Regolamento (CE) n. 1653/2004 della Commissione del 21 settembre 2004 recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari
Testo vigente
Art. 12
Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 56 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione a concorrenza della sovvenzione versata nel corso dell'esercizio.
La differenza fra la sovvenzione di cui all'articolo 5 e quella effettivamente versata all'agenzia è oggetto di un annullamento.
Capo 4. Principio dell'unità di conto
Art. 13
Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro.
Tuttavia, per le esigenze della tesoreria, il contabile dell'agenzia esecutiva può, nei casi debitamente giustificati, effettuare operazioni nelle monete nazionali e, se del caso, nelle monete di paesi terzi.
Capo 5. Principio dell'universalità
Art. 14
L'insieme delle entrate copre l'insieme delle spese, ad eccezione delle entrate con destinazione specifica, al fine di finanziare spese specifiche. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo il disposto dell'articolo 16.
Art. 15
Le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati, nonché le entrate provenienti da Stati membri, da paesi terzi o da organismi diversi per l'esecuzione di programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale delle Comunità europee (in appresso «il bilancio generale»), costituiscono entrate destinate specificamente a finanziare spese determinate.
Qualsiasi entrata con destinazione specifica deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell'azione o della destinazione in oggetto. Il bilancio prevede una struttura d'accoglienza per le categorie di entrate con destinazione specifica e, per quanto possibile, il loro importo.
Il comitato di direzione può accettare, dopo aver ottenuto l'accordo della Commissione, qualsiasi tipo di doni, legati e sovvenzioni da fonti diverse dalla Comunità.
Art. 16
I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all'agenzia, sono imputati in bilancio per il loro importo totale al netto delle tasse quando comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri a norma del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee o da parte di uno Stato membro o di paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti.
Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall'agenzia a titolo temporaneo in applicazione del primo comma, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati. Un eventuale saldo negativo viene iscritto come spesa nel bilancio.
Capo 6. Principio della specializzazione
Art. 17
L'insieme degli stanziamenti è specializzato per titolo e capitolo; i capitoli sono suddivisi in articoli e voci.
Art. 18
Il direttore decide gli storni di stanziamenti all'interno del bilancio di funzionamento. Egli informa preliminarmente il comitato di direzione, che può opporsi agli storni in questione. Se il comitato di direzione approva gli storni, oppure in mancanza di una sua reazione entro tre settimane successive alla data alla quale il comitato di direzione ne è stato informato, il direttore può procedere agli storni previsti.
Gli stanziamenti corrispondenti ad entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione.
Capo 7. Principio della sana gestione finanziaria
Art. 19
1. Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2.
Secondo il principio dell'economia, i mezzi impiegati dall'agenzia per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. I risultati devono essere oggetto di una valutazione.
3. Il programma di lavoro annuale dell’agenzia esecutiva adottato dal comitato di direzione contiene obiettivi dettagliati e indicatori di risultato.
Art. 19 bis
1. L'esecuzione del bilancio è soggetta a un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell'esecuzione del bilancio, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b) affidabilità delle relazioni che vengono redatte;
c) salvaguardia del patrimonio e dell'informazione;
d) prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità;
e) adeguata gestione dei rischi inerenti alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi e della natura dei corrispondenti pagamenti.
Capo 8. Principio della trasparenza
Art. 20
Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza.
Il bilancio e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, sono trasmessi per informazione all'autorità di bilancio, alla Corte dei conti e alla Commissione e sono pubblicati sul sito web dell'agenzia in questione. Una sintesi del bilancio e dei bilanci rettificativi è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea entro tre mesi a decorrere dalla loro adozione.
Questa sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le cinque principali linee di bilancio delle spese, la tabella dell'organico e una stima del numero degli agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno per i quali vengono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre per l'esercizio precedente.
L'agenzia comunica, sul proprio sito web, informazioni sui beneficiari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti nazionali assunti conformemente all'articolo 50 ter. Le informazioni pubblicate dovranno essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono fornite nel rispetto delle esigenze di riservatezza, in particolare della protezione dei dati personali stabilita dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2001, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati4, e delle esigenze di sicurezza.
Quando le informazioni sono pubblicate soltanto in forma anonima, l'agenzia su richiesta comunica al Parlamento europeo, secondo adeguate modalità, le informazioni sui beneficiari.
Titolo III. Formazione e struttura del bilancio
Art. 21
Entro il 5 marzo di ogni anno, l'agenzia trasmette alla Commissione lo stato di previsione delle entrate e delle spese per l'anno N+1, stabilito dal direttore e adottato dal comitato di direzione, nonché gli orientamenti generali che lo giustificano e un progetto di programma di lavoro.
Lo stato di previsione delle spese e delle entrate dell'agenzia comprende:
a) una tabella dell'organico che fissa il numero di posti temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;
b) in caso di variazione dell'organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni.
d) il numero di agenti contrattuali ed esperti nazionali distaccati che lavorano nell'agenzia e il numero stimato per l'anno N+1;
e) una stima delle entrate con destinazione specifica;
f) le informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati delle varie attività, nonché i nuovi obiettivi misurati da indicatori.
I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che comporterebbe un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell'agenzia rispetto al suo bilancio per l'anno N.
Art. 22
La Commissione, nel quadro della procedura relativa all'adozione del bilancio generale, trasmette all'autorità di bilancio lo stato di previsione dell'agenzia e propone l'importo della sovvenzione destinata all'agenzia, nonché l'organico che ritiene necessario per quest'ultima. La Commissione elabora un progetto di tabella dell'organico dell'agenzia nonché una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti.
Il bilancio di funzionamento dell'agenzia può essere adottato in modo definitivo solo dopo l'adozione definitiva del bilancio generale dell'Unione europea, conformemente alla procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CE) n. 58/2003.
L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico di tutte le agenzie, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 24. La tabella dell'organico sarà pubblicato in un allegato alla sezione III — Commissione — del bilancio generale.
Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell'organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla stessa procedura utilizzata per il bilancio iniziale, fatti salvi gli articoli 18 e 24.
Art. 23
Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese. Esso presenta:
1) nello stato delle entrate:
a) le previsioni di entrate dell'agenzia per l'esercizio interessato;
b) le entrate per l'esercizio finanziario precedente e le entrate per l'anno N–2, comprese le entrate con destinazione specifica;
c) i commenti appropriati per ogni linea di entrata;
2) nello stato delle spese:
a) gli stanziamenti per l'esercizio in questione;
b) gli stanziamenti per l'esercizio precedente e gli stanziamenti per l'esercizio n–2;
c) i commenti appropriati per ciascuna suddivisione.
Art. 24
1.
La tabella dell'organico di cui all'articolo 21 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell'esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell'esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Esso costituisce, per l'agenzia, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.
Tuttavia, il comitato di direzione può procedere a delle modifiche della tabella dell'organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati sotto il grado AD13, a condizione che questo non influisca sul volume degli stanziamenti di personale corrispondente a un pieno esercizio e rimanga nel limite del numero totale dei posti autorizzati dalla tabella dell'organico.
2. In deroga al primo paragrafo, possono essere compensati i casi di attività ad orario ridotto autorizzati dall'autorità che ha il potere di nomina, conformemente alle disposizioni dello statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (in appresso «lo statuto»).
Titolo IV. Esecuzione del bilancio
Capo 1. Disposizioni generali
Art. 25
Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore. Il direttore è un funzionario sottoposto allo statuto. Egli esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al presente regolamento, sotto la propria responsabilità ed entro il limite degli stanziamenti autorizzati.
A prescindere dalle responsabilità dell'ordinatore in merito alla prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità, l'agenzia partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Art. 26
Il direttore può delegare i propri poteri di esecuzione del bilancio ad agenti dell’agenzia sottoposti allo statuto. I suddetti agenti possono agire soltanto entro i limiti dei poteri che sono loro espressamente conferiti.
Art. 27
È fatto divieto agli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e ad ogni altra persona partecipante all'esecuzione del bilancio, alla gestione, alla revisione contabile o al controllo, di adottare un'azione da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli delle Comunità. Qualora ciò si verificasse, l'agente interessato è tenuto ad astenersi da tali azioni e ad informarne il suo superiore. Il direttore deve informarne il comitato di direzione.
Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un revisore interno è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il beneficiario.
Capo 2. Agenti finanziari
Art. 28
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.
Art. 29
1. L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio. Ove possibile, i dati a carattere personale contenuti nei documenti giustificativi vengono cancellati quando non sono necessari per il discarico del bilancio, per il controllo e per l'audit. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico, si applicano le disposizioni dell'articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
2.
L'ordinatore delegato pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dalla Commissione per i suoi servizi e tenendo conto dei rischi specifici inerenti alle caratteristiche della gestione ed alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure interni di gestione e di controllo adeguati all'esecuzione dei suoi compiti, comprese eventuali verifiche ex post.
L'ordinatore può, in funzione in particolare della natura e dell'ampiezza delle sue funzioni, organizzare, all'interno dei suoi servizi, una funzione di know-how e di consulenza incaricata di assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione.
Ai fini della verifica a priori, l'ordinatore responsabile può considerare come un'unica operazione una serie di singole operazioni analoghe relative a una spesa di gestione corrente per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche. In tal caso, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l'ordinatore responsabile procede a un'adeguata verifica a posteriori.
L’avvio e la verifica ex ante ed ex post di un’operazione sono funzioni separate.
3. Conformemente all'articolo 9, paragrafo 7 del regolamento (CE) n. 58/2003, l'ordinatore riferirà, entro il 15 marzo di ogni anno, al comitato di direzione sull'esercizio delle sue funzioni sotto forma di rapporto annuale d'attività insieme alle informazioni finanziarie e in materia di gestione che confermano che le informazioni contenute nella relazione forniscono un'immagine fedele e corretta, salvo se diversamente specificato nelle eventuali riserve collegate a determinati settori di entrate e spese.
Art. 30
1. Il comitato di direzione nomina un contabile, che è un funzionario distaccato o un agente temporaneo assunto direttamente dall'agenzia e che è incaricato di quanto segue:
a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati;
b) redigere i conti dell'agenzia a norma del titolo VI;
c) provvedere alla tenuta della contabilità a norma del titolo VI;
d) attuare le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;
e) definire e convalidare il sistema contabile e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; il contabile è abilitato a verificare il rispetto dei criteri di convalida;
f) gestire la tesoreria.
2.
Prima che il comitato di direzione approvi i conti, il contabile li firma, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'agenzia.
A tale scopo, il contabile si accerta che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme, dei metodi e dei sistemi contabili stabiliti e che siano state iscritte nei conti tutte le entrate e le spese.
L'ordinatore trasmette al contabile tutte le informazioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni.
L'ordinatore resta pienamente responsabile dell'utilizzo corretto dei fondi da lui gestiti, nonché della legalità e regolarità delle spese sotto il suo controllo.
Il contabile ha il diritto di verificare le informazioni ricevute e di procedere ad ogni altra verifica che ritenga necessaria per firmare i conti.
Il contabile esprime riserve, se necessario, illustrando nei dettagli la natura e la portata di tali riserve.
Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'agenzia e dell'esecuzione del bilancio.
3. Fatte salve le deroghe previste dal presente regolamento, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. Egli è responsabile della custodia dei medesimi.
Art. 30 bis
Nell'esercizio delle sue funzioni, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni ai suoi subordinati, che sono agenti temporanei.