e falsificazione. È opportuno ricorrere altresì alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione relativi al trattamento dei casi di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare da parte delle istituzioni. Secondo la procedura consultiva, la Commissione dovrebbe essere assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95 del Consiglio4.

È opportuno assicurare che nel supporto elettronico del lasciapassare non sia memorizzata alcuna informazione diversa da quelle previste nel presente regolamento e relativi allegati.

Ciascuna istituzione, agendo individualmente o congiuntamente sulla base di accordi sul livello dei servizio, responsabili del trattamento dei dati personali relativi a membri del proprio personale o ad altri agenti, e la Commissione, agendo come punto centrale ai fini del trattamento, dovrebbero assicurare l'osservanza del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio5.

Per limitare allo stretto necessario il numero delle persone cui sono comunicati i dati personali, è essenziale che la Commissione coordini l'attuazione del presente regolamento e designi un'unica entità responsabile della produzione e della personalizzazione dei lasciapassare. La Commissione dovrebbe adoperarsi in particolare per assicurare l'accesso sicuro ai dati personali contenuti nei lasciapassare ai fini della produzione e della personalizzazione da parte dell'unica entità autorizzata garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.

I dati personali dovrebbero essere conservati nel registro o dall'entità solo per il tempo necessario a realizzare i fini per i quali sono stati raccolti e a garantire che gli interessati siano in grado di accedere ai propri dati personali allo scopo di esercitare i propri diritti. I dati personali dovrebbero essere automaticamente cancellati dopo un periodo successivo alla chiusura del procedimento. Tale periodo dovrebbe essere giustificato e motivato.

Per prevenire la falsificazione e l'uso fraudolento dei lasciapassare, è opportuno che l'entità unica designata dalla Commissione per produrre e personalizzare i lasciapassare sia selezionata conformemente alle disposizioni applicabili all'aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio6, e tenendo debitamente conto della natura sensibile dei documenti da produrre.

In base al principio di proporzionalità, il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma, del trattato sull'Unione europea.

Il presente regolamento dovrebbe sostituire il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 del Consiglio7. Quest'ultimo dovrebbe pertanto essere abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015, dopo un periodo transitorio.

È necessario prevedere un periodo transitorio dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 24 novembre 2015, durante il quale sarà ancora possibile rilasciare e usare i lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69. Tuttavia, tale possibilità transitoria dovrebbe essere applicata in maniera tale da far sì che, dal momento in cui i lasciapassare cominceranno a essere rilasciati a norma del presente regolamento, non sia più rilasciato alcun lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69, e che siffatti lasciapassare ancora in circolazione siano sistematicamente sostituiti entro il 24 novembre 2015. Quest'impostazione limiterà il più possibile il periodo durante il quale le due forme di lasciapassare circoleranno simultaneamente,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Art. 1 Ambito di applicazione

1. Il lasciapassare è concesso nell’esclusivo interesse dell’Unione ai membri delle istituzioni dell’Unione di cui al paragrafo 2, e ai suoi agenti. È rilasciato ai funzionari e agli agenti secondo le condizioni stabilite all’articolo 23 dello statuto dei funzionari e agli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell’Unione. Il lasciapassare può essere rilasciato, esclusivamente nell’interesse dell’Unione, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali, conformemente all’allegato II.

2. Il presente regolamento si applica alle istituzioni, alle agenzie e agli altri organismi dell’Unione europea, nonché al servizio europeo per l’azione esterna (le «istituzioni»).

Art. 2 Procedura

1. Ai fini del presente regolamento ciascuna istituzione può concludere accordi con altre istituzioni al fine di creare sinergie e ridurre le spese. Tali istituzioni sono responsabili del trattamento dei dati personali relativi al personale o ai richiedenti speciali di cui all’articolo 1, paragrafo 1. Tali dati comprendono i dati anagrafici usati per identificare in modo inequivocabile il titolare del lasciapassare, incluse l’immagine del volto e due impronte digitali come elementi biometrici.

2. Ai fini del presente regolamento, la Commissione funge da punto centrale per la trasmissione all’entità di cui al paragrafo 3 dei dati personali trattati dalle istituzioni.

3. La Commissione designa l’entità responsabile della concezione, produzione e personalizzazione dei lasciapassare, tenendo conto della natura sensibile dei documenti da produrre. La designazione è effettuata conformemente alle disposizioni applicabili alle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Ogni trasferimento di dati personali nel corso della procedura avviene in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001.

4. Ogni lasciapassare rimane di proprietà dell’Unione.

Art. 3 Regime linguistico

Il lasciapassare è rilasciato in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione come indicato nell’allegato I. La presentazione dei dati anagrafici tiene conto delle raccomandazioni dell’ICAO.

Art. 4 Validità

1. Fatto salvo l’articolo 5, paragrafo 2, il lasciapassare è rilasciato per un periodo non superiore a sei anni e non inferiore a dodici mesi subordinatamente alle condizioni di restituzione specificate negli atti di esecuzione adottati a norma dell’articolo 6, paragrafo 4. Il periodo di validità è adattato alla durata del mandato per un membro di un’istituzione, alla durata del soggiorno o del distacco per un funzionario o alla durata del contratto per un agente temporaneo o un agente contrattuale.

2. Tutti i lasciapassare scaduti o sprovvisti di pagine bianche per l’apposizione di visti devono essere restituiti all’autorità di emissione affinché siano formalmente annullati o rinnovati. I lasciapassare sono restituiti anche nel caso in cui il titolare lasci la sua funzione o il servizio. Il presente paragrafo si applica anche ai richiedenti speciali di cui all’articolo 1, paragrafo 1. In ogni caso, quando un titolare originario restituisce il proprio lasciapassare, anche i membri della famiglia da questo dipendenti restituiscono il loro lasciapassare.

Art. 5 Dati personali - Diritti dei singoli

1. Le persone alle quali è stato rilasciato un lasciapassare hanno il diritto di verificare i dati personali ivi riportati conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e, se del caso, di chiederne la rettifica o cancellazione.

2. Le persone per cui il rilevamento delle impronte digitali è fisicamente impossibile sono esentate dall’obbligo di fornirle. Qualora il rilevamento delle impronte digitali previste sia temporaneamente impossibile, è consentito il rilevamento delle impronte delle altre dita. Qualora sia temporaneamente impossibile rilevare le impronte di qualsiasi altro dito, è ammesso il rilascio di un lasciapassare temporaneo avente una validità di dodici mesi o inferiore.

3. Il lasciapassare non può contenere nessun’altra informazione leggibile a macchina oltre a quelle previste dal presente regolamento.

4. Ai fini del presente regolamento, gli elementi biometrici contenuti nei lasciapassare possono essere usati solo per verificare:

l’autenticità del documento;

l’identità del titolare attraverso elementi comparativi direttamente disponibili.

5. I dati personali sono protetti, in particolare contro l’accesso non autorizzato, e ne sono garantite l’integrità, l’autenticità e la riservatezza.

6. L’accesso alle impronte digitali contenute nel supporto di memorizzazione del lasciapassare è concesso unicamente dalla Commissione ai paesi terzi secondo le condizioni di cui all’articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001.

Art. 6 Specifiche tecniche e norme di sicurezza

1. Per garantire un livello equivalente di sicurezza, il lasciapassare è conforme alle norme minime di sicurezza previste dal regolamento (CE) n. 2252/2004 e dalla decisione C(2005) 409 della Commissione, del 28 febbraio 2005, volta a stabilire le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2006) 2909 della Commissione, del 28 giugno 2006, che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2008) 8657 della Commissione, del 22 dicembre 2008, che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e che aggiorna i documenti di riferimento normativo, dalla decisione C(2009) 7476 della Commissione, del 5 ottobre 2009, che modifica la decisione (C(2008) 8657 definitivo) che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2011) 5499 della Commissione, del 4 agosto 2011, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e dalla decisione di esecuzione C(2013) 6181 della Commissione, del 30 settembre 2013, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri.

2.

Al fine di assicurare, se del caso, la conformità dei lasciapassare a future norme minime di sicurezza adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, la Commissione fissa, mediante atti di esecuzione, specifiche tecniche complementari in conformità delle norme internazionali, tra cui in particolare le norme e pratiche raccomandate dell’ICAO, per i lasciapassare, relative a quanto segue:

  1. a) ulteriori caratteristiche e requisiti di sicurezza, comprese le norme atte a rafforzare la protezione contro la contraffazione e la falsificazione;

  2. b) le specifiche tecniche relative al supporto di memorizzazione degli elementi biometrici e alla relativa sicurezza, comprese la prevenzione di un accesso non autorizzato e la convalida agevolata;

  3. c) i requisiti qualitativi e le norme tecniche comuni relativi all’immagine del volto e alle impronte digitali.

Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.

3. Secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2, può essere deciso che le specifiche di cui al paragrafo 2 del presente articolo siano segrete e non destinate alla pubblicazione. In tal caso, sono messe unicamente a disposizione dell’unica entità designata dalla Commissione e a condizione che tale entità unica garantisca un livello adeguato di protezione.

4. La Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, norme per le istituzioni in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali atti di esecuzione si applicano a tutti i lasciapassare. Essi sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.

Art. 9 Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il quarto giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2013 Per il Consiglio Il presidente L. Linkevičius

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