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Decisione (UE, Euratom) 2019/1962 della Commissione del 17 ottobre 2019 sulle norme di attuazione per il trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Testo vigente

LA COMMISSIONE EUROPEA,

vista la decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione, del 13 marzo 2015, sulla sicurezza nella Commissione1,

vista la decisione (UE, Euratom) 2015/444 della Commissione, del 13 marzo 2015, sulle norme di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE2,

vista la decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione del 10 gennaio 2017 sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea3,

La decisione (UE, Euratom) 2015/444 si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione.

Le misure di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE (ICUE) durante il loro ciclo di vita devono essere commisurate in particolare alla rispettiva classifica di sicurezza.

L’articolo 4, paragrafo 3), l’articolo 19, paragrafo 1), lettera c), e l’articolo 22 della decisione (UE, Euratom) 2015/444 prevedono che disposizioni più dettagliate per integrare e sostenere l’attuazione della decisione devono essere definite da norme di attuazione volte a disciplinare questioni quali la guida alla classificazione, le misure compensative per il trattamento delle ICUE all’esterno di una zona protetta o di una zona amministrativa e le responsabilità dell’originatore.

Ove opportuno, occorre adottare norme di attuazione intese a integrare o sostenere la decisione (UE, Euratom) 2015/444 conformemente al suo articolo 60.

Le misure di sicurezza adottate per attuare la decisione devono essere conformi ai principi per la sicurezza all’interno della Commissione stabiliti all’articolo 3 della decisione (UE, Euratom) 2015/443.

Il Consiglio, la Commissione e l’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza hanno convenuto di garantire la massima coerenza nell’applicazione delle norme di sicurezza relative alla protezione delle ICUE tenendo conto delle specifiche esigenze istituzionali e organizzative, conformemente alle dichiarazioni allegate al processo verbale della sessione del Consiglio in cui è stata adottata la decisione 2013/488/UE4 del Consiglio.

Il 4 maggio 2016 la Commissione ha adottato una decisione5 che autorizza il membro della Commissione responsabile per le questioni della sicurezza ad adottare, a nome della Commissione e sotto la sua responsabilità, le norme di attuazione di cui all’articolo 60 della decisione (UE, Euratom) 2015/444,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Capo 1. Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto e ambito di applicazione

1. La presente decisione stabilisce le condizioni di trattamento per le informazioni classificate UE (ICUE) di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED6 conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444.

2. La presente decisione si applica a tutti i servizi e in tutti i locali della Commissione.

Art. 2 Criteri per accedere alle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. L’accesso alle informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED può essere autorizzato dopo che:

  1. a) è stata accertata la necessità che una persona abbia accesso a determinate informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED per poter svolgere una funzione o un compito professionale per la Commissione europea;

  2. b) la persona è stata istruita sulle norme e sugli orientamenti di sicurezza pertinenti per la protezione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED;

  3. c) la persona ha preso atto delle proprie responsabilità in materia di protezione delle informazioni in questione.

2. Ai tirocinanti della Commissione non sono assegnati compiti per i quali sia necessario accedere ad informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3. L’accesso è negato o autorizzato per altre categorie di personale secondo la tabella riportata in allegato.

Capo 2. Produzione di informazioni restreint ue/eu restricted

Art. 3 Originatore

Mentre, ai sensi dell’articolo 1 della decisione (UE, Euratom) 2015/444, l’originatore è un’istituzione, agenzia o organismo dell’Unione, Stato membro, Stato terzo o organizzazione internazionale sotto la cui autorità sono state create e/o introdotte nelle strutture dell’Unione informazioni classificate, il redattore delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED non coincide necessariamente con l’originatore.

Art. 4 Assegnazione del livello di classifica

1. Il personale che redige un documento sulla base delle informazioni di cui all’articolo 1 verifica sempre se il documento debba essere classificato. La classificazione di un documento come ICUE implica una valutazione e la decisione, da parte dell’originatore, che la sua divulgazione a persone non autorizzate potrebbe essere pregiudizievole per gli interessi dell’Unione europea o di uno o più Stati membri. Se i redattori nutrono dubbi sul fatto che il documento che redigono debba essere classificato come RESTREINT UE/EU RESTRICTED, è opportuno che consultino il capo unità o il direttore responsabile.

2. Un documento è classificato almeno RESTREINT UE/EU RESTRICTED se la sua divulgazione non autorizzata potrebbe, tra l’altro:

  1. a) ripercuotersi negativamente sulle relazioni diplomatiche;

  2. b) provocare serie difficoltà a persone fisiche;

  3. c) rendere più difficile mantenere l’efficacia operativa o la sicurezza del personale dispiegato dagli Stati membri o da altri contributori;

  4. d) violare impegni di mantenimento della riservatezza di informazioni fornite da terzi;

  5. e) pregiudicare le indagini su un reato o agevolare la criminalità;

  6. f) svantaggiare l’Unione o gli Stati membri in negoziati commerciali o politici con altri soggetti;

  7. g) ostacolare l’efficace elaborazione o funzionamento delle politiche dell’Unione;

  8. h) compromettere la corretta gestione dell’Unione e le sue missioni in generale;

  9. i) portare alla scoperta di informazioni classificate a un livello superiore.

3. Gli originatori possono decidere di attribuire un livello di classifica standard alle categorie di informazioni che creano periodicamente. Essi garantiscono tuttavia che le singole informazioni ricevano il livello di classifica appropriato.

Art. 5 Trattamento dei progetti

1. Le informazioni sono classificate non appena prodotte. Le note personali, i progetti preliminari o i messaggi contenenti le informazioni che giustificano una classifica di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono contrassegnati come tali sin dall’inizio e sono prodotti e trattati in conformità della presente decisione.

2. Se il documento finale non richiede più il livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il documento è declassificato.

Art. 6 Registro delle fonti

Al fine di consentire l’esercizio del controllo degli originatori conformemente all’articolo 13, gli originatori di documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED tengono, nella misura del possibile, un registro di tutte le fonti classificate utilizzate per produrre documenti classificati, compresi i dettagli delle fonti provenienti dagli Stati membri dell’UE, da organizzazioni internazionali o da paesi terzi. Se del caso, le informazioni classificate aggregate sono contrassegnate in modo da preservare l’identificazione degli originatori delle fonti classificate utilizzate.

Art. 7 Classificazione di parti di un documento

1. A norma dell’articolo 22, paragrafo 6, della decisione (UE, Euratom) 2015/444, il livello generale di classifica di un documento è almeno quello del suo componente con livello di classifica più elevato. Quando si riprendono informazioni da varie fonti, il documento aggregato finale è riesaminato per determinarne il livello generale di classifica di sicurezza, in quanto può richiedere una classifica più elevata di quella dei suoi componenti.

2. I documenti che contengono parti classificate e parti non classificate sono impostati e contrassegnati in modo che i componenti con livelli diversi di classifica e/o di sensibilità possano essere facilmente individuati e, se necessario, separati. Ciò consente di trattare adeguatamente ciascuna parte una volta separata dagli altri componenti.

Art. 8 Contrassegni di classifica per esteso

1. Le informazioni che devono essere classificate sono contrassegnate e trattate come tali, a prescindere dalla loro forma materiale. Il livello di classifica è comunicato chiaramente ai destinatari mediante un contrassegno di classifica, se le informazioni sono fornite per iscritto su carta, supporti di memorizzazione rimovibili o utilizzando un sistema di comunicazione e informazione (CIS) o mediante annuncio, se le informazioni sono fornite oralmente, ad esempio in una conversazione o una presentazione. Il materiale classificato è contrassegnato materialmente in modo da consentire una facile identificazione della sua classifica di sicurezza.

2. Sui documenti, il contrassegno di classifica completo RESTREINT UE/EU RESTRICTED è scritto in stampatello, in francese e in inglese, conformemente al paragrafo 3. Il contrassegno non è tradotto in altre lingue.

3. Il contrassegno di classifica RESTREINT UE/EU RESTRICTED è apposto come segue:

  1. a) centrato nell’intestazione e nel piè di pagina di ogni pagina del documento;

  2. b) il contrassegno di classifica è scritto su una sola riga, senza spazi da nessuno dei lati della barra;

  3. c) in lettere maiuscole, con carattere «Times New Roman 16», in grassetto e con un bordo su ciascun lato.

4. Quando è creato un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

  1. a) ciascuna pagina è contrassegnata chiaramente con il livello di classifica;

  2. b) ciascuna pagina è numerata;

  3. c) il documento reca un numero di riferimento e un oggetto che non è in sé un’informazione classificata, a meno che non sia contrassegnato come tale;

  4. d) tutti gli allegati e il materiale accluso sono elencati, ove possibile, sulla prima pagina;

  5. e) il documento riporta la data in cui è stato creato.

Art. 9 Contrassegni di classifica abbreviati R-UE/EU-R

L’abbreviazione R-UE/EU-R può essere utilizzata per indicare il livello di classifica delle singole parti di un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED o laddove non possa essere inserito per esteso il contrassegno di classifica, ad esempio su un piccolo supporto di memorizzazione rimovibile. Può essere utilizzata nel corpo del testo laddove l’uso ripetuto del contrassegno di classificazione per esteso risulterebbe pesante. L’abbreviazione non è utilizzata al posto del contrassegno di classifica completo in intestazione e piè di pagina del documento.

Art. 10 Altre indicazioni di sicurezza

1. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare altri contrassegni o «indicazioni di sicurezza» che specifichino, ad esempio, il settore cui si riferisce il documento o indichino una distribuzione particolare in base al principio della necessità di conoscere. Un esempio è:

RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED possono recare un’avvertenza di sicurezza che fornisce istruzioni specifiche su come trattarli e gestirli.

3. Ogniqualvolta possibile, le eventuali indicazioni per la declassificazione sono apposte sulla prima pagina del documento al momento della sua creazione. Ad esempio, può essere apposto il seguente contrassegno:

RESTREINT UE/EU RESTRICTED fino a [gg.mm.aaaa]

Art. 11 Trattamento elettronico

1. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono creati con mezzi elettronici, se disponibili.

2. Il personale della Commissione usa il CIS accreditato per la creazione di informazioni di livello RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Il personale consulta il responsabile locale per la sicurezza (LSO) se vi sono dubbi su quale CIS possa essere utilizzato. In consultazione con l’autorità di sicurezza della Commissione, possono essere applicate procedure specifiche in situazioni di emergenza o in configurazioni tecniche specifiche.

3. I documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, compresi i progetti di cui all’articolo 5, non sono inviati per posta elettronica ordinaria non criptata, non sono stampati o digitalizzati su stampanti o scanner standard o su dispositivi personali dei membri del personale. Per la stampa dei documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono utilizzate solo stampanti o fotocopiatrici collegate a computer indipendenti o a un sistema accreditato.

Art. 12 Distribuzione

Il mittente dei documenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED decide a chi distribuire le informazioni, in base alla necessità di conoscere. Se necessario, è redatto un elenco di distribuzione al fine di applicare più rigorosamente il principio della necessità di conoscere.

Capo 3. Lavorare con informazioni classificate restreint ue/eu restricted esistenti

Art. 13 Controllo dell’originatore

1. L’originatore esercita il «controllo dell’originatore» sulle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED che ha creato. L’autorizzazione preventiva per iscritto dell’originatore è necessaria prima che le informazioni possano essere:

  1. a) declassificate;

  2. b) utilizzate per fini diversi da quelli stabiliti dall’originatore;

  3. c) divulgate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;

  4. d) comunicate a una parte esterna alla Commissione ma interna all’UE;

  5. e) comunicate a un contraente o potenziale contraente con sede in un paese terzo.

2. I detentori di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED hanno ottenuto l’accesso alle informazioni classificate per poter svolgere le proprie funzioni. Sono responsabili del trattamento, archiviazione e protezione corretti delle informazioni conformemente alla decisione (UE, Euratom) 2015/444. A differenza degli originatori delle informazioni classificate, i detentori non sono autorizzati a decidere in merito alla declassificazione o alla successiva divulgazione delle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED a paesi terzi o a organizzazioni internazionali.

3. Se non è possibile individuare l’originatore di un documento RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il dipartimento della Commissione che detiene le informazioni classificate esercita il controllo dell’originatore. Il gruppo di esperti in materia di sicurezza della Commissione è consultato prima che le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED siano comunicate a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.

Art. 14 CIS idoneo al trattamento di informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Le informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED sono trattate e trasmesse con mezzi elettronici, se disponibili. Sono utilizzati solo i CIS e le apparecchiature approvati dall’autorità di accreditamento in materia di sicurezza della Commissione.

Art. 15 Misure specifiche applicabili alle informazioni RESTREINT UE/EU RESTRICTED su supporti di memorizzazione rimovibili

1. L’uso dei supporti di memorizzazione rimovibili è controllato e registrato. Sono utilizzati solo supporti rimovibili forniti dalla Commissione e criptati con un prodotto approvato dall’autorità di sicurezza della Commissione. Per il trasferimento di informazioni classificate non possono essere utilizzati i supporti personali rimovibili e quelli forniti gratuitamente in occasione di conferenze, seminari ecc. Ove possibile, dovrebbero essere utilizzati supporti di memorizzazione rimovibili con sicurezza Tempest, conformemente agli orientamenti dell’autorità di sicurezza della Commissione.

2. Quando un documento classificato è trattato o archiviato elettronicamente su supporti di memorizzazione rimovibili, quali chiavette USB, CD o schede di memoria, il contrassegno di classifica è chiaramente visibile nelle informazioni visualizzate, nonché sul nome del file e sul supporto di memorizzazione rimovibile.

3. Il personale tiene presente che quando grandi quantità di informazioni classificate sono conservate su supporti di memorizzazione rimovibili può essere necessario assegnare un livello di classifica più elevato al dispositivo nel suo insieme.

4. Solo i CIS opportunamente autorizzati sono utilizzati per la trasmissione di informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED verso o da supporti di memorizzazione rimovibili.

5. Quando si scaricano informazioni classificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED da supporti di memorizzazione rimovibili, prima del trasferimento dei dati è necessario prestare particolare attenzione al fatto che i supporti non contengano virus o malware.

6. Se del caso, i supporti di memorizzazione rimovibili sono trattati nel rispetto delle procedure di sicurezza relative al sistema di cifratura utilizzato.

7. I documenti su supporti di memorizzazione rimovibili che non sono più necessari o che sono stati trasferiti su un CIS appropriato, sono rimossi o cancellati in modo sicuro utilizzando prodotti o metodi approvati. A meno che non siano conservati in idonei mobili da ufficio chiusi a chiave, i supporti di memorizzazione rimovibili sono distrutti quando non sono più necessari. Qualsiasi distruzione o cancellazione è effettuata con un metodo conforme alle norme di sicurezza della Commissione. È tenuto un inventario dei supporti di memorizzazione rimovibili e la loro distruzione è registrata.

Fonti e licenze