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Decisione (UE, Euratom) 2019/1962 della Commissione del 17 ottobre 2019 sulle norme di attuazione per il trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Testo vigente

Capo 2. Produzione di informazioni restreint ue/eu restricted

Art. 3 Originatore

Mentre, ai sensi dell’articolo 1 della decisione (UE, Euratom) 2015/444, l’originatore è un’istituzione, agenzia o organismo dell’Unione, Stato membro, Stato terzo o organizzazione internazionale sotto la cui autorità sono state create e/o introdotte nelle strutture dell’Unione informazioni classificate, il redattore delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED non coincide necessariamente con l’originatore.

Art. 4 Assegnazione del livello di classifica

1. Il personale che redige un documento sulla base delle informazioni di cui all’articolo 1 verifica sempre se il documento debba essere classificato. La classificazione di un documento come ICUE implica una valutazione e la decisione, da parte dell’originatore, che la sua divulgazione a persone non autorizzate potrebbe essere pregiudizievole per gli interessi dell’Unione europea o di uno o più Stati membri. Se i redattori nutrono dubbi sul fatto che il documento che redigono debba essere classificato come RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è opportuno che consultino il capo unità o il direttore responsabile.

2. Un documento è classificato almeno RESTREINT UE/EU RESTRICTED se la sua divulgazione non autorizzata potrebbe, tra l’altro:

  1. a) ripercuotersi negativamente sulle relazioni diplomatiche;

  2. b) provocare serie difficoltà a persone fisiche;

  3. c) rendere più difficile mantenere l’efficacia operativa o la sicurezza del personale dispiegato dagli Stati membri o da altri contributori;

  4. d) violare impegni di mantenimento della riservatezza di informazioni fornite da terzi;

  5. e) pregiudicare le indagini su un reato o agevolare la criminalità;

  6. f) svantaggiare l’Unione o gli Stati membri in negoziati commerciali o politici con altri soggetti;

  7. g) ostacolare l’efficace elaborazione o funzionamento delle politiche dell’Unione;

  8. h) compromettere la corretta gestione dell’Unione e le sue missioni in generale;

  9. i) portare alla scoperta di informazioni classificate a un livello superiore.

3. Gli originatori possono decidere di attribuire un livello di classifica standard alle categorie di informazioni che creano periodicamente. Essi garantiscono tuttavia che le singole informazioni ricevano il livello di classifica appropriato.

Art. 5 Trattamento dei progetti

1. Le informazioni sono classificate non appena prodotte. Le note personali, i progetti preliminari o i messaggi contenenti le informazioni che giustificano una classifica di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono contrassegnati come tali sin dall’inizio e sono prodotti e trattati in conformità della presente decisione.

2. Se il documento finale non richiede più il livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il documento è declassificato.

Art. 6 Registro delle fonti

Al fine di consentire l’esercizio del controllo degli originatori conformemente all’articolo 13, gli originatori di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED tengono, nella misura del possibile, un registro di tutte le fonti classificate utilizzate per produrre documenti classificati, compresi i dettagli delle fonti provenienti dagli Stati membri dell’UE, da organizzazioni internazionali o da paesi terzi. Se del caso, le informazioni classificate aggregate sono contrassegnate in modo da preservare l’identificazione degli originatori delle fonti classificate utilizzate.

Art. 7 Classificazione di parti di un documento

1. A norma dell’articolo 22, paragrafo 6, della decisione (UE, Euratom) 2015/444, il livello generale di classifica di un documento è almeno quello del suo componente con livello di classifica più elevato. Quando si riprendono informazioni da varie fonti, il documento aggregato finale è riesaminato per determinarne il livello generale di classifica di sicurezza, in quanto può richiedere una classifica più elevata di quella dei suoi componenti.

2. I documenti che contengono parti classificate e parti non classificate sono impostati e contrassegnati in modo che i componenti con livelli diversi di classifica e/o di sensibilità possano essere facilmente individuati e, se necessario, separati. Ciò consente di trattare adeguatamente ciascuna parte una volta separata dagli altri componenti.

Art. 8 Contrassegni di classifica per esteso

1. Le informazioni che devono essere classificate sono contrassegnate e trattate come tali, a prescindere dalla loro forma materiale. Il livello di classifica è comunicato chiaramente ai destinatari mediante un contrassegno di classifica, se le informazioni sono fornite per iscritto su carta, supporti di memorizzazione rimovibili o utilizzando un sistema di comunicazione e informazione (CIS) o mediante annuncio, se le informazioni sono fornite oralmente, ad esempio in una conversazione o una presentazione. Il materiale classificato è contrassegnato materialmente in modo da consentire una facile identificazione della sua classifica di sicurezza.

2. Sui documenti, il contrassegno di classifica completo RESTREINT UE/EU RESTRICTED è scritto in stampatello, in francese e in inglese, conformemente al paragrafo 3. Il contrassegno non è tradotto in altre lingue.

3. Il contrassegno di classifica RESTREINT UE/EU RESTRICTED è apposto come segue:

  1. a) centrato nell’intestazione e nel piè di pagina di ogni pagina del documento;

  2. b) il contrassegno di classifica è scritto su una sola riga, senza spazi da nessuno dei lati della barra;

  3. c) in lettere maiuscole, con carattere «Times New Roman 16», in grassetto e con un bordo su ciascun lato.

4. Quando è creato un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

  1. a) ciascuna pagina è contrassegnata chiaramente con il livello di classifica;

  2. b) ciascuna pagina è numerata;

  3. c) il documento reca un numero di riferimento e un oggetto che non è in sé un’informazione classificata, a meno che non sia contrassegnato come tale;

  4. d) tutti gli allegati e il materiale accluso sono elencati, ove possibile, sulla prima pagina;

  5. e) il documento riporta la data in cui è stato creato.

Art. 9 Contrassegni di classifica abbreviati R-UE/EU-R

L’abbreviazione R-UE/EU-R può essere utilizzata per indicare il livello di classifica delle singole parti di un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED o laddove non possa essere inserito per esteso il contrassegno di classifica, ad esempio su un piccolo supporto di memorizzazione rimovibile. Può essere utilizzata nel corpo del testo laddove l’uso ripetuto del contrassegno di classificazione per esteso risulterebbe pesante. L’abbreviazione non è utilizzata al posto del contrassegno di classifica completo in intestazione e piè di pagina del documento.

Art. 10 Altre indicazioni di sicurezza

1. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare altri contrassegni o «indicazioni di sicurezza» che specifichino, ad esempio, il settore cui si riferisce il documento o indichino una distribuzione particolare in base al principio della necessità di conoscere. Un esempio è:

RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare un’avvertenza di sicurezza che fornisce istruzioni specifiche su come trattarli e gestirli.

3. Ogniqualvolta possibile, le eventuali indicazioni per la declassificazione sono apposte sulla prima pagina del documento al momento della sua creazione. Ad esempio, può essere apposto il seguente contrassegno:

RESTREINT UE/EU RESTRICTED fino a [gg.mm.aaaa]

Art. 11 Trattamento elettronico

1. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono creati con mezzi elettronici, se disponibili.

2. Il personale della Commissione usa il CIS accreditato per la creazione di informazioni di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Il personale consulta il responsabile locale per la sicurezza (LSO) se vi sono dubbi su quale CIS possa essere utilizzato. In consultazione con l’autorità di sicurezza della Commissione, possono essere applicate procedure specifiche in situazioni di emergenza o in configurazioni tecniche specifiche.

3. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, compresi i progetti di cui all’articolo 5, non sono inviati per posta elettronica ordinaria non criptata, non sono stampati o digitalizzati su stampanti o scanner standard o su dispositivi personali dei membri del personale. Per la stampa dei documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzate solo stampanti o fotocopiatrici collegate a computer indipendenti o a un sistema accreditato.

Art. 12 Distribuzione

Il mittente dei documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED decide a chi distribuire le informazioni, in base alla necessità di conoscere. Se necessario, è redatto un elenco di distribuzione al fine di applicare più rigorosamente il principio della necessità di conoscere.

Capo 3. Lavorare con informazioni classificate restreint ue/eu restricted esistenti

Art. 13 Controllo dell’originatore

1. L’originatore esercita il «controllo dell’originatore» sulle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che ha creato. L’autorizzazione preventiva per iscritto dell’originatore è necessaria prima che le informazioni possano essere:

  1. a) declassificate;

  2. b) utilizzate per fini diversi da quelli stabiliti dall’originatore;

  3. c) divulgate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

  4. d) comunicate a una parte esterna alla Commissione ma interna all’UE;

  5. e) comunicate a un contraente o potenziale contraente con sede in un paese terzo.

2. I detentori di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED hanno ottenuto l’accesso alle informazioni classificate per poter svolgere le proprie funzioni. Sono responsabili del trattamento, archiviazione e protezione corretti delle informazioni conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444. A differenza degli originatori delle informazioni classificate, i detentori non sono autorizzati a decidere in merito alla declassificazione o alla successiva divulgazione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

3. Se non è possibile individuare l’originatore di un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il dipartimento della Commissione che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è consultato prima che le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED siano comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

Art. 14 CIS idoneo al trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trattate e trasmesse con mezzi elettronici, se disponibili. Sono utilizzati solo i CIS e le apparecchiature approvati dall’autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione.

Art. 15 Misure specifiche applicabili alle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporti di memorizzazione rimovibili

1. L’uso dei supporti di memorizzazione rimovibili è controllato e registrato. Sono utilizzati solo supporti rimovibili forniti dalla Commissione e criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Per il trasferimento di informazioni classificate non possono essere utilizzati i supporti personali rimovibili e quelli forniti gratuitamente in occasione di conferenze, seminari ecc. Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati supporti di memorizzazione rimovibili con sicurezza Tempest, conformemente agli orientamenti dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2. Quando un documento classificato è trattato o archiviato elettronicamente su supporti di memorizzazione rimovibili, quali chiavette USB, CD o schede di memoria, il contrassegno di classifica è chiaramente visibile nelle informazioni visualizzate, nonché sul nome del file e sul supporto di memorizzazione rimovibile.

3. Il personale tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su supporti di memorizzazione rimovibili può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

4. Solo i CIS opportunamente autorizzati sono utilizzati per la trasmissione di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED verso o da supporti di memorizzazione rimovibili.

5. Quando si scaricano informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED da supporti di memorizzazione rimovibili, prima del trasferimento dei dati è necessario prestare particolare attenzione al fatto che i supporti non contengano virus o malware.

6. Se del caso, i supporti di memorizzazione rimovibili sono trattati nel rispetto delle procedure di sicurezza relative al sistema di cifratura utilizzato.

7. I documenti su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono più necessari o che sono stati trasferiti su un CIS appropriato, sono rimossi o cancellati in modo sicuro utilizzando prodotti o metodi approvati. A meno che non siano conservati in idonei mobili da ufficio chiusi a chiave, i supporti di memorizzazione rimovibili sono distrutti quando non sono più necessari. Qualsiasi distruzione o cancellazione è effettuata con un metodo conforme alle norme di sicurezza della Commissione. È tenuto un inventario dei supporti di memorizzazione rimovibili e la loro distruzione è registrata.

Art. 16 Trattamento e archiviazione di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Conformemente all’articolo 19, paragrafo 1, lettere a) e b), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trattate in una zona protetta o in una zona amministrativa7 come segue:

il personale chiude la porta dell’ufficio al momento del trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

il personale ripone o occulta qualsiasi informazione «RESTREINT UE/EU» quando riceve un visitatore;

il personale non lascia in vista le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED quando l’ufficio non è occupato;

gli schermi che visualizzano le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono permanentemente non rivolti verso finestre e porte per evitare che possano essere osservati.

2. Conformemente all’articolo 19, paragrafo 1, lettera c), della decisione (UE, Euratom) 2015/444, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trattate all’esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore si sia impegnato ad osservare le misure compensative necessarie per proteggere tali informazioni dall’accesso di persone non autorizzate. Le misure compensative prevedono almeno le seguenti azioni:

le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED non sono lette in luoghi pubblici;

le ICUE sono tenute sempre sotto il controllo personale del detentore;

i documenti sono riposti in idonei mobili chiusi a chiave quando non sono letti o discussi;

le porte della stanza sono chiuse quando il documento è letto o discusso;

i dettagli del documento non sono discussi per telefono su una linea non protetta o in un messaggio di posta elettronica non criptato;

il documento può essere fotocopiato o digitalizzato solo su apparecchiature indipendenti o sistemi accreditati;

il documento è trattato e tenuto temporaneamente all’esterno di una zona amministrativa o protetta solo per il tempo strettamente necessario;

il detentore non butta via un documento classificato, ma lo restituisce affinché sia archiviato in una zona amministrativa o protetta, o fa in modo che il documento sia distrutto in un distruggi documenti approvato.

3. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporto cartaceo sono conservate in mobili da ufficio chiusi a chiave in una zona amministrativa o in una zona protetta. Esse possono essere temporaneamente conservate all’esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa purché il detentore si sia impegnato ad osservare le misure compensative.

4. Ulteriori istruzioni possono essere chieste al responsabile locale della sicurezza (LSO) del dipartimento competente della Commissione.

5. Qualsiasi incidente, presunto o effettivo, in materia di sicurezza che riguardi il documento è segnalato quanto prima all’LSO.

Art. 17 Riproduzione e traduzione di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere riprodotte o tradotte su istruzione del detentore, purché l’originatore non abbia imposto limitazioni. Tuttavia, il numero di copie non è superiore a quanto strettamente necessario.

2. Se viene riprodotta solo una parte di un documento classificato, si applicano le stesse condizioni previste per la copia dell’intero documento. Gli estratti sono anch’essi classificati RESTREINT UE/EU RESTRICTED, a meno che l’originatore non li abbia espressamente contrassegnati come non classificati.

3. Le misure di sicurezza applicabili alle informazioni originali si applicano alle copie e alle traduzioni.

Art. 18 Principi generali per il trasporto di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Ove possibile, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che devono essere trasportate all’esterno delle zone protette o delle aree amministrative sono inviate per via elettronica mediante mezzi adeguatamente accreditati e/o protetti da prodotti crittografici approvati.

2. A seconda dei mezzi disponibili o in funzione delle circostanze particolari, le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate fisicamente a mano sotto forma di documenti su supporto cartaceo o su supporti di memorizzazione rimovibili. L’utilizzo dei supporti di memorizzazione rimovibili per la trasmissione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED è da preferirsi all’invio di documenti cartacei.

3. Possono essere utilizzati solo supporti di memorizzazione rimovibili criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono protette da un prodotto crittografico approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione sono trattate allo stesso modo delle copie cartacee.

4. Una spedizione può contenere più di una informazione RESTREINT UE/EU RESTRICTED, purché sia rispettato il principio della necessità di conoscere.

5. Gli imballaggi utilizzati assicurano che il contenuto non sia visibile. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trasportate in imballaggi opachi, quali una busta, una cartella opaca o una valigetta portadocumenti. L’imballaggio esterno non deve recare indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del suo contenuto. Se utilizzato, lo strato interno dell’imballaggio presenta il contrassegno RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Entrambi gli strati indicano il nome del destinatario, il suo titolo e indirizzo, nonché un indirizzo di ritorno nel caso in cui la consegna non possa essere effettuata.

6. Eventuali incidenti di sicurezza che riguardano informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED, trasportate dal personale o da corrieri, sono segnalati per ulteriori indagini alla direzione Sicurezza della direzione generale Risorse umane, tramite lo LSO del dipartimento competente della Commissione.

Art. 19 Trasporto a mano di supporti di memorizzazione rimovibili

1. I supporti di memorizzazione rimovibili utilizzati per il trasporto di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono accompagnati da una nota di spedizione, indicante nel dettaglio i supporti di memorizzazione rimovibili contenenti le informazioni classificate e tutti i fascicoli contenuti sui supporti, per consentire al destinatario di effettuare le necessarie verifiche.

2. Solo i documenti da fornire sono memorizzati sui supporti. Ad esempio, tutte le informazioni classificate salvate su una singola chiave USB dovrebbero essere destinate allo stesso destinatario. Il mittente tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su tali dispositivi può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

3. Per trasportare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzati unicamente supporti di memorizzazione rimovibili muniti di un contrassegno di classifica appropriato.

Art. 20 Trasporto di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED all’interno degli edifici della Commissione

1. Il personale può trasportare documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED all’interno di un edificio della Commissione, ma i documenti rimangono sempre in possesso del latore e non sono letti in pubblico.

2. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere inviati per posta interna ad altri uffici della Commissione europea in un’unica busta semplice opaca, ma senza alcuna indicazione sull’esterno che il contenuto è classificato. Documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere inviati con le stesse modalità anche alle altre istituzioni o organi dell’UE che sono serviti direttamente dal sistema di posta interna della Commissione.

Art. 21 Trasporto di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED all’interno dell’Unione

1. Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate dal personale o da corrieri della Commissione in tutta l’Unione a condizione che soddisfino le seguenti istruzioni:

  1. a) per trasmettere le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzati una busta o un imballaggio opachi. L’esterno non deve recare indicazioni sulla natura o sul livello di classifica del contenuto;

  2. b) le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED rimangono sempre in possesso del latore;

  3. c) la busta o l’imballaggio non sono aperti durante il trasporto e le informazioni non sono lette in luoghi pubblici.

2. Il personale che intende inviare informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED ad altre località dell’Unione ne può organizzare il trasporto mediante una delle seguenti modalità:

tramite i servizi postali nazionali che tengono traccia della spedizione o determinati servizi di corriere commerciale che garantiscono la consegna personale a mano, a condizione che soddisfino i requisiti di cui all’articolo 23 della presente decisione;

tramite corriere militare, governativo o valigia diplomatica, in coordinamento con il personale dell’ufficio di registrazione.

Art. 22 Trasporto di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED da e verso il territorio di un paese terzo

1. Le informazioni classificate di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono essere trasportate a mano dal personale tra il territorio dell’Unione e il territorio di un paese terzo.

2. Il personale dell’ufficio di registrazione può predisporre uno dei seguenti tipi di trasporto:

trasporto tramite servizi postali che tracciano la spedizione o servizi di corriere commerciale che garantiscono la consegna personale a mano;

trasporto per corriere militare o valigia diplomatica.

3. Quando trasportano a mano documenti cartacei o supporti di memorizzazione rimovibili classificati come RESTREINT UE/EU RESTRICTED, i membri del personale rispettano tutte le seguenti misure supplementari:

quando viaggiano utilizzando mezzi di trasporto pubblici, le informazioni classificate sono contenute in una valigia o una borsa sotto la custodia personale del latore. Ne è vietata la consegna in un deposito di bagagli o come bagaglio da stiva.

Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trasmesse all’interno di un imballaggio doppio. Sullo strato interno dell’imballaggio è apposto un sigillo ufficiale indicante che si tratta di una spedizione ufficiale che non deve essere sottoposta a controllo di sicurezza.

Il latore è munito di un certificato di corriere attestante che è autorizzato a trasportare la spedizione RESTREINT UE/EU RESTRICTED ed emesso dall’ufficio di registrazione del dipartimento competente.

Art. 23 Trasporto mediante corrieri commerciali

1. Ai fini della presente decisione, per «corrieri commerciali» si intendono i servizi postali nazionali e le società di spedizione che offrono un servizio in cui le informazioni sono fornite dietro pagamento di una commissione e sono consegnate personalmente a mano o monitorate.

2. I corrieri commerciali possono avvalersi dei servizi di un subappaltatore. Tuttavia, la responsabilità di conformarsi alla presente decisione spetta alla società di corriere.

3. Se il destinatario indicato è al di fuori dell’UE, si utilizza un imballaggio doppio. Nella fase di preparazione delle spedizioni classificate, il mittente tiene conto del fatto che i servizi di corriere commerciale consegnano le spedizioni «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» solo al legittimo destinatario, a un suo sostituto debitamente autorizzato, al funzionario responsabile del controllo delle registrazioni o al suo sostituto debitamente autorizzato o un addetto al ricevimento. Per attenuare il rischio che la spedizione non raggiunga il legittimo destinatario, l’esterno e, se del caso, l’eventuale strato di imballaggio interno della spedizione reca un indirizzo di ritorno.

4. I servizi prestati da corrieri commerciali che trasmettono per via elettronica i documenti inviati per posta raccomandata non sono utilizzati per le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

Fonti e licenze