Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11 settembre 2013 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio
Testo vigente
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 325, in combinato disposto con il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, in particolare l’articolo 106 bis,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
visto il parere della Corte dei conti1,
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria2,
Le istituzioni dell’Unione e gli Stati membri attribuiscono grande importanza alla tutela degli interessi finanziari dell’Unione e alla lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva di tali interessi. La responsabilità in materia della Commissione è strettamente connessa alla sua missione di esecuzione del bilancio a norma dell’articolo 317 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE) e l’importanza di tale azione è confermata dall’articolo 325 TFUE.
Si dovrebbero predisporre tutti i mezzi disponibili per conseguire tale obiettivo, tenuto conto in particolare del compito di svolgere indagini conferito all’Unione, pur conservando la ripartizione e l’equilibrio delle responsabilità attualmente esistenti tra l’Unione e gli Stati membri.
Per potenziare i mezzi di lotta antifrode, la Commissione, nel rispetto del principio dell’autonomia di organizzazione interna di ciascuna istituzione, con decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom3, ha istituito tra i suoi servizi l’Ufficio europeo per la lotta antifrode («Ufficio»), incaricato di svolgere le indagini amministrative contro le frodi. La Commissione ha dotato l’Ufficio di piena autonomia nell’esercizio della sua funzione di indagine. La decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom prevede che ai fini delle indagini l’Ufficio debba esercitare le competenze attribuite dal diritto dell’Unione.
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio4 è stato adottato al fine di disciplinare le indagini svolte dall’Ufficio. Per migliorare l’efficacia dell’azione di indagine dell’Ufficio e alla luce delle valutazioni delle attività dell’Ufficio da parte delle istituzioni dell’Unione, in particolare del rapporto di valutazione della Commissione dell’aprile 2003 e alle relazioni speciali della Corte dei conti n. 1/20055 e n. 2/20116 sulla gestione dell’Ufficio, occorre riesaminare il quadro giuridico in vigore.
Il mandato dell’Ufficio dovrebbe includere lo svolgimento di indagini all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi istituiti dai trattati o sulla base di questi ultimi («istituzioni, organi e organismi») e l’esercizio delle competenze di indagine conferite alla Commissione dai pertinenti atti dell’Unione, nonché l’apporto del contributo della Commissione agli Stati membri nell’organizzazione di una stretta e regolare collaborazione tra le loro autorità competenti. L’Ufficio dovrebbe inoltre contribuire all’elaborazione e allo sviluppo di metodi di prevenzione e di lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, basati sulla pratica operativa da esso acquisita in tale ambito.
La responsabilità dell’Ufficio, quale istituito dalla Commissione, riguarda anche, oltre alla tutela degli interessi finanziari, tutte le attività connesse alla tutela di interessi dell’Unione contro comportamenti irregolari perseguibili in sede amministrativa o penale.
Il presente regolamento dovrebbe applicarsi lasciando impregiudicata una protezione più ampia derivante eventualmente dalle disposizioni dei trattati.
Alla luce della necessità di potenziare la lotta contro la frode, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, l’Ufficio dovrebbe poter effettuare indagini interne in tutte le istituzioni, tutti gli organi e tutti gli organismi.
Nel contesto delle indagini esterne, è opportuno affidare all’Ufficio l’esercizio delle competenze conferite alla Commissione dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell’11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità7. È inoltre opportuno consentire all’Ufficio di esercitare le altre competenze conferite alla Commissione per eseguire controlli e verifiche sul posto negli Stati membri ed in particolare per riscontrare le irregolarità a norma dell’articolo 9 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995, relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee8.
L’efficienza operativa dell’Ufficio dipende in larga misura dalla cooperazione con gli Stati membri. Occorre che gli Stati membri individuino le loro autorità competenti in grado di prestare all’Ufficio l’assistenza necessaria nell’esercizio delle sue mansioni. Nel caso in cui uno Stato membro non abbia predisposto a livello nazionale un servizio specializzato incaricato di coordinare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro le frodi, si dovrebbe designare un servizio (servizio di coordinamento antifrode) per agevolare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l’Ufficio.
L’Ufficio dovrebbe poter accedere a tutte le informazioni pertinenti detenute dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell’Unione nell’ambito di indagini esterne.
Le indagini dovrebbero essere condotte conformemente ai trattati, e in particolare al protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea, nel rispetto dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti definiti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio9 («statuto») e dello statuto dei deputati del Parlamento europeo, nonché nel pieno rispetto dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali, in particolare del principio dell’equità, del diritto della persona coinvolta a esprimersi sui fatti che la riguardano e del diritto a che la conclusione dell’indagine si fondi unicamente su elementi aventi valore probatorio. A tal fine, le istituzioni, gli organi e gli organismi dovrebbero stabilire le condizioni e le modalità secondo le quali devono svolgersi le indagini interne.
Le indagini interne possono essere condotte solo se all’Ufficio è garantito l’accesso a tutti i locali delle istituzioni, degli organi e degli organismi, nonché a qualsiasi informazione o documento detenuti da essi.
È opportuno verificare tempestivamente la fondatezza delle informazioni trasmesse all’Ufficio in relazione al suo mandato. A tal fine, prima dell’avvio di un’indagine, l’Ufficio dovrebbe avere accesso a tutte le informazioni pertinenti contenute in banche dati, detenute da istituzioni, organi o organismi, qualora ciò sia indispensabile per valutare il fondamento delle accuse.
L’Ufficio dovrebbe essere soggetto al preciso obbligo di informare le istituzioni, gli organi e gli organismi delle indagini in corso qualora un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, il capo di un organismo o un membro del personale siano interessati dai fatti oggetto dell’indagine o qualora sia necessario adottare misure cautelari per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione.
È opportuno stabilire regole chiare che, pur confermando la priorità a favore dell’Ufficio nello svolgimento delle indagini interne su questioni che incidono sugli interessi finanziari dell’Unione, consentano alle istituzioni, agli organi e agli organismi di condurre con rapidità tali indagini in casi in cui l’Ufficio decida di non intervenire.
Per garantire l’indipendenza dell’Ufficio nell’esecuzione delle mansioni ad esso attribuite dal presente regolamento, è opportuno che il suo direttore generale sia in grado di avviare le indagini di propria iniziativa. Qualora l’Ufficio stia svolgendo un’indagine, le istituzioni, gli organi e gli organismi pertinenti non dovrebbero svolgere un’indagine in parallelo sugli stessi fatti, salvo ove diversamente concordato con l’Ufficio.
Le indagini dovrebbero svolgersi sotto la direzione del direttore generale, in piena autonomia rispetto alle istituzioni, agli organi ed agli organismi e rispetto al comitato di vigilanza. A tal fine, il direttore generale dovrebbe poter adottare orientamenti sulle procedure di indagine per il personale dell’Ufficio. Tali orientamenti dovrebbero fornire indicazioni pratiche al personale dell’Ufficio sullo svolgimento delle indagini e sulle garanzie procedurali e i diritti delle persone interessate o dei testimoni, nonché informazioni dettagliate sulle procedure consultive e di controllo interne da seguire, compreso un controllo di legalità. Ai fini di una maggiore trasparenza per quanto riguarda lo svolgimento delle indagini, tali orientamenti dovrebbero essere messi a disposizione del pubblico sul sito web dell’Ufficio. Tali orientamenti non dovrebbero creare o modificare alcun diritto o obbligo derivante dal presente regolamento.
Conformemente all’articolo 21 dello statuto, il personale dell’Ufficio dovrebbe svolgere le indagini conformemente agli orientamenti sulle procedure d’indagine e sulla base delle istruzioni individuali impartite dal direttore generale in casi specifici.
Conformemente allo statuto, il personale dell’Ufficio dovrebbe adempiere alla sua funzione d’indagine in piena autonomia ed evitare conflitti di interesse. I membri del personale dell’Ufficio dovrebbero informare immediatamente il direttore generale qualora l’indagine riguardi fatti in cui hanno un interesse personale tale da compromettere la loro autonomia o da far ritenere che possa comprometterla, in particolare nel caso in cui siano o siano stati coinvolti ad altro titolo nei fatti oggetto dell’indagine.
Le indagini interne ed esterne dell’Ufficio seguono in parte norme distinte. Tuttavia, all’Ufficio dovrebbe essere consentito, se necessario, di associare in un’unica indagine gli aspetti di un’indagine esterna e di un’indagine interna senza dover avviare due indagini separate.
Ai fini della certezza del diritto, è necessario specificare le garanzie procedurali applicabili alle indagini svolte dall’Ufficio, tenendo conto del carattere amministrativo di tali indagini.
Il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate e dei testimoni dovrebbe essere garantito costantemente, senza discriminazioni e in ogni fase delle indagini esterne ed interne, in particolare quando siano comunicate informazioni sulle indagini in corso. La comunicazione di informazioni relative alle indagini svolte dall’Ufficio al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, in modo bilaterale o nell’ambito di uno scambio di opinioni, dovrebbe rispettare la riservatezza delle indagini, i diritti legittimi delle persone interessate e, se del caso, le disposizioni nazionali applicabili ai procedimenti giudiziari. Le informazioni fornite o ottenute nel corso delle indagini dovrebbero essere trattate conformemente al diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati. Gli scambi di informazioni dovrebbero essere disciplinati dai principi della proporzionalità e della necessità di sapere.
Per rafforzare la tutela dei diritti delle persone oggetto di indagine, non si dovrebbe trarre alcuna conclusione che faccia nominativamente riferimento a una persona interessata, nella fase conclusiva di un’indagine, senza che a tale persona sia stata data la possibilità di esprimersi sui fatti che la riguardano.
Il direttore generale dovrebbe garantire che tutte le informazioni comunicate al pubblico rispettino i diritti legittimi delle persone interessate.
L’Ufficio e le istituzioni, gli organi e gli organismi coinvolti nell’indagine dovrebbero tutelare la libertà di espressione, conformemente alla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, e le fonti giornalistiche.
Dovrebbe spettare al direttore generale assicurare la tutela dei dati personali e il rispetto della riservatezza delle informazioni raccolte nel corso delle indagini. È opportuno garantire ai funzionari e agli altri agenti dell’Unione una tutela giuridica equivalente a quella prevista dallo statuto.
Affinché si tenga conto delle conclusioni delle indagini svolte dall’Ufficio e affinché siano adottate le necessarie misure per darvi seguito, le relazioni dovrebbero avere lo status di elementi di prova ammissibili nei procedimenti amministrativi o giudiziari. A tale scopo, dette relazioni dovrebbero essere redatte in modo compatibile con le regole applicabili alle relazioni amministrative negli Stati membri.
Se risulta che fatti emersi dalla relazione finale d’indagine interna potrebbero dare luogo ad un’azione penale, le informazioni in tal senso dovrebbero essere trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali dello Stato membro interessato. Nelle raccomandazioni che accompagnano la relazione finale d’indagine, il direttore generale dovrebbe indicare se, tenuto conto della natura dei fatti e dell’entità della loro incidenza finanziaria, l’adozione di misure interne da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessato consentirebbe un seguito più efficace.
Nei casi in cui il direttore generale trasmette alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni ottenute dall’Ufficio nel corso di indagini interne, tale trasmissione di informazioni dovrebbe lasciare impregiudicata la successiva qualificazione giuridica da parte dell’autorità giudiziaria nazionale in merito alla necessità di procedimenti d’indagine.
Spetta alle autorità competenti degli Stati membri o alle istituzioni, agli organi o organismi, a seconda dei casi, decidere che seguito dare alle indagini concluse, sulla base della relazione finale d’indagine redatta dall’Ufficio.
Per poter essere più efficiente, l’Ufficio dovrebbe conoscere il seguito dato ai risultati delle sue indagini. Pertanto le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione e, se del caso, le autorità competenti degli Stati membri dovrebbero riferire all’Ufficio, su sua richiesta, in merito ai provvedimenti adottati, se ve ne sono, sulla base delle informazioni inviate dall’Ufficio.
Tenuto conto dei benefici considerevoli di un rafforzamento della collaborazione tra l’Ufficio, Eurojust, Europol e le autorità competenti degli Stati membri, l’Ufficio dovrebbe essere in grado di concludere con essi accordi amministrativi che possano avere come obiettivo, in particolare, quello di agevolare la cooperazione pratica e lo scambio di informazioni su questioni tecniche e operative, senza creare ulteriori obblighi giuridici.
Al fine di rafforzare la cooperazione tra l’Ufficio, Eurojust e le autorità competenti degli Stati membri rispetto a fatti suscettibili di essere oggetto di indagini penali, l’Ufficio dovrebbe informare Eurojust in particolare in merito ai casi di presunta frode, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione e che rientrano tra le forme gravi di criminalità. La comunicazione delle informazioni alle autorità competenti degli Stati membri interessati dovrebbe aver luogo, se del caso, prima che le informazioni fornite da questi ultimi siano trasmesse dall’Ufficio a Eurojust o Europol, qualora tali informazioni siano accompagnate da un invito ad adottare azioni di indagine penale specifiche.
Per il successo della cooperazione tra l’Ufficio, le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione pertinenti, le autorità competenti degli Stati membri, le autorità competenti dei paesi terzi e le organizzazioni internazionali, dovrebbe essere organizzato un reciproco scambio di informazioni. Tale scambio di informazioni dovrebbe rispettare i principi di riservatezza e le norme sulla protezione dei dati stabilite dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati10. In particolare, l’Ufficio dovrebbe verificare che il destinatario abbia la competenza adeguata e che la comunicazione delle informazioni sia necessaria. Gli scambi di informazioni con Eurojust dovrebbero rientrare nel mandato di Eurojust, che si estende al coordinamento di indagini transnazionali su forme gravi di criminalità.
Tenuto conto del volume dei fondi dell’Unione stanziati nel settore dell’aiuto esterno, del numero di indagini svolte dall’Ufficio in tale settore, nonché dell’esistenza della cooperazione internazionale ai fini di un’indagine, l’Ufficio dovrebbe essere in grado di assicurare nell’adempimento delle sue mansioni, mediante accordi amministrativi, se del caso in coordinamento con altri servizi competenti, l’assistenza pratica delle autorità competenti dei paesi terzi e delle organizzazioni internazionali, senza creare ulteriori obblighi giuridici.
L’Ufficio dovrebbe godere di autonomia nell’assolvimento delle proprie funzioni. Per rafforzare tale autonomia, l’Ufficio dovrebbe essere soggetto al controllo regolare delle funzioni di indagine da parte di un comitato di vigilanza, composto da personalità esterne indipendenti, particolarmente qualificate nei settori di competenza dell’Ufficio. Il comitato di vigilanza non dovrebbe interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. Le sue funzioni dovrebbero comprendere anche l’assistenza al direttore generale nello svolgimento dei suoi compiti.
È opportuno precisare i criteri e la procedura di nomina dei membri del comitato di vigilanza e precisare ulteriormente le mansioni del comitato di vigilanza derivanti dal suo mandato.
È opportuno stilare un elenco di riserva indicante i candidati che possono sostituire i membri del comitato di vigilanza per la restante durata del mandato in caso di dimissioni, decesso o altra incapacità di svolgere le proprie funzioni di uno o più membri.
Per assicurare che il comitato di vigilanza possa portare a termine efficacemente la propria missione, l’Ufficio dovrebbe garantire il funzionamento indipendente della sua segreteria.
Si dovrebbe procedere una volta l’anno a uno scambio di opinioni fra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione. Tale scambio di opinioni dovrebbe riguardare, tra l’altro, le priorità strategiche delle politiche di indagine e l’efficacia dell’attività dell’Ufficio in relazione all’adempimento del suo mandato, senza interferire in alcun modo con l’indipendenza dell’Ufficio nello svolgimento delle sue indagini. La preparazione dello scambio di opinioni dovrebbe avvenire a livello tecnico e dovrebbe comprendere, nella misura del necessario, una riunione preparatoria tra i servizi pertinenti delle istituzioni interessate. Al momento di discutere l’efficacia dell’attività dell’Ufficio in relazione all’adempimento del suo mandato, le istituzioni che partecipano allo scambio di opinioni dovrebbero essere in grado di fare riferimento a informazioni statistiche riguardanti il seguito dato alle indagini dell’Ufficio e alle informazioni trasmesse dall’Ufficio.
Per garantire la completa indipendenza nella gestione dell’Ufficio, il suo direttore generale dovrebbe essere nominato per un periodo di sette anni non rinnovabile.
La funzione del direttore generale dell’Ufficio è di particolare importanza anche per il Parlamento europeo e il Consiglio. La persona nominata direttore generale dovrebbe godere quanto più possibile di sostegno e riconoscimento da parte del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione. La Commissione dovrebbe pertanto cercare di raggiungere un’intesa comune con il Parlamento europeo e il Consiglio nel quadro della procedura di consultazione.
L’invito a presentare candidature per il posto di direttore generale dovrebbe essere pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea al più tardi sei mesi prima della scadenza del mandato del direttore generale in carica. L’invito a presentare candidature dovrebbe essere preparato dalla Commissione sulla base dei risultati di strette consultazioni con il Parlamento europeo e il Consiglio. Esso dovrebbe specificare i criteri di selezione, compresi i requisiti che i candidati dovrebbero soddisfare per essere idonei al posto.
Il direttore generale dovrebbe informare regolarmente il comitato di vigilanza dei casi in cui le informazioni sono state trasmesse alle autorità giudiziarie degli Stati membri, nonché del numero totale di casi dell’Ufficio trattati dalle medesime autorità giudiziarie degli Stati membri in questione come forma di seguito dato ad un’indagine svolta dall’Ufficio.
L’esperienza nella pratica operativa ha dimostrato che sarebbe utile consentire al direttore generale di delegare l’esercizio di alcune sue funzioni a uno o più membri del personale dell’Ufficio.
Il direttore generale dovrebbe predisporre un meccanismo interno consultivo e di controllo, compreso un controllo di legalità, in particolare con riguardo all’obbligo di rispettare le garanzie procedurali e i diritti fondamentali delle persone interessate, nonché il diritto nazionale degli Stati membri interessati.
Al fine di garantire l’indipendenza dell’Ufficio, la Commissione dovrebbe decidere in merito ad un’adeguata delega di poteri al direttore generale da parte dell’autorità che ha il potere di nomina.
Il presente regolamento non riduce in alcun modo i poteri e le responsabilità degli Stati membri di adottare i provvedimenti necessari per combattere le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. Pertanto, il conferimento ad un Ufficio indipendente del compito di svolgere indagini amministrative esterne in tale settore rispetta appieno il principio di sussidiarietà di cui all’articolo 5 del trattato sull’Unione europea. In ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo, il presente regolamento si limita a quanto è necessario al fine di potenziare la lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
La Commissione dovrebbe valutare la necessità di una revisione del presente regolamento in caso di istituzione della procura europea.
Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva, in particolare, i principi riconosciuti nella Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea.
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato conformemente all’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 1o giugno 201111.
Dato il numero rilevante di modifiche necessarie, il regolamento (CE) n. 1073/1999 dovrebbe essere abrogato e sostituito dal presente regolamento.
A norma dell’articolo 106 bis, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, che estende l’applicazione dell’articolo 325 TFUE alla Comunità europea dell’energia atomica (Euratom), le norme che disciplinano le indagini svolte dall’Ufficio per quanto riguarda l’Unione dovrebbero applicarsi anche riguardo all’Euratom. A norma dell’articolo 106 bis, paragrafo 2, del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica, i riferimenti all’Unione nell’articolo 325 TFUE devono essere intesi come riferimenti all’Euratom e i riferimenti all’Unione nel presente regolamento comprendono pertanto, ove il contesto lo richieda, i riferimenti all’Euratom. È opportuno pertanto abrogare il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF)12,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Art. 1 Obiettivi e compiti
1. Al fine di potenziare la lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione europea e della Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo indicate collettivamente, se il contesto lo richiede, come «Unione»), l’Ufficio europeo per la lotta antifrode, istituito con decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom, («Ufficio») esercita le competenze di indagine conferite alla Commissione:
a) dai pertinenti atti dell’Unione; e
b) dai pertinenti accordi di cooperazione e mutua assistenza conclusi dall’Unione con paesi terzi e organizzazioni internazionali.
2. L’Ufficio fornisce agli Stati membri l’assistenza della Commissione per organizzare una collaborazione stretta e regolare tra le loro autorità competenti, al fine di coordinare la loro azione volta a proteggere gli interessi finanziari dell’Unione dalle frodi. L’Ufficio contribuisce all’elaborazione e allo sviluppo di metodi di prevenzione e di lotta contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. L’Ufficio promuove e coordina, con gli Stati membri e tra di essi, la condivisione di esperienza operativa e di migliori pratiche procedurali nel settore della tutela degli interessi finanziari dell’Unione, e sostiene azioni comuni contro le frodi condotte dagli Stati membri su base volontaria.
3. Il presente regolamento si applica fatti salvi:
a) il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
b) lo statuto dei deputati del Parlamento europeo;
c) lo statuto;
d) il regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio1;
e) il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio2.
4. All’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi istituiti dai trattati o sulla base di questi ultimi («istituzioni, organi e organismi»), l’Ufficio svolge le indagini amministrative volte a lottare contro le frodi, la corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine, esso indaga su fatti gravi, connessi all’esercizio di attività professionali, che costituiscono un inadempimento degli obblighi dei funzionari e degli altri agenti dell’Unione, suscettibili di dare luogo ad azioni disciplinari o, eventualmente, penali, o un inadempimento analogo degli obblighi dei membri delle istituzioni e degli organi, dei dirigenti degli organismi o dei membri del personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi non soggetti allo statuto (in prosieguo indicati collettivamente come «funzionari, altri agenti, membri di istituzioni o organi, dirigenti di organismi, o membri del personale»).
4 bis. L’Ufficio instaura e mantiene strette relazioni con la Procura europea (EPPO) istituita mediante cooperazione rafforzata dal regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio3. Tali relazioni, che si fondano sulla cooperazione reciproca, sullo scambio di informazioni, sulla complementarità e sull’assenza di sovrapposizioni, mirano in particolare ad assicurare l’utilizzo di tutti i mezzi disponibili per la tutela degli interessi finanziari dell’Unione attraverso il sostegno fornito dall’Ufficio all’EPPO e la complementarità dei rispettivi mandati.
5. Ai fini dell’applicazione del presente regolamento, le autorità competenti degli Stati membri e le istituzioni, gli organi e gli organismi possono concludere accordi amministrativi con l’Ufficio. Tali accordi amministrativi possono riguardare, in particolare, la comunicazione di informazioni, lo svolgimento di indagini e ogni misura per darvi seguito.
Art. 2 Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
1) «interessi finanziari dell’Unione» entrate, spese e beni coperti dal bilancio dell’Unione europea, nonché quelli coperti dai bilanci delle istituzioni, degli organi e degli organismi e i bilanci da essi gestiti e controllati;
2) «irregolarità» un’irregolarità quale definita all’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95;
3) «frodi, corruzione e ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione» la definizione data a tali termini nei pertinenti atti dell’Unione e la nozione di «ogni altra attività illecita» comprende quella di «irregolarità» quale definita all’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95;
4) «indagine amministrativa» («indagine») ogni controllo, verifica e operazione svolti dall’Ufficio conformemente agli articoli 3 e 4, al fine di conseguire gli obiettivi di cui all’articolo 1 e di accertare, ove necessario, il carattere irregolare delle attività controllate; tali indagini non incidono sui poteri dell’EPPO o delle autorità competenti degli Stati membri di avviare e svolgere procedimenti penali;
5) «persona interessata» ogni persona o operatore economico sospettati di aver commesso frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione e che sono pertanto oggetto di indagine da parte dell’Ufficio;
6) «operatore economico» la definizione data a questo termine dal regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96;
7) «accordi amministrativi» accordi di carattere tecnico e/o operativo conclusi dall’Ufficio che possono avere come obiettivo, in particolare, di agevolare la cooperazione e lo scambio di informazioni tra le parti e che non creano ulteriori obblighi giuridici.
8) «membro di un’istituzione» un membro del Parlamento europeo, un membro del Consiglio europeo, un rappresentante di uno Stato membro a livello ministeriale in sede di Consiglio, un membro della Commissione, un membro della Corte di giustizia dell’Unione europea (CGUE), un membro del consiglio direttivo della Banca centrale europea o un membro della Corte dei conti, in relazione agli obblighi imposti dal diritto dell’Unione nel contesto dell’esercizio delle sue funzioni in tale veste.
Art. 3 Indagini esterne
1. Negli ambiti di cui all’articolo 1, l’Ufficio esegue controlli e verifiche sul posto negli Stati membri e, conformemente agli accordi di cooperazione e mutua assistenza e agli altri strumenti giuridici in vigore, nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali.
2. L’Ufficio esegue i controlli e le verifiche sul posto conformemente al presente regolamento e, ove non contemplato dal presente regolamento, conformemente al regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96.
3. Gli operatori economici cooperano con l’Ufficio nel corso delle indagini. L’Ufficio può chiedere informazioni scritte e orali, anche mediante colloqui.
4. Quando, conformemente al paragrafo 3 del presente articolo, l’operatore economico interessato si sottopone a un controllo e a una verifica sul posto autorizzati a norma del presente regolamento, non si applicano l’articolo 2, paragrafo 4, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95, l’articolo 6, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 e l’articolo 7, paragrafo 1, del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 nella misura in cui tali disposizioni esigano la conformità al diritto nazionale e possano subordinare l’accesso dell’Ufficio alle informazioni e alla documentazione alle stesse condizioni che si applicano agli ispettori amministrativi nazionali.
5.
Su richiesta dell’Ufficio, l’autorità competente dello Stato membro interessato fornisce senza indebito ritardo al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria ad eseguire efficacemente le sue mansioni, quali specificate nell’autorizzazione scritta di cui all’articolo 7, paragrafo 2.
Lo Stato membro interessato assicura, conformemente al regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, che il personale dell’Ufficio possa avere accesso a tutte le informazioni, alla documentazione e ai dati relativi alla questione oggetto dell’indagine che si dimostrino necessari per uno svolgimento efficace ed efficiente dei controlli e delle verifiche sul posto e che sia in grado di prendere possesso di tali dati o documentazione per evitare qualsiasi rischio di sottrazione. I dispositivi privati, quando sono utilizzati a scopi lavorativi, possono essere oggetto di verifica da parte dell’Ufficio. L’Ufficio assoggetta tali dispositivi a verifica solamente alle stesse condizioni e nella stessa misura in cui le autorità nazionali di controllo sono autorizzate a indagare su dispositivi privati e ove abbia ragionevoli motivi per sospettare che il loro contenuto possa essere pertinente per l’indagine.
6.
Se il personale dell’Ufficio constata che un operatore economico si oppone a un controllo e a una verifica sul posto autorizzati a norma del presente regolamento, vale a dire qualora l’operatore economico rifiuti di concedere l’accesso necessario ai propri locali o a qualsiasi altra zona utilizzata a fini professionali, nasconda informazioni o impedisca lo svolgimento di una qualsiasi delle attività che l’Ufficio deve condurre nel corso di un controllo o una verifica sul posto, le autorità competenti, comprese, ove opportuno, le autorità di contrasto dello Stato membro interessato, prestano al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria per consentire all’Ufficio di svolgere il controllo e la verifica sul posto in modo efficace e senza indebiti ritardi.
Nel prestare assistenza a norma del presente paragrafo o del paragrafo 5, le autorità competenti degli Stati membri agiscono in conformità delle norme procedurali nazionali applicabili all’autorità competente interessata. Se per tale assistenza è necessaria l’autorizzazione di un’autorità giudiziaria conformemente al diritto nazionale, tale autorizzazione viene richiesta.
7. L’Ufficio effettua controlli e verifiche sul posto presentando un’autorizzazione scritta, conformemente all’articolo 7, paragrafo 2. L’Ufficio informa, al più tardi all’avvio del controllo e della verifica sul posto, l’operatore economico in questione della procedura applicabile al controllo e alla verifica sul posto, comprese le garanzie procedurali applicabili, nonché del dovere di collaborare che incombe all’operatore economico.
8. Nell’esercizio delle competenze assegnategli, l’Ufficio rispetta le garanzie procedurali di cui al presente regolamento e al regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Nel corso di un controllo e di una verifica sul posto, l’operatore economico interessato ha il diritto di non rendere dichiarazioni autoincriminanti e di essere assistito da una persona di sua scelta. All’operatore economico che renda dichiarazioni nel corso di un controllo e di una verifica sul posto è offerta la possibilità di esprimersi in una qualsiasi delle lingue ufficiali dello Stato membro in cui si trova. Il diritto dell’operatore economico di essere assistito da una persona di sua scelta non impedisce all’Ufficio di accedere ai suoi locali e non ritarda indebitamente l’inizio del controllo e della verifica.
9. Se uno Stato membro non coopera con l’Ufficio conformemente ai paragrafi 5 e 6, la Commissione può applicare le pertinenti disposizioni del diritto dell’Unione al fine di recuperare i fondi connessi al controllo e alla verifica sul posto in questione.
10. Nell’ambito delle sue funzioni d’indagine, l’Ufficio effettua i controlli e le verifiche di cui all’articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 e alla normativa settoriale di cui all’articolo 9, paragrafo 2, di tale regolamento negli Stati membri e, conformemente agli accordi di cooperazione e mutua assistenza e agli altri strumenti giuridici in vigore, nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali.
11. Nel corso di un’indagine esterna, l’Ufficio può accedere alle informazioni e ai dati pertinenti, a prescindere dal supporto sul quale sono conservati, detenuti dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi e relativi ai fatti oggetto dell’indagine, nella misura in cui ciò sia necessario per accertare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. A tal fine si applica l’articolo 4, paragrafi 2 e 4.
12.
Fatto salvo l’articolo 12 quater, paragrafo 1, qualora l’Ufficio gestisca, prima che sia adottata una decisione sull’eventuale avvio di un’indagine esterna, informazioni che inducono a sospettare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, esso può darne comunicazione alle autorità competenti degli Stati membri interessati e, se necessario, alle istituzioni, agli organi e agli organismi interessati.
Fatta salva la normativa settoriale di cui all’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95, le autorità competenti degli Stati membri interessati assicurano che siano adottate misure adeguate alle quali l’Ufficio può partecipare in conformità del diritto nazionale. Su richiesta, le autorità competenti degli Stati membri interessati informano l’Ufficio delle misure adottate e delle loro conclusioni sulla base delle informazioni di cui al primo comma del presente paragrafo.
Art. 4 Indagini interne
1. Le indagini all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi negli ambiti di cui all’articolo 1 sono condotte conformemente al presente regolamento e alle decisioni adottate dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi pertinenti («indagini interne»).
2. Nel corso delle indagini interne:
a) l’Ufficio ha accesso senza preavviso e senza ritardo alle informazioni e ai dati pertinenti, relativi alla questione oggetto dell’indagine, a prescindere dal tipo di supporto sul quale sono conservati, detenuti dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi, nonché ai locali dei medesimi. I dispositivi privati, quando sono utilizzati a scopi lavorativi, possono essere oggetto di verifica da parte dell’Ufficio. L’Ufficio assoggetta tali dispositivi a verifica solamente nella misura in cui sono utilizzati a scopi lavorativi, alle condizioni stabilite dalle decisioni adottate dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi pertinenti e ove abbia ragionevoli motivi per sospettare che il loro contenuto possa essere pertinente per l’indagine. L’Ufficio ha la facoltà di controllare la contabilità delle istituzioni, degli organi e degli organismi. L’Ufficio può riprodurre e ottenere estratti di qualsiasi documento o del contenuto di qualsiasi supporto di dati detenuti dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi e, se necessario, prendere possesso di tali documenti o dati per evitare qualsiasi rischio di sottrazione;
b) l’Ufficio può chiedere informazioni orali, anche mediante colloqui, e informazioni scritte ai funzionari, agli altri agenti, ai membri di istituzioni od organi, ai dirigenti di organismi o ai membri del personale, accuratamente documentate conformemente alle norme applicabili dell’Unione in materia di riservatezza e protezione dei dati.
3. In base alle medesime norme e condizioni previste all’articolo 3, l’Ufficio può svolgere controlli e verifiche sul posto presso gli operatori economici al fine di avere accesso alle informazioni pertinenti in merito ai fatti oggetto di indagine all’interno delle istituzioni, degli organi e degli organismi.
4. Le istituzioni, gli organi e gli organismi sono informati quando il personale dell’Ufficio svolge un’indagine interna nei loro locali, quando consulta documenti o dati o chiede un’informazione che essi detengono. Fatti salvi gli articoli 10 e 11, l’Ufficio può trasmettere in qualsiasi momento all’istituzione, all’organo o all’organismo in questione le informazioni ottenute nel corso delle indagini interne.
5. Le istituzioni, gli organi e gli organismi predispongono procedure adeguate e prendono le misure necessarie per garantire in ogni fase la riservatezza delle indagini interne.
6.
Qualora dalle indagini interne emerga la possibilità che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale sia una persona interessata, l’istituzione, l’organo o l’organismo al quale tale persona appartiene ne è informato.
In casi nei quali non sia possibile garantire la riservatezza dell’indagine interna utilizzando i consueti canali di comunicazione, l’Ufficio ricorre ad adeguati canali alternativi per trasmettere le informazioni.
In casi eccezionali, la comunicazione di tali informazioni può essere differita sulla base di una decisione motivata del direttore generale, che è trasmessa al comitato di vigilanza dopo la chiusura dell’indagine.
7. La decisione adottata da ogni istituzione, organo o organismo, di cui al paragrafo 1 comprende, in particolare, una norma concernente l’obbligo per funzionari, altri agenti, membri di istituzioni o organi, dirigenti di organismi, o membri del personale di cooperare con l’Ufficio e di informarlo, garantendo nel contempo la riservatezza dell’indagine interna.
8.
Fatto salvo l’articolo 12 quater, paragrafo 1, qualora l’Ufficio gestisca, prima che sia adottata una decisione sull’eventuale avvio di un’indagine interna, informazioni che inducono a sospettare l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, esso può darne comunicazione alle istituzioni, agli organi o agli organismi interessati. Su richiesta, le istituzioni, gli organi o gli organismi interessati informano l’Ufficio in merito alle misure adottate e alle loro conclusioni sulla base di tali informazioni.
Se necessario, l’Ufficio informa anche le autorità competenti dello Stato membro interessato. In tal caso, si applicano i requisiti procedurali previsti all’articolo 9, paragrafo 4, secondo e terzo comma. Se le autorità competenti decidono, conformemente al diritto nazionale, di adottare delle misure sulla base delle informazioni loro trasmesse, esse ne informano, su richiesta, l’Ufficio.
Art. 5 Avvio delle indagini
1. Fatto salvo l’articolo 12 quinquies, il direttore generale può avviare un’indagine in presenza di un sufficiente sospetto, che può basarsi su informazioni fornite da terzi o su informazioni anonime, che induca a supporre l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione. La decisione di avviare l’indagine può tenere conto della necessità di utilizzare in maniera efficiente le risorse dell’Ufficio e della proporzionalità delle misure impiegate. Con riguardo alle indagini interne, si tiene conto specificamente dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo più adeguati a svolgerle, in particolare sulla base della natura dei fatti, dell’incidenza finanziaria effettiva o potenziale del caso e della probabilità di un seguito giudiziario.
2. La decisione di avviare le indagini è adottata dal direttore generale, che agisce di propria iniziativa o su richiesta di un’istituzione, organo o organismo o di uno Stato membro.
3.
Finché il direttore generale valuta se avviare o no un’indagine interna a seguito di una richiesta di cui al paragrafo 2 o finché è in corso un’indagine interna dell’Ufficio, le istituzioni, gli organi e gli organismi interessati non avviano un’indagine parallela sugli stessi fatti, salvo diversi accordi con l’Ufficio.
Il presente paragrafo non si applica alle indagini dell’EPPO a norma del regolamento (UE) 2017/1939.
4.
La decisione se avviare o meno un’indagine è adottata nei due mesi successivi al ricevimento da parte dell’Ufficio di una richiesta di cui al paragrafo 2. La decisione è comunicata senza indugio allo Stato membro, all’istituzione, all’organo o all’organismo che ha presentato la richiesta. La decisione di non avviare un’indagine è motivata. Se alla scadenza di tale periodo di due mesi, l’Ufficio non ha adottato alcuna decisione, si considera che l’Ufficio abbia deciso di non avviare un’indagine.
Se un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale, che agisca conformemente all’articolo 22 bis dello statuto, fornisce informazioni all’Ufficio relative a un sospetto di frode o di irregolarità, l’Ufficio informa tale persona della decisione di avviare o no un’indagine in relazione ai fatti in questione.
5. Il direttore generale, se decide di non avviare un’indagine, può trasmettere senza indugio eventuali informazioni pertinenti, se del caso, alle autorità competenti dello Stato membro interessato, affinché possano essere adottate misure appropriate conformemente al diritto dell’Unione e al diritto nazionale, oppure all’istituzione, all’organo o all’organismo interessati, affinché possano essere adottate misure appropriate conformemente alle norme applicabili a tale istituzione, organo od organismo. L’Ufficio concorda con tale istituzione, organo o organismo, se del caso, le misure opportune per tutelare la riservatezza della fonte informativa e chiede, se necessario, di essere tenuto al corrente delle misure adottate.
6. Il direttore generale, se decide di non avviare un’indagine nonostante vi sia un sufficiente sospetto che induca a supporre l’esistenza di frodi, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione, trasmette senza indugio le informazioni di cui al paragrafo 5.
Art. 6 Accesso alle informazioni contenute in banche dati prima dell’avvio di un’indagine
1. Prima dell’avvio di un’indagine, l’Ufficio ha il diritto di accedere a tutte le informazioni pertinenti contenute in banche dati, detenute da istituzioni, organi o organismi qualora ciò sia indispensabile per valutare il fondamento delle accuse. Tale diritto di accesso è esercitato entro il termine stabilito dall’Ufficio, necessario per una rapida valutazione delle accuse. Nell’esercitare il diritto di accesso, l’Ufficio rispetta i principi di necessità e proporzionalità.
2. L’istituzione, organo o organismo interessato coopera con lealtà, consentendo all’Ufficio di ottenere qualsiasi informazione pertinente alle condizioni specificate nelle decisioni adottate a norma dell’articolo 4, paragrafo 1.
Art. 7 Esecuzione delle indagini
1. Il direttore generale dirige l’esecuzione delle indagini sulla base, se del caso, di istruzioni scritte. Le indagini sono condotte sotto la sua direzione dal personale dell’Ufficio da lui designato. Il direttore generale non conduce personalmente atti di indagine concreti.
2. Il personale dell’Ufficio svolge le proprie mansioni presentando un’autorizzazione scritta, che ne indica l’identità e la qualifica. Il direttore generale rilascia tale autorizzazione, indicando l’oggetto e la finalità dell’indagine, le basi giuridiche per svolgere l’indagine e i poteri d’indagine che ne derivano.
3. Le autorità competenti degli Stati membri forniscono al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria ad assolvere le sue mansioni conformemente al presente regolamento in modo efficace e senza indebiti ritardi. Nel prestare tale assistenza, le autorità competenti degli Stati membri agiscono in conformità delle norme procedurali nazionali a loro applicabili.
3 bis. Su richiesta dell’Ufficio, che deve essere spiegata per iscritto, riguardo a fatti oggetto di indagine, le autorità competenti degli Stati membri forniscono all’Ufficio, alle medesime condizioni che si applicano alle autorità nazionali competenti:
a) le informazioni disponibili nei meccanismi centralizzati automatici di cui all’articolo 32 bis, paragrafo 3, della direttiva (UE) 2015/849 del Parlamento europeo e del Consiglio4;
b) ove strettamente necessario ai fini dell’indagine, il registro delle operazioni.
La richiesta dell’Ufficio include una giustificazione dell’adeguatezza e della proporzionalità della misura per quanto riguarda la natura e la gravità dei fatti oggetto di indagine. Tale richiesta si riferisce soltanto alle informazioni di cui alle lettere a) e b) del primo comma. Gli Stati membri notificano alla Commissione le autorità competenti ai fini delle lettere a) e b) del primo comma.
3 ter. Le istituzioni, gli organi e gli organismi provvedono affinché i rispettivi funzionari, altri agenti, membri, dirigenti e membri del personale prestino al personale dell’Ufficio l’assistenza necessaria per assolvere le sue mansioni in modo efficace e senza indebito ritardo.
4. Se un’indagine si compone di elementi esterni ed interni, si applicano rispettivamente l’articolo 3 e l’articolo 4.
5. Le indagini si svolgono senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso.
6.
Quando le indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure amministrative cautelari al fine di tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, l’Ufficio informa senza indugio l’istituzione, l’organo o l’organismo interessati dell’indagine in corso. Le informazioni trasmesse comprendono i seguenti elementi:
a) l’identità del funzionario, altro agente, membro di un’istituzione o organo, dirigente di un organismo, o membro del personale interessati e una sintesi dei fatti in questione;
b) ogni informazione che possa essere d’ausilio all’istituzione, all’organo o all’organismo interessato al fine di decidere in merito alle opportune misure amministrative cautelari da adottare per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione;
c) le eventuali misure particolari di riservatezza raccomandate, specialmente nei casi che comportano il ricorso a misure d’indagine che rientrano nell’ambito di competenza di un’autorità giudiziaria nazionale o, nel caso di un’indagine esterna, nell’ambito di competenza di un’autorità nazionale, conformemente alle norme nazionali applicabili alle indagini.
L’istituzione, l’organo o l’organismo interessato può consultare in qualsiasi momento l’Ufficio per adottare, in stretta cooperazione con quest’ultimo, adeguate misure cautelari, comprese misure per salvaguardare gli elementi di prova. L’istituzione, l’organo o l’organismo interessato informa senza ritardo l’Ufficio in merito a eventuali misure cautelari adottate.
7. Se necessario, spetta alle autorità competenti degli Stati membri, su richiesta dell’Ufficio, adottare le misure cautelari adeguate previste dal rispettivo diritto nazionale, in particolare misure per la salvaguardia degli elementi di prova.
8. Se un’indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e, se del caso, le misure correttive previste al fine di accelerare l’indagine.
Art. 8 Obbligo di informare l’Ufficio
1.
Negli ambiti di cui all’articolo 1, le istituzioni, gli organi e gli organismi trasmettono senza ritardo all’Ufficio qualsiasi informazione relativa a eventuali casi di frode, corruzione o ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
Quando trasmettono all’EPPO una segnalazione conformemente all’articolo 24 del regolamento (UE) 2017/1939, le istituzioni, gli organi e gli organismi possono adempiere all’obbligo stabilito al primo comma del presente paragrafo trasmettendo all’Ufficio copia di tale segnalazione.
2.
Le istituzioni, gli organi e gli organismi nonché, tranne se vietato dal diritto nazionale, le autorità competenti degli Stati membri trasmettono senza ritardo all’Ufficio, su richiesta dello stesso o di propria iniziativa, ogni documento o informazione che essi detengono relativi a un’indagine in corso dell’Ufficio.
Prima dell’avvio di un’indagine e su richiesta dell’Ufficio, che deve essere spiegata per iscritto, essi trasmettono qualsiasi documento o informazione in loro possesso necessari per valutare le accuse o per applicare i criteri relativi all’avvio di un’indagine di cui all’articolo 5, paragrafo 1.
3. Le istituzioni, gli organi e gli organismi nonché, tranne se vietato dal diritto nazionale, le autorità competenti degli Stati membri trasmettono senza ritardo all’Ufficio, su richiesta dello stesso o di propria iniziativa, ogni altra informazione, altro documento o altro dato in loro possesso ritenuti pertinenti, relativi alla lotta contro le frodi, contro la corruzione e contro ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione.
4.
Il presente articolo non si applica all’EPPO per quanto riguarda i reati in relazione ai quali potrebbe esercitare la propria competenza a norma del capo IV del regolamento (UE) 2017/1939.
Ciò non pregiudica la possibilità per l’EPPO di fornire all’Ufficio informazioni pertinenti sui casi conformemente all’articolo 34, paragrafo 8, all’articolo 36, paragrafo 6, all’articolo 39, paragrafo 4, e all’articolo 101, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2017/1939.
5. Le disposizioni relative alla trasmissione di informazioni in conformità del regolamento (UE) n. 904/2010 del Consiglio5 rimangono invariate.
Art. 9 Garanzie procedurali
1. Nelle sue indagini l’Ufficio raccoglie elementi a carico e a favore della persona interessata. Le indagini sono svolte in modo obiettivo e imparziale e conformemente al principio della presunzione d’innocenza e alle garanzie procedurali enunciate nel presente articolo.
2.
L’Ufficio può sentire, in qualunque momento nel corso di un’indagine, una persona interessata o un testimone. Qualsiasi persona sentita ha il diritto di non autoaccusarsi.
L’invito a un colloquio è inviato a una persona interessata con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso della persona interessata o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine. Nel secondo caso, il termine di preavviso non è inferiore a 24 ore. L’invito comprende un elenco dei diritti della persona interessata, in particolare il diritto di essere assistita da una persona di sua scelta.
L’invito a un colloquio è inviato a un testimone con un preavviso di almeno 24 ore. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso del testimone o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine.
I requisiti di cui al secondo e terzo comma non si applicano alla raccolta di dichiarazioni nell’ambito di controlli e di verifiche sul posto. Le garanzie procedurali di cui all’articolo 3, paragrafi 7 e 8, si applicano alla persona interessata, in particolare il diritto di essere assistiti da una persona di propria scelta.
Se nel corso di un colloquio emergono indizi che un testimone potrebbe essere una persona interessata, il colloquio si conclude. Si applicano immediatamente le regole di procedura di cui al presente paragrafo e ai paragrafi 3 e 4. Tale testimone è informato immediatamente dei suoi diritti in qualità di persona interessata e riceve, su richiesta, una copia dei resoconti di eventuali dichiarazioni da lui rilasciate in passato. L’Ufficio non può utilizzare contro tale persona le sue dichiarazioni passate senza prima concedergli la possibilità di presentare osservazioni al riguardo.
L’Ufficio redige un verbale del colloquio e consente alla persona sentita di consultarlo affinché la stessa possa approvare il verbale o aggiungere osservazioni. L’Ufficio consegna alla persona interessata copia del verbale del colloquio.
3. Non appena emerga da un’indagine che un funzionario, un altro agente, un membro di un’istituzione o organo, un dirigente di un organismo, o un membro del personale possono essere una persona interessata, tale funzionario, altro agente, membro di un’istituzione o organo, dirigente di un organismo, o membro del personale ne è informato, a condizione che ciò non comprometta lo svolgimento dell’indagine o di procedure d’indagine che rientrano nelle competenze di un’autorità giudiziaria nazionale.
4.
Fatti salvi l’articolo 4, paragrafo 6, e l’articolo 7, paragrafo 6, una volta terminata l’indagine e prima che siano redatte conclusioni che facciano riferimento nominativamente a una persona interessata, a tale persona è data la possibilità di presentare le proprie osservazioni sui fatti che la riguardano.
A tal fine, l’Ufficio invia alla persona interessata un invito a presentare le proprie osservazioni, per iscritto o durante un colloquio con il personale designato dall’Ufficio. Tale invito comprende una sintesi dei fatti che riguardano la persona interessata e le informazioni prescritte dagli articoli 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, e indica il termine per la presentazione delle osservazioni, che non è inferiore a 10 giorni lavorativi dal ricevimento dell’invito a presentare osservazioni. Tale termine di preavviso può essere ridotto con il consenso espresso della persona interessata o per ragioni debitamente motivate dall’urgenza dell’indagine. La relazione finale d’indagine fa riferimento a tali eventuali osservazioni.
In casi debitamente giustificati ove necessario per garantire la riservatezza dell’indagine o di un’indagine penale in corso o futura condotta dall’EPPO o da un’autorità giudiziaria nazionale, il direttore generale può, se del caso e previa consultazione dell’EPPO o dell’autorità giudiziaria nazionale competente, decidere di differire l’esecuzione dell’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni.
Nei casi di cui all’articolo 1, paragrafo 2, dell’allegato IX dello statuto, la mancata risposta da parte dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo entro un mese alla richiesta del direttore generale di differire l’obbligo di invitare la persona interessata a presentare le sue osservazioni si considera come una risposta affermativa.
5. Ogni persona sentita può usare una qualsiasi delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione. I funzionari o altri agenti dell’Unione possono tuttavia essere invitati a esprimersi in una lingua ufficiale delle istituzioni dell’Unione di cui abbiano una conoscenza approfondita.
Art. 9 bis Controllore delle garanzie procedurali
1. Un controllore delle garanzie procedurali («controllore») è nominato dalla Commissione, conformemente alla procedura di cui al paragrafo 2, per un mandato non rinnovabile di cinque anni. Allo scadere del mandato rimane in carica fino alla sua sostituzione.
2. Il controllore fa capo, dal punto di vista amministrativo, al comitato di vigilanza. Il segretariato del comitato di vigilanza fornisce al controllore tutto il sostegno amministrativo e giuridico necessario.
3. La Commissione, a titolo del proprio bilancio approvato, assegna al comitato di vigilanza il personale e i mezzi finanziari necessari al controllore.
4. A seguito della pubblicazione di un invito a presentare candidature nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, la Commissione stabilisce un elenco di candidati in possesso dei requisiti prescritti per il posto di controllore. La Commissione nomina il controllore previa consultazione con il Parlamento europeo e il Consiglio.
5. Il controllore dispone delle qualifiche e dell’esperienza necessarie in materia di garanzie procedurali.
6. Il controllore esercita le proprie funzioni in piena indipendenza, anche dall’Ufficio e dal comitato di vigilanza, e non sollecita né accetta istruzioni nell’adempimento delle sue funzioni.
7. Se il controllore cessa di soddisfare le condizioni necessarie allo svolgimento delle sue funzioni o se è riconosciuto responsabile di colpa grave, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono, di comune accordo, sollevarlo dalle sue funzioni.
8. In applicazione del meccanismo di cui all’articolo 9 ter, il controllore vigila sul rispetto, da parte dell’Ufficio, delle garanzie procedurali di cui all’articolo 9 e delle norme applicabili alle indagini condotte dall’Ufficio. Il controllore è competente per la gestione dei reclami di cui all’articolo 9 ter.
9. Il controllore riferisce ogni anno al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione, al comitato di vigilanza e all’Ufficio in merito all’esercizio di tale funzione. Non fa riferimento ai singoli casi oggetto d’indagine e garantisce la riservatezza delle indagini anche dopo la loro chiusura. Il controllore riferisce al comitato di vigilanza su tutte le questioni sistemiche emerse dalle sue raccomandazioni.
Art. 9 ter Meccanismo di reclamo
1. Gli interessati hanno il diritto di presentare reclamo al controllore per quanto riguarda il rispetto, da parte dell’Ufficio, delle garanzie procedurali di cui all’articolo 9 nonché per motivi legati a una violazione delle norme applicabili alle indagini condotte dall’Ufficio, in particolare le violazioni dei requisiti procedurali e dei diritti fondamentali. La presentazione di un reclamo non ha effetto sospensivo sullo svolgimento dell’indagine oggetto del reclamo.
2.
Il reclamo è presentato entro un mese dal momento in cui il reclamante è venuto a conoscenza dei fatti che costituiscono una presunta violazione delle garanzie procedurali o delle norme di cui al paragrafo 1 del presente articolo. In ogni caso, i reclami sono presentati non oltre un mese dalla conclusione dell’indagine.
I reclami relativi al termine di preavviso di cui all’articolo 9, paragrafi 2 e 4, tuttavia, sono presentati prima della scadenza del termine di preavviso di dieci giorni di cui a tali disposizioni.
3.
Quando riceve un reclamo, il controllore ne informa immediatamente il direttore generale.
Entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricezione del reclamo, il controllore stabilisce se sono rispettati i paragrafi 1 e 2.
Se i paragrafi 1 e 2 sono rispettati, il controllore invita l’ufficio ad avviare l’azione per risolvere il reclamo e a informare il controllore entro 15 giorni lavorativi.
Se i paragrafi 1 o 2 non sono rispettati, il controllore archivia il fascicolo e informa il reclamante senza ritardo.
4. Fatto salvo l’articolo 10, l’Ufficio trasmette al controllore tutte le informazioni necessarie per consentirgli di valutare se il reclamo sia giustificato, come pure le informazioni allo scopo di risolvere il reclamo e consentire al controllore di formulare una raccomandazione.
5.
Il controllore formula una raccomandazione su come risolvere il reclamo senza ritardo e comunque entro due mesi dalla data in cui l’Ufficio informa il controllore della misura adottata per risolverlo. Se non riceve le informazioni entro il termine di 15 giorni di cui al terzo comma del paragrafo 3, il controllore formula una raccomandazione entro due mesi dalla scadenza di tale termine.
In casi eccezionali, il controllore può decidere di prorogare il periodo per formulare una raccomandazione di ulteriori 15 giorni civili. Il controllore informa per iscritto il direttore generale dei motivi di tale proroga.
Il controllore può raccomandare all’Ufficio di modificare o abrogare le sue raccomandazioni o relazioni per motivi legati a una violazione delle garanzie procedurali di cui all’articolo 9 o delle norme applicabili alle indagini condotte dall’Ufficio, in particolare le violazioni dei requisiti procedurali e dei diritti fondamentali.
Prima di formulare una raccomandazione, il controllore chiede il parere del comitato di vigilanza.
Il controllore presenta la raccomandazione all’Ufficio e ne dà notifica al reclamante.
In assenza di una raccomandazione del controllore entro il termine stabilito nel presente paragrafo, si ritiene che il controllore abbia respinto il reclamo senza raccomandazione.
6.
Il controllore esamina il reclamo nell’ambito di un procedimento in contraddittorio senza interferire nello svolgimento dell’indagine in corso.
Il controllore può inoltre chiedere ai testimoni di fornire spiegazioni scritte od orali che ritenga utili per accertare i fatti. I testimoni possono rifiutare di fornire tali spiegazioni.
7. Il direttore generale adotta le opportune misure giustificate dalla raccomandazione. Se decide di non seguire la raccomandazione del controllore, il direttore generale comunica al reclamante e al controllore i principali motivi di tale decisione, tranne qualora tale comunicazione possa interferire con l’indagine in corso. Il direttore generale indica i motivi che lo hanno indotto a non seguire la raccomandazione del controllore con nota da accludere alla relazione finale d’indagine.
8. Il meccanismo di reclamo ai sensi del presente articolo lascia impregiudicati i mezzi di ricorso disponibili a norma dei trattati, comprese le azioni relative al risarcimento dei danni.
9. Il direttore generale può chiedere il parere del controllore in merito a qualsiasi questione attinente alle garanzie procedurali o ai diritti fondamentali che rientri nel mandato del controllore, anche in merito alla decisione di differire la comunicazione delle informazioni alla persona interessata ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 3. In tale richiesta il direttore generale indica il termine entro il quale il controllore risponde.
10. Fatti salvi i termini di cui all’articolo 90 dello statuto, in caso di reclamo presentato al direttore generale da un funzionario o altro agente dell’Unione in conformità dell’articolo 90 bis dello statuto, se detto funzionario o altro agente ha altresì presentato reclamo al controllore in merito alla stessa questione, il direttore generale aspetta di conoscere la raccomandazione del controllore prima di rispondere al reclamo.
11.
Il controllore, previa consultazione del comitato di vigilanza, adotta disposizioni di attuazione per la gestione dei reclami.
Tali disposizioni di attuazione comprendono, in particolare, norme dettagliate:
a) per la presentazione di un reclamo;
b) sullo scambio di informazioni tra il comitato di vigilanza, il controllore e il direttore generale;
c) sulle modalità per affrontare le questioni sollevate in un reclamo dell’Ufficio;
d) su come esaminare un reclamo nell’ambito di un procedimento in contraddittorio in conformità del primo comma del paragrafo 6;
e) su come formulare e comunicare la raccomandazione del controllore;
f) i casi debitamente giustificati in cui il direttore generale può discostarsi dalla raccomandazione del controllore e la procedura da seguire in tali casi.