Regolamento delegato (UE) n. 907/2014 della Commissione dell'11 marzo 2014 che integra il regolamento (UE) n. 1306/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda gli organismi pagatori e altri organismi, la gestione finanziaria, la liquidazione dei conti, le cauzioni e l’uso dell’euro

A) Struttura organizzativa

La struttura organizzativa dell’organismo pagatore gli permette di svolgere le funzioni principali di seguito elencate in relazione alla spesa del FEAGA e del FEASR:

1. i) autorizzazione e controllo dei pagamenti per fissare l’importo da erogare a un beneficiario conformemente alla normativa dell’Unione, compresi, in particolare, i controlli amministrativi e in loco;

2. ii) esecuzione dei pagamenti per erogare ai beneficiari (o ai loro rappresentanti) l’importo autorizzato o, nel caso dello sviluppo rurale, la parte del cofinanziamento dell’Unione;

3. iii) contabilizzazione per registrare (in formato elettronico) tutti i pagamenti nei conti dell’organismo pagatore riservati distintamente alle spese del FEAGA e del FEASR e preparazione di sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili (per il FEAGA), trimestrali (per il FEASR) e annuali destinate alla Commissione. Nei conti dell’organismo pagatore vanno altresì registrati gli attivi finanziati dai fondi, segnatamente per quanto concerne le scorte d’intervento, gli anticipi non liquidati, le cauzioni e i debitori.

La struttura organizzativa dell’organismo pagatore stabilisce in modo chiaro la ripartizione dei poteri e delle responsabilità a tutti i livelli operativi e prevede una separazione delle tre funzioni di cui sopra, le cui responsabilità sono definite nell’organigramma. Essa comprende i servizi tecnici e il servizio di audit interno di cui al punto 4.

B) Risorse umane

L’organismo garantisce:

1. i) la disponibilità di risorse umane adeguate per l’esecuzione delle operazioni e di competenze tecniche adeguate ai differenti livelli operativi;

2. ii) una ripartizione dei compiti tale da garantire che nessun funzionario abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione, pagamento o contabilizzazione delle somme imputate al FEAGA o al FEASR e che nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza la supervisione di un secondo funzionario;

3. iii) che le responsabilità dei singoli funzionari sono definite nella descrizione scritta delle mansioni, inclusa la fissazione di limiti finanziari alle loro competenze;

4. iv) che è prevista una formazione adeguata del personale a tutti i livelli operativi, anche in materia di sensibilizzazione al problema delle frodi, e che esiste una politica per la rotazione del personale addetto a funzioni sensibili o, in alternativa, per aumentare la supervisione sullo stesso;

5. v) che sono adottate misure adeguate per evitare il rischio di un conflitto d’interessi quando persone che occupano una posizione di responsabilità o svolgono un incarico delicato in materia di verifica, autorizzazione, pagamento e contabilizzazione delle domande di aiuto o di pagamento assumono altre funzioni al di fuori dell’organismo pagatore.

C) Delega

1. C.1) Se l’organismo pagatore delega a un altro organismo l’esecuzione di uno qualsiasi dei suoi compiti, a norma dell’articolo 7 del regolamento (UE) n. 1306/2013, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

   1. i) un accordo scritto tra l’organismo pagatore e tale organismo deve specificare, oltre ai compiti delegati, la natura delle informazioni e dei documenti giustificativi da presentare all’organismo pagatore, nonché i termini entro i quali devono essere forniti. L’accordo deve consentire all’organismo pagatore di rispettare i criteri per il riconoscimento;

   2. ii) l’organismo pagatore resta in ogni caso responsabile dell’efficace gestione dei fondi interessati; esso rimane l’unico responsabile della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, compresa la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, e ad esso compete dichiarare alla Commissione la spesa corrispondente e contabilizzarla;

   3. iii) le responsabilità e gli obblighi dell’altro organismo, segnatamente per il controllo e la verifica del rispetto della normativa dell’Unione, vanno chiaramente definiti;

   4. iv) l’organismo pagatore garantisce che l’organismo delegato dispone di sistemi efficaci per espletare in maniera soddisfacente i compiti che gli sono assegnati;

   5. v) l’organismo delegato conferma esplicitamente all’organismo pagatore che espleta effettivamente i compiti suddetti e descrive i mezzi utilizzati;

   6. vi) l’organismo pagatore sottopone periodicamente a verifica i compiti delegati per accertarsi che l’operato dell’organismo sia di livello soddisfacente e conforme alla normativa dell’Unione.

2. C.2) Le condizioni specificate ai punti C.1) i), ii), iii) e v) di cui sopra si applicano, mutatis mutandis, ai casi in cui le funzioni dell’organismo pagatore sono espletate da un altro organismo nell’ambito dei suoi compiti ordinari, a norma della legislazione nazionale.

A) Procedure di autorizzazione delle domande

L’organismo pagatore adotta le seguenti procedure:

1. i) stabilisce procedure particolareggiate per la ricezione, la registrazione e il trattamento delle domande, compresa una descrizione di tutti i documenti da utilizzare;

2. ii) ogni funzionario responsabile dell’autorizzazione dispone di un elenco esauriente delle verifiche da effettuare e attesta, nei documenti giustificativi della domanda, che tali verifiche sono state effettuate. L’attestato può essere in formato elettronico. Deve esservi la prova che le operazioni sono state oggetto di una verifica sistematica da parte di un membro del personale di grado superiore, basata ad esempio su un campione, un sistema o un piano;

3. iii) il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati controlli sufficienti per verificare la conformità alla normativa dell’Unione. I controlli includono tutte le verifiche prescritte dal pertinente regolamento che disciplina la misura specifica in base alla quale viene richiesto l’aiuto, nonché dall’articolo 58 del regolamento (UE) n. 1306/2013, per prevenire e individuare frodi e irregolarità, con particolare riguardo ai rischi connessi. Per quanto riguarda il FEASR, devono essere inoltre applicate procedure per verificare che sono state rispettate le condizioni per la concessione dell’aiuto, anche in materia di aggiudicazione di appalti, e che tutte le norme nazionali e dell’Unione applicabili, comprese quelle fissate nel programma di sviluppo rurale, sono state osservate;

4. iv) i dirigenti dell’organismo pagatore, al livello adeguato, vengono informati regolarmente e tempestivamente dei risultati dei controlli amministrativi e in loco effettuati, perché possano tenere conto in ogni momento dell’adeguatezza dei controlli stessi prima di dare seguito a una domanda;

5. v) il lavoro svolto è descritto dettagliatamente in una relazione che accompagna ogni domanda o gruppo di domande o, se del caso, che copre un’intera campagna. La relazione è corredata di un attestato di ammissibilità delle domande approvate e della natura, della portata e dei limiti del lavoro svolto. Inoltre, per quanto riguarda il FEASR, deve esservi la garanzia che i criteri per la concessione dell’aiuto, anche in materia di aggiudicazione di appalti, sono stati rispettati e che tutte le norme nazionali e dell’Unione applicabili, comprese quelle fissate nel programma di sviluppo rurale, sono state osservate. Se i controlli fisici o amministrativi non sono esaustivi ma a campione, le domande selezionate devono essere identificate e deve essere descritto il metodo di campionamento nonché i risultati di tutte le ispezioni e le misure adottate in relazione alle discrepanze e irregolarità riscontrate. I giustificativi devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati tutti i controlli necessari in merito all’ammissibilità delle domande autorizzate;

6. vi) qualora i documenti (in formato cartaceo o elettronico) relativi alle domande autorizzate e ai controlli effettuati vengano conservati da altri organismi, questi ultimi e l’organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consentano di registrare l’ubicazione di tutti i documenti pertinenti ai pagamenti specifici.

B) Procedure di pagamento

L’organismo pagatore adotta le necessarie procedure per garantire che i pagamenti siano versati esclusivamente sui conti bancari dei beneficiari o dei loro rappresentanti. Il pagamento viene eseguito dall’istituto bancario dell’organismo pagatore o, se del caso, da un organismo pagatore statale entro cinque giorni lavorativi dalla data di imputazione al FEAGA o al FEASR. Sono adottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i quali non vengono effettuati trasferimenti non siano dichiarati ai fondi a fini di rimborso. Se tali pagamenti sono già stati dichiarati ai fondi, dovranno essere nuovamente accreditati agli stessi attraverso le dichiarazioni mensili/trimestrali immediatamente successive oppure al più tardi nei conti annuali. Nessun pagamento viene effettuato in contanti. È ammessa la firma elettronica dell’ordinatore e/o del suo supervisore, a condizione che sia garantito un adeguato livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l’identità del firmatario sia riconosciuta dal sistema.

C) Procedure di contabilità

L’organismo pagatore adotta le seguenti procedure:

1. i) le procedure contabili atte a garantire che le dichiarazioni mensili (per il FEAGA), trimestrali (per il FEASR) e annuali siano complete, esatte e presentate entro i termini previsti e che eventuali errori od omissioni siano individuati e corretti in particolare mediante controlli e verifiche effettuati periodicamente;

2. ii) la contabilità relativa alle scorte d’intervento atta a garantire che i quantitativi e le relative spese siano registrati in modo corretto e in tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni fase, dall’accettazione dell’offerta fino allo smaltimento materiale del prodotto, conformemente alla normativa applicabile, e che i quantitativi e la natura delle scorte nei vari luoghi possano essere determinati in qualsiasi momento.

D) Procedure in materia di anticipi e cauzioni

Devono essere adottate procedure per assicurare che:

1. i) i pagamenti degli anticipi siano indicati separatamente nelle registrazioni contabili o secondarie;

2. ii) le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che soddisfano le condizioni di cui al capo IV del presente regolamento e che sono stati riconosciuti dalle autorità competenti. Le garanzie rimangono valide sino a liquidazione o incameramento, su semplice richiesta dell’organismo pagatore;

3. iii) gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti e gli anticipi in ritardo per la liquidazione vengano identificati e le cauzioni prontamente incamerate.

E) Procedure in caso di debiti

Tutti i criteri di cui ai punti da A) a D) si applicano, mutatis mutandis, ai prelievi, alle cauzioni incamerate, ai pagamenti rimborsati, alle entrate con destinazione specifica ecc., che l’organismo pagatore è tenuto a riscuotere per conto del FEAGA e del FEASR. L’organismo pagatore istituisce un sistema per individuare tutti gli importi dovuti e per registrare in un unico registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano riscossi. Il registro dei debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari, adottando le misure necessarie qualora vi siano ritardi nel recupero degli importi dovuti.

F) Pista di controllo

Le informazioni relative ai documenti che attestano l’autorizzazione, la contabilizzazione e il pagamento delle domande di aiuto nonché le informazioni relative alla gestione degli anticipi, delle cauzioni e dei debiti devono essere disponibili presso l’organismo pagatore per assicurare in ogni momento una pista di controllo sufficientemente dettagliata.

A) Comunicazione

L’organismo pagatore adotta le necessarie procedure per garantire che qualsiasi modifica dei regolamenti dell’Unione, in particolare del tasso dell’aiuto applicabile, venga registrata e che le istruzioni, le banche dati e gli elenchi di controllo vengano aggiornati in tempo utile.

B) Sicurezza dei sistemi d’informazione

1. i) Fatto salvo il punto ii) di seguito, la sicurezza dei sistemi d’informazione si basa sui criteri definiti in una versione applicabile, nell’esercizio finanziario di cui trattasi, di una delle seguenti norme:

   International Standards Organisation (Organizzazione internazionale per la standardizzazione) 27002: Code of practice for Information Security controls (ISO) (codice di buona pratica per i controlli sulla sicurezza delle informazioni),

   Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/Manuale di sicurezza informatica di base (BSI),

   Information Systems Audit and Control Association: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) (obiettivi di controllo nel campo dell’informazione e delle tecnologie correlate).

2. ii) A decorrere dal 16 ottobre 2016 la sicurezza dei sistemi d’informazione è certificata in conformità con l’Organizzazione internazionale per la standardizzazione 27001: Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni — Requisiti (ISO). La Commissione può autorizzare gli Stati membri a certificare la sicurezza dei loro sistemi d’informazione in conformità con altre norme riconosciute se tali norme garantiscono un livello di sicurezza almeno equivalente a quello previsto dalla norma ISO 27001. Per gli organismi pagatori responsabili della gestione e del controllo di una spesa annuale dell’Unione non superiore a 400 milioni di EUR, gli Stati membri possono decidere di non applicare le disposizioni di cui al primo comma. In tale caso, gli Stati membri continuano ad applicare le disposizioni di cui al punto i). Essi comunicano la loro decisione alla Commissione.

A) Monitoraggio continuo mediante attività di controllo interne

Le attività di controllo interne devono interessare quantomeno i seguenti settori:

1. i) monitoraggio dei servizi tecnici e degli organismi delegati responsabili dell’esecuzione dei controlli e di altre funzioni, finalizzato a garantire un’attuazione adeguata di regolamenti, orientamenti e procedure;

2. ii) esecuzione di modifiche dei sistemi per migliorare i sistemi di controllo nella loro globalità;

3. iii) revisione delle domande di aiuto e di pagamento inoltrate all’organismo pagatore nonché di altre informazioni che diano adito a sospetti di irregolarità;

4. iv) procedure di monitoraggio per prevenire e individuare frodi e irregolarità, con particolare riguardo ai settori di spesa della PAC di competenza dell’organismo pagatore che sono esposti a un rischio significativo di frode o di altre gravi irregolarità.

Il monitoraggio continuo è parte integrante delle normali e ricorrenti attività operative dell’organismo pagatore. A tutti i livelli, le operazioni quotidiane e le attività di controllo dell’organismo pagatore sono monitorate costantemente per assicurare una pista di controllo sufficientemente dettagliata.

B) Valutazione distinta da parte del servizio di controllo interno

L’organismo pagatore adotta in tale ambito le seguenti procedure:

1. i) il servizio di controllo interno è indipendente dagli altri servizi dell’organismo pagatore e riferisce direttamente al direttore dell’organismo;

2. ii) il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate dall’organismo pagatore siano adeguate per garantire la conformità con la normativa dell’Unione e che la contabilità sia esatta, completa e tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinate misure o a campioni di operazioni, a condizione che il programma di lavoro garantisca la copertura di tutti i settori importanti, compresi i servizi responsabili dell’autorizzazione, per un periodo non superiore a cinque anni;

3. iii) l’attività del servizio di controllo interno si svolge conformemente a norme riconosciute a livello internazionale, va registrata in documenti di lavoro e deve figurare nelle relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell’organismo pagatore.