Regolamento (UE) 2020/1783del Parlamento europeo e del Consiglio del 25 novembre 2020 relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale (assunzione delle prove) (rifusione)

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 81, paragrafo 2,

vista la proposta della Commissione europea,

previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,

visto il parere del Comitato economico e sociale europeo¹,

previa consultazione del Comitato delle regioni,

deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria²,

Il regolamento (CE) n. 1206/2001 del Consiglio³ ha subito precedenti modifiche. Poiché si rendono necessarie nuove sostanziali modifiche, a fini di chiarezza è opportuno procedere alla sua rifusione.

L’Unione si è prefissa l’obiettivo di conservare e di sviluppare al suo interno uno spazio di libertà, di sicurezza e di giustizia nel quale sia garantita la libera circolazione delle persone. Al fine di realizzare tale spazio, l’Unione adotta, tra l’altro, le misure nel settore della cooperazione giudiziaria in materia civile necessarie per il corretto funzionamento del mercato interno.

Ai fini del corretto funzionamento del mercato interno e dello sviluppo di uno spazio di giustizia in materia civile nell’Unione, è necessario migliorare e accelerare ulteriormente la cooperazione fra le autorità giudiziarie dei vari Stati membri riguardo all’assunzione delle prove. Il presente regolamento mira a migliorare l’efficacia e la rapidità dei procedimenti giudiziari semplificando e razionalizzando i meccanismi di cooperazione per l’assunzione di prove nei procedimenti transfrontalieri, contribuendo nel contempo a ridurre i ritardi e i costi per i cittadini e le imprese. Fornendo una maggiore certezza del diritto e procedure più semplici, razionali e digitalizzate, si incoraggeranno i cittadini e le imprese a intraprendere operazioni transfrontaliere, stimolando così gli scambi commerciali all’interno dell’Unione e, di conseguenza, il funzionamento del mercato interno.

Il presente regolamento stabilisce le norme relative alla cooperazione fra le autorità giudiziarie dei vari Stati membri riguardo all’assunzione delle prove in materia civile o commerciale.

Ai fini del presente regolamento, per «autorità giudiziaria» si dovrebbero intendere autorità che esercitano funzioni giudiziarie, che agiscono per delega di competenza di un’autorità giudiziaria o sotto il suo controllo e che sono competenti, a norma del diritto nazionale, ad assumere le prove ai fini dei procedimenti giudiziari in materia civile o commerciale. Ciò comprende, in particolare, le autorità qualificate come autorità giudiziarie da altri atti giuridici dell’Unione, come il regolamento (UE) 2019/11114 del Consiglio e i regolamenti (UE) n. 1215/20125 e (UE) n. 650/2012⁶ del Parlamento europeo e del Consiglio.

Per garantire la massima chiarezza e certezza del diritto, la richiesta di assunzione delle prove dovrebbe essere trasmessa mediante un modulo compilato nella lingua dello Stato membro dell’autorità giudiziaria richiesta o in un’altra lingua ammessa da questo Stato membro. Per le stesse ragioni è opportuno utilizzare per quanto possibile moduli anche per le ulteriori comunicazioni tra le autorità giudiziarie interessate.

Ai fini della rapida trasmissione delle richieste e delle comunicazioni fra gli Stati membri per l’assunzione delle prove, dovrebbe essere usato ogni appropriata moderna tecnologia di comunicazione. Pertanto, di norma, tutte le comunicazioni e gli scambi di documenti dovrebbero avvenire attraverso un sistema informatico decentrato sicuro e affidabile che comprenda sistemi informatici nazionali interconnessi e tecnicamente interoperabili, per esempio, e fatti salvi ulteriori progressi tecnologici, basato su e-CODEX. Di conseguenza, tale sistema informatico decentrato dovrebbe essere istituito per gli scambi di dati a norma del presente regolamento. Il carattere decentrato di tale sistema informatico consentirebbe lo scambio di dati esclusivamente fra uno Stato membro e l’altro, senza che alcuna istituzione dell’Unione sia coinvolta in tali scambi.

Fatti salvi eventuali progressi tecnologici futuri, il sistema informatico decentrato sicuro e i suoi componenti non dovrebbero essere intesi come costituenti necessariamente un servizio elettronico di recapito qualificato certificato, secondo la definizione di cui al regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio⁷.

La Commissione dovrebbe essere responsabile della creazione, della manutenzione e del futuro sviluppo del software di implementazione di riferimento che gli Stati membri dovrebbero poter utilizzare in luogo di un sistema informatico nazionale, conformemente ai principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. La Commissione dovrebbe progettare, sviluppare e mantenere il software di implementazione di riferimento in conformità dei requisiti e dei principi in materia di protezione dei dati stabiliti dai regolamenti (UE) 2018/17258 e (UE) 2016/679⁹ del Parlamento europeo e del Consiglio, in particolare dei principi della protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. Il software di implementazione di riferimento dovrebbe inoltre comprendere le misure tecniche appropriate e consentire le misure organizzative necessarie per garantire un livello di sicurezza e interoperabilità adeguato agli scambi di informazioni nel contesto dell’assunzione delle prove.

Per quanto concerne i componenti del sistema informatico decentrato sotto la responsabilità dell’Unione, l’ente gestore dovrebbe disporre di risorse sufficienti a garantire il corretto funzionamento di tale sistema.

L’autorità o le autorità competenti a norma del diritto nazionale dovrebbero essere responsabili in qualità di titolari del trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2016/679 in relazione al trattamento dei dati personali effettuato a norma del presente regolamento per la trasmissione di richieste e altre comunicazioni tra Stati membri.

La trasmissione attraverso il sistema informatico decentrato potrebbe diventare impossibile a causa di un guasto del sistema o della natura delle prove, per esempio laddove si trasmettano campioni di DNA o di sangue. Altri mezzi di comunicazione potrebbero essere più appropriati anche in circostanze eccezionali, che potrebbero includere situazioni in cui la conversione di atti voluminosi in formato elettronico comporti un onere amministrativo sproporzionato per le autorità competenti o in cui l’atto originale sia necessario in formato cartaceo per valutarne l’autenticità. Qualora non sia usato il sistema informatico decentrato, la trasmissione dovrebbe essere effettuata con i mezzi alternativi più appropriati. Tali mezzi alternativi dovrebbero comportare, tra l’altro, che la trasmissione sia effettuata il più rapidamente possibile e in modo sicuro con altro mezzo elettronico sicuro o tramite il servizio postale.

Ai fini del potenziamento della trasmissione elettronica transfrontaliera di documenti attraverso il sistema informatico decentrato, è opportuno che tali documenti non siano privati degli effetti giuridici e non siano considerati inammissibili come prova nei procedimenti per il solo motivo della loro forma elettronica. Tuttavia, tale principio dovrebbe lasciare impregiudicata la determinazione degli effetti giuridici o l’ammissibilità di detti documenti come prova conformemente al diritto nazionale. Dovrebbe inoltre fare salvo il diritto nazionale in materia di conversione degli atti.

Il presente regolamento dovrebbe lasciare impregiudicata la capacità delle autorità di scambiarsi informazioni nell’ambito dei sistemi istituiti conformemente ad altri strumenti dell’Unione, come il regolamento (UE) 2019/1111 o il regolamento (CE) n. 4/2009 del Consiglio¹⁰, anche quando le informazioni hanno valore probatorio, lasciando pertanto all’autorità richiedente la scelta del metodo più appropriato.

Le richieste di assunzione delle prove dovrebbe essere eseguita rapidamente. Tuttavia, nei casi in cui non sia possibile soddisfare una richiesta entro 90 giorni dalla sua ricezione da parte dell’autorità giudiziaria richiesta, quest’ultima dovrebbe informarne l’autorità giudiziaria richiedente indicando i motivi che le impediscono di eseguire rapidamente la richiesta.

Per garantire l’efficacia del presente regolamento, le circostanze nelle quali è possibile rifiutare l’esecuzione di una richiesta di assunzione delle prove dovrebbe essere limitata a ben definite situazioni eccezionali.

L’autorità giudiziaria richiesta dovrebbe eseguire una richiesta di assunzione delle prove conformemente al proprio diritto nazionale.

Le parti del procedimento e, se del caso, i loro rappresentanti, dovrebbero poter assistere all’assunzione delle prove, qualora ciò sia previsto dalle leggi dello Stato membro dell’autorità giudiziaria richiedente, in modo da poter seguire i procedimenti come se le prove fossero state assunte nello Stato membro dell’autorità giudiziaria richiedente. Essi dovrebbero inoltre avere facoltà di chiedere di partecipare all’«assunzione delle prove al fine di svolgervi un ruolo più attivo. Tuttavia, le condizioni della loro partecipazione dovrebbero essere stabilite dall’autorità giudiziaria richiesta conformemente al proprio diritto nazionale.

I delegati dell’autorità giudiziaria richiedente dovrebbero poter assistere all’assunzione delle prove, qualora ciò sia compatibile con le leggi dello Stato membro della summenzionata autorità, in modo da essere in una posizione migliore per valutare le prove. Dovrebbero inoltre avere facoltà di chiedere di partecipare all’assunzione delle prove, alle condizioni stabilite dall’autorità richiesta conformemente al proprio diritto nazionale, in modo da svolgervi un ruolo più attivo.

Per facilitare l’assunzione delle prove, un’autorità giudiziaria di uno Stato membro dovrebbe avere la possibilità, conformemente alle proprie leggi nazionali, di procedere direttamente all’assunzione delle prove in un altro Stato membro, se la richiesta di assunzione delle prove è accettata da quest’ultimo e alle condizioni stabilite dall’organo centrale o dall’autorità competente dello Stato membro richiesto.

Attualmente le moderne tecnologie della comunicazione non sono sfruttate appieno, per esempio la videoconferenza, che è uno strumento importante per semplificare e accelerare l’assunzione delle prove. Qualora le prove debbano essere assunte tramite l’esame di una persona in qualità di testimone, parte in un procedimento o perito presente in un altro Stato membro, l’autorità giudiziaria richiedente che disponga della tecnologia della videoconferenza o di altra tecnologia di comunicazione a distanza e ritenga appropriato usarla considerate le circostanze specifiche della fattispecie e il corretto svolgimento del procedimento dovrebbe assumere le prove direttamente mediante videoconferenza o tale altra tecnologia. La videoconferenza potrebbe inoltre essere usata per ascoltare un minore come previsto dal regolamento (UE) 2019/1111. Tuttavia, se l’organo centrale o l’autorità competente dello Stato membro richiesto ritiene che siano necessarie talune condizioni, l’assunzione diretta delle prove dovrebbe essere effettuata a tali condizioni a norma del diritto di tale Stato membro. L’organo centrale o l’autorità competente dello Stato membro richiesto dovrebbe poter rifiutare in tutto o in parte l’assunzione diretta di prove se contraria ai principi fondamentali del diritto di tale Stato membro.

Qualora le prove debbano essere assunte tramite l’audizione di una persona mediante videoconferenza o altra tecnologia di comunicazione a distanza, l’autorità giudiziaria richiedente dovrebbe, su sua richiesta, ricevere assistenza nel trovare un interprete e anche un interprete certificato se richiesto in modo specifico.

L’autorità giudiziaria investita del procedimento dovrebbe fornire alle parti e ai rispettivi rappresentanti legali le istruzioni relative alla procedura per la presentazione di atti o di altro materiale quando le audizioni sono effettuate mediante videoconferenza o altra opportuna tecnologia di comunicazione a distanza.

Al fine di facilitare l’assunzione delle prove da parte degli agenti diplomatici o consolari, tali persone dovrebbero poter, nel territorio di un altro Stato membro e nell’ambito in cui sono accreditate, assumere le prove senza necessità di richiesta preventiva, procedendo, senza ricorrere a misure coercitive, all’audizione dei cittadini dello Stato membro che rappresentano, nel contesto del procedimento pendente dinanzi ad un’autorità giudiziaria dello Stato membro che rappresentano. Tuttavia, spetta allo Stato membro decidere se i propri agenti diplomatici o consolari abbiano il potere di assumere prove nell’ambito delle loro funzioni.

L’assunzione delle prove da parte degli agenti diplomatici o consolari dovrebbe avvenire presso i locali della missione diplomatica o consolare, salvo in circostanze eccezionali. Tali circostanze potrebbero includere il fatto che la persona che deve essere ascoltata non sia in grado di recarvisi a causa di una malattia grave.

L’esecuzione di una richiesta di assunzione delle prove conformemente al presente regolamento non dovrebbe comportare l’insorgere di un diritto al rimborso di tasse o spese. Tuttavia, se l’autorità giudiziaria richiesta chiede il rimborso, i compensi versati ai periti e agli interpreti e le spese risultanti dall’esecuzione secondo una procedura speciale prevista dalle leggi nazionali o dall’uso di una tecnologia di comunicazione a distanza, non dovrebbero essere a carico di detta autorità. In tal caso l’autorità giudiziaria richiedente dovrebbe adottare le misure necessarie per vigilare a che si proceda senza indugio al rimborso. Se è richiesto il parere di un perito, l’autorità giudiziaria richiesta dovrebbe, prima di dare esecuzione alla richiesta, poter chiedere all’autorità giudiziaria richiedente di provvedere a che sia costituito un adeguato deposito o anticipo per le spese richieste.

Al fine di aggiornare i moduli di cui all’allegato I del presente regolamento o introdurvi modifiche tecniche, è opportuno delegare alla Commissione il potere di adottare atti conformemente all’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea riguardo alle modifiche di tale allegato I. È di particolare importanza che durante i lavori preparatori la Commissione svolga adeguate consultazioni, anche a livello di esperti, nel rispetto dei principi stabiliti nell’accordo interistituzionale «Legiferare meglio» del 13 aprile 2016¹¹. In particolare, al fine di garantire la parità di partecipazione alla preparazione degli atti delegati, il Parlamento europeo e il Consiglio ricevono tutti i documenti contemporaneamente agli esperti degli Stati membri, e i loro esperti hanno sistematicamente accesso alle riunioni dei gruppi di esperti della Commissione incaricati della preparazione di tali atti delegati.

È opportuno attribuire alla Commissione competenze di esecuzione al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento. È altresì opportuno che tali competenze siano esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio¹².

Il presente regolamento dovrebbe prevalere sulle disposizioni contenute negli accordi o intese bilaterali o multilaterali conclusi dagli Stati membri che hanno lo stesso ambito di applicazione del presente regolamento. Il presente regolamento non dovrebbe impedire agli Stati membri di mantenere o concludere accordi o intese volti a facilitare ulteriormente la cooperazione in materia di assunzione delle prove, purché tali accordi o intese siano compatibili con il presente regolamento.

È fondamentale che siano disponibili mezzi efficaci per ottenere, proteggere e presentare le prove, e che i diritti della difesa siano rispettati e le informazioni riservate siano tutelate. In tale contesto è importante incoraggiare l’utilizzo delle moderne tecnologie.

Le procedure per l’assunzione, la protezione e la presentazione delle prove dovrebbero garantire il rispetto dei diritti procedurali delle parti, nonché la tutela della vita privata e l’integrità e la riservatezza dei dati personali, conformemente al diritto nazionale e dell’Unione.

È importante garantire che il presente regolamento sia applicato in conformità del diritto dell’Unione in materia di protezione dei dati e che l’applicazione del presente regolamento assicuri la protezione della vita privata sancita dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. È altresì importante garantire che qualsiasi trattamento dei dati personali delle persone fisiche a norma del presente regolamento avvenga in conformità del regolamento (UE) 2016/679, della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio¹³, nonché del regolamento (UE) 2018/1725. I dati personali ai sensi del presente regolamento dovrebbero essere trattati ai sensi del presente regolamento solamente per le sue finalità specifiche di cui al presente regolamento.

In conformità dei punti 22 e 23 dell’accordo interistituzionale «Legiferare meglio» del 13 aprile 2016, la Commissione dovrebbe effettuare una valutazione del presente regolamento sulla base di informazioni raccolte tramite specifici dispositivi di monitoraggio per valutare l’effettiva incidenza del presente regolamento e l’esigenza di ulteriori interventi. Qualora gli Stati membri raccolgano dati riguardo al numero di richieste trasmesse ed eseguite nonché al numero di casi in cui la trasmissione è stata effettuata con mezzi diversi dal sistema informatico decentrato, è opportuno che forniscano detti dati alla Commissione a fini di monitoraggio. Il software di implementazione di riferimento sviluppato dalla Commissione quale sistema back-end dovrebbe essere programmato per raccogliere i dati necessari a fini di monitoraggio, che dovrebbero essere trasmessi alla Commissione. Laddove gli Stati membri decidano di utilizzare un sistema informatico nazionale invece del software di implementazione di riferimento elaborato dalla Commissione, tale sistema può essere programmato per raccogliere tali dati e in tal caso tali dati dovrebbero essere trasmessi alla Commissione.

Poiché gli obiettivi del presente regolamento non possono essere conseguiti in misura sufficiente dagli Stati membri ma, a motivo della creazione di un quadro giuridico semplificato che assicuri la trasmissione diretta, efficace e rapida delle richieste e delle comunicazioni relative all’esecuzione dell’assunzione delle prove, possono essere conseguiti meglio a livello di Unione, quest’ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall’articolo 5 del trattato sull’Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato conformemente all’articolo 42, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 e ha espresso un parere il 13 settembre 2019¹⁴.

Affinché le sue disposizioni siano di più facile accesso e lettura, è opportuno abrogare il regolamento (CE) n. 1206/2001 e sostituirlo con il presente regolamento.

A norma dell’articolo 3 e dell’articolo 4 bis, paragrafo 1, del protocollo n. 21 sulla posizione del Regno Unito e dell’Irlanda rispetto allo spazio di libertà, sicurezza e giustizia, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea, l’Irlanda ha notificato che desidera partecipare all’adozione e all’applicazione del presente regolamento.

A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo n. 22 sulla posizione della Danimarca, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea, la Danimarca non partecipa all’adozione del presente regolamento, non è da esso vincolata né è soggetta alla sua applicazione,