Decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione del 13 marzo 2015 sulla sicurezza nella Commissione
Testo vigente
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e le immunità dell'Unione europea allegato ai trattati, in particolare l'articolo 18,
Obiettivo della sicurezza nella Commissione è consentire all'istituzione di agire in un ambiente sicuro grazie a un approccio coerente, integrato per quanto riguarda la sicurezza, che offra adeguati livelli di protezione a persone, risorse e informazioni in funzione dei rischi identificati, e garantisca una sicurezza efficiente e tempestiva.
La Commissione, come altre istituzione internazionali, è sottoposta a minacce e sfide gravi per la sicurezza, in particolare per quanto riguarda il terrorismo, gli attacchi informatici, lo spionaggio politico e commerciale.
La Commissione europea ha concluso accordi relativi alla sicurezza per le proprie sedi principali con i governi di Belgio, Lussemburgo e Italia1, che confermano che la Commissione è responsabile della propria sicurezza.
Per assicurare la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni, la Commissione può essere tenuta ad adottare misure in settori tutelati dai diritti fondamentali iscritti nella Carta dei diritti fondamentali e nella convenzione europea dei diritti dell'uomo e riconosciuti dalla Corte di giustizia europea.
Tali misure devono essere giustificate dall'importanza degli interessi da tutelare, proporzionate e tali da assicurare il pieno rispetto dei diritti fondamentali, soprattutto quelli relativi alla vita privata e alla protezione dei dati.
Nell'ambito di un sistema ispirato allo Stato di diritto e al rispetto dei diritti fondamentali, la Commissione deve adoperarsi per ottenere un livello di sicurezza del personale, delle risorse e delle informazioni tale da permettere lo svolgimento delle proprie attività operative senza limitare i diritti fondamentali oltre lo stretto necessario.
La sicurezza nella Commissione si basa sui principi di legalità, trasparenza, proporzionalità e responsabilità.
I membri del personale incaricato di prendere misure di sicurezza non devono essere penalizzati a causa delle loro attività se non agiscono al di fuori del loro mandato o in violazione della legge; sotto questo aspetto la presente decisione deve pertanto essere considerata come un'istruzione di servizio ai sensi dello statuto dei funzionari.
La Commissione, con iniziative adeguate, deve stimolare e rafforzare la propria cultura della sicurezza, assicurando una sicurezza più efficiente, migliorandone la gestione e intensificando ulteriormente le reti di connessione e la cooperazione con le autorità competenti a livello internazionale, europeo e nazionale, e migliorando il monitoraggio e il controllo dell'attuazione delle misure di sicurezza.
L'istituzione del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE), organo funzionalmente autonomo dell'Unione, ha avuto un impatto sensibile sugli interessi della Commissione in materia di sicurezza, e richiede pertanto l'elaborazione di norme e procedure di collaborazione nel settore della sicurezza e dell'incolumità tra il SEAE e la Commissione, in particolare per quanto riguarda l'assolvimento dell'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione nelle delegazioni dell'Unione.
L'attuazione della politica di sicurezza della Commissione dovrebbe essere coerente con altre procedure e processi interni che possono comportare una componente di sicurezza; tra questi, in particolare, la gestione della continuità operativa volta a tutelare le funzioni essenziali della Commissione in caso di perturbazione delle attività operative, e il processo ARGUS di coordinamento delle crisi multisettoriali.
Fatte salve le misure già in vigore al momento dell'adozione della presente decisione, notificate al garante europeo della protezione dei dati2, le disposizioni nell'ambito della presente decisione che comportano il trattamento di dati personali sono oggetto di norme di attuazione conformemente all'articolo 21, che stabilisce adeguate garanzie a tutela delle persone interessate.
Occorre pertanto che la Commissione riesamini, aggiorni e consolidi la base normativa vigente in materia di sicurezza alla Commissione.
È quindi necessario abrogare la decisione (94) 21293 della Commissione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Capo 1. Disposizioni generali
Art. 1 Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
1) «risorse», tutti i beni mobili e immobili di proprietà o in possesso della Commissione;
2) «servizio della Commissione», le direzioni generali, i servizi della Commissione o il gabinetto di un membro della Commissione;
3) «sistema di comunicazione e informazione» o «CIS», ogni sistema che consente il trattamento delle informazioni in forma elettronica, compreso l'insieme delle risorse necessarie al suo funzionamento, nonché l'infrastruttura, l'organizzazione, il personale e le risorse d'informazione;
4) «controllo dei rischi», le misure di sicurezza presumibilmente in grado di tenere efficacemente sotto controllo un rischio per la sicurezza prevenendolo, attenuandolo, evitandolo o trasferendolo;
5) «situazione di crisi», la circostanza, l'evento, l'incidente, l'emergenza (o una combinazione simultanea o successiva di questi) tale da mettere in pericolo grave o immediato la sicurezza nella Commissione, a prescindere dall'origine;
6) «dati», l'informazione in una forma che ne consente la comunicazione, la registrazione o il trattamento;
7) «membro della Commissione responsabile della sicurezza», il membro della Commissione sotto l'autorità del quale rientra la direzione generale Risorse umane e sicurezza;
8) «dati personali», i dati personali definiti nell'articolo 2, lettera a) del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio4;
9) «locali», beni immobili o assimilabili di proprietà o in possesso della Commissione;
10) «prevenzione del rischio», le misure di sicurezza che presumibilmente impediscono, ritardano o pongono termine a un rischio per la sicurezza.
11) «rischio per la sicurezza», la combinazione del livello di pericolo, del livello di vulnerabilità e del potenziale impatto di un evento;
12) «sicurezza nella Commissione», la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione, in particolare l'incolumità delle persone e l'integrità delle risorse, l'integrità, la riservatezza e la disponibilità delle informazioni e dei sistemi di comunicazione e informazione, nonché il funzionamento senza ostacoli delle attività operative della Commissione;
13) «misura di sicurezza», ogni misura di sicurezza adottata conformemente alla presente decisione per tenere sotto controllo i rischi per la sicurezza;
14) «statuto», lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea definiti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio5;
15) «minaccia per la sicurezza», un evento o agente che presumibilmente, in mancanza di una reazione che lo ponga sotto controllo, compromette la sicurezza;
16) «minaccia immediata per la sicurezza» una minaccia per la sicurezza che si verifica senza preavviso o con preavviso estremamente breve;
17) «grave minaccia per la sicurezza», una minaccia per la sicurezza che presumibilmente può comportare perdite di vite umane, gravi lesioni o danni personali, ingenti danni materiali, compromissione di informazioni altamente sensibili, perturbazione dei sistemi informatici o delle capacità operative essenziali della Commissione;
18) «vulnerabilità», una debolezza di qualsiasi tipo che presumibilmente, se fruttata per una o più minacce, compromette la sicurezza nella Commissione.
Art. 2 Oggetto
1. La presente decisione stabilisce gli obiettivi, i principi fondamentali, l'organizzazione e le responsabilità in relazione alla sicurezza presso la Commissione.
2. La presente decisione si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione. Il personale della Commissione che lavora nelle delegazioni dell'Unione è soggetto alle norme di sicurezza del Servizio europeo per l'azione esterna6.
3. Fatte salve indicazioni specifiche relative a particolari categorie del personale, la presente decisione si applica ai membri della Commissione, al personale della Commissione che rientra nel campo di applicazione dello statuto dei funzionari dell'Unione europea e regime applicabile agli altri agenti dell'Unione, agli esperti nazionali distaccati presso la Commissione (END), ai prestatori di servizi e al loro personale, ai tirocinanti e ai singoli che hanno accesso a fabbricati o altre risorse della Commissione, o alle informazioni trattate dalla Commissione.
4. Le disposizioni della presente decisione lasciano impregiudicate la decisione 2002/47/CE, ECSC, Euratom della Commissione7, la decisione 2004/563/EC, Euratom della Commissione8, la decisione C(2006) 1623 della Commissione9 e la decisione C(2006) 3602 della Commissione10.
Capo 2. Principi
Art. 3 Principi di sicurezza nella Commissione
1. La Commissione applica la presente decisione nel rispetto dei trattati, in particolare della Carta dei diritti fondamentali e del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea, degli accordi di cui al considerando 2, delle disposizioni normative nazionali applicabili e dei termini della presente decisione. Se necessario, sarà redatta una comunicazione di sicurezza ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2 per fornire orientamenti in merito.
2. La sicurezza nella Commissione si basa sui principi di legalità, trasparenza, proporzionalità e responsabilità.
3. Per principio di legalità s'intende la stretta adesione al quadro giuridico nell'applicare la presente decisione e la rigorosa ottemperanza alle prescrizioni legali.
4. Le misure di sicurezza sono adottate apertamente, salvo se tale approccio rischi di comprometterne gli effetti. I destinatari di una misura di sicurezza sono informati preliminarmente delle ragioni e dell'impatto della misura, salvo se ciò rischi di compromettere l'effetto della misura. In tal caso, il destinatario è informato quando il rischio di compromettere l'effetto della misura di sicurezza è cessato.
5. I servizi della Commissione assicurano che si tenga conto degli aspetti relativi alla sicurezza sin dall'inizio dell'elaborazione e attuazione di politiche, decisioni, programmi, progetti e attività della Commissione di cui i suddetti servizi sono responsabili. A tal fine, essi coinvolgono la direzione generale Risorse umane e sicurezza in generale e il responsabile capo della sicurezza dell'informazione della Commissione sin dalle prime fasi della preparazione.
6. Se opportuno, la Commissione chiede la cooperazione delle autorità competenti dello Stato ospitante, di altri Stati membri e delle istituzioni, agenzie o organi dell'UE, se possibile, tenendo conto delle misure adottate o pianificate da tali autorità per far fronte al rischio per la sicurezza in questione.
Art. 4 Obbligo di osservanza
1. L'osservanza della presente decisione, delle relative norme di attuazione e delle misure e istruzioni di sicurezza impartite dal personale incaricato è obbligatoria.
2. L'inosservanza delle disposizioni di sicurezza è passiva di azione disciplinare conformemente ai trattati e allo statuto dei funzionari, di sanzioni contrattuali e/o di azione legale nell'ambito delle disposizioni normative e regolamentari nazionali.
Capo 3. Garantire la sicurezza
Art. 5 Personale incaricato
1. Solo al personale autorizzato con incarico nominativo conferito dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza, in base alle rispettive funzioni, può essere attribuito il potere di adottare una o più delle seguenti misure:
1) portare armi individuali;
2) condurre le indagini di sicurezza di cui all'articolo 13;
3) adottare le misure di cui all'articolo 12 secondo quanto specificato nell'incarico.
2. Gli incarichi di cui al paragrafo 1 sono conferiti per una durata che non supera il periodo durante il quale la persona interessata detiene il posto o la funzione per cui l'incarico è conferito. Tali incarichi sono conferiti conformemente alle disposizioni applicabili di cui all'articolo 3, paragrafo 1.
3. Per quanto riguarda il personale incaricato, la presente decisione costituisce un'istruzione di servizio ai sensi dell'articolo 21 dello statuto dei funzionari.
Art. 6 Disposizioni generali relative alle misure di sicurezza
1. Nell'adottare le misure di sicurezza la Commissione, per quanto ragionevolmente possibile, garantisce quanto segue:
a) chiede sostegno o assistenza solo presso il paese interessato, purché tale paese sia uno Stato membro dell'Unione europea o, in caso contrario, uno Stato parte della convenzione europea dei diritti dell'uomo, o garantisca diritti almeno equivalenti a quelli della suddetta convenzione;
b) trasferisce informazioni su una persona a destinatari diversi dalle istituzioni e organismi comunitari, non soggetti alla normativa nazionale adottata in attuazione della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio11, solo conformemente all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001;
c) nei confronti della persona che costituisce una minaccia per la sicurezza sono adottate misure di sicurezza di cui la persona può essere tenuta a sostenere i costi. Tali misure di sicurezza possono essere dirette contro altre persone solo se occorre controllare una minaccia immediata o grave per la sicurezza e se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
a) le misure previste contro la persona che costituisce una minaccia per la sicurezza non possono essere adottate o presumibilmente non avranno efficacia;
b) la Commissione non può controllare la minaccia per la sicurezza con azioni proprie o non può farlo in modo tempestivo;
c) la misura non costituisce un pericolo sproporzionato per l'altra persona o per i suoi diritti.
2. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza stabilisce un quadro d'insieme delle misure di sicurezza che, in base alle disposizioni legislative e regolamentari dello Stato membro che ospita i locali della Commissione, possono richiedere un'ordinanza del tribunale.
3. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può rivolgersi a un appaltatore per lo svolgimento dei compiti relativi alla sicurezza, sotto la direzione e supervisione della direzione Sicurezza.
Art. 7 Misure di sicurezza relative alle persone
1. Nei locali della Commissione è accordato alle persone un livello di protezione adeguato tenendo conto degli obblighi di sicurezza.
2. In caso di gravi rischi per la sicurezza, la direzione generale Risorse umane e sicurezza offre una protezione ravvicinata ai membri della Commissione o ad altro personale laddove una valutazione del rischio ne abbia indicato la necessità per garantirne sicurezza e incolumità.
3. In caso di gravi rischi per la sicurezza, la Commissione può ordinare l'evacuazione dei locali.
4. Le vittime di incidenti o attentati nei locali della Commissione ricevono assistenza.
5. Per prevenire e controllare i rischi per la sicurezza, il personale incaricato può procedere a controlli dei precedenti delle persone che rientrano nell'ambito di applicazione della presente decisione, al fine di stabilire se il loro accesso ai locali o alle informazioni della Commissione presenti una minaccia per la sicurezza. A tal fine, e conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 e alle disposizioni di cui all'articolo 3, paragrafo 1, il personale incaricato può:
a) avvalersi di tutte le fonti d'informazione disponibili alla Commissione, tenendo conto dell'affidabilità della fonte;
b) accedere al fascicolo personale o ai dati che la Commissione detiene sulle persone che assume o intende assumere, o a quelli del personale dell'appaltatore, se debitamente giustificato.
Art. 8 Misure di sicurezza concernenti la sicurezza fisica e le risorse
1. La sicurezza delle risorse è garantita dall'applicazione di opportune misure di protezione fisica e tecnica e delle procedure corrispondenti, di seguito «misure di sicurezza fisica» che costituiscono un sistema multistrato.
2. A norma del presente articolo si possono adottare misure intese alla protezione delle persone e delle informazioni nella Commissione, nonché delle risorse.
3. La sicurezza fisica ha i seguenti obiettivi:
prevenire atti di violenza diretti a membri della Commissione o a persone che rientrano nel campo d'applicazione della presente decisione;
prevenire lo spionaggio e l'ascolto indiscreto di informazioni sensibili o classificate;
prevenire il furto, gli atti di vandalismo, sabotaggio o altre azioni violente intese a danneggiare o distruggere edifici e risorse della Commissione;
rendere possibile l'indagine sugli incidenti in materia di sicurezza anche tramite controlli dei registri di entrata e di uscita, videosorveglianza, registrazioni telefoniche e dati analoghi di cui all'articolo 22, paragrafo 2 di seguito e altre fonti d'informazione.
4. La sicurezza fisica comprende:
una politica d'accesso applicabile alle persone e ai veicoli che devono accedere ai locali della Commissione, comprese le aree di parcheggio;
un sistema di controllo dell'accesso che comprende guardie, attrezzature e misure tecniche, sistemi d'informazione o una combinazione dei suddetti elementi.
5. Per garantire la sicurezza fisica, si può procedere come segue:
registrare l'entrata e l'uscita dai locali della Commissione di persone, veicoli, beni e attrezzature;
controllare l'identità nei locali;
ispezionare veicoli, beni e attrezzature con mezzi visivi o tecnici;
impedire a persone, veicoli e beni non autorizzati di accedere ai locali della Commissione.
Art. 9 Misure di sicurezza relative alle informazioni
1. La sicurezza dell'informazione copre tutte le informazioni trattate dalla Commissione.
2. A prescindere dalla forma, la sicurezza dell'informazione deve poter conciliare trasparenza, proporzionalità, responsabilità ed efficienza con l'esigenza di proteggere l'informazione contro l'accesso, l'uso, la diffusione, la modifica o la distruzione senza autorizzazione.
3. Obiettivo della sicurezza dell'informazione è la protezione della riservatezza, dell'integrità e della disponibilità.
4. Per classificare le informazioni e per elaborare misure, procedure e norme di sicurezza proporzionate, misure di mitigazione comprese, si ricorre alle procedure di gestione del rischio.
5. I suddetti principi generali alla base della sicurezza dell'informazione si applicano in particolare per quanto riguarda:
a) le «informazioni classificate UE» (di seguito «ICUE»), ossia qualsiasi informazione o qualsiasi materiale designati da una classifica di sicurezza UE, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;
b) le «informazioni sensibili non classificate», ossia le informazioni o il materiale che la Commissione deve tutelare in forza degli obblighi giuridici iscritti nei trattati o nei relativi atti di esecuzione, e/o in ragione della loro sensibilità. Le informazioni sensibili non classificate comprendono, ma non solo, le informazioni e il materiale coperti dal segreto professionale di cui all'articolo 339 del TFUE, le informazioni concernenti gli interessi tutelati nell'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio12 in combinato disposto con la giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, e i dati personali che rientrano nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 45/2001.
6. Il trattamento e la conservazione delle informazioni sensibili non classificate sono regolamentati. Tali informazioni sono comunicate solo alle persone che hanno una «necessità di conoscere». Se ritenuto necessario per proteggerne la riservatezza, sono identificate da un contrassegno di sicurezza con istruzioni di trattamento corrispondenti approvate dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza. Se trattate o conservate nei sistemi di comunicazione e informazione, tali informazioni sono protette anche conformemente alla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti.
7. La persona responsabile della compromissione o della perdita di ICUE o di informazioni sensibili non classificate, riconosciute tali nelle disposizioni che ne disciplinano il trattamento e la conservazione, è passibile di azione disciplinare conformemente allo statuto dei funzionari. L'azione disciplinare non pregiudica eventuali azioni legali o penali delle autorità nazionali competenti degli Stati membri secondo le rispettive disposizioni legislative e regolamentari, né i rimedi contrattuali.
Art. 10 Misure di sicurezza relative ai sistemi di comunicazione e informazione
1. Tutti i sistemi di comunicazione e informazione («CIS») in uso alla Commissione si conformano alla politica della Commissione in materia di sicurezza dei sistemi d'informazione stabilita dalla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti.
2. I servizi della Commissione che detengono, gestiscono o elaborano CIS permettono solo ad altre istituzioni, agenzie, organi o organizzazioni dell'UE di avere accesso a tali sistemi purché dette istituzioni, agenzie, organi o organizzazioni dell'Unione offrano ragionevoli garanzie di protezione dei rispettivi sistemi IT, a livello equivalente a quello della politica della Commissione in materia di sicurezza dei sistemi d'informazione stabilita dalla decisione (2006) 3602 e relative norme di attuazione e standard corrispondenti. La Commissione controlla tale conformità e, in caso di grave o ripetuta inosservanza, ha facoltà di negare l'accesso.
Art. 11 Analisi forense relativa alla sicurezza informatica
La direzione generale Risorse umane e sicurezza è in particolare responsabile dello svolgimento dell'analisi tecnica forense in collaborazione con i servizi della Commissione competenti a sostegno delle indagini di sicurezza di cui all'articolo 13, in relazione a controspionaggio, perdita di dati, attacchi informatici, sicurezza dei sistemi d'informazione.