Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2018 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (Testo rilevante ai fini del SEE)
Testo vigente
Art. 11 Trattamento dei dati personali relativi a condanne penali e reati
Il trattamento di dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza sulla base dell’articolo 5, paragrafo 1, avviene solo sotto il controllo dell’autorità ufficiale o se il trattamento è autorizzato da disposizioni del diritto dell’Unione che prevedano garanzie appropriate per i diritti e le libertà degli interessati.
Art. 12 Trattamento che non richiede l’identificazione
1. Se le finalità per cui un titolare del trattamento tratta i dati personali non richiedono o non richiedono più l’identificazione dell’interessato, il titolare del trattamento non è obbligato a conservare, acquisire o trattare ulteriori informazioni per identificare l’interessato al solo fine di rispettare il presente regolamento.
2. Qualora, nei casi di cui al paragrafo 1 del presente articolo, il titolare del trattamento possa dimostrare di non essere in grado di identificare l’interessato, ne informa l’interessato, se possibile. In tali casi, gli articoli da 17 a 22 non si applicano tranne quando l’interessato, al fine di esercitare i diritti di cui ai suddetti articoli, fornisce ulteriori informazioni che ne consentano l’identificazione.
Art. 13 Garanzie relative al trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici
Il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici è soggetto a garanzie adeguate per i diritti e le libertà dell’interessato, in conformità del presente regolamento. Tali garanzie assicurano che siano state predisposte misure tecniche e organizzative, in particolare al fine di garantire il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Tali misure possono includere la pseudonimizzazione, purché le finalità in questione possano essere conseguite in tal modo. Qualora possano essere conseguite attraverso il trattamento ulteriore che non consenta o non consenta più di identificare l’interessato, tali finalità devono essere conseguite in tal modo.
Capo III. Diritti dell’interessato
Sezione 1. Trasparenza e modalità
Art. 14 Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l’esercizio dei diritti dell’interessato
1. Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 15 e 16 e le comunicazioni di cui agli articoli da 17 a 24 e all’articolo 35 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici. Se richiesto dall’interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché sia comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato.
2. Il titolare del trattamento agevola l’esercizio dei diritti dell’interessato ai sensi degli articoli da 17 a 24. Nei casi di cui all’articolo 12, paragrafo 2, il titolare del trattamento non può rifiutare di soddisfare la richiesta dell’interessato di esercitare i suoi diritti ai sensi degli articoli da 17 a 24, salvo che il titolare del trattamento dimostri che non è in grado di identificare l’interessato.
3. Il titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 17 a 24 senza indebito ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.
4. Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento informa l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati e di proporre ricorso giurisdizionale.
5. Le informazioni fornite ai sensi degli articoli 15 e 16 ed eventuali comunicazioni e azioni intraprese ai sensi degli articoli da 17 a 24 e dell’articolo 35 sono gratuite. Se le richieste dell’interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il titolare del trattamento può rifiutare di soddisfare la richiesta. Incombe al titolare del trattamento l’onere di dimostrare il carattere manifestamente infondato o eccessivo della richiesta.
6. Fatto salvo l’articolo 12, qualora il titolare del trattamento nutra ragionevoli dubbi circa l’identità della persona fisica che presenta la richiesta di cui agli articoli da 17 a 23, può richiedere ulteriori informazioni necessarie per confermare l’identità dell’interessato.
7. Le informazioni da fornire agli interessati a norma degli articoli 15 e 16 possono essere fornite in combinazione con icone standardizzate per dare, in modo facilmente visibile, intelligibile e chiaramente leggibile, un quadro d’insieme del trattamento previsto. Se presentate elettronicamente, le icone sono leggibili da dispositivo automatico.
8. Se la Commissione adotta atti delegati conformemente all’articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2016/679 che stabiliscono le informazioni da presentare sotto forma di icona e le procedure per fornire icone standardizzate, le istituzioni e gli organi dell’Unione forniscono, se del caso, le informazioni di cui agli articoli 15 e 16 del presente regolamento in combinazione con le icone standardizzate.
Sezione 2. Informazioni e accesso ai dati personali
Art. 15 Informazioni da fornire qualora i dati personali siano raccolti presso l’interessato
1. In caso di raccolta presso l’interessato di dati che lo riguardano, il titolare del trattamento fornisce all’interessato, nel momento in cui i dati personali sono ottenuti, le seguenti informazioni:
a) l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
b) i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati;
c) le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
d) gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali;
e) ove applicabile, l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione o, nel caso dei trasferimenti di cui all’articolo 48, il riferimento alle garanzie appropriate o opportune e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili.
2. In aggiunta alle informazioni di cui al paragrafo 1, nel momento in cui i dati personali sono ottenuti, il titolare del trattamento fornisce all’interessato le seguenti ulteriori informazioni necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente:
a) il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
b) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o, ove applicabile, del diritto di opporsi al trattamento o del diritto alla portabilità dei dati;
c) qualora il trattamento sia basato sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), oppure sull’articolo 10, paragrafo 2, lettera a), l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
d) il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati;
e) se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;
f) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 24, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
3. Qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento fornisce all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente di cui al paragrafo 2.
4. I paragrafi 1, 2 e 3 non si applicano se e nella misura in cui l’interessato dispone già delle informazioni.
Art. 16 Informazioni da fornire qualora i dati personali non siano stati ottenuti presso l’interessato
1. Qualora i dati non siano stati ottenuti presso l’interessato, il titolare del trattamento fornisce all’interessato le seguenti informazioni:
a) l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
b) i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati;
c) le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
d) le categorie di dati personali in questione;
e) gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali;
f) ove applicabile, l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un destinatario in un paese terzo o a un’organizzazione internazionale e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione o, nel caso dei trasferimenti di cui all’articolo 48, il riferimento alle garanzie appropriate o opportune e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili.
2. In aggiunta alle informazioni di cui al paragrafo 1, il titolare del trattamento fornisce all’interessato le seguenti ulteriori informazioni necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente nei confronti dell’interessato:
a) il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
b) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o, ove applicabile, del diritto di opporsi al trattamento o del diritto alla portabilità dei dati;
c) qualora il trattamento sia basato sull’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), oppure sull’articolo 10, paragrafo 2, lettera a), l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
d) il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati;
e) la fonte da cui hanno origine i dati personali e, se del caso, l’eventualità che i dati provengano da fonti accessibili al pubblico;
f) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 24, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
3. Il titolare del trattamento fornisce le informazioni di cui ai paragrafi 1 e 2:
a) entro un termine ragionevole dall’ottenimento dei dati personali, ma al più tardi entro un mese, in considerazione delle specifiche circostanze in cui i dati personali sono trattati;
b) nel caso in cui i dati personali siano destinati alla comunicazione con l’interessato, al più tardi al momento della prima comunicazione all’interessato; oppure
c) nel caso sia prevista la comunicazione ad altro destinatario, non oltre la prima comunicazione dei dati personali.
4. Qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati ottenuti, prima di tale ulteriore trattamento fornisce all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni informazione pertinente di cui al paragrafo 2.
5. I paragrafi da 1 a 4 non si applicano se e nella misura in cui:
a) l’interessato dispone già delle informazioni;
b) comunicare tali informazioni risulta impossibile o implicherebbe uno sforzo sproporzionato; in particolare per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, o nella misura in cui l’obbligo di cui al paragrafo 1 del presente articolo rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità di tale trattamento;
c) l’ottenimento o la comunicazione sono espressamente previsti da disposizioni del diritto dell’Unione che prevedono misure appropriate per tutelare gli interessi legittimi dell’interessato; oppure
d) qualora i dati personali debbano rimanere riservati conformemente a un obbligo di segreto professionale disciplinato dal diritto dell’Unione, compreso un obbligo di segretezza previsto per legge.
6. Nei casi di cui al paragrafo 5, lettera b), il titolare del trattamento adotta misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e gli interessi legittimi dell’interessato, anche rendendo pubbliche le informazioni.
Art. 17 Diritto di accesso dell’interessato
1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali in questione;
c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
f) il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati;
g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 24, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
2. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 48 relative al trasferimento.
3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune.
4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
Sezione 3. Rettifica e cancellazione
Art. 18 Diritto di rettifica
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza indebito ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
Art. 19 Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)
1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza indebito ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza indebito ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:
a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), o all’articolo 10, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento;
f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1.
2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento, o i titolari del trattamento diversi dalle istituzioni e dagli organi dell’Unione, che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.
3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario:
a) per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;
b) per l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell’articolo 10, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell’articolo 10, paragrafo 3;
d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; oppure
e) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Art. 20 Diritto di limitazione di trattamento
1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza, inclusa la completezza, di tali dati personali;
b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
2. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro.
3. L’interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.
4. Negli archivi automatizzati la limitazione del trattamento è assicurata, in linea di massima, mediante dispositivi tecnici. Il sistema deve indicare che i dati personali sono stati limitati in modo da rendere evidente che non possono essere utilizzati.
Art. 21 Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento
Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell’articolo 18, dell’articolo 19, paragrafo 1, e dell’articolo 20, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.
Art. 22 Diritto alla portabilità dei dati
1. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:
a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera d), o dell’articolo 10, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera c); e
b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
2. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento a un altro o a titolari del trattamento diversi dalle istituzioni e dagli organi dell’Unione, se tecnicamente fattibile.
3. L’esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l’articolo 19. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.
4. Il diritto di cui al paragrafo 1 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
Sezione 4. Diritto di opposizione e processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche
Art. 23 Diritto di opposizione
1. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), compresa la profilazione sulla base di tale disposizione. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
2. Il diritto di cui al paragrafo 1 è esplicitamente portato all’attenzione dell’interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l’interessato.
3. Fatti salvi gli articoli 36 e 37, nel contesto dell’utilizzo di servizi della società dell’informazione l’interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche.
4. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.
Art. 24 Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione
1. L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
2. Il paragrafo 1 non si applica nel caso in cui la decisione:
a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e il titolare del trattamento;
b) sia autorizzata dal diritto dell’Unione, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e degli interessi legittimi dell’interessato; oppure
c) si basi sul consenso esplicito dell’interessato.
3. Nei casi di cui al paragrafo 2, lettere a) e c), il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e gli interessi legittimi dell’interessato, almeno il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
4. Le decisioni di cui al paragrafo 2 del presente articolo non si basano sulle categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, a meno che non sia d’applicazione l’articolo 10, paragrafo 2, lettere a) o g), e non siano in vigore misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e degli interessi legittimi dell’interessato.
Sezione 5. Limitazioni
Art. 25 Limitazioni
1. Gli atti giuridici adottati sulla base dei trattati oppure, per le questioni relative al funzionamento delle istituzioni e degli organi dell’Unione, le norme interne stabilite da questi ultimi possono limitare l’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, qualora tale limitazione rispetti l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali e sia una misura necessaria e proporzionata in una società democratica per salvaguardare:
a) la sicurezza nazionale, la sicurezza pubblica o la difesa degli Stati membri;
b) la prevenzione, l’indagine, l’accertamento e il perseguimento di reati o l’esecuzione di sanzioni penali, incluse la salvaguardia contro e la prevenzione di minacce alla sicurezza pubblica;
c) altri importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’Unione o di uno Stato membro, in particolare gli obiettivi della politica estera e di sicurezza comune dell’Unione o un rilevante interesse economico o finanziario dell’Unione o di uno Stato membro, anche in materia monetaria, di bilancio e tributaria, di sanità pubblica e sicurezza sociale;
d) la sicurezza interna delle istituzioni e degli organi dell’Unione, inclusa quella delle loro reti di comunicazione elettronica;
e) la salvaguardia dell’indipendenza della magistratura e dei procedimenti giudiziari;
f) le attività volte a prevenire, indagare, accertare e perseguire violazioni della deontologia delle professioni regolamentate;
g) una funzione di controllo, d’ispezione o di regolamentazione connessa, anche occasionalmente, all’esercizio di pubblici poteri nei casi di cui alle lettere da a) a c);
h) la tutela dell’interessato o dei diritti e delle libertà altrui;
i) l’esecuzione delle azioni civili.
2. In particolare, gli atti giuridici o le norme interne di cui al paragrafo 1 contengono disposizioni specifiche riguardanti, se del caso:
a) le finalità del trattamento o delle categorie di trattamento;
b) le categorie di dati personali;
c) la portata delle limitazioni introdotte;
d) le garanzie per prevenire abusi o l’accesso o il trasferimento illeciti;
e) l’indicazione precisa del titolare del trattamento o delle categorie di titolari;
f) i periodi di conservazione e le garanzie applicabili tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione e delle finalità del trattamento o delle categorie di trattamento; e
g) i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
3. Se i dati personali sono trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, il diritto dell’Unione, che può comprendere norme interne adottate dalle istituzioni e dagli organi dell’Unione relative a questioni connesse al loro funzionamento, può prevedere deroghe ai diritti di cui agli articoli 17, 18, 20 e 23, fatte salve le condizioni e le garanzie di cui all’articolo 13, nella misura in cui tali diritti rischiano di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità specifiche e tali deroghe sono necessarie al conseguimento di dette finalità.
4. Se i dati personali sono trattati per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, il diritto dell’Unione, che può comprendere norme interne adottate dalle istituzioni e dagli organi dell’Unione relative a questioni connesse al loro funzionamento, può prevedere deroghe ai diritti di cui agli articoli 17, 18, 20, 21, 22 e 23, fatte salve le condizioni e le garanzie di cui all’articolo 13, nella misura in cui tali diritti rischiano di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità specifiche e tali deroghe sono necessarie al conseguimento di dette finalità.
5. Le norme interne di cui ai paragrafi 1, 3 e 4 sono atti di applicazione generale chiari e precisi intesi a produrre effetti giuridici nei confronti degli interessati, adottati al più alto livello di gestione delle istituzioni e degli organi dell’Unione e destinati a essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
6. Qualora si applichi una delle limitazioni di cui al paragrafo 1, l’interessato è informato, conformemente al diritto dell’Unione, dei principali motivi della limitazione e del suo diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.
7. Qualora si applichino le limitazioni previste al paragrafo 1 per negare all’interessato l’accesso ai dati che lo riguardano, il Garante europeo della protezione dei dati, nell’esaminare il reclamo, gli comunica solo se i dati sono stati trattati correttamente ovvero, in caso contrario, se sono state apportate tutte le rettifiche necessarie.
8. La comunicazione delle informazioni di cui ai paragrafi 6 e 7 del presente articolo e all’articolo 45, paragrafo 2, può essere rinviata, omessa o negata qualora annulli l’effetto della limitazione imposta in forza del paragrafo 1 del presente articolo.
Capo IV. Titolare del trattamento e responsabile del trattamento
Sezione 1. Obblighi generali
Art. 26 Responsabilità del titolare del trattamento
1. Tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento sia effettuato conformemente al presente regolamento. Dette misure sono riesaminate e aggiornate qualora necessario.
2. Se ciò è proporzionato rispetto alle attività di trattamento, le misure di cui al paragrafo 1 includono l’attuazione di politiche adeguate in materia di protezione dei dati da parte del titolare del trattamento.
3. L’adesione a meccanismi di certificazione approvati di cui all’articolo 42 del regolamento (UE) 2016/679 può essere utilizzata come elemento per dimostrare il rispetto degli obblighi del titolare del trattamento.
Art. 27 Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita
1. Tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche costituiti dal trattamento, sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso, il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate, quali la pseudonimizzazione, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del presente regolamento e tutelare i diritti degli interessati.
2. Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento. Tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità. In particolare, dette misure garantiscono che, per impostazione predefinita, non siano resi accessibili dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento della persona fisica.
3. Un meccanismo di certificazione approvato ai sensi dell’articolo 42 del regolamento (UE) 2016/679 può essere utilizzato come elemento per dimostrare la conformità ai requisiti di cui ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo.
Art. 28 Contitolari del trattamento
1. Allorché due o più titolari del trattamento o uno o più titolari del trattamento insieme a uno o più titolari del trattamento diversi dalle istituzioni e dagli organi dell’Unione determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, essi sono contitolari del trattamento. Essi determinano in modo trasparente, mediante un accordo interno, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi di protezione dei dati, con particolare riguardo all’esercizio dei diritti dell’interessato, e le rispettive funzioni di comunicazione delle informazioni di cui agli articoli 15 e 16, a meno che e nella misura in cui le rispettive responsabilità dei contitolari siano determinate dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui i contitolari del trattamento sono soggetti. Tale accordo può designare un punto di contatto per gli interessati.
2. L’accordo di cui al paragrafo 1 riflette adeguatamente i rispettivi ruoli e i rapporti dei contitolari con gli interessati. Il contenuto essenziale dell’accordo è messo a disposizione dell’interessato.
3. Indipendentemente dalle disposizioni dell’accordo di cui al paragrafo 1, l’interessato può esercitare i propri diritti ai sensi del presente regolamento nei confronti di e contro ciascun titolare del trattamento.
Art. 29 Responsabile del trattamento
1. Qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest’ultimo ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato.
2. Il responsabile del trattamento non ricorre a un altro responsabile senza previa autorizzazione scritta, specifica o generale, del titolare del trattamento. Nel caso di autorizzazione scritta generale, il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento di eventuali modifiche previste riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di altri responsabili del trattamento, dando così al titolare del trattamento l’opportunità di opporsi a tali modifiche.
3. I trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico a norma del diritto dell’Unione o degli Stati membri, che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento. Il contratto o altro atto giuridico prevede, in particolare, che il responsabile del trattamento:
a) tratti i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento, anche in caso di trasferimento di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il responsabile del trattamento; in tal caso, il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento circa tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che il diritto vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico;
b) garantisca che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
c) adotti tutte le misure richieste ai sensi dell’articolo 33;
d) rispetti le condizioni di cui ai paragrafi 2 e 4 per ricorrere a un altro responsabile del trattamento;
e) tenendo conto della natura del trattamento, assista il titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l’obbligo del titolare del trattamento di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato di cui al capo III;
f) assista il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 33 a 41, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento;
g) su scelta del titolare del trattamento, cancelli o gli restituisca tutti i dati personali dopo che è terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancelli le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri preveda la conservazione dei dati; e
h) metta a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui al presente articolo e consenta e contribuisca alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato.
Con riguardo alla lettera h) del primo comma, il responsabile del trattamento informa immediatamente il titolare del trattamento qualora, a suo parere, un’istruzione violi il presente regolamento o altre disposizioni, nazionali o dell’Unione, relative alla protezione dei dati.
4. Quando un responsabile del trattamento ricorre a un altro responsabile del trattamento per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto del titolare del trattamento, su tale altro responsabile del trattamento sono imposti, mediante un contratto o un altro atto giuridico a norma del diritto dell’Unione o degli Stati membri, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati contenuti nel contratto o in altro atto giuridico tra il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento di cui al paragrafo 3, prevedendo in particolare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento. Qualora l’altro responsabile del trattamento ometta di adempiere ai propri obblighi in materia di protezione dei dati, il responsabile iniziale conserva nei confronti del titolare del trattamento l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi dell’altro responsabile.
5. Quando un responsabile del trattamento non è un’istituzione o un organo dell’Unione, la sua adesione a un codice di condotta approvato di cui all’articolo 40, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/679 o a un meccanismo di certificazione approvato di cui all’articolo 42 dello stesso regolamento può essere utilizzata come elemento per dimostrare le garanzie sufficienti di cui ai paragrafi 1 e 4 del presente articolo.
6. Fatto salvo l’eventuale contratto individuale tra il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento, il contratto o altro atto giuridico di cui ai paragrafi 3 e 4 del presente articolo può basarsi, in tutto o in parte, su clausole contrattuali tipo di cui ai paragrafi 7 e 8 del presente articolo, anche laddove siano parte di una certificazione concessa al responsabile del trattamento diverso da un’istituzione o un organo dell’Unione ai sensi dell’articolo 42 del regolamento (UE) 2016/679.
7. La Commissione può stabilire clausole contrattuali tipo per le materie di cui ai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e secondo la procedura d’esame di cui all’articolo 96, paragrafo 2.
8. Il Garante europeo della protezione dei dati può adottare clausole contrattuali tipo per le materie di cui ai paragrafi 3 e 4.
9. Il contratto o altro atto giuridico di cui ai paragrafi 3 e 4 è stipulato in forma scritta, anche in formato elettronico.
10. Fatti salvi gli articoli 65 e 66, se un responsabile del trattamento viola il presente regolamento, determinando le finalità e i mezzi del trattamento, è considerato un titolare del trattamento in questione.
Art. 30 Trattamento sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento
Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Art. 31 Registri delle attività di trattamento
1. Ogni titolare del trattamento tiene un registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità. Tale registro contiene tutte le seguenti informazioni:
a) il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento, del responsabile della protezione dei dati e, ove applicabile, del responsabile del trattamento e del contitolare del trattamento;
b) le finalità del trattamento;
c) una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
d) le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di Stati membri, paesi terzi od organizzazioni internazionali;
e) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e la documentazione delle garanzie adeguate;
f) ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
g) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 33.
2. Ogni responsabile del trattamento tiene un registro di tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento, contenente:
a) il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
b) le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento;
c) ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e la documentazione delle garanzie adeguate;
d) ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 33.
3. I registri di cui ai paragrafi 1 e 2 sono tenuti in forma scritta, anche in formato elettronico.
4. Su richiesta, le istituzioni e gli organi dell’Unione mettono il registro a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.
5. A meno che non sia opportuno tener conto delle dimensioni dell’istituzione o dell’organo dell’Unione, le istituzioni e gli organi dell’Unione conservano i loro registri delle attività di trattamento in un registro centrale che rendono accessibile al pubblico.