Decisione di esecuzione (UE) 2025/919 della Commissione del 19 maggio 2025 che istituisce il comitato direttivo relativo all’assunzione delle prove
Testo vigente
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il regolamento (UE) 2020/1783 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2020, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale (assunzione delle prove)1, in particolare l’articolo 25, paragrafo 1, lettera e),
Ai sensi del regolamento (UE) 2020/1783, tutte le comunicazioni e gli scambi di documenti tra le autorità giudiziarie e le altre autorità designate dagli Stati membri conformemente al medesimo regolamento devono, di norma, avvenire attraverso un sistema informatico decentrato sicuro e affidabile che comprenda sistemi informatici nazionali interconnessi e tecnicamente interoperabili, per esempio, e fatti salvi ulteriori progressi tecnologici, basato su e-CODEX. Tale sistema informatico decentrato è attuato nell’ambito di un più ampio sistema informatico decentrato basato su e-CODEX, denominato Justice Digital EXchange system (JUDEX), che richiede uno scambio di informazioni efficace sugli sviluppi orizzontali.
Le specifiche tecniche, le misure tecniche e gli altri requisiti tecnici per l’attuazione di tale sistema informatico decentrato sono stati stabiliti nel regolamento di esecuzione (UE) 2022/422 della Commissione2.
Il sistema informatico decentrato diventerà operativo il 1o maggio 2025.
Il regolamento (UE) 2020/1783 prevede che la Commissione istituisca un comitato direttivo composto di rappresentanti degli Stati membri inteso a garantire il funzionamento e la manutenzione del sistema informatico decentrato al fine di conseguire gli obiettivi fissati dal medesimo regolamento.
I ruoli e i compiti dei comitati direttivi previsti, rispettivamente, dal regolamento (UE) 2020/1783 e dal regolamento (UE) 2020/1784 del Parlamento europeo e del Consiglio3 sono simili, il che rende opportuno ed efficace sotto il profilo dei costi lo svolgimento di riunioni congiunte dei comitati direttivi ai sensi di entrambi i regolamenti.
È opportuno stabilire norme sulla divulgazione di informazioni da parte dei membri del comitato direttivo e degli osservatori.
È opportuno che i dati personali siano trattati conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio4.
Le misure di cui alla presente decisione sono conformi al parere del comitato relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Art. 1 Istituzione del comitato direttivo
È istituito il comitato direttivo ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2020/1783, di seguito denominato «il comitato».
Art. 2 Compiti
A norma dell’articolo 25, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2020/1783, il comitato ha il compito di garantire il funzionamento e la manutenzione del sistema informatico decentrato al fine di conseguire gli obiettivi di tale regolamento. In particolare, il comitato provvede a:
a) collaborare con la Commissione oppure prestarle consulenza in relazione al funzionamento e alla manutenzione del sistema informatico decentrato per l’assunzione delle prove a norma del regolamento (UE) 2020/1783;
b) realizzare uno scambio di esperienze e buone pratiche tra le autorità degli Stati membri nell’ambito dell’assunzione delle prove in materia civile e commerciale in relazione al funzionamento e alla manutenzione del sistema informatico decentrato per l’assunzione delle prove;
c) discutere di questioni tecniche, rischi e problematiche, comprese le priorità di attuazione, alla luce dello sviluppo e della manutenzione continui del sistema informatico decentrato per l’assunzione delle prove e delle sue componenti.
Art. 3 Composizione
1. I membri del comitato sono le autorità degli Stati membri competenti, a livello nazionale, regionale o locale, nell’ambito dell’assunzione delle prove in materia civile e commerciale, per l’uso del sistema informatico decentrato.
2. Le autorità degli Stati membri nominano i rispettivi rappresentanti e garantiscono che essi apportino un elevato livello di competenze.
Art. 4 Presidenza
Il comitato è presieduto da un rappresentante della Commissione.
Art. 5 Funzionamento
1. Le riunioni del comitato si tengono, in linea di principio, nei locali della Commissione o in modalità virtuale, secondo le circostanze.
2. La Commissione provvede ai servizi di segreteria del comitato. I funzionari di altri servizi della Commissione interessati ai lavori possono assistere alle riunioni del comitato e dei suoi sottocomitati.
3. Il comitato può decidere, a maggioranza semplice dei suoi membri, di rendere pubbliche le deliberazioni.
4. Il verbale delle discussioni in merito a ciascun punto all’ordine del giorno e ai pareri espressi dal comitato è pertinente e completo.
Art. 6 Sottocomitati
Il comitato ha la facoltà di istituire sottocomitati per esaminare questioni specifiche sulla base di un mandato da esso definito. I sottocomitati riferiscono al comitato. Essi si sciolgono una volta espletato il mandato.
Art. 7 Osservatori
1. Alle organizzazioni e agli enti pubblici diversi dalle autorità degli Stati membri può essere conferito lo status di osservatore su invito diretto.
2. Le organizzazioni e gli enti pubblici nominati osservatori designano i propri rappresentanti.
3. Gli osservatori e i loro rappresentanti possono essere autorizzati dalla presidenza a partecipare ai dibattiti del comitato e dei suoi sottocomitati, nonché a mettere a disposizione le proprie competenze. Essi non hanno tuttavia diritto di voto e non partecipano alla formulazione delle raccomandazioni o dei pareri del comitato o dei suoi sottocomitati.
Art. 8 Regolamento interno
Il comitato adotta il regolamento interno a maggioranza semplice dei suoi membri. I sottocomitati operano nel rispetto del regolamento interno del comitato.
Art. 9 Segreto professionale e trattamento delle informazioni classificate
I membri del comitato e i loro rappresentanti, così come gli osservatori, sono soggetti all’obbligo del segreto professionale stabilito dai trattati e dalle relative norme di attuazione, come pure alle disposizioni di sicurezza della Commissione riguardanti la protezione delle informazioni classificate UE, previste dalle decisioni (UE, Euratom) 2015/4435 e 2015/4446 della Commissione. In caso di mancato rispetto di tali prescrizioni, la Commissione può prendere tutti i provvedimenti del caso.
Art. 10 Trasparenza
Tutti i documenti pertinenti, inclusi gli ordini del giorno, i verbali e i contributi dei partecipanti, sono consultabili su un apposito sito web. In particolare, la pubblicazione dell’ordine del giorno e degli altri documenti di riferimento pertinenti è effettuata in tempo utile prima della riunione ed è seguita dalla pubblicazione tempestiva dei verbali. Sono possibili eccezioni alla pubblicazione soltanto qualora si ritenga che la divulgazione di un documento arrechi pregiudizio alla tutela di un interesse pubblico o privato, quale definito all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio7.
Art. 11 Spese per le riunioni
1. La partecipazione alle attività del comitato e dei sottocomitati non dà luogo ad alcuna retribuzione.
2. La Commissione rimborsa le spese di viaggio e di soggiorno sostenute per partecipare alle attività del comitato e dei sottocomitati. I rimborsi sono effettuati conformemente alle disposizioni vigenti presso la Commissione e nei limiti degli stanziamenti disponibili assegnati ai servizi della Commissione nell’ambito della procedura annuale di assegnazione delle risorse.