Decisione della Commissione del 13 novembre 2014 sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive (2014/792/UE)
Testo vigente
Art. 3 Funzionamento del SAR
1.
Il contabile adotta le disposizioni tecniche necessarie per l'applicazione effettiva del SAR e la relativa vigilanza.
Il contabile inserisce, modifica, rinnova o elimina gli avvisi SAR su richiesta dell'ordinatore competente.
2.
Il contabile adotta misure di esecuzione per gli aspetti tecnici e definisce le relative procedure, anche nel campo della sicurezza.
Il contabile notifica tali misure ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive.
Art. 4 Poteri e procedura per la richiesta, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso
1. L'ordinatore competente è l'unico a poter chiedere la registrazione, la modifica, il rinnovo o l'eliminazione di un avviso.
2. L'ordinatore competente invia la richiesta di registrazione, modifica, rinnovo o eliminazione di un avviso al contabile utilizzando il formulario allegato alla presente decisione.
3. Prima di trasmettere la richiesta al contabile, la persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 verifica che siano rispettati tutti i requisiti di cui all'articolo 11 o all'articolo 12.
Art. 5 Accesso al SAR
I servizi della Commissione e le agenzie esecutive hanno accesso diretto alle informazioni contenute nel SAR tramite il sistema contabile centrale della Commissione.
I servizi della Commissione o le agenzie esecutive responsabili di un sistema locale possono utilizzare il sistema contabile centrale per avere accesso alle informazioni contenute nel SAR, a condizione che sia garantita la coerenza dei dati tra il sistema locale e il sistema contabile centrale.
Art. 6 Uso del SAR
Le informazioni contenute nel SAR possono essere utilizzate esclusivamente ai fini dell'esecuzione del bilancio e di tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione. Questo non ha alcuna incidenza sulle informazioni contenute nella banca dati centrale sull'esclusione (di seguito «CED») di cui all'articolo 1, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/200810.
L'OLAF può utilizzare le informazioni contenute nel SAR e nella CED per le sue indagini a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio («regolamento OLAF») nonché per le sue attività di prevenzione delle frodi, compresa l'analisi dei rischi.
Art. 7 Tempi di consultazione del SAR
L'ordinatore competente verifica l'eventuale presenza nel SAR di un avviso relativo a una persona nelle seguenti fasi:
a) prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio specifico;
b) prima che sia sottoscritto un impegno di bilancio globale, se la persona è già nota in quella fase;
c) nel caso di impegni di bilancio accantonati, prima di concludere l'impegno giuridico che costituisce il diritto a pagamenti ulteriori, a meno che tale impegno non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi;
d) nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni, concorsi a premi e inviti a manifestare interesse, al più tardi prima che sia adottata la decisione di aggiudicazione;
e) nel caso di una procedura di appalto, se l'amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati invitati a presentare un'offerta, prima che venga completata la selezione dei candidati;
f) prima di qualsiasi pagamento, a meno che esso non riguardi le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi.
Art. 8 Persona di contatto per l'avviso
La persona di contatto per l'avviso:
a) prepara la richiesta di registrazione di un avviso;
b) trasmette la richiesta al contabile, unitamente a tutte le altre informazioni relative all'avviso;
c) fornisce le informazioni necessarie per consentire agli altri ordinatori competenti di effettuare verifiche o prendere le decisioni in merito alle conseguenze di cui alla sezione 4.
Sezione 2. Informazioni inserite nel sar
Art. 9 Categorie di avvisi
1. Si distinguono due categorie di avvisi SAR:
a) «avvisi di verifica», qualora in relazione a una persona si sospettino o si siano constatati frodi, corruzioni o altre attività illegali lesive degli interessi finanziari dell'Unione europea di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali;
b) «avvisi di esclusione», quando una persona è esclusa per i motivi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, e all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Una persona può essere oggetto di avvisi distinti per motivi diversi.
Art. 10 Informazioni contenute negli avvisi SAR
Gli avvisi SAR contengono le seguenti informazioni:
a) dati identificativi della persona;
b) tipo di avviso;
c) durata dell'avviso;
d) motivi per i quali una persona rappresenta una minaccia per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione o per tutti gli altri fondi gestiti dall'Unione;
e) informazioni relative al procedimento in contraddittorio;
f) nome dell'ordinatore competente;
g) nome della persona di contatto per l'avviso di cui all'articolo 8 della presente decisione.
Art. 11 Avvisi di verifica
1. L'ordinatore competente può chiedere un avviso di verifica se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:
a) l'OLAF ha informato l'ordinatore competente, a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, qualora le sue indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure per tutelare gli interessi finanziari dell'Unione;
b) la Corte dei conti europea ha trasmesso alla Commissione, o l'IAS ha trasmesso all'ordinatore competente, informazioni da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona;
c) l'ordinatore competente ha effettuato una verifica, un audit o un controllo da cui risultino frodi, casi di corruzione o qualsiasi altra attività illegale lesiva degli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 141 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 oppure errori sostanziali o irregolarità, illeciti professionali o gravi violazioni contrattuali in relazione a una persona, o ha ricevuto informazioni relative a tale verifica, audit o controllo.
2. Gli avvisi di verifica, la cui durata massima è di un anno, vengono eliminati quando è richiesto un avviso di esclusione o quando la verifica non è più necessaria.
3. Gli avvisi di verifica vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di cui al paragrafo 2.
4. L'ordinatore competente può chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica qualora l'OLAF lo informi che, sebbene non siano ancora state elaborate conclusioni sulle indagini di cui al paragrafo 1, le indagini giustificano il mantenimento dell'avviso di verifica. L'ordinatore competente può inoltre chiedere il rinnovo dell'avviso di verifica se risultano ancora soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1, lettere b) e c).
5. L'ordinatore competente spiega per quali motivi il rinnovo è necessario per tutelare gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione.
6. Un rinnovo equivale a una nuova richiesta di avviso di verifica.
Art. 12 Avvisi di esclusione
1. L'ordinatore competente chiede un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, o all'articolo 109, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
2. Gli avvisi di esclusione vengono eliminati alla fine del periodo di esclusione.
3. Gli avvisi di esclusione vengono automaticamente introdotti nella CED a partire dal SAR.
Art. 13 Informazioni trasmesse dall'OLAF
Qualora l'OLAF trasmetta informazioni a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per aiutare l'ordinatore competente a decidere di adottare misure cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell'Unione, o in conformità dell'articolo 11 del regolamento UE, Euratom) n. 883/2013, queste informazioni comprendono:
a) l'identità della persona interessata;
b) una sintesi dei fatti in questione e dei rischi individuati nel corso dell'indagine, che deve essere sufficientemente dettagliata da consentire alla persona di essere effettivamente sentita a norma dell'articolo 16 della presente decisione;
c) le eventuali misure particolari raccomandate per la tutela della riservatezza, soprattutto nei casi che comportano il ricorso a misure d'indagine di competenza di un'autorità giudiziaria nazionale oppure, nel caso di un'indagine esterna, di competenza di un'autorità nazionale, in conformità delle norme nazionali applicabili alle indagini.
Sezione 3. Disposizioni procedurali per la registrazione di un avviso
Art. 14 Consultazione preliminare dei servizi centrali per gli avvisi di verifica
Prima di decidere di chiedere la registrazione di un avviso di verifica in base alle informazioni trasmesse dall'OLAF a norma dell'articolo 7, paragrafo 6, e dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, l'ordinatore competente consulta la direzione generale del Bilancio (servizio finanziario centrale) e, se del caso, il servizio giuridico, in stretta collaborazione con l'OLAF conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
Art. 15 Valutazione degli avvisi di esclusione da parte dei servizi centrali
Prima che sia richiesto un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere b), c) e e), e all'articolo 109, paragrafo 1, su proposta dell'ordinatore competente e che sia stabilita la relativa durata, la direzione generale del Bilancio e il servizio giuridico procedono a una valutazione centralizzata. Se l'avviso di esclusione proposto dall'ordinatore competente si basa sulle informazioni trasmesse dall'OLAF, la valutazione è effettuata in stretta collaborazione con l'OLAF.
Art. 16 Diritto di essere sentiti
1. La registrazione degli avvisi è disciplinata dalle seguenti disposizioni:
a) ove preveda di chiedere la registrazione di un avviso di esclusione o di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, l'ordinatore competente dà prima alla persona interessata la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. La persona deve disporre di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Al tempo stesso, l'ordinatore competente informa la persona che, in mancanza di risposta, l'avviso sarà registrato. Ove opportuno, l'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere in base alle informazioni fornite dall'OLAF.
b) Se le osservazioni eventualmente formulate dalla persona non modificano la valutazione dell'ordinatore competente, quest'ultimo chiede al contabile di registrare l'avviso. Se la persona formula osservazioni che, secondo l'ordinatore competente, rendono l'avviso sproporzionato o inutile, l'avviso non sarà registrato e la persona verrà debitamente informata. Se del caso, il contabile confermerà la registrazione dell'avviso nel SAR all'ordinatore competente.
c) L'ordinatore competente notificherà alla persona la registrazione e la durata dell'avviso. La notifica, tuttavia, non è necessaria se la persona non ha risposto all'invito a formulare le sue osservazioni per iscritto.
2. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per i casi di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, in attesa della decisione della Commissione sulla durata dell'esclusione, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere. L'ordinatore competente dà alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere sulla durata dell'esclusione.
3. L'ordinatore competente può chiedere la registrazione di un avviso di esclusione per le situazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, ancora prima di dare alla persona la possibilità di esprimere il proprio parere, se è in possesso di un documento ufficiale che attesti la situazione. L'ordinatore competente notifica alla persona la registrazione dell'avviso di esclusione.
4. L'ordinatore competente può differire, in via eccezionale e in presenza di motivi preminenti e legittimi, la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere per iscritto prima della richiesta di registrazione di un avviso di esclusione, o prima di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata, per garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali pur procedendo con la registrazione dell'avviso.
5. Quando informa l'ordinatore competente a norma dell'articolo 13, l'OLAF deve indicare se sia necessario garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali e differire la possibilità data alla persona di esprimere il proprio parere.
6. Alla persona deve essere data la possibilità di esprimere il proprio parere non appena vengono meno i motivi che impongono di garantire il carattere riservato dell'indagine o dei procedimenti giudiziari nazionali.
Art. 17 Protezione dei dati e diritti delle persone a cui si riferiscono i dati
1. L'ordinatore competente informa le persone a cui si riferiscono i dati che i dati che le riguardano potrebbero essere inseriti nel SAR specificando a chi possono essere comunicati. Queste informazioni generali vengono comunicate per iscritto, in particolare nell'ambito di gare d'appalto, inviti a presentare proposte, concorsi a premi e, in mancanza del bando o dell'invito, prima dell'aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione.
2. L'ordinatore competente che chiede la registrazione di un avviso è responsabile dei rapporti con la persona fisica o giuridica i cui dati sono immessi nel SAR. L'ordinatore competente risponde alle richieste di correzione di dati personali imprecisi o incompleti presentate dalle persone cui si riferiscono i dati e ad ogni altra loro richiesta o domanda.
3.
Una persona può inoltre chiedere per iscritto al contabile se risulta registrata nel SAR.
Il contabile fornisce tali informazioni a meno che l'ordinatore competente non decida, se del caso di concerto con l'OLAF, che si applicano le restrizioni di cui all'articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001.
4.
Gli avvisi eliminati sono accessibili soltanto a fini di audit e indagini e non sono visibili per gli utilizzatori del SAR.
Tuttavia, i dati personali contenuti negli avvisi riguardanti le persone fisiche restano accessibili a tale scopo soltanto per i cinque anni successivi all'eliminazione dell'avviso.
Art. 18 Riesame dell'avviso
Se la persona oggetto di un avviso registrato nel SAR fornisce nuovi elementi da cui risulti che i motivi della registrazione non sussistono più, l'ordinatore competente chiede l'eliminazione dell'avviso.
La persona oggetto di un avviso di esclusione registrato nel SAR può rivolgersi al Mediatore e presentare ricorso.
Sezione 4. Conseguenze degli avvisi
Art. 19 Norme generali sulle conseguenze
1. L'ordinatore competente chiede alla persona di contatto per l'avviso tutte le informazioni necessarie per poter decidere in merito alle conseguenze di cui alla presente sezione.
2. Qualora, in base alle informazioni fornite dall'OLAF, chieda la registrazione di un avviso di verifica a norma dell'articolo 11, l'ordinatore competente segue la procedura di cui agli articoli 14 o 15 della presente decisione e decide in merito alle conseguenze in stretta collaborazione con l'OLAF a norma del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.
3.
Nell'adottare una decisione in merito alle conseguenze, l'ordinatore competente tiene conto dei seguenti criteri per tutti gli avvisi:
a) i rischi per gli interessi finanziari e l'immagine dell'Unione,
b) l'importo e la durata dell'impegno giuridico,
c) l'urgenza di eseguire l'impegno giuridico,
d) la natura dei fatti,
e) la gravità dei fatti e
f) le possibili conseguenze dell'esecuzione dell'impegno giuridico.
Per gli avvisi di esclusione, l'ordinatore competente tiene conto anche della natura e della gravità dei motivi dell'esclusione e della necessità di garantire la continuità del servizio.
4. L'ordinatore competente motiva sistematicamente per iscritto le sue decisioni in merito alle conseguenze.
Art. 20 Conseguenze degli avvisi di verifica
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, la verifica può consistere:
a) nella richiesta, da parte dell'ordinatore competente, di documenti giustificativi supplementari in conformità della procedura di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o del regolamento del concorso a premi;
b) per le procedure di aggiudicazione di sovvenzioni, in un'analisi dei rischi connessi al prefinanziamento.
2. Nel caso di un impegno giuridico, la verifica può riguardare:
a) la conformità dell'azione con l'impegno giuridico, compresi il rispetto dei termini e il contenuto delle prestazioni;
b) per le sovvenzioni esistenti, l'ammissibilità dei costi prima del pagamento oppure lo svolgimento di un audit o di ispezioni in loco.
Art. 21 Diritto di essere sentiti dopo un avviso di verifica
La procedura di cui all'articolo 15 della presente decisione e il diritto di essere sentiti a norma dell'articolo 16 della presente decisione si applicano anche quando, in seguito a un avviso di verifica, l'ordinatore competente prevede di adottare una misura che potrebbe ledere i diritti della persona interessata.
Art. 22 Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle procedure e sugli impegni giuridici
1. Nel caso di procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni o di concorsi a premi, l'ordinatore competente esclude una persona oggetto di un avviso di esclusione dalla partecipazione alla procedura in questione, a meno che non siano soddisfatte le condizioni di cui all'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, se la persona è in una situazione di monopolio.
2. Nel caso di impegni giuridici esistenti, l'ordinatore competente decide in merito alle conseguenze e in particolare di:
a) procedere con l'esecuzione del contratto o della sovvenzione e svolgere tutte le verifiche del caso;
b) sospendere il termine per i pagamenti a norma dell'articolo 92, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
c) sospendere i pagamenti a norma dell'articolo 208 del regolamento delegato (UE, Euratom) n. 1268/2012;
d) sospendere l'esecuzione del contatto o della sovvenzione conformemente all'articolo 116 e all'articolo 135, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
e) porre fine all'impegno giuridico se le sue disposizioni lo prevedono, in base alle informazioni per le quali è stato registrato l'avviso.
3. Se la persona è un subcontraente, l'ordinatore competente chiede all'offerente, al candidato o al contraente di sostituirlo.
Art. 23 Conseguenze degli avvisi di esclusione sulle operazioni di bilancio
1. Nel caso di un avviso di esclusione, l'ordinatore competente conferma, ove opportuno, nel sistema contabile che sarebbe opportuno procedere al pagamento nonostante l'esistenza dell'avviso.
2. Quando viene registrato un avviso di esclusione, non è possibile procedere a un impegno di bilancio specifico, alla registrazione di un impegno giuridico specifico nella contabilità di bilancio sulla base di un impegno globale o alla conclusione di un impegno giuridico sulla base di un impegno accantonato, tranne nei casi in cui la persona è in una situazione di monopolio ai sensi dell'articolo 106, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.