REGOLAMENTO (CE) N. 515/97 DEL CONSIGLIO del 13 marzo 1997 relativo alla mutua assistenza tra le autorità amministrative degli Stati membri e alla collaborazione tra queste e la Commissione per assicurare la corretta applicazione delle normative doganale e agricola
Testo vigente
Art. 27
1. I dati personali rientranti nelle categorie di cui all’articolo 24 sono immessi nel SID soltanto ai fini delle seguenti azioni suggerite:
a) osservazione e rendiconto;
b) sorveglianza discreta;
c) controlli specifici; e
d) analisi operativa.
2. I dati personali rientranti nelle categorie di cui all’articolo 24 possono essere immessi nel SID soltanto se, in particolare sulla base di precedenti attività illecite oppure di un’informazione fornita nell’ambito dell’assistenza, vi è un’effettiva indicazione che la persona in questione abbia effettuato, stia effettuando o effettuerà operazioni che sono in contrasto con le regolamentazioni doganale o agricola e presentano una particolare importanza sul piano comunitario.
Art. 28
1.
Se le azioni di cui all'articolo 27, paragrafo 1 sono attuate, è possibile raccogliere e trasmettere, in tutto o in parte, le informazioni seguenti al partner del SID che ha suggerito tali azioni:
a) l'avvenuta individuazione della merce, del mezzo di trasporto, dell'impresa o della persona oggetto di segnalazione;
b) il luogo, l'ora ed il motivo del controllo;
c) l'itinerario seguito e la destinazione del viaggio;
d) le persone che accompagnano la persona in questione o gli occupanti del mezzo di trasporto utilizzato;
e) i mezzi di trasporto utilizzati;
f) gli oggetti trasportati;
g) le circostanze relative all'individuazione della merce, dei mezzi di trasporto, dell'impresa o della persona.
Qualora tale genere di informazioni è raccolto nel quadro delle azioni di sorveglianza discreta, occorre adottare delle misure intese a garantire che la natura segreta della sorveglianza non sia compromessa.
2. Nel quadro dei controlli specifici di cui all'articolo 27, paragrafo 1, le persone, i mezzi di trasporto e gli oggetti possono essere ispezionati, entro i limiti consentiti e a norma delle leggi, regolamenti e procedure dello Stato membro in cui ha luogo d'ispezione. Se la legislazione di uno Stato membro non consente tali controlli specifici, questi sono automaticamente convertiti dal medesimo Stato membro in un'osservazione e rendiconto ovvero in sorveglianza discreta.
Art. 29
1.
L'accesso ai dati del SID è riservato unicamente alle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro e ai servizi designati dalla Commissione. Tali autorità nazionali sono le autorità doganali, ma possono comprendere anche altre autorità competenti, in base alle leggi, ai regolamenti e alle procedure dello Stato membro in questione, ad agire per raggiungere lo scopo previsto all'articolo 23, paragrafo 2.
Il partner del SID che ha fornito i dati ha il diritto di determinare quali delle suddette autorità nazionali di cui al primo comma del presente paragrafo possono accedere ai dati che ha inserito nel SID.
2.
Ciascuno Stato membro invia alla Commissione l'elenco delle autorità nazionali competenti designate che hanno accesso al SID e precisa, per ciascuna autorità, a quali dati può avere accesso e per quali scopi.
La Commissione verifica con lo Stato membro interessato che l'elenco delle autorità nazionali designate non comporti designazioni sproporzionate. In seguito a tale verifica, lo Stato membro interessato conferma o modifica l'elenco delle autorità nazionali designate. La Commissione ne informa gli altri Stati membri. Essa informa altresì tutti gli Stati membri delle precisazioni corrispondenti riguardanti i propri servizi che hanno accesso al SID.
L'elenco delle autorità nazionali e dei servizi della Commissione designati a tale scopo è pubblicato dalla Commissione, per informazione, nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e successivi aggiornamenti dell'elenco sono pubblicati su Internet dalla Commissione.
3. In deroga al disposto dei paragrafi 1 e 2, il Consiglio, deliberando su proposta della Commissione, può decidere di consentire l'accesso al SID ad organizzazioni internazionali o regionali purché, laddove ciò sia pertinente, sia parallelamente stipulato un protocollo con tali organizzazioni, a norma dell'articolo 7, paragrafo 3 della convenzione tra gli Stati membri dell'Unione europea sull'uso della tecnologia dell'informazione a fini doganali. Per adottare tale decisione si tiene conto segnatamente di tutte le intese bilaterali o comunitarie esistenti e dell'adeguatezza del livello di protezione dei dati.
Art. 30
1. I partner del SID possono utilizzare i dati ottenuti dal SID soltanto per lo scopo previsto all'articolo 23, paragrafo 2; essi possono, tuttavia, avvalersene a fini amministrativi o di altro genere, previa autorizzazione del partner del SID che ha introdotto i dati nel sistema e alle condizioni da questo stabilite. Un tale diverso utilizzo deve essere conforme alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro che intende servirsi dei dati e, se del caso, alle corrispondenti disposizioni applicabili in materia dalla Commissione e deve tener conto dei principi indicati nell'allegato.
2. Fatto salvo il disposto dei paragrafi 1 e 4 del presente articolo e l'articolo 29, paragrafo 3, i dati provenienti dal SID possono essere utilizzati soltanto dalle autorità nazionali designati da ciascuno Stato membro nonché dai servizi designati della Commissione, i quali sono competenti, in base alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure che ad essi si applicano, ad agire in relazione allo scopo di cui all'articolo 23, paragrafo 2.
3.
Ciascuno Stato membro invia alla Commissione l'elenco delle autorità designate di cui al paragrafo 2.
La Commissione ne informa gli altri Stati membri. Essa informa altresì tutti gli Stati membri degli elementi corrispondenti riguardanti i propri servizi autorizzati a utilizzare il SID.
L'elenco delle autorità nazionali o dei servizi designati a tale scopo è pubblicato dalla Commissione, per informazione, nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e successivi aggiornamenti dell'elenco sono pubblicati su Internet dalla Commissione.
4.
I dati ottenuti dal SID possono, previa autorizzazione dello Stato membro che li ha inseriti nel SID e subordinatamente alle condizioni da esso stabilite, essere comunicati ad autorità nazionali diverse dalle autorità o servizi di cui al paragrafo 2, a paesi terzi e a organizzazioni internazionali o regionali e/o ad agenzie dell'Unione che contribuiscono alla tutela degli interessi finanziari dell'Unione e alla corretta applicazione della legislazione doganale. Ciascuno Stato membro adotta speciali misure per garantire la sicurezza dei dati trasmessi o forniti a servizi situati al di fuori del suo territorio.
Il primo comma del presente paragrafo si applica, mutatis mutandis, nei confronti della Commissione qualora i dati siano stati inseriti nel SID.
Art. 31
1. A meno che il presente regolamento non stabilisca disposizioni più rigorose, l'inserimento dei dati nel SID è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce e, se del caso, dalle corrispondenti disposizioni applicabili in materia dalla Commissione.
2. A meno che il presente regolamento non stabilisca disposizioni più rigorose, l'elaborazione dei dati provenienti dal SID, compresa la loro utilizzazione o l'attuazione di qualsiasi azione di cui all'articolo 27 paragrafo 1 e suggerita dal partner del SID che ha fornito i dati, è disciplinata dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che elabora o utilizza tali dati e, se del caso, dalle corrispondenti disposizioni applicabili in materia dalla Commissione.
Capo 3. Modifica dei dati
Art. 32
1. Soltanto il partner del SID che ha fornito i dati ha il diritto di modificare, completare, correggere o cancellare i dati che ha inserito nel SID.
2. Qualora un partner del SID che ha fornito dei dati rilevi ovvero apprenda che i dati da esso inseriti sono di fatto inesatti oppure che sono stati inseriti o memorizzati in violazione del presente regolamento, esso modifica, completa, corregge o cancella nel modo idoneo i dati e ne informa gli altri partner del SID.
3. Se un partner del SID dispone di prove indicanti che un dato è di fatto inesatto, ovvero che è stato inserito o memorizzato nel SID in violazione del presente regolamento, esso ne informa senza indugio il partner del SID che lo ha fornito. Quest'ultimo controlla i dati in questione e, ove necessario, la corregge o lo cancella senza indugio. Inoltre, esso informa gli altri partner della correzione o cancellazione effettuata.
4. Il partner del SID che, al momento di inserire dati nel sistema, nota che la sua segnalazione, quanto al contenuto o all'azione richiesta, è in contrasto con una segnalazione precedente, ne informa immediatamente il partner che ha effettuato quest'ultima. I due partner si adoperano quindi di risolvere la questione. In caso di disaccordo, rimane valida al prima segnalazione, ma le parti di quella nuova che non sono in contrasto con la prima sono inserite nel sistema.
5.
Fatte salve le altre disposizioni del presente regolamento, qualora, in uno Stato membro, un tribunale o un'altra autorità abilitata a tal fine e dipendente da tale Stato adotti una decisione definitiva di modificare, completare, correggere o cancellare i dati del SID, i partner del SID agiscono in modo conforme.
In caso di contrasto tra tali decisioni dei tribunali o di altre autorità abilitate a tal fine, incluse le decisioni di cui all'articolo 36 in materia di correzione o cancellazione, lo Stato membro che ha inserito i dati in questione li cancella dal sistema.
Le disposizioni di cui al primo comma si applicano, mutatis mutandis, qualora una decisione della Commissione in merito a dati contenuti nel SID sia annullata dalla Corte di giustizia.
Capo 4. Conservazione dei dati
Art. 33
I dati inseriti nel SID sono conservati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati inseriti e non possono essere conservati per più di cinque anni, con una proroga di ulteriori due anni se giustificato.
Capo 5. Protezione dei dati personali
Art. 34
1. Qualsiasi partner del SID che intenda ricevere dal SID o inserire in esso dati personali adotta, entro la data di entrata in applicazione del presente regolamento, le disposizioni nazionali o regole interne che si applicano alla Commissione che garantiscano la protezione dei diritti e delle libertà delle persone per quanto riguarda l'elaborazione dei dati personali.
2. Un partner del SID può riceverne o inserirvi dati personali soltanto se nel suo territorio sono entrate in vigore le disposizioni relative alla protezione di detti dati di cui al paragrafo 1. Ciascuno Stato membro designa altresì preliminarmente una o più autorità di controllo nazionali ai sensi dell'articolo 37.
3. Per assicurare la corretta applicazione delle disposizioni del presente regolamento relative alla protezione dei dati personali, gli Stati membri e la Commissione considerano il SID un sistema di trattamento dei dati personali soggetto:
alle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva 95/46/CE,
alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001, e
alle disposizioni più rigorose previste nel presente regolamento.
Art. 35
1. Fatto salvo l’articolo 30, paragrafo 1, è vietato ai partner del SID utilizzare i dati personali provenienti da tale sistema a fini diversi dall’obiettivo previsto all’articolo 23, paragrafo 2.
2. I dati possono essere riprodotti soltanto per ragioni tecniche, a condizione che copiarli sia necessario per le ricerche d’informazioni effettuate dalle autorità di cui all’articolo 29.
3. I dati personali immessi nel SID da uno Stato membro o dalla Commissione non possono essere copiati nei sistemi di trattamento dei dati di cui sono responsabili gli Stati membri o la Commissione, tranne che nei sistemi di gestione dei rischi intesi ad orientare i controlli doganali a livello nazionale oppure in un sistema di analisi operativa inteso a coordinare le azioni a livello comunitario. In tal caso, soltanto gli analisti incaricati dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro e quelli incaricati dai servizi della Commissione sono autorizzati a trattare i dati personali provenienti dal SID, rispettivamente nell’ambito di un sistema di gestione dei rischi inteso ad orientare i controlli doganali da parte delle autorità nazionali oppure nell’ambito di un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni a livello comunitario. Gli Stati membri inviano alla Commissione l’elenco dei servizi di gestione dei rischi cui appartengono gli analisti autorizzati a copiare e trattare i dati personali immessi nel SID. La Commissione ne informa gli altri Stati membri. Inoltre, essa informa tutti gli Stati membri degli elementi corrispondenti relativi ai propri servizi ai quali è affidata l’analisi operativa. L’elenco delle autorità nazionali e dei servizi della Commissione cui sono affidate tali funzioni è pubblicato dalla Commissione, per informazione, nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. I dati personali copiati dal SID sono memorizzati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati copiati. La necessità di conservarli è esaminata almeno annualmente dal partner del SID che li ha copiati. Il periodo di archiviazione non eccede dieci anni. I dati personali non necessari per proseguire l’analisi sono immediatamente soppressi o resi anonimi.
Art. 36
1.
I diritti delle persone, per quanto riguarda i dati personali inseriti nel SID e, in particolare, il diritto al loro accesso, sono esercitati:
a norma delle leggi, regolamenti e procedure dello Stato membro in cui sono fatti valere;
a norma delle regole interne che si applicano alla Commissione di cui all'articolo 34, paragrafo 1.
Qualora le leggi, regolamenti e procedure dello Stato membro interessato lo prevedano, l'autorità di controllo nazionale di cui all'articolo 37 decide in merito alla comunicazione dell'informazione e determina la procedura da seguire.
2.
Un partner del SID cui sia stata presentata una richiesta di accesso ai dati personali può rifiutare tale accesso se la comunicazione dei dati può compromettere la prevenzione, l'individuazione ed il perseguimento di operazioni che sono contrarie alle regolamentazioni doganale o agricola. Uno Stato membro può anche rifiutare l'accesso in virtù delle proprie leggi, dei propri regolamenti e delle proprie procedure relativi ai casi in cui tale rifiuto costituisce una misura necessaria per la salvaguardia della sicurezza dello Stato, della difesa, della pubblica sicurezza o dei diritti e delle libertà altrui. La Commissione può rifiutare l'accesso qualora ciò costituisca una misura necessaria per la salvaguardia dei diritti e delle libertà altrui.
In ogni caso, l’accesso ai dati può essere rifiutato a qualsiasi persona i cui dati siano in corso di trattamento in periodi in cui si stiano effettuando azioni ai fini di osservazione e rendiconto o di sorveglianza discreta e in periodi in cui sia in corso l’analisi operativa dei dati o l’indagine amministrativa o penale.
3. Qualora i dati personali, dei quali è stato richiesto l'accesso, siano stati forniti da un altro partner del SID, l'accesso è consentito soltanto se al partner che ha fornito i dati è stato consentito di esprimere un parere.
4. A norma delle leggi, regolamenti e procedure di ciascuno Stato membro o delle norme interne che si applicano alla Commissione, chiunque può chiedere che i dati personali che lo riguardano siano corretti o cancellati presso ciascun partner del SID, qualora siano inesatti o siano stati inseriti o conservati nel SID in violazione dello scopo previsto all'articolo 23, paragrafo 2 o qualora non siano stati osservati i principi enunciati all'articolo 26.
5.
Nel territorio di ciascuno Stato membro, chiunque può, a norma delle leggi, regolamenti e procedure dello Stato membro in questione, adire ovvero, se del caso, presentare un ricorso davanti ai tribunali o alle autorità competenti a tal fine secondo le leggi, regolamenti e procedure dello Stato membro in questione, per quanto riguarda i dati personali del SID che lo riguardano, al fine di:
a) far correggere o cancellare dati personali inesatti;
b) far correggere o cancellare dati personali inseriti o conservati nel SID in violazione del presente regolamento;
c) ottenere l'accesso a dati personali;
d) ottenere il risarcimento dei danni a norma dell'articolo 40, paragrafo 2.
Per quanto riguarda i dati inseriti dalla Commissione, può essere proposto ricorso alla Corte di giustizia, a norma dell'articolo 173 del trattato.
Gli Stati membri e la Commissione si impegnano reciprocamente a eseguire le decisioni definitive che sono pronunciate dai tribunali, dalla Corte di giustizia o da altre autorità abilitate a tal fine, che riguardano i punti a), b) e c) del primo comma.
6. I riferimenti alla «decisione definitiva», di cui al presente articolo e all'articolo 32, paragrafo 5, non comportano in nessun caso l'obbligo, per uno Stato membro o per la Commissione, di impugnare una decisione pronunciata da un tribunale o da un'altra autorità abilitata a tal fine.
Capo 6. Controllo della protezione dei dati personali
Art. 37
1.
Ciascuno Stato membro designa una o più autorità nazionali di controllo responsabili della protezione dei dati personali, incaricate di effettuare il controllo esterno di tali dati inseriti nel SID.
Le autorità di controllo, a norma delle rispettive legislazioni nazionali, devono esercitare una sorveglianza e effettuare controlli esterni, per garantire che l'elaborazione e l'utilizzazione dei dati inseriti nel SID non violino i diritti delle persone interessate. A tal fine, le autorità nazionali di controllo hanno accesso al SID.
2. Chiunque può chiedere rispettivamente ad ogni autorità nazionale di controllo di cui all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE oppure al garante europeo della protezione dei dati, istituito dall’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001, di avere accesso ai dati personali che lo riguardano, per verificarne l’esattezza e l’uso che se ne fa o se ne è fatto. Tale diritto è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro nel quale viene presentata la richiesta o dal regolamento (CE) n. 45/2001, a seconda dei casi. Se i dati sono stati immessi da un altro Stato membro o dalla Commissione, la verifica viene effettuata in stretta collaborazione con l’autorità nazionale di controllo di tale Stato membro o con il garante europeo della protezione dei dati.
3. La Commissione adotta tutte le disposizioni necessarie all'interno dei propri servizi per garantire un controllo della protezione dei dati a carattere personale che offra garanzie di livello equivalente a quelli risultanti dal paragrafo 1.
3 bis. Il garante europeo della protezione dei dati controlla la conformità del SID con le disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Il garante europeo della protezione dei dati convoca almeno una volta all’anno una riunione con tutte le autorità nazionali garanti della protezione dei dati competenti per le questioni di controllo relative al SID.
5. Il garante europeo della protezione dei dati e l'autorità comune di controllo, istituita dalla decisione 2009/917/GAI del Consiglio9, ciascuno agendo nell'ambito delle rispettive competenze, collaborano per coordinare il controllo e gli audit del SID.
Capo 7. Sicurezza dei dati
Art. 38
1. Sono adottate tutte le adeguate misure tecniche e organizzative necessarie per mantenere la sicurezza:
a) dagli Stati membri e dalla Commissione, ciascuno per quanto di propria competenza, per quanto riguarda i terminali del SID situati nei loro rispettivi territori e presso gli uffici della Commissione;
b)
c) dalla Commissione per gli elementi comunitari della rete comune di comunicazione.
2. In particolare, gli Stati membri e la Commissione adottano misure intese a:
a) impedire a qualsiasi persona non autorizzata di accedere alle installazioni utilizzate per l'elaborazione dei dati;
b) impedire che i dati e i relativi supporti siano letti, duplicati, modificati o cancellati da persone non autorizzate;
c) impedire l'introduzione non autorizzata di dati e qualsiasi consultazione, modifica o cancellazione di dati non autorizzata;
d) impedire che persone non autorizzate possano accedere ai dati del SID mediante dispositivi per la trasmissione dei dati;
e) garantire, per quanto riguarda l'utilizzazione del SID, che le persone autorizzate possano accedere soltanto ai dati di loro competenza;
f) garantire che sia possibile verificare e stabilire a quali autorità si possono trasmettere i dati mediante i dispositivi di trasmissione;
g) garantire che sia possibile verificare e stabilire a posteriori quali dati sono stati inseriti nel SID, quando e da chi, e monitorare le consultazioni;
h) impedire qualsiasi lettura, duplicazione, modifica o cancellazione non autorizzata di dati durante la trasmissione degli stessi o il trasporto dei relativi supporti.
3.
Art. 39
1. Ciascuno Stato membro designa un servizio che sarà responsabile delle misure di sicurezza di cui all'articolo 38 per quanto riguarda i terminali situati nel proprio territorio, delle funzioni di riesame di cui all'articolo 33, paragrafi 1 e 2, oltre che in generale, della corretta attuazione del presente regolamento, nella misura necessaria a norma delle proprie leggi, regolamenti e procedure.
2. La Commissione designa nel proprio seno, per quanto la riguarda, i servizi responsabili delle misure di cui al paragrafo 1.
Capo 8. Responsabilità e pubblicazioni
Art. 40
1. Il partner del SID che ha inserito dei dati nel sistema è responsabile dell'esattezza, dell'aggiornamento e della legittimità degli stessi. Inoltre, ciascuno Stato membro o, secondo il caso, la Commissione è responsabile dell'osservanza dell'articolo 26.
2.
Ciascun partner del SID è responsabile, secondo le proprie leggi, regolamenti e procedure nazionali o le disposizioni comunitarie equivalenti, del danno arrecato ad una persona tramite l'uso del SID nello Stato membro in questione o presso la Commissione.
La responsabilità sussiste anche quando il danno è stato provocato dal fatto che il partner del SID che ha fornito i dati ha inserito dati inesatti ovvero li ha inseriti nel sistema in violazione del presente regolamento.
3. Se il partner del SID contro cui è stata intentata un'azione in relazione a dati inesatti non è quello che li ha forniti, i partner interessati ricercano un accordo sull'eventuale proporzione delle somme versate a titolo di risarcimento che il partner che ha fornito i dati rimborserà all'altro partner. Le somme concordate sono rimborsate su richiesta.
Art. 41
La Commissione pubblica nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee una comunicazione relativa all'attuazione del SID.
Titolo V bis. Archivio d’identificazione dei fascicoli a fini doganali
Capo 1. Istituzione di un archivio d’identificazione dei fascicoli a fini doganali
Art. 41 bis
1. Al suo interno, il SID comprende anche una base di dati specifica detta «archivio d’identificazione dei fascicoli a fini doganali» («FIDE»). Fatte salve le disposizioni del presente titolo, tutte le disposizioni del presente regolamento riguardanti il SID si applicano anche al FIDE e ogni riferimento al SID include tale archivio.
2. Gli obiettivi del FIDE consistono nell’aiutare a prevenire le operazioni che sono contrarie alla regolamentazione doganale e alla regolamentazione agricola applicabile alle merci in entrata o in uscita dal territorio doganale della Comunità e nel facilitare e accelerare l’individuazione e il perseguimento di dette operazioni.
3. La finalità del FIDE è consentire alla Commissione, quando istruisce un fascicolo di coordinamento ai sensi dell’articolo 18 o prepara una missione comunitaria in un paese terzo ai sensi dell’articolo 20, e alle autorità di uno Stato membro competenti in materia d’indagini amministrative, designate a norma dell’articolo 29, quando istruiscono un fascicolo o indagano su una o più persone o imprese, d’individuare le autorità competenti degli altri Stati membri o dei servizi della Commissione che stanno indagando o hanno indagato sulle persone o sulle imprese in questione, allo scopo di conseguire, mediante informazioni sull’esistenza di fascicoli istruttori, gli obiettivi di cui al paragrafo 2.
4. Se lo Stato membro o la Commissione che effettua una ricerca nel FIDE necessita di più ampi ragguagli sui fascicoli istruttori registrati riguardanti persone o imprese, chiede l’assistenza dello Stato membro che ha fornito il fascicolo in questione.
5. Le autorità doganali degli Stati membri possono utilizzare il FIDE nell’ambito della cooperazione doganale prevista dagli articoli 29 e 30 del trattato sull’Unione europea. In tal caso, la Commissione garantisce la gestione tecnica dell’archivio.
Capo 2. Funzionamento e impiego del FIDE
Art. 41 ter
1. Le autorità competenti possono immettere nel FIDE, per gli scopi indicati all’articolo 41 bis, paragrafo 3, i dati riguardanti i casi che risultano contrari alle regolamentazioni doganale o agricola applicabili alle merci in entrata o in uscita dal territorio doganale della Comunità e presentano una particolare importanza sul piano comunitario. Tali dati sono limitati alle seguenti categorie:
a) le persone e le imprese che formano o hanno formato oggetto di un’indagine amministrativa o penale effettuata dal servizio competente di uno Stato membro, e
che sono sospettate di commettere o aver commesso una violazione della regolamentazione doganale o della regolamentazione agricola, o di partecipare o aver partecipato a commettere un’operazione contraria a tale regolamentazione,
che hanno formato oggetto di una constatazione relativa ad una di tali operazioni, o
che hanno formato oggetto di una decisione amministrativa o di una sanzione amministrativa o giudiziaria per una di tali operazioni;
b) il settore nel quale è stata effettuata l’indagine;
c) la denominazione, l’appartenenza nazionale e le altre specifiche del servizio competente dello Stato membro e il numero del fascicolo.
I dati di cui alle lettere a), b) e c) sono immessi separatamente per ciascuna persona o impresa. È vietato stabilire collegamenti tra tali dati.
2. I dati personali di cui al paragrafo 1, lettera a), sono limitati ai seguenti:
a) per le persone: cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti e pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso;
b) per le imprese: ragione sociale, denominazione commerciale, sede dell’impresa, numero di partita IVA e numero di identificazione dei diritti di accisa.
3. I dati vengono immessi per una durata limitata, a norma dell’articolo 41 quinquies.
Art. 41 quater
1. L’immissione di dati nel FIDE e la loro consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all’articolo 41 bis.
2. Ogni consultazione del FIDE deve necessariamente comprendere i seguenti dati personali:
a) per le persone: nome e/o cognome e/o cognome da nubile e/o cognomi precedenti e/o pseudonimo o appellativo e/o data di nascita;
b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale e/o numero di partita IVA e/o numero di identificazione dei diritti di accisa.
Capo 3. Conservazione dei dati
Art. 41 quinquies
1. Il periodo in cui i dati possono essere conservati dipende dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce. Non possono essere superati i periodi massimi e non cumulativi indicati in appresso, calcolati con decorrenza dalla data di immissione dei dati nel fascicolo istruito ai fini dell'indagine:
a) i dati dei fascicoli delle indagini in corso non possono essere conservati per più di tre anni se in tale periodo non è stata constatata nessuna operazione contraria alla normativa doganale o agricola. I dati devono essere resi anonimi prima di tale termine se è trascorso un anno dopo l'ultima constatazione;
b) i dati dei fascicoli riguardanti indagini amministrative o penali che hanno dato luogo alla constatazione di un'operazione contraria alla normativa doganale o agricola, ma non hanno portato a una decisione amministrativa, a una sentenza di condanna, all'irrogazione di un'ammenda penale o all'applicazione di una sanzione amministrativa non possono essere conservati per più di sei anni;
c) i dati dei fascicoli riguardanti indagini amministrative o penali che hanno portato a una decisione amministrativa, a una sentenza di condanna, all'irrogazione di un'ammenda penale o all'applicazione di una sanzione amministrativa non possono essere conservati per più di 10 anni.
2. In tutte le fasi dell’istruzione di un fascicolo riguardante un’indagine ai sensi del paragrafo 1, lettere a), b) e c), non appena, a norma delle leggi, dei regolamenti e delle procedure dello Stato membro che ha fornito i dati, vengono scagionate una persona o un’impresa a cui si applica l’articolo 41 ter, i dati relativi a tale persona o tale impresa sono immediatamente soppressi.
3. La Commissione rende anonimi o cancella i dati non appena risulta superato il termine massimo di conservazione di cui al paragrafo 1.
Titolo VI. Finanziamento
Art. 42 bis
1.
2.
3. Fatte salve le spese relative al funzionamento del SID e le somme a titolo di risarcimento previste all’articolo 40, gli Stati membri e la Commissione rinunciano a qualsiasi pretesa di rimborso delle spese sostenute per la fornitura d’informazioni o di documenti o per l’esecuzione di un’indagine amministrativa o di ogni altra azione operativa ai sensi del presente regolamento che siano effettuate a richiesta di uno Stato membro o della Commissione, tranne per quanto riguarda le eventuali indennità corrisposte ad esperti.