Regolamento (CE) n. 1653/2004 della Commissione del 21 settembre 2004 recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari
Testo vigente
Art. 22
La Commissione, nel quadro della procedura relativa all'adozione del bilancio generale, trasmette all'autorità di bilancio lo stato di previsione dell'agenzia e propone l'importo della sovvenzione destinata all'agenzia, nonché l'organico che ritiene necessario per quest'ultima. La Commissione elabora un progetto di tabella dell'organico dell'agenzia nonché una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti.
Il bilancio di funzionamento dell'agenzia può essere adottato in modo definitivo solo dopo l'adozione definitiva del bilancio generale dell'Unione europea, conformemente alla procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CE) n. 58/2003.
L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico di tutte le agenzie, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 24. La tabella dell'organico sarà pubblicato in un allegato alla sezione III — Commissione — del bilancio generale.
Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell'organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla stessa procedura utilizzata per il bilancio iniziale, fatti salvi gli articoli 18 e 24.
Art. 23
Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese. Esso presenta:
1) nello stato delle entrate:
a) le previsioni di entrate dell'agenzia per l'esercizio interessato;
b) le entrate per l'esercizio finanziario precedente e le entrate per l'anno N–2, comprese le entrate con destinazione specifica;
c) i commenti appropriati per ogni linea di entrata;
2) nello stato delle spese:
a) gli stanziamenti per l'esercizio in questione;
b) gli stanziamenti per l'esercizio precedente e gli stanziamenti per l'esercizio n–2;
c) i commenti appropriati per ciascuna suddivisione.
Art. 24
1.
La tabella dell'organico di cui all'articolo 21 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell'esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell'esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Esso costituisce, per l'agenzia, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.
Tuttavia, il comitato di direzione può procedere a delle modifiche della tabella dell'organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati sotto il grado AD13, a condizione che questo non influisca sul volume degli stanziamenti di personale corrispondente a un pieno esercizio e rimanga nel limite del numero totale dei posti autorizzati dalla tabella dell'organico.
2. In deroga al primo paragrafo, possono essere compensati i casi di attività ad orario ridotto autorizzati dall'autorità che ha il potere di nomina, conformemente alle disposizioni dello statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (in appresso «lo statuto»).
Titolo IV. Esecuzione del bilancio
Capo 1. Disposizioni generali
Art. 25
Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore. Il direttore è un funzionario sottoposto allo statuto. Egli esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al presente regolamento, sotto la propria responsabilità ed entro il limite degli stanziamenti autorizzati.
A prescindere dalle responsabilità dell'ordinatore in merito alla prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità, l'agenzia partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Art. 26
Il direttore può delegare i propri poteri di esecuzione del bilancio ad agenti dell’agenzia sottoposti allo statuto. I suddetti agenti possono agire soltanto entro i limiti dei poteri che sono loro espressamente conferiti.
Art. 27
È fatto divieto agli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e ad ogni altra persona partecipante all'esecuzione del bilancio, alla gestione, alla revisione contabile o al controllo, di adottare un'azione da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli delle Comunità. Qualora ciò si verificasse, l'agente interessato è tenuto ad astenersi da tali azioni e ad informarne il suo superiore. Il direttore deve informarne il comitato di direzione.
Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un revisore interno è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il beneficiario.
Capo 2. Agenti finanziari
Art. 28
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.
Art. 29
1. L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio. Ove possibile, i dati a carattere personale contenuti nei documenti giustificativi vengono cancellati quando non sono necessari per il discarico del bilancio, per il controllo e per l'audit. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico, si applicano le disposizioni dell'articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
2.
L'ordinatore delegato pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dalla Commissione per i suoi servizi e tenendo conto dei rischi specifici inerenti alle caratteristiche della gestione ed alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure interni di gestione e di controllo adeguati all'esecuzione dei suoi compiti, comprese eventuali verifiche ex post.
L'ordinatore può, in funzione in particolare della natura e dell'ampiezza delle sue funzioni, organizzare, all'interno dei suoi servizi, una funzione di know-how e di consulenza incaricata di assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione.
Ai fini della verifica a priori, l'ordinatore responsabile può considerare come un'unica operazione una serie di singole operazioni analoghe relative a una spesa di gestione corrente per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche. In tal caso, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l'ordinatore responsabile procede a un'adeguata verifica a posteriori.
L’avvio e la verifica ex ante ed ex post di un’operazione sono funzioni separate.
3. Conformemente all'articolo 9, paragrafo 7 del regolamento (CE) n. 58/2003, l'ordinatore riferirà, entro il 15 marzo di ogni anno, al comitato di direzione sull'esercizio delle sue funzioni sotto forma di rapporto annuale d'attività insieme alle informazioni finanziarie e in materia di gestione che confermano che le informazioni contenute nella relazione forniscono un'immagine fedele e corretta, salvo se diversamente specificato nelle eventuali riserve collegate a determinati settori di entrate e spese.
Art. 30
1. Il comitato di direzione nomina un contabile, che è un funzionario distaccato o un agente temporaneo assunto direttamente dall'agenzia e che è incaricato di quanto segue:
a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati;
b) redigere i conti dell'agenzia a norma del titolo VI;
c) provvedere alla tenuta della contabilità a norma del titolo VI;
d) attuare le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;
e) definire e convalidare il sistema contabile e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; il contabile è abilitato a verificare il rispetto dei criteri di convalida;
f) gestire la tesoreria.
2.
Prima che il comitato di direzione approvi i conti, il contabile li firma, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'agenzia.
A tale scopo, il contabile si accerta che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme, dei metodi e dei sistemi contabili stabiliti e che siano state iscritte nei conti tutte le entrate e le spese.
L'ordinatore trasmette al contabile tutte le informazioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni.
L'ordinatore resta pienamente responsabile dell'utilizzo corretto dei fondi da lui gestiti, nonché della legalità e regolarità delle spese sotto il suo controllo.
Il contabile ha il diritto di verificare le informazioni ricevute e di procedere ad ogni altra verifica che ritenga necessaria per firmare i conti.
Il contabile esprime riserve, se necessario, illustrando nei dettagli la natura e la portata di tali riserve.
Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'agenzia e dell'esecuzione del bilancio.
3. Fatte salve le deroghe previste dal presente regolamento, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. Egli è responsabile della custodia dei medesimi.
Art. 30 bis
Nell'esercizio delle sue funzioni, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni ai suoi subordinati, che sono agenti temporanei.
Capo 3. Responsabilità degli agenti finanziari
Art. 31
Gli agenti partecipanti alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni che ritengono irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui sono vincolati una decisione la cui applicazione o accettazione sia stata loro imposta da un superiore, ne informano per iscritto il direttore e, in caso d'inerzia dello stesso, l'istanza di cui all'articolo 35 e il comitato di direzione. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.
Art. 32
Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega conferita agli ordinatori delegati, mediante decisione motivata e dopo averli ascoltati. Il direttore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una delega specifica.
Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato di direzione può sospendere in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni, mediante decisione motivata e dopo averlo ascoltato. Il comitato di direzione nomina un contabile provvisorio.
Art. 33
Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale dell'ordinatore, nonché dei suoi delegati, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità o degli Stati membri.
Ogni ordinatore e contabile è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi della Comunità, saranno adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente.
Art. 34
1. L'ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale, conformemente allo statuto.
1bis. L'obbligo di versare compensazioni si applica in particolare se:
a) l'ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza conformarsi al presente regolamento;
b) l'ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, trascura di compilare un atto che dia luogo ad un credito, trascura o ritarda l'emissione di ordini di riscossione, oppure ritarda l'emissione di un ordine di pagamento, generando in tal modo una responsabilità civile dell'agenzia nei confronti di terzi.
2. L'ordinatore delegato che ritenga che una decisione di sua competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informa per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto, all'ordinatore delegato di eseguire tale decisione, quest'ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.
Art. 35
1.
L'istanza istituita dalla Commissione, ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale, al fine di accertare l'esistenza di un’irregolarità finanziaria e le eventuali conseguenze, esercita nei confronti dell'agenzia le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione.
Sulla base del parere di quest'istanza, il direttore decide l'avvio di un procedimento disciplinare o volto ad accertare una responsabilità patrimoniale. Se l'istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all'ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione corredata di raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore, l'istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione.
Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell'istanza nella sua relazione annuale d'attività e indica le misure di controllo adottate.
2. Ogni agente può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene prese dall'autorità investita del potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.
Art. 36
Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:
a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per sua negligenza;
b) indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all'ordinatore;
c) recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;
d) mancato incasso di entrate dovute.
Capo 4. Operazioni di entrata
Art. 37
Ogni misura o situazione costitutiva di un credito dell'agenzia o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente.
Art. 38
L'accertamento di un credito è l'atto con il quale l'ordinatore:
a) verifica l'esistenza dei debiti a carico del debitore;
b) determina o verifica l'esistenza e l'importo del debito;
c) verifica l'esigibilità del debito.
Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito indirizzata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall'ordinatore competente.
I contratti stipulati dall'agenzia con gli operatori economici prevedono che qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi, conformemente al regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione5. Le condizioni alla quali gli interessi di mora sono dovuti all'agenzia, compreso il tasso degli interessi, saranno esplicitamente indicate nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione.
Art. 39
L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato.
Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall'ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l'afflusso delle entrate dell'agenzia e a vigilare sulla conservazione dei suoi diritti.
Gli importi indebitamente pagati sono ricuperati.
Art. 40
Quando l'ordinatore competente intende rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e di proporzionalità. Egli riferisce al comitato di direzione l'intenzione di rinunciare ad un credito accertato. Tale rinuncia deve esprimersi in una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti d'importo inferiore a 5000 euro. La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali essa è fondata.
L'ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che il credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti di importo inferiore a 5000 EUR. L'annullamento si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.
L'ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l'importo di un credito accertato quando l'importo del credito in questione deve essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, a condizione che tale correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore dell'agenzia. L'adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.
Art. 41
Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l'ordinatore competente. Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile comporta il rilascio di una ricevuta.
Se alla scadenza prevista nella nota di addebito, il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi mezzo legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, attraverso l'esecuzione forzata.
Il contabile procede al recupero mediante compensazione ed a debita concorrenza dei crediti dell'agenzia, se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti della stessa.