Decisione del Consiglio del 27 marzo 2000 relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di bilancio della gestione, da parte del segretario generale aggiunto del Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità di rappresentante di taluni Stati membri, relativi all'installazione e al funzionamento dell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen, "Sisnet" (2000/265/CE)
Testo vigente
Art. 33
La trasmissione delle offerte avviene, a scelta dei concorrenti:
a) per posta, nel qual caso il bando di gara deve precisare che sarà considerata la data di spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni per posta devono essere effettuate con plico raccomandato;
b) mediante presentazione presso il Segretariato del Consiglio, direttamente o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi di distribuzione privati, nel qual caso il bando di gara deve indicare il giorno e l'ora entro i quali i plichi vanno presentati al Segretariato del Consiglio e precisare il servizio cui vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In entrambi i casi la data deve essere identica.
Per garantire il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara deve figurare la seguente indicazione: «L'offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura: “Bando di gara — non deve essere aperta dal servizio di registrazione”. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente» .
Art. 34
Tutte le offerte devono essere aperte.
Le offerte sono aperte contemporaneamente da una commissione appositamente designata dal Segretario generale aggiunto. Essa si compone di tre alti funzionari appartenenti a direzioni differenti del Segretariato generale del Consiglio.
La commissione redige il verbale dell'apertura delle offerte che deve essere firmato da tutti i suoi membri.
Ciascuna pagina di ciascuna offerta deve essere parafata da almeno un membro della commissione. La commissione deve registrare per iscritto tutte le offerte ricevute, elencando in particolare tutti i documenti allegati dai concorrenti alle loro offerte.
Art. 35
Ogni offerta è valutata dagli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera. Il funzionario responsabile del Segretariato generale del Consiglio designato dall'ordinatore o un supplente parimenti designato dall'ordinatore presentano alla commissione consultiva di cui all'articolo 36 una relazione approvata all'unanimità da questi Stati.
La relazione contiene in particolare:
a) i motivi dell'eliminazione di ciascun concorrente;
b) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una tabella comparativa dei prezzi unitari;
c) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Art. 36
Per i contratti conclusi dal Segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dai competenti rappresentanti dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera in seguito a gare d'appalto, è prima chiesto il parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti.
Art. 37
La commissione consultiva di cui all'articolo 36 si compone di un rappresentante di ciascuno Stato membro di cui all'articolo 25, nonché di un rappresentante dell'Islanda, di uno della Norvegia e di uno della Svizzera. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera, si assicurano che i rappresentanti scelti abbiano adeguate competenze in campo informatico e/o finanziario e/o giuridico. I rappresentanti non devono aver preso parte alla valutazione dei fascicoli sottoposti alla commissione consultiva. Un rappresentante del revisore interno è presente in veste di osservatore.
La commissione consultiva elegge, a maggioranza semplice, un presidente ed un vicepresidente scelti fra i rappresentanti.
La commissione consultiva emette un parere sulla conformità della procedura di selezione dei concorrenti e, in generale, sui termini del contratto.
La commissione consultiva può essere invitata a pronunciarsi su qualsiasi altro problema concernente la materia oggetto del presente capitolo.
La commissione consultiva si adopera per adottare il proprio parere per consenso. Qualora non sia possibile raggiungere un consenso, la commissione consultiva adotta il proprio parere a maggioranza semplice dei suoi rappresentanti. È richiesto un quorum di diciannove voti affinché la procedura sia valida. In caso di parità di voti è decisivo il voto del presidente. A decorrere dalla data di cui all'articolo 25, paragrafo 1 bis, è richiesto un quorum di 21 voti.
Il Segretariato generale del Consiglio svolge, se necessario, i compiti di segreteria.
Art. 38
La commissione consultiva redige il proprio regolamento interno sulla scorta di quello della commissione consultiva per acquisti e contratti del Consiglio dell'Unione europea.
Art. 39
La commissione consultiva è chiamata, a titolo meramente consultivo, a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di forniture o prestazioni di servizi, compresi gli studi, d’importo stimato pari o superiore alle soglie indicate nella direttiva sugli appalti pubblici;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già stipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;
d) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecuzione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri e delle condizioni generali del contratto), quando il problema è di gravità tale da motivare una richiesta di parere;
e) su richiesta di uno degli Stati membri di cui all'articolo 25 o dell'Islanda o della Norvegia o della Svizzera, ovvero di un membro della commissione consultiva o del Segretario generale aggiunto sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora essi ritengano che tali contratti sollevino questioni di principio o presentino un carattere particolare.
Art. 40
I fascicoli sottoposti alla commissione consultiva a norma dell'articolo 39, lettere da b) a e), sono corredati di una relazione approvata all'unanimità dagli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dall'Islanda, dalla Norvegia e dalla Svizzera.
Art. 41
I pareri della commissione consultiva sono firmati dal suo presidente. Al fine di evitare ritardi nel procedimento a seguito dell'intervento della commissione consultiva, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera, possono, qualora lo ritengano necessario, imporre un termine ragionevole entro il quale deve essere formulato il parere. I pareri sono comunicati al Segretario generale aggiunto, agli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché all'Islanda, alla Norvegia e alla Svizzera. Dopo aver esaminato il parere, gli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera adottano all'unanimità una decisione definitiva in materia. In seguito all'adozione di tale decisione, il contratto o i contratti in oggetto sono conclusi dal Segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25 e dai rappresentanti competenti dell'Islanda, della Norvegia e della Svizzera.
Art. 42
Il segretariato generale comunica a tutti i concorrenti le decisioni adottate in merito alle loro offerte.
Art. 43
1. I contratti possono essere conclusi in base a semplice fattura o nota spese qualora il valore presunto delle forniture o dei servizi non superi 2000 EUR.
2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori, dagli imprenditori, o dai prestatori di servizi, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva. Tale cauzione deve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma anche un periodo sufficiente per consentire di farla valere. La cauzione in linea di massima deve essere costituita da un versamento in euro su un conto bancario aperto appositamente a nome del Segretariato generale del Consiglio. La cauzione può essere depositata unicamente presso un ente creditizio di prim'ordine su un conto in euro a vista o a breve termine.
3. L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali e ai capitolati abituali.
4. La costituzione di tale cauzione è obbligatoria quando il valore del contratto in questione è pari o superiore alle soglie stabilite nella direttiva sugli appalti pubblici.
5. La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile. In linea di massima tale garanzia è costituita in euro ed è soggetta alle norme sulla cauzione di cui al paragrafo 2.
6. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, il Segretario generale aggiunto assicura che gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda, la Norvegia e la Svizzera siano indennizzati di tutte le perdite, interessi e spese prelevando la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall'imprenditore oppure da un terzo.
Art. 44
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'atto del versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.
Art. 45
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive di cui all'articolo 43 sono liberate dal segretario generale aggiunto secondo le modalità stabilite dalle pertinenti disposizioni del contratto o della garanzia, salvo nei casi di mancata esecuzione o di ritardo nell'esecuzione di cui all'articolo 43, paragrafo 6.
Capo VI. Presentazione e verifica dei conti
Art. 46
1. Il Segretario generale aggiunto redige un conto di gestione ed un bilancio finanziario entro tre mesi a decorrere dalla fine del periodo di esecuzione del bilancio e lo trasmette al Gruppo «SIS/SIRENE».
2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.
3. Ad esso sono allegati:
a) un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all'articolo 25, relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e
b) un prospetto degli storni di stanziamenti.
4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo nel bilancio al 31 dicembre dell'esercizio trascorso.
Art. 47
1. La Corte dei conti è invitata ad effettuare la verifica dei conti.
2. Il segretario generale aggiunto trasmette alla Corte dei conti il conto di gestione e il bilancio nei 15 giorni successivi al termine di cui all'articolo 46, paragrafo 1.
3. Scopo del controllo che deve effettuare la Corte dei conti è constatare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto ai contratti da gestire, al bilancio e al presente regolamento finanziario.
4. Il segretario generale aggiunto concede alla Corte dei conti tutte le agevolazioni che quest'ultima ritenga necessarie nell'esercizio della sua funzione.
Art. 48
Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione alla Corte dei conti, corredati delle eventuali osservazioni del segretario generale aggiunto, sono sottoposti agli Stati di cui all'articolo 25 anteriormente al 1o luglio. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, danno scarico al segretario generale aggiunto sull'esecuzione del bilancio.
Capo VII. Disposizioni finali
Art. 49
L'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen relative al sistema di informazione Schengen ad uno Stato diverso da quelli di cui all'articolo 25 (in prosieguo denominato «altro Stato») comporta:
a) un riaggiustamento delle quote degli Stati di cui all'articolo 25 come indicato all'articolo 26;
b) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per imputare all'altro Stato il suo contributo al funzionamento di Sisnet per la totalità dell'esercizio in atto;
c) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per imputare all'altro Stato una frazione dei costi precedentemente sostenuti per l'installazione di SISNET. La frazione è calcolata tenendo conto della parte delle risorse IVA dell'altro Stato sul totale delle risorse IVA delle Comunità europee per l'esercizio finanziario precedente. Qualora non siano disponibili dati sulle risorse IVA, l’aggiustamento dei contributi è calcolato in base alla quota che ciascuno Stato membro interessato detiene nel totale dei prodotti interni lordi (PIL) di tutti gli Stati membri di cui all’articolo 25. Il contributo della frazione è oggetto di un «avviso di credito» a favore degli Stati di cui all'articolo 25 proporzionalmente alla loro quota calcolata in base all'articolo 26.
Art. 50
1. Il presente regolamento finanziario si applica all'adozione del bilancio per quanto riguarda le entrate e le spese necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dalle azioni intraprese a norma dell'articolo 1 della decisione 1999/870/CE per il restante periodo dell'esercizio durante il quale il regolamento entra in vigore.
2. In deroga all'articolo 8, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, il Segretario generale aggiunto del Consiglio trasmette al Gruppo SIS/SIRENE il progetto preliminare di bilancio non appena possibile dopo l'adozione del presente regolamento finanziario. Dopo il parere del Gruppo SIS/SIRENE e la stesura del progetto di bilancio, gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, adottano senza indugio il bilancio.
3. In deroga all'articolo 28, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, gli Stati di cui all'articolo 25 sono invitati a versare i rispettivi contributi in base al calendario che deve essere fissato dagli Stati membri di cui all'articolo 25 all'atto dell'adozione di tale bilancio.
Art. 51
1. La presente decisione ha effetto dalla data di adozione.
2. Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Fatto a Bruxelles, addì 27 marzo 2000. Per il Consiglio Il Presidente F. Gomes