Decisione di esecuzione (UE) 2022/2470 della Commissione del 14 dicembre 2022 che definisce le misure necessarie per lo sviluppo tecnico e l’attuazione del sistema centralizzato per individuare gli Stati membri in possesso di informazioni sulle condanne pronunciate a carico di cittadini di paesi terzi e apolidi [(ECRIS-TCN)

1. Nell’inserire o modificare in ECRIS-TCN dati alfanumerici, dati relativi alle impronte digitali o immagini del volto, l’autorità centrale dello Stato membro di condanna utilizza un meccanismo di verifica della qualità dei dati o un suo equivalente nel proprio software nazionale di attuazione ECRIS di cui all’articolo 4, paragrafi da 4 a 7, del regolamento (UE) 2019/816.

2. Il meccanismo di verifica della qualità dei dati di cui al paragrafo 1 è integrato nell’attuazione di riferimento ECRIS, sviluppato come applicazione software e istituito nel sistema centrale ECRIS-TCN.

3. eu-LISA è responsabile dello sviluppo, della manutenzione e dell’aggiornamento del meccanismo di verifica della qualità dei dati, a norma dell’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/816.

4. Qualora non si avvalgano del meccanismo di verifica della qualità dei dati di cui al paragrafo 1 e utilizzino invece l’equivalente nel proprio software nazionale di attuazione ECRIS, gli Stati membri provvedono affinché questo assicuri una verifica della qualità dei dati alfanumerici, dei dati relativi alle impronte digitali e delle immagini del volto pari a quella del meccanismo di verifica della qualità dei dati.

3. Il processo di verifica della qualità dei dati si applica all’inserimento o alla modifica di tutti i dati alfanumerici e garantisce che siano soddisfatte almeno le seguenti condizioni:

1. a) tutti i campi obbligatori sono compilati o recano il valore «Ignoto»;

2. b) quando un nome contiene il valore «Ignoto», il cognome non deve recare lo stesso valore «Ignoto» e viceversa, a meno che non si disponga, per la stessa persona, di uno pseudonimo, di un nome o un cognome di alias, o di impronte digitali;

3. c) l’elemento di dati «Cittadinanza/cittadinanze» nel messaggio in arrivo dello Stato membro di condanna è verificato sulla base di un elenco predefinito di paesi, ma può contenere uno dei valori «Ignoto» o «Apolide».

4.

5. Qualora una registrazione contenga dati alfanumerici non conformi alle norme di cui ai paragrafi 3 e 4, tale registrazione è rifiutata integralmente da ECRIS-TCN e non è conservata né trattata.

4. Ai fini del processo di verifica della qualità dei dati, gli Stati membri utilizzano almeno la versione 2.0 della metrica NFIQ definita dal NIST (NIST Fingerprint Image Quality).

5. Il processo di verifica della qualità dei dati si applica a tutti i dati relativi alle impronte digitali inseriti o modificati in ECRIS-TCN, e garantisce che siano soddisfatte almeno le seguenti condizioni:

1. a) i dati relativi alle impronte digitali comprendono fino a dieci impronte digitali individuali, piatte, rollate o entrambe

2. b) tutte le impronte digitali sono etichettate;

3. c) i dati relativi alle impronte digitali sono acquisiti mediante scansione diretta (live-scan) o sono inchiostrati su carta, a condizione che quelli rilevati con quest’ultima modalità siano scansionati con la risoluzione richiesta e con la stessa qualità;

4. d) i dati relativi alle impronte digitali sono forniti in un unico file contenente le immagini dattiloscopiche digitali (file NIST) e sono trasmessi conformemente alla norma ANSI/NIST-ITL 1-2011 aggiornata al 2015 (o versione più recente);

5. e) il file NIST consente l’inserimento di informazioni complementari quali le condizioni di registrazione delle impronte digitali, il metodo utilizzato per l’acquisizione delle immagini delle impronte digitali individuali e il valore di qualità calcolato dagli Stati membri durante il processo di verifica della qualità dei dati;

6. f) i dati relativi alle impronte digitali hanno una risoluzione nominale di 500 o 1000 ppi (e uno scarto tollerato di +/- 10 ppi) e 256 livelli di grigio;

7. g) i dati relativi alle impronte digitali soddisfano le soglie di qualità che saranno determinate dopo aver effettuato i collaudi rilevanti di cui all’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/816 durante la fase di attuazione.

6. Quando interrogano ECRIS-TCN in base a dati relativi alle impronte digitali per individuare gli Stati membri in possesso di informazioni sui casellari giudiziali di un cittadino di paese terzo conformemente all’articolo 7 del regolamento (UE) 2019/816, le autorità competenti utilizzano, ove possibile, dati relativi alle impronte digitali che soddisfano le condizioni di cui al paragrafo 5, lettere d) e f).

7. I dati relativi alle impronte digitali, ad eccezione di quelli di cui al paragrafo 8, inseriti o modificati in ECRIS-TCN, che non soddisfano le condizioni di cui al paragrafo 5, sono rifiutati integralmente da ECRIS-TCN e non sono conservati né trattati.

8. Per quanto riguarda le registrazioni di dati di cui all’articolo 5, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2019/816, i dati relativi alle impronte digitali che non soddisfano le condizioni di cui al paragrafo 5 del presente articolo sono conservati in ECRIS-TCN, ma possono essere utilizzati dalle autorità competenti soltanto per confermare l’identità di un cittadino di paese terzo identificato grazie all’interrogazione con dati alfanumerici. All’atto dell’inserimento di tali registrazioni di dati in ECRIS-TCN, l’autorità centrale dello Stato membro di condanna provvede affinché tali registrazioni di dati siano chiaramente distinguibili dalle altre.

1. Il processo di verifica della qualità dei dati si applica a tutte le immagini del volto inserite o modificate in ECRIS-TCN, e garantisce che siano soddisfatte almeno le seguenti condizioni:

1. a) una sola immagine del volto è fornita nel file NIST ed è trasmessa conformemente alla norma ANSI/NIST-ITL 1-2011 aggiornata al 2015, o a qualsiasi versione più recente disponibile;

2. b) le immagini del volto sono in scala di grigi, a colori o ad infrarossi vicini;

3. c) la qualità delle immagini del volto è basata sui requisiti per le immagini di tipo frontale di cui alla norma ISO/CEI 19794-5:2011 o qualsiasi versione più recente disponibile);

4. d) il file NIST consente l’inserimento di informazioni complementari, compresa la data in cui è stata acquista l’immagine;

5. e) le immagini del volto, in modalità ritratto, hanno una risoluzione minima di 600 x 800 pixel e una risoluzione massima di 1200 x 1600 pixel;

6. f) il volto occupa uno spazio all’interno dell’immagine che garantisce un minimo di 120 pixel tra il centro di ciascun occhio.

2. Le immagini del volto, inserite o modificate in ECRIS-TCN, che non soddisfano le condizioni di cui al paragrafo 1, sono rifiutate da ECRIS-TCN e non sono né conservate né trattate.

1. Quando interrogano ECRIS-TCN per individuare gli Stati membri in possesso di informazioni sui casellari giudiziali di un cittadino di paese terzo conformemente all’articolo 7 del regolamento (UE) 2019/816, le autorità competenti utilizzano il modello di dati di cui alla sezione II dell’allegato della presente decisione.

2. Nell’effettuare l’interrogazione di cui al paragrafo 1, le autorità competenti compilano tutti gli elementi di dati che hanno a disposizione per identificare il cittadino di paese terzo interessato. Fra gli elementi di dati contrassegnati a tal fine nel modello di dati di cui alla sezione II dell’allegato ne sono scelti almeno tre, tranne nel caso in cui l’interrogazione non contenga le immagini dattiloscopiche digitali (il file NIS).

3. A seguito dei collaudi di cui all’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/816, effettuati durante la fase di attuazione, sono stabilite le seguenti specifiche tecniche:

1. a) l’elenco dei campi di dati relativi ai dati che possono essere utilizzati per una ricerca inesatta;

2. b) le condizioni a cui un risultato di ricerca deve essere considerato una corrispondenza, tenendo conto dei requisiti di prestazione del sistema centrale ECRIS-TCN di cui alla sezione III dell’allegato e del livello accettabile di falsi positivi e falsi negativi.

4. Il numero di registrazioni ottenibili a seguito di un’interrogazione non è superiore a dieci per Stato membro. Se del caso, possono essere imposte ulteriori restrizioni al numero di registrazioni ottenibili.

5. Salvo disposizione contraria del regolamento (UE) 2019/816, le autorità centrali hanno accesso in qualsiasi momento a tutti i dati da esse inseriti in ECRIS-TCN, compreso l’accesso simultaneo a più registrazioni di dati.

6. A eu-LISA sono trasmessi gli elenchi delle qualifiche del personale autorizzato ad accedere a ECRIS-TCN, stabiliti dalle autorità competenti conformemente all’articolo 12, paragrafo 1, lettera d), e all’articolo 15 del regolamento (UE) 2019/816, nonché i relativi aggiornamenti.

1.

2. eu-LISA e le autorità competenti sono responsabili dell’attuazione delle loro rispettive norme e procedure di cui al paragrafo 1. Tale attuazione comprende:

1. a) l’ispezione dei registri in risposta a incidenti e, ove possibile, in modo proattivo;

2. b) i compiti di gestione dei registri, quali l’archiviazione, la conservazione sicura, l’elevata disponibilità e la protezione dall’accesso non autorizzato a norma dell’articolo 19 del regolamento (UE) 2019/816.

3. eu-LISA ha la responsabilità di mettere i registri a disposizione delle autorità competenti, su richiesta, e conformemente alla procedura di cui al paragrafo 1, secondo comma.

4. Le autorità competenti sono responsabili della conservazione dei loro rispettivi registri di cui all’articolo 31 del regolamento (UE) 2019/816, della loro gestione e della loro trasmissione a eu-LISA, su richiesta, e conformemente alla procedura di cui al paragrafo 1, secondo comma.

5. Ogni registro delle operazioni di trattamento dei dati di ECRIS-TCN contiene, come minimo, una registrazione cronologica che fornisce prove documentali della sequenza di attività che hanno interessato in qualsiasi momento un’operazione, una procedura o un evento specifici.

6. eu-LISA e le autorità competenti definiscono il loro rispettivo elenco di personale autorizzato ad accedere ai registri delle operazioni di trattamento dei dati di ECRIS-TCN e delle relative qualifiche conformemente all’articolo 31 del regolamento (UE) 2019/816.

1. L’archivio centrale di relazioni e statistiche istituito e attuato da eu-LISA a norma dell’articolo 39, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2019/818 e l’attuazione di riferimento ECRIS producono statistiche riguardanti la registrazione, la conservazione e lo scambio delle informazioni estratte dai casellari giudiziali tramite ECRIS-TCN e l’attuazione di riferimento ECRIS, conformemente all’articolo 32 del regolamento (UE) 2019/816.

2. Le statistiche di cui al paragrafo 1 comprendono in particolare le seguenti statistiche sulle attività:

1. a) per quanto riguarda gli indicatori di utilizzo del sistema:

   1. i) numero di registrazioni di dati create riguardanti cittadini di paesi terzi e soggetti con doppia cittadinanza (cittadini di paesi terzi/UE);

   2. ii) numero di registrazioni di dati modificate riguardanti cittadini di paesi terzi e soggetti con doppia cittadinanza (cittadini di paesi terzi/UE);

   3. iii) numero di registrazioni di dati cancellate riguardanti cittadini di paesi terzi e soggetti con doppia cittadinanza (cittadini di paesi terzi/UE);

   4. iv) numero di visualizzazioni delle proprie registrazioni di dati da parte delle autorità centrali a norma dell’articolo 5, paragrafo 5;

   5. v) numero di interrogazioni riguardanti cittadini di paesi terzi e soggetti con doppia cittadinanza (cittadini di paesi terzi/UE);

2. b) per quanto riguarda gli indicatori dei dati:

   1. i) numero di registrazioni nella banca dati;

   2. ii) numero di registrazioni contenenti impronte digitali;

   3. iii) numero di registrazioni contenenti gli indicatori stabiliti a norma dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) 2019/816, per le condanne per un reato di terrorismo o per qualunque altro dei reati elencati nell’allegato del regolamento (UE) 2018/1240;

   4. iv) rapporto sulla presenza di dati alfanumerici;

   5. v) rapporto sull’esattezza della data di nascita;

   6. vi) numero di registrazioni non accettate ai fini dell’inserimento;

   7. vii) numero di dati relativi alle impronte digitali non accettati ai fini dell’inserimento a norma dell’articolo 4, paragrafo 7, della presente decisione;

   8. viii) numero di registrazioni contenenti l’immagine del volto;

   9. ix) numero di registrazioni contenenti l’immagine del volto non accettate ai fini dell’inserimento a norma dell’articolo 4 bis, paragrafo 2, della presente decisione;

3. c) per quanto riguarda gli indicatori di efficacia della corrispondenza:

   1. i) numero di registrazioni ottenute effettuando una ricerca esatta relativa agli Stati membri di condanna;

   2. ii) numero di registrazioni ottenute effettuando una ricerca inesatta relativa agli Stati membri di condanna;

   3. iii) numero di ricerche esatte effettuate utilizzando dati alfanumerici o impronte digitali, o entrambi;

   4. iv) numero di ricerche inesatte effettuate utilizzando dati alfanumerici o impronte digitali, o entrambi;

   5. v) numero di riscontri positivi a una ricerca esatta, sulla base di successive richieste ECRIS;

   6. vi) numero di riscontri positivi a una ricerca inesatta, sulla base di successive richieste ECRIS;

4. d) altri indicatori

   1. i) quale autorità competente ha effettuato la ricerca;

   2. ii) scopo della ricerca a norma dell’articolo 7 del regolamento (UE) 2019/816, specificato per ciascuna autorità competente che l’ha effettuata.

3. Se del caso, le statistiche di cui al paragrafo 2 sono prodotte separatamente per ciascuna autorità competente.

4. Le statistiche di cui al paragrafo 1 comprendono in particolare le seguenti statistiche tecniche, per quanto riguarda gli indicatori della qualità del servizio:

1. a) rapporto successo/insuccesso delle richieste;

2. b) disponibilità del sistema;

3. c) statistiche sui tempi di risposta per ogni caso d’uso supportato dal sistema.

5. Le statistiche di cui ai paragrafi da 1 a 4 sono prodotte quotidianamente.

6. Gli Stati membri che utilizzano il proprio software nazionale di attuazione ECRIS, come previsto all’articolo 4, paragrafi da 4 a 7, del regolamento (UE) 2019/816, garantiscono che esso permetta di produrre le stesse statistiche dell’attuazione di riferimento ECRIS.

1. I requisiti di prestazione del sistema centrale ECRIS-TCN per la creazione, la modifica, la cancellazione e la visualizzazione delle registrazioni di dati nonché per la ricerca di uno Stato membro di condanna sono stabiliti nella sezione III dell’allegato.

2. eu-LISA monitora a livello centrale la prestazione in termini di esattezza dei dati relativi alle impronte digitali in ECRIS-TCN a partire dai dati inseriti dagli Stati membri in ECRIS-TCN, sulla base di un campione rappresentativo di casi.

3. Il monitoraggio di cui al paragrafo 2 è svolto periodicamente, e almeno una volta al mese. eu-LISA trasmette agli Stati membri relazioni su tale monitoraggio.

4. Il processo di misurazione della prestazione in termini di esattezza dei dati relativi alle impronte digitali è automatizzato quanto più possibile e non consente l’identificazione individuale. Tale processo è determinato dopo aver effettuato i collaudi rilevanti di cui all’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/816 durante la fase di attuazione.

5.

1. Il sistema centrale ECRIS-TCN ha un rapporto di disponibilità di almeno il 97,6 %, calcolato su un anno. La manutenzione programmata ha luogo al di fuori dell’orario di ufficio di eu-LISA e delle autorità centrali.

2. L’operatività di ECRIS-TCN è mantenuta in caso di potenziali eventi perturbatori o situazioni avverse in conformità dei valori del tempo massimo di ripristino approvati da eu-LISA e dagli Stati membri a seguito di un processo di analisi dell’impatto operativo condotto su base annuale.

3. eu-LISA garantisce che i dati inclusi in ECRIS-TCN possano essere ripristinati in caso di potenziali eventi perturbatori o situazioni avverse, in conformità dei valori del tempo massimo di ripristino approvati da eu-LISA e dagli Stati membri, come specificato in un processo di analisi dell’impatto operativo condotto su base annuale.

1. L’infrastruttura di comunicazione di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera d), è la rete EuroDomain di servizi transeuropei per la comunicazione telematica tra amministrazioni (TESTA), composta dal punto di accesso TESTA EuroDomain (TAP) e dalla dorsale europea TESTA. Qualsiasi ulteriore sviluppo della stessa o di una rete sicura alternativa garantisce che l’infrastruttura di comunicazione esistente continui a soddisfare i necessari requisiti di sicurezza stabiliti conformemente ai principi contenuti nella progettazione dell’architettura fisica di ECRIS-TCN di cui all’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2019/816, nonché nello stesso regolamento ECRIS-TCN.

2. Conformemente al paragrafo 1 del presente articolo, all’articolo 3, paragrafo 15, e all’articolo 4, paragrafo 1, lettera d) del regolamento ECRIS-TCN, fintanto che l’infrastruttura di comunicazione per ECRIS-TCN è la rete EuroDomain TESTA, il punto di accesso centrale nazionale per ECRIS-TCN è inteso come il punto di accesso TESTA EuroDomain (TAP).