Decisione del Consiglio del 27 marzo 2000 relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di bilancio della gestione, da parte del segretario generale aggiunto del Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità di rappresentante di taluni Stati membri, relativi all'installazione e al funzionamento dell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen, "Sisnet" (2000/265/CE)
Testo vigente
Art. 26
Gli Stati di cui all'articolo 25 mettono a disposizione del Segretario Generale aggiunto i loro contributi finanziari.
La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri di cui all'articolo 25, da un lato, e l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera, dall'altro, è stabilita annualmente in base alla quota che ciascuno Stato membro interessato e l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera detengono nel totale dei prodotti interni lordi (PIL) dell'anno precedente di tutti gli Stati di cui all'articolo 25. La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri interessati è stabilita annualmente, previa detrazione dei contributi dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera, a seconda della parte di risorsa IVA di ciascuno di detti Stati membri sul totale delle risorse IVA delle Comunità europee, fissata nell'ultima rettifica del bilancio dell'Unione avvenuta nell'esercizio precedente.
Art. 27
1. Il segretario generale aggiunto invia con una lettera le richieste di contributi a ciascuno Stato di cui all'articolo 25 tramite le amministrazioni nazionali di cui gli sono stati forniti gli estremi.
2. La lettera in questione contiene quanto segue:
a) la decisione di adozione del bilancio o, in caso di ricorso all'articolo 9, la decisione di richiedere contributi tramite dodicesimi provvisori;
b) l'importo che ciascuno Stato deve versare, calcolato in euro a seconda del criterio di ripartizione di cui all'articolo 26;
c) i dati necessari al versamento del contributo.
3. I contributi sono versati sul conto bancario di cui all'articolo 21.
4. I contributi sono pagabili in euro.
Art. 28
1. Agli Stati di cui all'articolo 25 è ingiunto di versare il 70 % del loro contributo entro il 1o aprile e il 30 % entro il 1o ottobre.
1 bis.
2. Se uno Stato non ha adempiuto i propri obblighi finanziari, ad esso si applicano per analogia le norme comunitarie vigenti sugli interessi di mora nel versamento delle partecipazioni al bilancio dell'Unione europea, fatti salvi eventuali costi sostenuti da tale Stato a norma dell'articolo 20, paragrafo 6.
3. In deroga al paragrafo 1 e fatto salvo l'articolo 49, la Bulgaria e la Romania pagano per intero i rispettivi contributi per il 2010 entro il 31 dicembre 2010. Il Liechtenstein paga per intero il rispettivo contributo per il 2010 entro il 31 dicembre 2010.
4.
Capo V. Conclusione dei contratti
Art. 29
1. I contratti relativi agli acquisti o alle locazioni di beni o alle prestazioni di servizi devono essere fatti per iscritto.
2. I contratti per i quali il valore stimato è pari o superiore alle soglie stabilite nella direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi4, sono conclusi in base alle disposizioni della suddetta direttiva (di seguito «direttiva sugli appalti pubblici»).
3. Possono essere conclusi contratti mediante trattativa privata qualora il valore stimato del contratto in questione non superi le soglie stabilite nella direttiva sugli appalti pubblici. In questi casi gli Stati membri di cui all’articolo 25 sono tuttavia tenuti a porre in competizione, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o prestatori che possono fornire i prodotti o prestare i servizi oggetto del contratto.
4. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi dal Segretariato generale, a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, in tutti gli Stati membri.
5. Le procedure di gara d’appalto e i criteri di selezione e di aggiudicazione sono determinati e disciplinati dalle disposizioni della direttiva sugli appalti pubblici integrate dalle disposizioni del presente regolamento finanziario.
6. I bandi di gara sono preparati dal Segretariato generale a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, e contengono in particolare le indicazioni relative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;
b) se del caso, ai riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi (forniture o prestazioni di servizi) ed eventualmente al documento relativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clausole del contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo delle stesse) debbono contenere;
h) al divieto di qualsiasi contatto riguardante il bando di gara tra il Segretario generale aggiunto e i suoi funzionari, i rappresentanti dei governi degli Stati membri di cui all'articolo 25, i rappresentanti dei governi dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera ed il concorrente, salvo, eccezionalmente, nei seguenti casi: prima della data ultima per il deposito delle offerte:
i) su iniziativa dei concorrenti: è possibile comunicare a tutti i concorrenti informazioni supplementari nell'intento specifico di chiarire la natura del bando di gara;
ii) su iniziativa del Segretario generale aggiunto: se gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda, la Norvegia, la Svizzera o il Segretariato generale del Consiglio rilevano un errore, un'imprecisione, un'omissione o qualsiasi altro errore materiale nella redazione del testo del bando, il Segretariato generale può informarne gli interessati, secondo modalità strettamente identiche a quelle del bando di gara;
iii) dopo l'apertura delle offerte e su iniziativa degli Stati membri di cui all'articolo 25, dell'Islanda, della Norvegia, della Svizzera o del Segretariato generale del Consiglio, qualora un'offerta richieda chiarimenti o si tratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nella redazione dell'offerta, il Segretariato generale può prendere l'iniziativa di mettersi in contatto con il concorrente.
Art. 30
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti alle condizioni di cui all'articolo 29, paragrafo 6, lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella relazione trasmessa in seguito alla commissione consultiva di cui all'articolo 36 è fatta menzione dei contatti.
Art. 31
Non può essere operata alcuna discriminazione in base alla nazionalità tra i cittadini degli Stati membri, dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera per i contratti stipulati dal Segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25.
Art. 32
Se esiste un capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi, esso è allegato al bando di gara. È eventualmente accluso anche un documento contenente le condizioni specifiche del contratto.
Art. 33
La trasmissione delle offerte avviene, a scelta dei concorrenti:
a) per posta, nel qual caso il bando di gara deve precisare che sarà considerata la data di spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni per posta devono essere effettuate con plico raccomandato;
b) mediante presentazione presso il Segretariato del Consiglio, direttamente o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi di distribuzione privati, nel qual caso il bando di gara deve indicare il giorno e l'ora entro i quali i plichi vanno presentati al Segretariato del Consiglio e precisare il servizio cui vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In entrambi i casi la data deve essere identica.
Per garantire il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara deve figurare la seguente indicazione: «L'offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura: “Bando di gara — non deve essere aperta dal servizio di registrazione”. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente» .
Art. 34
Tutte le offerte devono essere aperte.
Le offerte sono aperte contemporaneamente da una commissione appositamente designata dal Segretario generale aggiunto. Essa si compone di tre alti funzionari appartenenti a direzioni differenti del Segretariato generale del Consiglio.
La commissione redige il verbale dell'apertura delle offerte che deve essere firmato da tutti i suoi membri.
Ciascuna pagina di ciascuna offerta deve essere parafata da almeno un membro della commissione. La commissione deve registrare per iscritto tutte le offerte ricevute, elencando in particolare tutti i documenti allegati dai concorrenti alle loro offerte.
Art. 35
Ogni offerta è valutata dagli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera. Il funzionario responsabile del Segretariato generale del Consiglio designato dall'ordinatore o un supplente parimenti designato dall'ordinatore presentano alla commissione consultiva di cui all'articolo 36 una relazione approvata all'unanimità da questi Stati.
La relazione contiene in particolare:
a) i motivi dell'eliminazione di ciascun concorrente;
b) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una tabella comparativa dei prezzi unitari;
c) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Art. 36
Per i contratti conclusi dal Segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dai competenti rappresentanti dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera in seguito a gare d'appalto, è prima chiesto il parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti.
Art. 37
La commissione consultiva di cui all'articolo 36 si compone di un rappresentante di ciascuno Stato membro di cui all'articolo 25, nonché di un rappresentante dell'Islanda, di uno della Norvegia e di uno della Svizzera. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera, si assicurano che i rappresentanti scelti abbiano adeguate competenze in campo informatico e/o finanziario e/o giuridico. I rappresentanti non devono aver preso parte alla valutazione dei fascicoli sottoposti alla commissione consultiva. Un rappresentante del revisore interno è presente in veste di osservatore.
La commissione consultiva elegge, a maggioranza semplice, un presidente ed un vicepresidente scelti fra i rappresentanti.
La commissione consultiva emette un parere sulla conformità della procedura di selezione dei concorrenti e, in generale, sui termini del contratto.
La commissione consultiva può essere invitata a pronunciarsi su qualsiasi altro problema concernente la materia oggetto del presente capitolo.
La commissione consultiva si adopera per adottare il proprio parere per consenso. Qualora non sia possibile raggiungere un consenso, la commissione consultiva adotta il proprio parere a maggioranza semplice dei suoi rappresentanti. È richiesto un quorum di diciannove voti affinché la procedura sia valida. In caso di parità di voti è decisivo il voto del presidente. A decorrere dalla data di cui all'articolo 25, paragrafo 1 bis, è richiesto un quorum di 21 voti.
Il Segretariato generale del Consiglio svolge, se necessario, i compiti di segreteria.
Art. 38
La commissione consultiva redige il proprio regolamento interno sulla scorta di quello della commissione consultiva per acquisti e contratti del Consiglio dell'Unione europea.
Art. 39
La commissione consultiva è chiamata, a titolo meramente consultivo, a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di forniture o prestazioni di servizi, compresi gli studi, d’importo stimato pari o superiore alle soglie indicate nella direttiva sugli appalti pubblici;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già stipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;
d) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecuzione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri e delle condizioni generali del contratto), quando il problema è di gravità tale da motivare una richiesta di parere;
e) su richiesta di uno degli Stati membri di cui all'articolo 25 o dell'Islanda o della Norvegia o della Svizzera, ovvero di un membro della commissione consultiva o del Segretario generale aggiunto sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora essi ritengano che tali contratti sollevino questioni di principio o presentino un carattere particolare.
Art. 40
I fascicoli sottoposti alla commissione consultiva a norma dell'articolo 39, lettere da b) a e), sono corredati di una relazione approvata all'unanimità dagli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dall'Islanda, dalla Norvegia e dalla Svizzera.
Art. 41
I pareri della commissione consultiva sono firmati dal suo presidente. Al fine di evitare ritardi nel procedimento a seguito dell'intervento della commissione consultiva, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera, possono, qualora lo ritengano necessario, imporre un termine ragionevole entro il quale deve essere formulato il parere. I pareri sono comunicati al Segretario generale aggiunto, agli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera. Dopo aver esaminato il parere, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera adottano all'unanimità una decisione definitiva in materia. In seguito all'adozione di tale decisione, il contratto o i contratti in oggetto sono conclusi dal Segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25 e dai rappresentanti competenti dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera.
Art. 42
Il segretariato generale comunica a tutti i concorrenti le decisioni adottate in merito alle loro offerte.
Art. 43
1. I contratti possono essere conclusi in base a semplice fattura o nota spese qualora il valore presunto delle forniture o dei servizi non superi 2000 EUR.
2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori, dagli imprenditori, o dai prestatori di servizi, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva. Tale cauzione deve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma anche un periodo sufficiente per consentire di farla valere. La cauzione in linea di massima deve essere costituita da un versamento in euro su un conto bancario aperto appositamente a nome del Segretariato generale del Consiglio. La cauzione può essere depositata unicamente presso un ente creditizio di prim'ordine su un conto in euro a vista o a breve termine.
3. L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali e ai capitolati abituali.
4. La costituzione di tale cauzione è obbligatoria quando il valore del contratto in questione è pari o superiore alle soglie stabilite nella direttiva sugli appalti pubblici.
5. La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile. In linea di massima tale garanzia è costituita in euro ed è soggetta alle norme sulla cauzione di cui al paragrafo 2.
6. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, il Segretario generale aggiunto assicura che gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera siano indennizzati di tutte le perdite, interessi e spese prelevando la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall'imprenditore oppure da un terzo.
Art. 44
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'atto del versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.
Art. 45
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive di cui all'articolo 43 sono liberate dal segretario generale aggiunto secondo le modalità stabilite dalle pertinenti disposizioni del contratto o della garanzia, salvo nei casi di mancata esecuzione o di ritardo nell'esecuzione di cui all'articolo 43, paragrafo 6.
Capo VI. Presentazione e verifica dei conti
Art. 46
1. Il Segretario generale aggiunto redige un conto di gestione ed un bilancio finanziario entro tre mesi a decorrere dalla fine del periodo di esecuzione del bilancio e lo trasmette al Gruppo «SIS/SIRENE».
2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.
3. Ad esso sono allegati:
a) un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all'articolo 25, relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e
b) un prospetto degli storni di stanziamenti.
4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo nel bilancio al 31 dicembre dell'esercizio trascorso.