REGOLAMENTO (CE) N. 515/97 DEL CONSIGLIO del 13 marzo 1997 relativo alla mutua assistenza tra le autorità amministrative degli Stati membri e alla collaborazione tra queste e la Commissione per assicurare la corretta applicazione delle normative doganale e agricola
Testo vigente
Art. 2 bis
Fatte salve le altre disposizioni del presente regolamento e per conseguire gli obiettivi di quest’ultimo, in particolare qualora non sia presentata alcuna dichiarazione doganale o dichiarazione semplificata o qualora essa sia incompleta o vi sia motivo di ritenere che i dati ivi contenuti siano falsi, la Commissione o le autorità competenti di ciascuno Stato membro possono scambiare con l’autorità competente di qualsiasi altro Stato membro o la Commissione i dati seguenti:
a) ragione sociale;
b) denominazione commerciale;
c) indirizzo dell’impresa;
d) numero di partita IVA dell’impresa;
e) numero di identificazione dei diritti di accisa9;
f) informazioni indicanti se il numero di partita IVA e/o il numero di identificazione dei diritti di accisa sono in uso;
g) nomi dei dirigenti, dei direttori e, se disponibili, degli azionisti principali dell’impresa;
h) numero e data di emissione della fattura; e
i) importo fatturato.
Il presente articolo si applica solo ai movimenti delle merci descritte all’articolo 2, paragrafo 1, primo trattino.
Art. 3
Quando le autorità nazionali decidono, sulla base di una domanda di assistenza amministrativa o di una comunicazione fatta a norma del presente regolamento, di intraprendere un'azione comprendente taluni elementi cui si può ricorrere unicamente previa autorizzazione o richiesta dell'autorità giudiziaria, devono essere comunicati nel quadro della cooperazione amministrativa prevista dal presente regolamento:
le informazioni relative all'applicazione della regolamentazione doganale e agricola che tali autorità ottengono, o, quantomeno,
gli elementi essenziali della pratica che consentono di porre fine ad una prassi fraudolenta.
Tuttavia, tale comunicazione deve essere preventivamente autorizzata dall'autorità giudiziaria se tale autorizzazione risulta necessaria in base al diritto nazionale.
Titolo I. Assistenza su richiesta
Art. 4
1. L'autorità interpellata comunica all'autorità richiedente, su richiesta di quest'ultima, tutte le informazioni che consentono di assicurare l'osservanza delle disposizioni previste dalle regolamentazioni doganale e agricola ed in particolare quelle relative:
all'applicazione dei dazi doganali e delle tasse di effetto equivalente, nonché dei prelievi agricoli e di altre imposizioni previste nel quadro della politica agricola comune o in quello dei regimi specifici applicabili ad alcune merci derivanti dalla trasformazione di prodotti agricoli;
alle operazioni che fanno parte del sistema di finanziamento da parte del Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia.
2. Allo scopo di ottenere le informazioni richieste, l'autorità interpellata, o l'autorità amministrativa cui l'autorità interpellata si rivolge, procede come se agisse per conto proprio o su richiesta di un'altra autorità del proprio paese.
Art. 5
L'autorità interpellata fornisce all'autorità richiedente, su richiesta di quest'ultima, qualsiasi attestazione, documento o copia conforme di documento di cui dispone o che essa si procura alle condizioni di cui all'articolo 4, paragrafo 2, e che si riferiscono ad operazioni cui si applicano le regolamentazioni doganale o agricola.
Art. 6
1. Su richiesta dell'autorità richiedente, l'autorità interpellata notifica o fa notificare al destinatario, nell'osservanza delle norme in vigore nello Stato membro in cui essa ha sede, tutti gli atti o le decisioni adottate dalle autorità amministrative che riguardino l'applicazione delle regolamentazioni doganale e agricola.
2. Le richieste di notifica che indicano l'oggetto dell'atto o della decisione da notificare sono corredate da una traduzione nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali dello Stato membro in cui ha sede l'autorità interpellata, lasciando impregiudicata la facoltà per quest'ultima di rinunciare alla comunicazione di tale traduzione.
Art. 7
Su richiesta dell'autorità richiedente, l'autorità interpellata esercita o fa esercitare, per quanto possibile, una speciale sorveglianza nella zona di azione dei propri servizi:
a) sulle persone delle quali si possa ragionevolmente ritenere che commettano infrazioni alle regolamentazioni doganale e agricola e, in modo particolare, sugli spostamenti di queste persone;
b) sui luoghi in cui siano stati costituiti depositi di merci in condizioni tali da fare ragionevolmente supporre che essi siano destinati ad alimentare operazioni contrarie alle regolamentazioni doganale e agricola;
c) sui movimenti di merci segnalati come possibile oggetto di operazioni contrarie alle regolamentazioni doganale e agricola;
d) sui mezzi di trasporto che si può ragionevolmente ritenere siano utilizzati per effettuare operazioni contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola.
Art. 8
L'autorità interpellata comunica all'autorità richiedente, su richiesta di quest'ultima, segnatamente mediante relazioni e altri documenti o loro copie conformi o estratti, tutte le informazioni di cui essa dispone o che essa si procura alle condizioni di cui all'articolo 4, paragrafo 2 riguardo ad operazioni constatate o progettate che sono o appaiono all'autorità richiedente contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola, ovvero, se del caso, riguardo ai risultati della sorveglianza esercitata a norma dell'articolo 7.
Tuttavia la comunicazione di documenti originali e di reperti è effettuata solo se non è contraria alle disposizioni viegenti nello Stato membro in cui ha sede l'autorità interpellata.
Art. 9
1.
Su richiesta dell'autorità richiedente, l'autorità interpellata procede o fa procedere alle opportune indagini amministrative in merito alle operazioni che sono o appaiono all'autorità richiedente contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola.
Per effettuare tali indagini amministrative, l'autorità interpellata o l'autorità amministrativa cui quest'ultima si rivolge, procede come se agisse per conto proprio o su richiesta di un'altra autorità del proprio paese.
L'autorità interpellata comunica i risultati di tali indagini amministrative all'autorità richiedente.
2.
Previo accordo tra l'autorità richiedente e l'autorità interpellata, degli agenti designati dall'autorità richiedente possono assistere alle indagini amministrative di cui al paragrafo 1.
Gli agenti dell'autorità interpellata garantiscono in qualsiasi momento lo svolgimento delle indagini amministrative. Gli agenti dell'autorità richiedente non possono, di propria iniziativa, esercitare i poteri di controllo spettanti agli agenti dell'autorità interpellata; essi hanno tuttavia accesso agli stessi locali e agli stessi documenti cui hanno accesso questi ultimi, per loro tramite ed esclusivamente ai fini dell'indagine amministrativa in corso.
Allorché le disposizioni nazionali in materia di procedura penale riservano certi atti ad agenti specificamente indicati dalla legge nazionale, gli agenti dell'autorità richiedente non partecipano a tali atti. Essi comunque non partecipano segnatamente alle perquisizioni domiciliari o all'interrogatorio formale delle persone disciplinato dalla legge penale. Essi hanno, tuttavia, accesso alle informazioni così ottenute, alle condizioni previste dall'articolo 3.
Art. 10
Previo accordo fra l'autorità richiedente e l'autorità interpellata e secondo le modalità fissate da quest'ultima, gli agenti debitamente autorizzati dalla prima possono raccogliere, negli uffici in cui esercitano le loro funzioni le autorità amministrative dello Stato membro in cui ha sede l'autorità interpellata, delle informazioni relative all'applicazione delle regolamentazioni doganale e agricola necessarie all'autorità richiedente e risultanti dalla documentazione cui possono accedere gli agenti di detti uffici. Tali agenti sono autorizzati ad estrarre copia di tale documentazione.
Art. 11
Gli agenti dell'autorità richiedente che sono presenti in un altro Stato membro in applicazione degli articoli 9 e 10 devono essere in grado di produrre, in qualsiasi momento, un mandato scritto in cui siano indicate la loro identità e la loro qualifica ufficiale.
Art. 12
Fatto salvo l'articolo 51, le informazioni, compresi i documenti, le copie conformi di documenti, gli attestati, tutti gli atti o le decisioni delle autorità amministrative, le relazioni e tutte le informazioni, ottenute dagli agenti dell'autorità adita e trasmessi all'autorità richiedente nei casi di assistenza di cui agli articoli da 4 a 11 possono costituire elementi di prova ammissibili alla stessa stregua di quelli ottenuti nello Stato membro in cui si svolge il procedimento:
a) nei procedimenti amministrativi dello Stato membro dell'autorità richiedente, comprese le modalità di appello successive;
b) nei procedimenti giudiziari dello Stato membro dell'autorità richiedente, salvo non sia diversamente specificamente dichiarato dall'autorità adita al momento della trasmissione delle informazioni.
Titolo II. Assistenza spontanea
Art. 13
Le autorità competenti di ciascuno Stato membro prestano, alle condizioni enunciate agli articoli 14 e 15, la propria assistenza alle autorità competenti degli altri Stati membri, senza che sia stata formulata la richiesta preventiva da parte di queste ultime.
Art. 14
Quando lo reputino utile ai fini dell'osservanza della regolamentazione doganale e agricola, le autorità competenti di ciascuno Stato membro:
a) esercitano o fanno esercitare, nella misura del possibile, la speciale sorveglianza di cui all'articolo 7;
b) comunicano alle autorità competenti degli altri Stati membri interessati, in particolare con relazioni e altri documenti o con loro copie conformi o estratti, tutte le informazioni di cui dispongono su operazioni che sono o che appaiono loro contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola.
Art. 15
1. Le autorità competenti di ciascuno Stato membro comunicano senza indugio alle autorità competenti degli altri Stati membri interessati qualsiasi informazione utile che si riferisce ad operazioni che sono o appaiono loro contrarie alle regolamentazioni doganale e agricola, in particolare le informazioni relative alle merci che ne costituiscono l'oggetto nonché ai nuovi mezzi o metodi utilizzati per effettuare tali operazioni.
2. Le autorità competenti di ciascuno Stato membro possono anche, mediante scambio automatico regolare o occasionale, comunicare all’autorità competente di qualsiasi Stato membro interessato informazioni ricevute in sede di entrata, uscita, transito, stoccaggio e uso finale delle merci, incluso il traffico postale, in circolazione tra il territorio doganale della Comunità e altri territori, e la presenza e circolazione all’interno del territorio doganale della Comunità di merci non comunitarie e di merci in regime di uso finale, ove necessario a prevenire o individuare operazioni che costituiscono, o sembrano costituire, infrazioni alle regolamentazioni doganale e agricola.
Art. 16
Fatto salvo l'articolo 51, le informazioni, compresi i documenti, le copie conformi di documenti, gli attestati, tutti gli atti o le decisioni delle autorità amministrative, le relazioni e tutte le informazioni, ottenute dagli agenti dell'autorità che li comunica e trasmessi all'autorità che li riceve nei casi di assistenza di cui agli articoli da 13 a 15 possono costituire elementi di prova ammissibili alla stessa stregua di quelli ottenuti nello Stato membro in cui si svolge il procedimento:
a) nei procedimenti amministrativi dell'autorità dello Stato membro destinataria, comprese le modalità di appello successive;
b) nei procedimenti giudiziari dell'autorità dello Stato membro destinataria, salvo non sia diversamente specificamente dichiarato dall'autorità che le comunica al momento della trasmissione delle informazioni.
Titolo III. Relazioni con la commissione
Art. 17
1. Le autorità competenti di ogni Stato membro comunicano alla Commissione, non appena ne dispongono:
a) ogni informazione che ritengono utile relativamente:
alle merci che hanno costituito oggetto o che si presume abbiano costituito oggetto di operazioni contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola,
ai metodi ed ai procedimenti utilizzati o che si presume siano stati utilizzati per violare le regolamentazioni doganale o agricola,
alle richieste di assistenza, alle azioni intraprese e alle informazioni scambiate in applicazione degli articoli da 4 a 16 che possono evidenziare tendenze di frode nei settori doganale o agricolo;
b) ogni informazione riguardante insufficienze o lacune delle regolamentazioni doganale o agricola che l'applicazione ha consentito di rilevare o di supporre.
2. La Commissione comunica alle autorità competenti di ogni Stato membro, appena ne dispone, ogni informazione tale da consentire loro di assicurare l'osservanza delle regolamentazioni doganale e agricola.
Art. 18
1.
Qualora operazioni contrarie o che appaiono contrarie alle regolamentazioni doganale e agricola siano constatate dalle autorità competenti di uno Stato membro o presentino un particolare interesse sul piano comunitario, segnatamente:
qualora esse abbiano o possano avere ramificazioni in altri Stati membri o in paesi terzi, oppure
qualora dette autorità ritengano che operazioni analoghe possano essere state effettuate anche in altri Stati membri,
dette autorità comunicano senza indugio alla Commissione, di propria iniziativa o su richiesta motivata della Commissione stessa, qualsiasi opportuna informazione, se del caso sotto forma di documenti o di copie o estratti di documenti, occorrente per la conoscenza dei fatti ai fini del coordinamento, ad opera della Commissione, delle azioni svolte dagli Stati membri.
La Commissione comunica tali informazioni alle autorità competenti degli altri Stati membri.
Entro sei mesi dal ricevimento delle informazioni trasmesse dalla Commissione, le autorità competenti degli Stati membri inoltrano alla Commissione una sintesi delle misure antifrode che hanno adottato sulla base di tali informazioni. Sulla base di tali sintesi, la Commissione a scadenze regolari elabora e invia agli Stati membri relazioni sui risultati delle misure da essi adottate.
2. Qualora facciano ricorso alla disposizione di cui al paragrafo 1, le autorità competenti di uno Stato membro possono esimersi dal comunicare alle autorità competenti degli altri Stati membri interessati le informazioni di cui all'articolo 14, lettera b), e all'articolo 15.
3. Su richiesta motivata della Commissione, le autorità competenti degli Stati membri agiscono come previsto agli articoli da 4 a 8.
4.
Quando la Commissione ritiene che siano state commesse irregolarità in uno o più Stati membri, essa ne informa lo (gli) Stato(i) membro(i) interessato(i) e questo(i) effettua(no) senza indugio un'indagine amministrativa cui possono assistere, alle condizioni enunciate dall'articolo 9, paragrafo 2 e dall'articolo 11 del presente regolamento, agenti della Commissione.
Lo o gli Stato(i) membro(i) interessato(i) comunicano senza indugio alla Commissione le conclusioni cui è (sono) pervenuto(i) al termine dell'indagine.
5. Degli agenti della Commissione possono raccogliere le informazioni di cui all'articolo 10 alle condizioni ivi stabilite e di comune accordo.
6. Le disposizioni del presente articolo non pregiudicano il diritto all'informazione e al controllo di cui la Commissione gode in virtù di altre normative vigenti.
7. Fatte salve le disposizioni del codice doganale comunitario relative all’introduzione di un quadro comune di gestione dei rischi, i dati scambiati tra la Commissione e gli Stati membri in applicazione degli articoli 17 e 18 possono essere memorizzati e utilizzati a fini di analisi strategica e di analisi operativa.
8. Gli Stati membri e la Commissione possono scambiarsi i risultati delle analisi operative e strategiche condotte a norma del presente regolamento.
Art. 18 bis
1. Fatte salve le competenze degli Stati membri e al fine di assistere le autorità di cui all'articolo 29 a individuare le spedizioni di merci che possano far parte di operazioni contrarie alle normative doganale e agricola, nonché i mezzi di trasporto, inclusi i container, utilizzati a tale scopo, la Commissione istituisce e gestisce un repertorio di dati notificati dai vettori («repertorio trasporti»). Il repertorio trasporti è direttamente accessibile a tali autorità. Esse possono utilizzare il repertorio, anche per l'analisi dei dati e per lo scambio di informazioni, unicamente ai fini del presente regolamento.
2. Nella gestione del repertorio trasporti, la Commissione è autorizzata:
a) ad accedere al contenuto dei dati, o a estrarlo e conservarlo, con qualunque mezzo o in qualsiasi forma e a utilizzare i dati nel rispetto delle disposizioni di legge relative ai diritti di proprietà intellettuale. La Commissione predispone adeguate salvaguardie comprese misure tecniche e organizzative e obblighi di trasparenza con riguardo alle persone interessate. Queste hanno il diritto di accesso e di rettifica dei dati;
b) a stabilire un raffronto tra i dati resi accessibili nel repertorio trasporti o estratti da esso, a compilarne un indice, a integrarli mediante altre fonti di dati e ad analizzarli nel rispetto delle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio3;
c) a mettere i dati del repertorio trasporti a disposizione delle autorità di cui all'articolo 29 del presente regolamento, mediante tecniche di trattamento elettronico dei dati.
3. I dati di cui al presente articolo riguardano in particolare la movimentazione dei container e/o dei mezzi di trasporto, le merci che ne formano oggetto e le persone partecipanti alle operazioni di movimentazione. Questi includono, ove disponibili, i seguenti dati:
a) per i movimenti dei container:
il numero distintivo del container,
la situazione di carico del container,
la data della movimentazione,
il tipo di movimentazione (carico, scarico, trasbordo, entrata, uscita ecc.),
la denominazione dell’imbarcazione o il numero d’immatricolazione del mezzo di trasporto,
il numero del viaggio,
la località,
la lettera di vettura o altro documento di trasporto;
b) per gli spostamenti dei mezzi di trasporto:
la denominazione dell’imbarcazione o il numero d’immatricolazione del mezzo di trasporto,
la lettera di vettura o altro documento di trasporto,
il numero dei container,
il peso del carico,
la descrizione e/o codificazione delle merci,
il numero di prenotazione,
il numero del sigillo,
la località della prima operazione di carico,
la località finale di scarico,
le località di trasbordo,
la data presunta di arrivo alla località finale di scarico;
c) per le persone che intervengono nelle operazioni di movimentazione di cui alle lettere a) e b): cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso e indirizzo;
d) per le imprese che intervengono nelle operazioni di movimentazione di cui alle lettere a) e b): ragione sociale, denominazione commerciale, sede dell’impresa, numero di registrazione, numero di partita IVA e numero di identificazione dei diritti di accisa nonché indirizzo di proprietari, caricatori, consegnatari, spedizionieri, vettori e altri intermediari o persone che intervengono nella catena di approvvigionamento internazionale.
4.
Per la movimentazione dei container di cui al paragrafo 3 del presente articolo, la Commissione predispone e gestisce un repertorio dei messaggi sullo status dei container notificati («repertorio dei CSM»). Il repertorio dei CSM è direttamente accessibile alle autorità di cui all'articolo 29. I vettori di cui al paragrafo 1 del presente articolo che conservano i dati sui movimenti e sullo status dei container o hanno conservato tali dati a loro nome notificano i messaggi sullo status dei container (CSM) alle autorità doganali degli Stati membri in una delle due situazioni seguenti:
a) container che sono introdotti nel territorio doganale dell'Unione a bordo di una nave proveniente da un paese terzo, a esclusione dei:
container destinati a rimanere a bordo della stessa nave durante il tragitto in questione e che escono dal territorio doganale dell'Unione a bordo di tale nave; e
container destinati a essere scaricati e ricaricati sulla stessa nave durante il tragitto in questione per consentire di scaricare o caricare altre merci e che escono dal territorio doganale dell'Unione a bordo di tale nave;
b) per spedizioni di merci in container che escono dal territorio doganale dell'Unione a bordo di una nave diretta in un paese terzo e rientranti nell'ambito di applicazione:
dell'articolo 2 della direttiva 92/84/CEE del Consiglio4;
dell'articolo 2 della direttiva 2011/64/UE del Consiglio5; o
dell'articolo 2, paragrafo 1, della direttiva 2003/96/CE del Consiglio6;
I dati sono trasmessi dai vettori direttamente al repertorio dei CSM.
5. I CSM sono notificati nelle situazioni seguenti:
a) dal momento in cui il container è stato segnalato come vuoto prima di essere introdotto nel territorio doganale dell'Unione o prima di uscire da tale territorio fino al momento in cui viene nuovamente segnalato come vuoto;
b) per almeno tre mesi prima dell'arrivo effettivo del container nel territorio doganale dell'Unione fino a un mese dopo il suo ingresso nel territorio doganale dell'Unione, nei casi in cui CSM specifici necessari per identificare gli eventi pertinenti relativi al container vuoto non siano disponibili nei registri elettronici del vettore; oppure
c) per almeno tre mesi dopo l'uscita dal territorio doganale dell'Unione, nel caso in cui i CSM specifici necessari per identificare gli eventi pertinenti relativi al container vuoto non siano disponibili nei registri elettronici del vettore.
6.
I vettori notificano i CSM per i seguenti eventi o per eventi equivalenti, nella misura in cui siano noti al vettore notificante e i dati di tali eventi siano stati generati, raccolti o mantenuti nei loro registri elettronici:
conferma della prenotazione,
arrivo in una struttura di carico o scarico,
partenza da una struttura di carico o scarico,
carico su, o scarico da, un mezzo di trasposto,
ordine di riempimento o svuotamento,
conferma di riempimento o svuotamento,
movimenti all'interno del terminale,
ispezione all'ingresso del terminale,
invio per grosse riparazioni.
Ogni Stato membro prevede sanzioni per il mancato rispetto dell'obbligo di fornire dati o per aver fornito dati incompleti o falsi. Tali sanzioni devono essere effettive, proporzionate e dissuasive.
7.
All'interno della Commissione, soltanto gli analisti cui è affidato tale incarico sono autorizzati a effettuare il trattamento dei dati personali di cui al paragrafo 2, lettere b) e c).
I dati personali che non sono necessari per rilevare il movimento delle merci di cui al paragrafo 1, sono immediatamente cancellati o resi anonimi. In ogni caso, essi possono essere conservati per un periodo massimo di tre anni.
La Commissione mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale o illegale, dalla perdita accidentale, dalla comunicazione, modifica e accesso non autorizzati e da qualsiasi altra forma di trattamento non autorizzato.
8. I dati ricevuti dai vettori sono conservati soltanto per il periodo necessario al conseguimento dell'obiettivo per il quale sono stati introdotti e non possono essere conservati per più di cinque anni.
9.
La Commissione e gli Stati membri tutelano le informazioni commerciali riservate ricevute dai vettori.
La Commissione e gli Stati membri applicano ai rispettivi esperti designati le più elevate norme di sicurezza in materia di segreto professionale sotto il profilo tecnico, organizzativo e del personale o altri vincoli equivalenti di riservatezza conformemente al diritto nazionale e al diritto dell'Unione.
La Commissione e gli Stati membri garantiscono che siano rispettate le richieste di altri Stati membri relative al trattamento riservato delle informazioni scambiate mediante il repertorio dei CSM.
Art. 18 ter
1. La Commissione è autorizzata a fornire formazione e ogni forma di assistenza diversa da quella finanziaria ai funzionari di collegamento di paesi terzi e di organizzazioni e agenzie europee e internazionali.
2. La Commissione può mettere a disposizione degli Stati membri perizia, assistenza tecnica o logistica, un’azione di formazione o di comunicazione od ogni altro sostegno operativo sia per conseguire gli obiettivi del presente regolamento sia per l’esercizio delle funzioni degli Stati membri nell’ambito dell’attuazione della cooperazione doganale di cui agli articoli 29 e 30 del trattato sull’Unione europea.
Art. 18 quater
La Commissione adotta, mediante atti di esecuzione, disposizioni relative alla frequenza delle notifiche, al formato dei dati contenuti nei CSM e al metodo di trasmissione dei CSM.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura di esame di cui all'articolo 43 bis, paragrafo 2, entro il 29 febbraio 2016.
Art. 18 quinquies
1.
La Commissione istituisce e gestisce un repertorio («repertorio importazioni, esportazioni e transito») contenente dati relativi a:
a) l'importazione di merci;
b) il transito di merci; e
c) l'esportazione di merci, nella misura in cui le merci di cui alla presente lettera rientrino nell'ambito di applicazione:
i) dell'articolo 2 della direttiva 92/84/CEE;
ii) dell'articolo 2 della direttiva 2011/64/UE; o
iii) dell'articolo 2, paragrafo 1, della direttiva 2003/96/CE.
Il repertorio «importazioni, esportazioni e transito» è conservato come specificato negli allegati 37 e 38 del regolamento (CEE) n. 2454/93 della Commissione7.
La Commissione duplica sistematicamente i dati provenienti dalle fonti gestite dalla Commissione in applicazione del regolamento (UE) n. 952/2013 nel repertorio «importazioni, esportazioni e transito». Gli Stati membri possono fornire alla Commissione i dati riguardanti il transito di merci in uno Stato membro e l'esportazione diretta, in base alla disponibilità dei dati e delle infrastrutture delle tecnologie dell'informazione degli Stati membri.
I servizi designati dalla Commissione e le autorità nazionali di cui all'articolo 29 del presente regolamento possono utilizzare il repertorio importazioni, esportazioni e transito per analizzare i dati e comparare i dati nel repertorio importazioni, esportazioni e transito con i CSM notificati in base al repertorio CSM e possono scambiare informazioni sui risultati, ai fini del presente regolamento.
2.
Il repertorio importazioni, esportazioni e transito è accessibile alle autorità nazionali di cui all'articolo 29 del presente regolamento. All'interno della Commissione, soltanto gli analisti cui è affidato tale incarico sono autorizzati al trattamento dei dati contenuti nel repertorio importazioni, esportazioni e transito.
Gli Stati membri hanno accesso diretto:
a) ai dati su tutte le dichiarazioni redatte e presentate nello Stato membro interessato;
b) ai dati relativi agli operatori economici in possesso di un numero EORI di cui al regolamento (CEE) n. 2454/93 e assegnato dalle autorità di quello Stato membro;
c) ai dati sul transito;
d) a tutti gli altri dati esclusi i dati personali di cui all'articolo 41 ter, paragrafo 2, del presente regolamento.
Le autorità competenti, una volta inseriti i dati nel sistema d'informazione doganale di cui all'articolo 23, paragrafo 1, del presente regolamento, o i dati di cui a un fascicolo istruttorio nell'archivio d'identificazione dei fascicoli a fini doganali di cui all'articolo 41 bis, paragrafo 1, del presente regolamento, conformemente all'articolo 41 ter del presente regolamento, hanno accesso a tutti i dati contenuti nel repertorio importazioni, esportazioni e transito relativi a tale voce o a tale fascicolo istruttorio.
3.
Il regolamento (CE) n. 45/2001 si applica al trattamento dei dati personali da parte della Commissione per quanto concerne i dati contenuti nel repertorio importazioni, esportazioni e transito.
La Commissione è considerata un organismo responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 2, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001.
Il repertorio importazioni, esportazioni e transito è soggetto a controllo preventivo da parte del garante europeo della protezione dei dati a norma dell'articolo 27 del regolamento (CE) n. 45/2001.
I dati contenuti nel repertorio importazioni, esportazioni e transito non possono essere conservati per più di cinque anni, con una proroga ulteriore di due anni, se giustificata.
4.
Il repertorio importazioni, esportazioni e transito non comprende le categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 45/2001.
La Commissione mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali dalla distruzione accidentale o illegale, dalla perdita accidentale, dalla comunicazione, modifica e accesso non autorizzati e da qualsiasi altra forma di trattamento non autorizzato.
5.
La Commissione e gli Stati membri tutelano le informazioni commerciali riservate. La Commissione e gli Stati membri applicano ai rispettivi esperti designati le più elevate norme in materia di segreto professionale sotto il profilo tecnico, organizzativo e di sicurezza del personale o altri vincoli equivalenti di riservatezza conformemente al diritto nazionale e al diritto dell'Unione.
La Commissione e gli Stati membri garantiscono che siano rispettate le richieste di altri Stati membri relative al trattamento riservato delle informazioni scambiate mediante il repertorio importazioni, esportazioni e transito.