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Decisione di esecuzione (UE) 2025/921 della Commissione del 19 maggio 2025 che istituisce il comitato direttivo relativo alla notificazione o comunicazione degli atti

Testo vigente

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il regolamento (UE) 2020/1784 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2020, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale («notificazione o comunicazione degli atti»)1, in particolare l’articolo 25, paragrafo 1, lettera e),

Ai sensi del regolamento (UE) 2020/1784, tutte le comunicazioni e lo scambio di atti tra gli organi e le autorità designati dagli Stati membri conformemente al medesimo regolamento devono, di norma, avvenire attraverso un sistema informatico decentrato sicuro e affidabile che comprenda sistemi informatici nazionali interconnessi e tecnicamente interoperabili, per esempio, e fatti salvi ulteriori progressi tecnologici, basato su e-CODEX. Tale sistema informatico decentrato è attuato nell’ambito di un più ampio sistema informatico decentrato basato su e-CODEX, denominato Justice Digital EXchange system (JUDEX), che richiede uno scambio di informazioni efficace sugli sviluppi orizzontali.

Le specifiche tecniche, le misure tecniche e gli altri requisiti tecnici per l’attuazione di tale sistema informatico decentrato sono stati stabiliti nel regolamento di esecuzione (UE) 2022/423 della Commissione2.

Il sistema informatico decentrato diventerà operativo il 1o maggio 2025.

Il regolamento (UE) 2020/1784 prevede che la Commissione istituisca un comitato direttivo composto di rappresentanti degli Stati membri inteso a garantire il funzionamento e la manutenzione del sistema informatico decentrato al fine di conseguire gli obiettivi fissati dal medesimo regolamento.

I ruoli e i compiti dei comitati direttivi previsti, rispettivamente, dal regolamento (UE) 2020/1783 del Parlamento europeo e del Consiglio3 e dal regolamento (UE) 2020/1784 sono simili, il che rende opportuno ed efficace sotto il profilo dei costi lo svolgimento di riunioni congiunte dei comitati direttivi ai sensi di entrambi i regolamenti.

È opportuno stabilire norme sulla divulgazione di informazioni da parte dei membri del comitato direttivo e degli osservatori.

È opportuno che i dati personali siano trattati conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio4.

Le misure di cui alla presente decisione sono conformi al parere del comitato relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Art. 2 Compiti

A norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2020/1784, il comitato ha il compito di garantire il funzionamento e la manutenzione del sistema informatico decentrato al fine di conseguire gli obiettivi di tale regolamento. In particolare, il comitato provvede a:

  1. a) collaborare con la Commissione oppure prestarle consulenza in relazione al funzionamento e alla manutenzione del sistema informatico decentrato di notificazione o comunicazione degli atti a norma del regolamento (UE) 2020/1784;

  2. b) realizzare uno scambio di esperienze e buone pratiche tra le autorità degli Stati membri nel settore della notificazione o comunicazione degli atti in materia civile e commerciale in relazione al funzionamento e alla manutenzione del sistema informatico decentrato di notificazione o comunicazione degli atti;

  3. c) discutere di questioni tecniche, rischi e problematiche, comprese le priorità di attuazione, alla luce dello sviluppo e della manutenzione continui del sistema informatico decentrato di notificazione o comunicazione degli atti e delle sue componenti.

Art. 3 Composizione

1. I membri del comitato sono le autorità degli Stati membri competenti, a livello nazionale, regionale o locale, nel settore della notificazione o comunicazione degli atti in materia civile e commerciale, per l’uso del sistema informatico decentrato.

2. Le autorità degli Stati membri nominano i rispettivi rappresentanti e garantiscono che essi apportino un elevato livello di competenze.

Art. 4 Presidenza

Il comitato è presieduto da un rappresentante della Commissione.

Art. 5 Funzionamento

1. Le riunioni del comitato si tengono, in linea di principio, nei locali della Commissione o in modalità virtuale, secondo le circostanze.

2. La Commissione provvede ai servizi di segreteria del comitato. I funzionari di altri servizi della Commissione interessati ai lavori possono assistere alle riunioni del comitato e dei suoi sottocomitati.

3. Il comitato può decidere, a maggioranza semplice dei suoi membri, di rendere pubbliche le deliberazioni.

4. Il verbale delle discussioni in merito a ciascun punto all’ordine del giorno e ai pareri espressi dal comitato è pertinente e completo.

Art. 6 Sottocomitati

Il comitato ha la facoltà di istituire sottocomitati per esaminare questioni specifiche sulla base di un mandato da esso definito. I sottocomitati riferiscono al comitato. Essi si sciolgono una volta espletato il mandato.

Art. 7 Osservatori

1. Alle organizzazioni e agli enti pubblici diversi dalle autorità degli Stati membri può essere conferito lo status di osservatore su invito diretto.

2. Le organizzazioni e gli enti pubblici nominati osservatori designano i propri rappresentanti.

3. Gli osservatori e i loro rappresentanti possono essere autorizzati dalla presidenza a partecipare ai dibattiti del comitato e dei suoi sottocomitati, nonché a mettere a disposizione le proprie competenze. Essi non hanno tuttavia diritto di voto e non partecipano alla formulazione delle raccomandazioni o dei pareri del comitato o dei suoi sottocomitati.

Art. 8 Regolamento interno

Il comitato adotta il regolamento interno a maggioranza semplice dei suoi membri. I sottocomitati operano nel rispetto del regolamento interno del comitato.

Art. 9 Segreto professionale e trattamento delle informazioni classificate

I membri del comitato e i loro rappresentanti, così come gli osservatori, sono soggetti all’obbligo del segreto professionale stabilito dai trattati e dalle relative norme di attuazione, come pure alle disposizioni di sicurezza della Commissione riguardanti la protezione delle informazioni classificate UE, previste dalle decisioni (UE, Euratom) 2015/4435 e (UE, Euratom) 2015/4446 della Commissione. In caso di mancato rispetto di tali prescrizioni, la Commissione può prendere tutti i provvedimenti del caso.

Art. 10 Trasparenza

Tutti i documenti pertinenti, inclusi gli ordini del giorno, i verbali e i contributi dei partecipanti, sono consultabili su un apposito sito web. In particolare, la pubblicazione dell’ordine del giorno e degli altri documenti di riferimento pertinenti è effettuata in tempo utile prima della riunione ed è seguita dalla pubblicazione tempestiva dei verbali. Sono possibili eccezioni alla pubblicazione soltanto qualora si ritenga che la divulgazione di un documento arrechi pregiudizio alla tutela di un interesse pubblico o privato, quale definito all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio7.

Art. 11 Spese per le riunioni

1. La partecipazione alle attività del comitato e dei sottocomitati non dà luogo ad alcuna retribuzione.

2. La Commissione rimborsa le spese di viaggio e di soggiorno sostenute per partecipare alle attività del comitato e dei sottocomitati. I rimborsi sono effettuati conformemente alle disposizioni vigenti presso la Commissione e nei limiti degli stanziamenti disponibili assegnati ai servizi della Commissione nell’ambito della procedura annuale di assegnazione delle risorse.

Fonti e licenze