Decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione del 13 marzo 2015 sulla sicurezza nella Commissione
Testo vigente
Art. 12 Misure di sicurezza relative alle persone e alle cose
1. Per garantire la sicurezza nella Commissione e al fine di evitare e tenere sotto controllo i rischi, il personale incaricato a norma dell'articolo 5 può, secondo i principi definiti nell'articolo 3, prendere tra l'altro una o più delle misure seguenti:
a) la messa in sicurezza dei luoghi e delle prove, compresi i registri di controllo delle entrate e delle uscite e le immagini di videosorveglianza in caso d'incidenti o di comportamenti che possono comportare procedimenti amministrativi, disciplinari, civili o penali;
b) misure limitate nei confronti di persone che costituiscono una minaccia per la sicurezza, tra le quali l'ordine di uscire dai locali della Commissione, l'accompagnamento di persone fuori dai locali della Commissione, il divieto di accesso ai locali della Commissione per un periodo di tempo fissato in base a criteri da definire nelle norme di attuazione;
c) misure limitate nei confronti degli oggetti che costituiscono una minaccia per la sicurezza, tra le quali la rimozione, il sequestro e l'eliminazione;
d) la perquisizione dei locali della Commissione, uffici compresi;
e) la perquisizione dei CIS e delle attrezzature, dei dati del traffico telefonico e delle telecomunicazioni, dei registri, dei conti utenti ecc;
f) altre misure di sicurezza specifiche con effetto analogo per evitare o tenere sotto controllo i rischi per la sicurezza, in particolare nel contesto dei diritti della Commissione in quanto proprietario o datore di lavoro secondo le disposizioni legislative nazionali applicabili.
2. In circostanze eccezionali, i membri del personale della direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, incaricati a norma dell'articolo 5, possono prendere le misure d'emergenza necessarie nel rigoroso rispetto dei principi definiti nell'articolo 3. Non appena possibile dopo aver preso le suddette misure, essi informano il direttore della direzione Sicurezza, che richiede presso il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza il mandato di conferma delle misure prese e di autorizzazione di eventuali ulteriori azioni necessarie, e si mette in contatto, se opportuno, con le autorità nazionali competenti.
3. Le misure di sicurezza di cui al presente articolo sono documentate nel momento in cui sono prese o, in presenza di rischio immediato o in una situazione di crisi, in un tempo successivo ragionevole. In quest'ultimo caso la documentazione deve includere anche gli elementi su cui si basa la valutazione della presenza di un rischio immediato o di una situazione di crisi. La documentazione può essere concisa, ma deve essere costituita in modo da permettere alla persona oggetto della misura di esercitare i propri diritti di difesa e di protezione dei dati personali conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001, e da consentire un esame della legittimità della misura. Nessuna informazione su misure di sicurezza specifiche dirette a un membro del personale è riportata nel fascicolo personale.
4. Nel prendere le misure di sicurezza di cui al punto b), la Commissione garantisce inoltre che la persona in questione abbia la possibilità di contattare un avvocato o una persona di fiducia e che sia informata del diritto di ricorrere al garante europeo della protezione dei dati.
Art. 13 Indagini
1. Fatti salvi l'articolo 86 e l'allegato IX dello statuto, ed eventuali regimi speciali tra la Commissione e il SEAE, come quello firmato il 28 maggio 2014 tra la direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione europea e il Servizio europeo per l'azione esterna relativo all'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione, le indagini di sicurezza si possono svolgere:
a) in caso di incidenti concernenti la sicurezza nella Commissione, anche per sospetti reati penali;
b) in caso di potenziale perdita, manomissione o compromissione di informazioni sensibili non classificate, ICUE o informazioni Euratom classificate;
c) in un contesto di controspionaggio o antiterrorismo;
d) in caso di gravi incidenti informatici.
2. La decisione di svolgere un'indagine di sicurezza è presa dal direttore generale delle risorse umane e della sicurezza, che è anche il destinatario del rapporto d'indagine.
3. Le indagini di sicurezza sono svolte solo da membri abilitati del personale della direzione generale Risorse umane e sicurezza, debitamente incaricate in conformità all'articolo 5.
4. Il personale incaricato esercita i propri poteri in materia di sicurezza in modo indipendente, come specificato nell'incarico, e dispone dei poteri di cui all'articolo 12.
5. Il personale incaricato e competente nello svolgimento delle indagini di sicurezza può raccogliere informazioni da tutte le fonti disponibili in relazione a reati amministrativi o penali commessi nei locali della Commissione o che implichino le persone di cui all'articolo 2, paragrafo 3, siano esse vittime o autori di tali reati.
6. La direzione generale Risorse umane e sicurezza informa le autorità competenti dello Stato membro ospitante o di altri Stati membri interessati, se opportuno, in particolare laddove l'esito dell'indagine presenti indicazioni di un reato penale. In tale contesto, la direzione generale Risorse umane e sicurezza, se opportuno o necessario, può fornire assistenza alle autorità competenti dello Stato membro ospitante o di altri Stati membri interessati.
7. In caso di gravi incidenti informatici, la direzione generale dell'Informatica collabora strettamente con la direzione generale Risorse umane e sicurezza per offrire assistenza in tutte le questioni tecniche. La direzione generale Risorse umane e sicurezza decide, in consultazione con la direzione generale dell'Informatica, dell'opportunità di informare le autorità competenti dello Stato ospitante o di altri Stati membri interessati. Per quanto riguarda il sostegno ad altre istituzioni e agenzie dell'UE potenzialmente interessate, si ricorre ai servizi di coordinamento degli incidenti della squadra di pronto intervento informatico delle istituzioni, organi e agenzie europei (Computer Emergency Response Team, CERT-UE).
8. Le indagini di sicurezza sono documentate.
Art. 14 Definizione delle competenze nelle indagini di sicurezza e di altro tipo
1. La direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza, se svolge indagini di sicurezza di cui all'articolo 13 e se dette indagini rientrano nelle competenze dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) o dell'ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC), si mette immediatamente in contatto con tali organi al fine, in particolare, di non compromettere le fasi successive dell'OLAF o dell'IDOC. Se opportuno, la direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza invita l'OLAF e l'IDOC a partecipare all'indagine.
2. Le indagini di sicurezza di cui all'articolo 13 non pregiudicano i poteri dell'OLAF e dell'IDOC definiti nelle disposizioni che disciplinano tali organi. Alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può esser chiesto di fornire assistenza tecnica a indagini avviate dall'OLAF o dall'IDOC.
3. Alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza può esser chiesto di assistere agenti dell'OLAF che accedono ai locali della Commissione in conformità all'articolo 3, paragrafo 5 e all'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio13, per agevolarne i compiti. La direzione Sicurezza informa di tali richieste di assistenza il segretario generale e il direttore generale della direzione generale Risorse umane e sicurezza o, se l'indagine si svolge nei locali della Commissione occupati dai suoi membri o dal segretario generale, il presidente della Commissione e il commissario responsabile delle risorse umane.
4. Fatto salvo l'articolo 22, lettera a), dello statuto, se un caso rientra nella competenza sia della direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza sia dell'IDOC, la direzione Sicurezza, nel riferire al direttore generale delle risorse umane e della sicurezza conformemente all'articolo 13, valuta nella fase più precoce possibile se vi siano motivi che giustifichino l'affidamento della questione a IDOC. Questa fase si considera raggiunta in particolare quando la situazione di minaccia immediata è cessata. Il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza decide in merito.
5. Se un caso rientra nella competenza sia della direzione sicurezza della direzione generale Risorse umane e sicurezza sia dell'OLAF, la direzione Sicurezza riferisce al direttore generale delle Risorse umane e della sicurezza e ne informa il direttore generale dell'OLAF nella fase più precoce possibile. Questa fase si considera raggiunta in particolare quando la situazione di minaccia immediata è cessata. Il direttore generale delle risorse umane e della sicurezza decide in merito.
Art. 15 Ispezioni di sicurezza
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza avvia ispezioni di sicurezza per verificare che i servizi della Commissione e le persone interessate si conformino alla presente decisione e alle relative norme di attuazione e, se necessario, formulare raccomandazioni.
2. Laddove opportuno, la direzione generale Risorse umane e sicurezza avvia ispezioni di sicurezza o controlli di sicurezza o visite di valutazione, per verificare se il personale, le risorse e le informazioni della Commissione posti sotto la responsabilità di altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o degli Stati membri, di Stati terzi o di organizzazioni internazionali, siano adeguatamente protetti secondo disposizioni normative e regolamentari almeno equivalenti a quelle della Commissione. Se opportuno e in uno spirito di collaborazione tra amministrazioni, le suddette ispezioni di sicurezza comprendono anche quelle svolte nel contesto dello scambio di informazioni classificate con altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o degli Stati membri, di Stati terzi o di organizzazioni internazionali.
3. Il presente articolo è applicato, mutatis mutandis, al personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione, fatti salvi eventuali regimi speciali tra la Commissione e il SEAE, come quello firmato il 28 maggio 2014 tra la direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione europea e il Servizio europeo per l'azione esterna relativo all'obbligo di diligenza nei confronti del personale della Commissione assegnato alle delegazioni dell'Unione.
Art. 16 Stati di allerta e gestione delle situazioni di crisi
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della disposizione di opportune misure relative allo stato di allerta, preliminarmente o in risposta a minacce e incidenti che interessano la sicurezza della Commissione, e delle misure necessarie alla gestione delle situazioni di crisi.
2. Le misure relative allo stato di allerta di cui al paragrafo 1 sono commisurate al livello di minaccia per la sicurezza. I livelli dello stato di allerta sono definiti in stretta collaborazione con i servizi competenti di altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o dello Stato membro o degli Stati membri che ospitano i locali della Commissione.
3. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è il punto di contatto per gli stati di allerta e di gestione delle situazioni di crisi.
Capo 4. Organizzazione
Art. 17 Competenze generali dei servizi della Commissione
1. Le responsabilità della Commissione di cui alla presente decisione sono esercitate dalla direzione generale Risorse umane e sicurezza sotto l'autorità e responsabilità del membro della Commissione responsabile della sicurezza.
2. Le modalità specifiche riguardanti la sicurezza informatica sono definite nella decisione (2006) 3602.
3. Le responsabilità di attuazione della presente decisione con le relative norme di attuazione, e dell'osservanza quotidiana possono essere delegate ad altri servizi della Commissione, laddove il decentramento della sicurezza offra garanzie di efficienza, risparmio di tempo o di risorse, ad esempio grazie all'ubicazione geografica dei servizi interessati.
4. Quando si applica il paragrafo 3, la direzione generale Risorse umane e sicurezza e se opportuno il direttore generale dell'informatica, concludono accordi con i singoli servizi della Commissione volti a definire chiaramente ruoli e responsabilità per l'attuazione e il controllo delle politiche di sicurezza.
Art. 18 Direzione generale Risorse umane e Sicurezza
1. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è in particolare responsabile di quanto segue:
1) elaborare la politica di sicurezza della Commissione, le norme di attuazione e le comunicazioni di sicurezza;
2) raccogliere informazioni al fine di valutare le minacce e i rischi per la sicurezza su tutte le questioni che potrebbero compromettere la sicurezza nella Commissione;
3) fornire controsorveglianza elettronica e protezione a tutti i siti della Commissione, tenendo debitamente conto delle valutazioni della minaccia e delle prove di attività non autorizzate contro gli interessi della Commissione;
4) offrire ai servizi e al personale della Commissione prestazioni di emergenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sulle questioni connesse alla sicurezza;
5) attuare le misure di sicurezza volte a mitigare i rischi per la sicurezza e a sviluppare e provvedere alla manutenzione dei CIS a copertura di tutte le esigenze operative, in particolare nel settore del controllo dell'accesso fisico, dell'amministrazione delle autorizzazioni di sicurezza e del trattamento delle informazioni sensibili e classificate UE;
6) sensibilizzare, organizzare esercizi ed esercitazioni, formazione e consulenza su tutte le questioni relative alla sicurezza nella Commissione, al fine di promuovere una cultura della sicurezza e creare una squadra di membri del personale adeguatamente formata nelle questioni relative alla sicurezza.
2. La direzione generale Risorse umane e sicurezza, fatte salve le competenze e responsabilità degli altri servizi della Commissione, assicura un collegamento esterno:
1) con i servizi di sicurezza delle altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione sulle questioni relative alla sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione;
2) con i servizi di sicurezza, di intelligence e di valutazione della minaccia, comprese le autorità nazionali competenti in materia, degli Stati membri, dei paesi terzi e di organizzazioni e organi internazionali su questioni relative alla sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni nella Commissione;
3) con la polizia e altri servizi di emergenza su tutte le questioni relative alla sicurezza della Commissione in situazioni sia normali che di emergenza;
4) con le autorità di sicurezza delle altre istituzioni, agenzie od organi dell'Unione, degli Stati membri e dei paesi terzi nel settore della reazione agli attacchi informatici con potenziale impatto sulla sicurezza nella Commissione;
5) per quanto riguarda il ricevimento, la valutazione e l'inoltro di intelligence relativa a minacce dovute ad attività terroristiche o di spionaggio che hanno un impatto sulla sicurezza nella Commissione;
6) per quanto riguarda le questioni relative alle informazioni classificate come ulteriormente precisato nella decisione (EU, Euratom) 2015/444 della Commissione14.
3. La direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della trasmissione sicura delle informazioni effettuata ai sensi del presente articolo, compresa la trasmissione di dati personali.
Art. 19 Gruppo di esperti di sicurezza della Commissione (ComSEG)
È istituito un gruppo di esperti di sicurezza della Commissione, incaricato di assistere la Commissione, se opportuno, sulle questioni relative alla politica di sicurezza interna e più specificamente sulla protezione delle informazioni classificate UE.
Art. 20 Responsabili locali della sicurezza (LSOs)
1. Ciascun servizio e gabinetto della Commissione nomina un responsabile locale della sicurezza (LSO), che agisce come principale punto di contatto tra il proprio servizio e la direzione generale Risorse umane e sicurezza per tutte le questioni inerenti alla sicurezza nella Commissione. Se opportuno, è possibile nominare uno o più LSO. L'LSO è un funzionario o un agente temporaneo.
2. In quanto principale punto di contatto sulla sicurezza all'interno del proprio servizio o gabinetto della Commissione, l'LSO, riferisce a intervalli regolari alla direzione generale Risorse umane e sicurezza e alla propria gerarchia in merito alle questioni di sicurezza che riguardano il proprio servizio e, immediatamente in merito agli incidenti della sicurezza, compresi quelli in cui possono essere state compromesse ICUE o informazioni sensibili non classificate.
3. Per le questioni relative alla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione, l'LSO prende contatto con il responsabile della sicurezza informatica a livello locale (LISO) del proprio servizio della Commissione, il cui ruolo e responsabilità sono definiti nella decisione C(2006) 3602.
4. Egli contribuisce alle attività di formazione e sensibilizzazione in materia di sicurezza che rispondono alle esigenze specifiche del personale, degli appaltatori e di altre persone che lavorano sotto l'autorità del suddetto servizio della Commissione.
5. Su richiesta della direzione generale Risorse umane e sicurezza possono essere affidati all'LSO compiti specifici in caso di rischi gravi o immediati per la sicurezza o in caso di emergenza. Il direttore generale o il direttore delle risorse umane della direzione generale dell'LSO è informato di tali compiti specifici dalla direzione generale Risorse umane e sicurezza.
6. Le responsabilità dell'LSO non pregiudicano il ruolo e le responsabilità assegnati ai responsabili della sicurezza informatica a livello locale (LISO), ai quadri direzionali della salute e sicurezza, ai funzionari di controllo del registro (RCO) o ad altri funzionari con responsabilità connesse alla sicurezza. L'LSO prende contatto con essi per assicurare un approccio coerente e omogeneo alla sicurezza e un flusso efficiente di informazioni su questioni relative alla sicurezza nella Commissione.
7. L'LSO ha accesso diretto al proprio direttore generale o al capo servizio, e tiene informata la gerarchia diretta. Egli dispone di un'autorizzazione di accesso alle ICUE almeno fino al livello SECRET UE/EU SECRET.
8. Per promuovere lo scambio di informazioni e migliori pratiche, la direzione generale Risorse umane e sicurezza organizza una conferenza LSO almeno due volte all'anno; la partecipazione degli LSO è obbligatoria.
Capo 5. Attuazione
Art. 21 Norme di attuazione e comunicazioni di sicurezza
1. Se necessario, l'adozione delle norme di attuazione della presente decisione sarà oggetto di una decisione separata della Commissione volta ad abilitare il membro della Commissione responsabile della sicurezza, nel pieno rispetto del regolamento interno.
2. Una volta abilitato in forza della suddetta decisione della Commissione, il membro della Commissione responsabile della sicurezza può elaborare comunicazioni di sicurezza che definiscano orientamenti e migliori pratiche in materia nel quadro della presente decisione e delle relative norme di attuazione.
3. La Commissione può delegare i compiti di cui ai paragrafi 1 e 2 al direttore generale delle risorse umane e della sicurezza con decisione di delega separata, nel pieno rispetto del regolamento interno.
Capo 6. Disposizioni varie e finali
Art. 22 Trattamento dei dati personali
1. La Commissione tratta i dati personali necessari per attuare la presente decisione conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001.
2. Fatte salve le misure già in vigore al momento dell'adozione della presente decisione e notificate al garante europeo della protezione dei dati15, le disposizioni nell'ambito della presente decisione che implichino il trattamento di dati personali, quali i dati relativi ai registri di entrata e di uscita, alla videosorveglianza, alle registrazioni di chiamate telefoniche a uffici o centrali di permanenza o dati affini, necessari per motivi di sicurezza o di reazione a situazioni di crisi, sono oggetto di norme di attuazione conformemente all'articolo 21, che stabilisce adeguate garanzie a tutela delle persone interessate.
3. Il direttore generale della direzione generale Risorse umane e sicurezza è responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali nell'ambito della presente decisione.
4. Le norme e procedure di attuazione sono adottate previa consultazione del responsabile della protezione dei dati e del garante europeo della protezione dei dati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001.
Art. 23 Trasparenza
La presente decisione e le relative norme di attuazione sono rese note al personale della Commissione e a tutte le persone cui si applicano.
Art. 24 Abrogazione delle precedenti decisioni
La decisione (94) 2129 è abrogata.
Art. 25 Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2015 Per la Commissione Il presidente Jean-Claude Juncker