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Decisione (UE) 2025/2024 della Commissione del 9 ottobre 2025 relativa al regolamento interno del comitato di cui all’articolo 145 del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 del Parlamento europeo e del Consiglio

Testo vigente

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 settembre 2024, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione1,

vista la decisione (UE) 2018/1220 della Commissione, del 6 settembre 2018, relativa al regolamento interno dell’istanza di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio2,

Il regolamento (UE, Euratom) 2024/2509, che ha sostituito il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio3, prevede all’articolo 145 un comitato indipendente incaricato di valutare determinate situazioni di esclusione di persone ed entità di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 e di adottare opportune raccomandazioni («il comitato») ai fini dei procedimenti da svolgere nell’ambito del sistema di individuazione precoce e di esclusione («procedimenti EDES»).

La decisione (UE) 2018/1220 ha stabilito il regolamento interno dell’istanza a norma dell’articolo 143, paragrafo 4, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, applicabile dalla data di entrata in vigore di tale regolamento, al fine di garantire, tra l’altro, il rispetto dei diritti di difesa delle persone o delle entità oggetto di procedimenti EDES, compreso il loro diritto di essere ascoltate.

L’articolo 145 del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 ha sostituito l’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e fissa le norme per stabilire la composizione del comitato, chiarire il ruolo del vicepresidente e la procedura di nomina del presidente e del vicepresidente, nonché prevenire e affrontare i conflitti di interessi.

L’articolo 145, paragrafi 2 e 4, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 conferisce alla Commissione il potere di adottare il regolamento interno del comitato e prevede che quest’ultimo sia assistito da un segretariato permanente fornito dalla Commissione.

Al fine di garantire la continuità e il buon funzionamento del comitato, è opportuno specificare la procedura di nomina e revoca del presidente e del vicepresidente e prevedere le disposizioni in base alle quali il vicepresidente deve esercitare le funzioni di presidente se quest’ultimo è assente o impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.

Al fine di garantire la continuità e il buon funzionamento del comitato, è necessario stabilire norme dettagliate sulla sua composizione per ogni caso particolare, segnatamente le regole relative alla designazione dei due rappresentanti permanenti della Commissione, dei loro supplenti e del membro supplementare che rappresenta l’ordinatore responsabile.

È necessario specificare quali osservatori dovrebbero partecipare alle riunioni del comitato per garantire che quest’ultimo sia pienamente e adeguatamente informato e sostenuto nello svolgimento dei suoi compiti e nell’adozione delle proprie decisioni.

Ai fini di una corretta gestione, è opportuno specificare le funzioni di sostegno che il segretariato permanente deve svolgere per il comitato nel quadro dei procedimenti EDES.

È opportuno chiarire la procedura da seguire per sottoporre un caso al comitato, specie per quanto riguarda il contenuto necessario a tal fine.

L’articolo 138, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 prevede la possibilità di una procedura accelerata, le cui condizioni dovrebbero essere specificate nel regolamento interno del comitato.

L’esperienza ha dimostrato che, per ridurre la durata dei procedimenti EDES in casi eccezionali di appalti pubblici in cui si applicano scadenze rigorose e le procedure possono essere sospese solo per un periodo di tempo limitato, il comitato può adottare una raccomandazione sintetica contenente solo una motivazione succinta, senza che sia necessario affrontare tutte le questioni sollevate durante la procedura in contraddittorio4. È possibile adottare raccomandazioni sintetiche solo se il comitato intende raccomandare all’ordinatore responsabile di non adottare alcuna esclusione o sanzione pecuniaria, o raccomandare la revoca di un’esclusione o di una sanzione pecuniaria vigente.

È opportuno definire le modalità pratiche per una stretta collaborazione fra il comitato e l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e tra il comitato e la Procura europea (EPPO) alla luce degli accordi amministrativi in materia di cooperazione e tempestivo scambio di informazioni tra la Commissione e tali organismi.

La decisione (UE) 2018/1220 è stata rivista e rinumerata in diverse occasioni. È pertanto opportuno abrogare tale decisione e sostituirla con una nuova decisione della Commissione.

In tale contesto, è inoltre opportuno chiarire ulteriormente le norme per l’adozione delle raccomandazioni e dei pareri del comitato.

Il trattamento dei dati personali da parte del comitato e del suo segretariato permanente dovrebbe essere effettuato conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio5.

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio6 dovrebbe applicarsi alle raccomandazioni adottate dal comitato,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Capo I. Disposizioni generali

Art. 2 Nomina, cessazione delle funzioni e revoca del presidente e del vicepresidente

1. Il presidente e il vicepresidente del comitato sono nominati ciascuno con decisione della Commissione per un mandato di durata quinquennale non rinnovabile a norma dell’articolo 145, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 a seguito di un invito a manifestare interesse. Il loro mandato decorre dalla data stabilita a tal fine nella rispettiva decisione di nomina. Tali decisioni sono pubblicate nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C.

2. Il presidente e il vicepresidente rimangono in carica per un massimo di sei mesi dopo la fine del loro mandato, se necessario per il funzionamento del comitato, fino a quando i rispettivi sostituti non abbiano assunto le loro funzioni.

3. Il presidente e il vicepresidente sono nominati ciascuno con la qualifica di consigliere speciale della Commissione ai sensi dell’articolo 5 del regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea. I loro contratti di consiglieri speciali rispettano pienamente la loro indipendenza e non incidono sulla durata del loro mandato.

4. La Commissione revoca il presidente e/o il vicepresidente se questi non soddisfano più le condizioni richieste per l’esercizio delle loro rispettive funzioni.

5. Le condizioni previste all’articolo 145, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 per la selezione del presidente si applicano anche alla selezione del vicepresidente.

Art. 3 Supplenza del presidente

Se il presidente è impossibilitato a svolgere le sue funzioni o se il suo posto si rende vacante, il vicepresidente esercita le funzioni di presidente ai fini dell’articolo 145 del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509 per il periodo in cui il presidente è impossibilitato a svolgere le sue funzioni o fino alla nomina di un nuovo presidente.

Art. 4 Responsabilità del presidente

1. Il presidente rappresenta il comitato.

2. Il presidente presiede le riunioni del comitato e ne organizza i lavori.

3. A tal fine il presidente è assistito dal segretariato permanente di cui all’articolo 7.

4. Il presidente può delegare a ciascuno dei rappresentanti permanenti della Commissione il potere di firmare documenti specifici relativi a un determinato caso o a questioni amministrative a nome del presidente.

5. Il presidente adotta, previa consultazione dei rappresentanti permanenti della Commissione, il calendario delle riunioni del comitato.

6. Il presidente esercita gli altri poteri che gli sono conferiti dalla presente decisione.

Art. 5 Designazione degli altri membri del comitato e dei loro supplenti

1.

Il consigliere principale responsabile per le questioni giuridiche, le norme finanziarie, i controlli e la rendicontazione, della direzione generale del Bilancio, è uno dei due rappresentanti permanenti della Commissione, in applicazione dell’articolo 145, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509.

Se il posto di consigliere principale responsabile per le questioni giuridiche, le norme finanziarie, i controlli e la rendicontazione è vacante, il direttore responsabile del segretariato permanente all’interno della direzione generale del Bilancio diventa uno dei due rappresentanti permanenti della Commissione in applicazione dell’articolo 145, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509.

Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa un funzionario che ricopre almeno un posto di capounità o equivalente per garantire la supplenza di tale rappresentante permanente della Commissione. Tale persona può partecipare a tutte le deliberazioni del comitato, ma partecipa alle votazioni solo se il rappresentante permanente della Commissione non è in grado di farlo.

2.

Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa ad personam il secondo rappresentante permanente della Commissione tra i funzionari della Commissione inquadrati almeno nel grado AD14.

Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa un funzionario che ricopre almeno un posto di capounità o equivalente per garantire la supplenza anche di tale rappresentante permanente della Commissione. Tale persona può partecipare a tutte le deliberazioni del comitato, ma partecipa alle votazioni solo se il rappresentante permanente della Commissione non è in grado di farlo.

3. Il membro rappresentante l’ordinatore richiedente e il relativo supplente sono funzionari o agenti temporanei designati conformemente al regolamento interno e alle regole amministrative interne dell’istituzione, dell’organo o dell’organismo interessato, di cui all’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509, che svolgono almeno le funzioni di capo unità o capo delegazione.

Art. 6 Osservatori

1. Gli osservatori possono partecipare alle deliberazioni del comitato senza diritto di voto.

2. Il membro designato del servizio giuridico della Commissione ha la qualità di osservatore per ogni caso sottoposto al comitato e presenta osservazioni di propria iniziativa o su richiesta del presidente. A tal fine, il membro designato partecipa a tutte le deliberazioni del comitato. Il comitato informa il servizio giuridico di tutti i procedimenti scritti in tempo utile prima della loro adozione.

3. Per le questioni in cui la richiesta dell’ordinatore che ha sottoposto il caso si basa, in tutto o in parte, su informazioni trasmesse dall’OLAF, uno o più rappresentanti dell’OLAF, compresi, per quanto possibile, gli investigatori incaricati del caso, partecipano alle riunioni del comitato in qualità di osservatori e ai procedimenti orali e scritti derivanti da tali questioni. L’OLAF presenta osservazioni su richiesta del presidente.

4. Per le questioni in cui la richiesta dell’ordinatore che ha sottoposto il caso si basa, in tutto o in parte, su informazioni trasmesse dall’EPPO, uno o più rappresentanti dell’EPPO, compresi, per quanto possibile, i rappresentanti incaricati del caso, partecipano alle riunioni del comitato in qualità di osservatori e ai procedimenti orali e scritti derivanti da tali questioni in conformità all’articolo 103 del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio7.

5. Ove giustificato in un caso specifico, il presidente può invitare l’OLAF a fornire informazioni o consulenza. Il presidente può inoltre invitare l’EPPO a fornire informazioni o consulenza conformemente all’articolo 103 del regolamento (UE) 2017/1939.

6. Gli ordinatori (diversi dall’ordinatore che ha sottoposto il caso) interessati da un caso sottoposto al comitato possono chiedere al presidente di accordare loro lo status di osservatore. Tali ordinatori possono assistere alle deliberazioni del comitato e presentano osservazioni orali e scritte su richiesta del presidente. Il comitato informa tali ordinatori dei pertinenti procedimenti scritti.

7. Il presidente, previa consultazione dei rappresentanti permanenti della Commissione, può invitare altri osservatori ad assistere alle deliberazioni del comitato e a presentare osservazioni orali o scritte.

Art. 7 Segretariato permanente

1. Il segretariato permanente del comitato è assicurato da funzionari o agenti della direzione generale del Bilancio, da cui dipende sotto il profilo amministrativo.

2. Sotto l’autorità del presidente, il segretariato permanente:

  1. a) verifica la capacità dell’ordinatore che ha sottoposto il caso, del suo rappresentante designato e di eventuali osservatori;

  2. b) verifica che le domande di raccomandazione siano complete e contengano tutti i documenti e le informazioni necessari;

  3. c) individua gli altri ordinatori interessati dal caso che potrebbero essere proposti come osservatori;

  4. d) gestisce le attività e i contatti con l’ordinatore che ha sottoposto il caso, il servizio giuridico della Commissione e altri osservatori che sono o potrebbero essere associati al caso in esame, al fine di integrare il fascicolo;

  5. e) stabilisce i progetti da sottoporre all’esame del comitato e li trasmette al presidente, agli altri membri e agli osservatori chiamati a partecipare alle deliberazioni in un caso;

  6. f) propone al presidente il progetto di calendario delle riunioni del comitato;

  7. g) stabilisce un progetto di ordine del giorno delle riunioni del comitato e lo trasmette ai membri e ai partecipanti alle sue riunioni;

  8. h) verifica la presenza delle persone e dei documenti necessari per garantire la regolarità delle deliberazioni del comitato;

  9. i) assiste alle deliberazioni del comitato e dà loro seguito;

  10. j) redige un verbale sintetico di ciascuna riunione e lo mette a disposizione dei membri;

  11. k) trasmette documenti e comunicazioni per conto del comitato alle persone o entità oggetto del procedimento, compresa la lettera contenente i fatti e le risultanze addotti e la qualificazione giuridica preliminare della condotta;

  12. l) trasmette la raccomandazione adottata dal comitato all’ordinatore che ha sottoposto il caso;

  13. m) si occupa di dare seguito a tutta la corrispondenza indirizzata al comitato o concernente le sue attività;

  14. n) tiene il registro delle raccomandazioni adottate dal comitato e di tutte le decisioni prese dagli ordinatori responsabili; e

  15. o) si occupa della pubblicazione delle decisioni relative ai casi di esclusione e delle sanzioni pecuniarie di cui all’articolo 142 del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509.

3. Il segretariato permanente può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: [email protected].

Art. 8 Prevenzione e gestione dei conflitti d’interessi

1. Qualora il presidente, il vicepresidente, qualsiasi altro membro o suo supplente, i funzionari e gli agenti che compongono il segretariato permanente o qualsiasi altra persona che partecipa alle riunioni del comitato o che è a conoscenza dei documenti relativi a un caso si trovino in una situazione che potrebbe dar luogo a un rischio di conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 61 del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509, essi ne informano immediatamente gli altri membri e il segretariato permanente. Ciò vale anche qualora essi si trovino in una situazione che potrebbe oggettivamente essere percepita come conflitto d’interessi.

2. Le persone che si trovano in una situazione che potrebbe dar luogo a un rischio di conflitto di interessi o che potrebbe oggettivamente essere percepita come un conflitto di interessi ai sensi del paragrafo 1 non partecipano alle deliberazioni del comitato né all’adozione della lettera in contraddittorio o della raccomandazione. Al caso in esame viene annessa una nota nella quale si descrivono le modalità applicate per trattare il rischio di conflitto di interessi.

Art. 9 Collaborazione tra il comitato e l’OLAF

1. L’OLAF opera in stretta collaborazione con il comitato, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio8, nel rispetto dei diritti procedurali e fondamentali e della protezione degli informatori.

2. Quando la richiesta dell’ordinatore che ha sottoposto il caso si basa su informazioni trasmesse dall’OLAF, prima di inviare la notifica alla persona o entità oggetto della domanda di raccomandazione il comitato consulta l’OLAF per non compromettere la riservatezza dei procedimenti giudiziari e delle indagini svolti o coordinati dall’OLAF, anche in relazione alla protezione degli informatori, e delle indagini o dei procedimenti giudiziari nazionali.

3. Per la comunicazione a dette persone o entità, o ai loro agenti, di informazioni emerse dalle indagini o relative alle indagini effettuate o coordinate dall’OLAF è necessario l’accordo di quest’ultimo.

Art. 11 Presentazione di domande di raccomandazione al comitato

1. Gli ordinatori della Commissione, delle altre istituzioni, degli uffici europei istituiti dalla Commissione, delle agenzie esecutive o di altri organi o organismi europei possono chiedere al comitato di formulare una raccomandazione.

2.

Le domande di raccomandazione sono trasmesse al segretariato permanente tramite ARES, ove possibile, o altrimenti inviate per posta elettronica in forma riservata. Per le domande di raccomandazione si deve garantire un adeguato livello di riservatezza e l’apposizione dei contrassegni di sicurezza su tutti i documenti. Qualora i documenti derivino da un’indagine dell’OLAF oppure riguardino tale indagine, l’ordinatore applica i contrassegni delle indagini dell’OLAF.

Quando una domanda di raccomandazione è presentata da un ordinatore che non è della Commissione, il segretariato permanente e tale ordinatore adottano le misure necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni scambiate nel caso in questione.

3. Le domande di raccomandazione contengono le informazioni specificate all’articolo 144, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2024/2509. Contengono inoltre qualsiasi altra informazione pertinente di cui all’articolo 138, paragrafo 3, di tale regolamento, comprese, se del caso, le relazioni dell’OLAF e le informazioni trasmesse dall’EPPO. Comprendono una scheda informativa debitamente compilata.

4. Qualora una domanda di raccomandazione contenga relazioni o altre informazioni trasmesse dall’OLAF o dall’EPPO, l’ordinatore consulta l’OLAF o l’EPPO, a seconda dei casi, per individuare le informazioni che non possono essere divulgate a persone o entità oggetto di una domanda di raccomandazione ed effettua le espunzioni opportune da tali relazioni o informazioni prima di trasmetterle al comitato.

Fonti e licenze